1、银川能源学院 学生档案管理暂行办法 银大校发 200856 号 各学院，各处、室、中心： 为适应学校学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理动态化、标准化、规范化、科学化， 确保学生 档案材 料的齐全、完整和安全， 充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用， 为用人单位提供可靠依据。 现将 银川能源学院 学生档案管理暂行办法印发你们，望相关部门负责人认真学习， 遵照 执行。 第一章 总则 第一条 学生档案是指学生从高考 (中考 )录取入校到毕业期间所形成的各种文件材料，是学生在校学习、生活、成长的真实记录。学生档案管理旨在对 学生在校期间所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查、借阅服务
2、及毕业学生档案的转递、管理等工作。 第二条 为适应学校学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理动态化、标准化、规范化、科学化， 确保学生 档案材料的齐全、完整和安全， 充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，为用人单位提供可靠依据。 根据普通高等学校档案管理法以及国家有关学生管理工作的政策规定， 结合我校实际制定本办法。 第三条 按照档案集中统一管理的原则，我校的学生档案由学生处集中保管，各班辅导员及相关部门（学生处、教务处、院学办、团委、组宣 部、校医院、体育组）指定专人负责学生档案2 材料的填写、登记、收集、整理和报送工作。 学生处负责收集、汇总、分类、整理、归档，管理学生在校期间政治、思
3、想、学习、考试、考核、奖惩等方面材料，以保证档案材料的系统、完整。 第二章 学生档案材料归档内容及接收办法 第四条 本办法所称学生档案，是指 全日制统招大中专学生档案。学生档案归档材料含：高考（中考）档案、学生登记表、体检表、军训成绩单、历年学生年度鉴定表、奖励处分材料、学籍异动材料、 团 (党 )材料 、 实习报告 (鉴定表 )、学生成绩总表、体育合格标准卡、 毕业生登记表、 毕 业生就业报到通知书底联等 。 1、高考（中考）档案：含高中（初中）及以前学籍档案、高中（初中）毕业生登记表、高考（中考）志愿表、高考（中考）体检表、高考（中考）准考证、成绩单、入团（党）材料等。 2、学生在校期间的
4、各种奖惩材料：奖励限校级及校级以上（含奖学金及各类先进个人奖励等）；处分为警告以上（含警告）及违纪学生受处分后的评议材料、综合表现情况。 3、学生在校期间党、团籍材料：包括入团志愿书、入党志愿书、入党申请书、入党积极分子材料、思想汇报、外调材料和转正申请等。 第五条 所有归档材料，均要求由相关部门负 责人按照“以班为单位，以学号为顺序”的移交方式（以下简称：移交方式），按时移交学生处（否则不予受理），并办理相关移交手续。 第六条 新生档案的建档内容及接收办法 1、新生入学注册取得学籍后，由各院辅导员督促学生 提取各自的高考（中考）档案，并对其进行审核，审核通过后，根据班级、学号进行整理、编号，
5、装入学校统一印制的档案袋（新生档案袋、学生登记表于每年九月中旬统一领取）。 3 2、新生入学后档案未到和档案材料不全的，由辅导员负责督促、催交，限其在两个月内把所缺材料送到学生处学籍管理科归档。本人党、团材料入学时未 带者，由本人负责向原学校索要，一学期内归档。 3、新生中团员的入团材料交给校团委负责审核，审核通过后，暂由校团委负责管理，待学生毕业前再归入学生 处学籍管理科的学生档案中。 4、新生中党员的入党材料交由校党 委组宣部负责审 核，审核通过后，暂由组宣部负责管理，待学生毕业前再归入学生处学籍管理科的学生档案中。 第七条 学生在校期间归档内容及接收办法 1、在装入 新生高考（中考）档案
6、的同时，辅导员将学生登记表、体检表（院学办负责向校医院索要）、军训成绩单（辅导员负责向院学办索要）一并装入档案袋，并按档案袋封面上的要求 填写学生档案材料信息。新生档案的建档工作完成 后，于每年十月底前按移交方 式将全部档案移交学生处学籍管理科。 2、学生的学籍异动材料由学生处学籍管理科审定后归档。 3、学生年度鉴定表由各班辅导员于每年九月中旬开始领取，于每年十一月底（毕业生次年五月底前）完成整理，并收齐按移交方式移交学生处学籍管理科归档。 4、“三好”学生登记表、优秀干部登记表、奖学金登记表及学生处分登记表等材料由学生处学生管理科整理后按移交方式及时移交学生处学籍管理科归档。 5、学生在校期
7、间获得的国家级、省市级和校级各类文艺、科技活动获得荣誉 称号的登记表、社会实践登记表等材料由校团委负责审定后，按移交方式及时移交学生处学籍管理科归档。 第八条 毕业生档案归档内容及接收办法 4 1、高等学校毕业生登 记表由各班辅导员于每年九月中旬开始领取（与毕业生最后一年的年度鉴定同步进行），于每年五月底前完成整理，并收齐按移交方式移交学生处学籍管理科归档。 2、毕业生的入团材料由各院（系）整理、校团委审定后，于每年五月底前按移交方式移交学生处学籍管理科归档。 3、毕业生入党材料由各院（系）整理、校党委组宣部 审定后，于每年五月底前按移交方式移交学生处学籍管理科归档。 4、学生在校期间的总成绩
8、单及实习报告（鉴定表）等材料由 教务处负责审定并加盖公章后，于每年五月底前按移交方式移交学生处学籍管理科归档。 5、 体育合格标准卡由学校体育组 于每年五月底前按移交方式移交学生处学籍管理科归档。 7、毕业生就业报到通知书由学生处学籍管理科审定归档。 8、其它经学校审定认为有必要归档的材料由相关部门负责整理后，按移交方式及时移交学生处学籍管理科归档。 9、毕业生的档案材料是用人单位选拔毕业生的重要依据，为把毕业生档案及时转递到用人单位，校内各有关单位务必于每年毕业生毕业前一个月（五月底前 ），将毕业生归档材料按移交方式移交学生处学籍管理科归档。 第三章 档案关系变动的管理 第九条 因转学而需要
9、档案关系变动的，由学生持相关学校学籍管理部门书面通知原件到学生处学籍管理科办理；因休学、复学、退学而需要档案关系变动的，由学生持相关审批手续到学生处学籍管理科办理。 5 第十条 在校学生因申请出国而需将档案转出的，由于国家目前尚无明文规定，可由学生本人与学生处双方参照国家有关规定协商解决档案的存放问题。 第四章 学生档案的转递办法 第十一条 毕业生档案在毕业后两个月内，按照毕业生就业报到通知书转递到毕业生的就业单位或人才交流机构。若有特殊情况，需将档案保留在学校的，按学校“毕业生档案代管暂行规定”办理。 第十二条 毕业生 提取档案必须持 毕业生就业报到通知书（报到证 ）、 身份证或有效证件，经
10、验证无误按要求登记签字后方可办理。 第十三条 委托他人提取档案的，必须持委托人的身份证或有效证件。特殊情况经学生处处长同意方可提取。 第十四条 用人单位提取毕业生档案时，必须持单位人事部门介绍信和本人身份证（工作证），经学生处处长同意，档案管理人员认真登 记后方可发出学生档案。 第十五条 学生档案转递应办理登记手续，填写“学生档案提档登记册”，通过机要局或派专人送取，原则上不准自带。如因就业等原因确需自带的，应持就业单位人事部门同意本人自带档案的证明信，经主管领导同意后方可自带，若档案丢失，由本人负责。 第十六条 学生处妥善保存好历年档案的转递记录，供用人单位和毕业生查询。 第十七条 根据毕业
11、生申请，在规定的自主择业期内（两年内），档案可以存放在学校， 超过期限按当地人才交流中心档案费标准收取保管费 。 凡与单位签订正式就业协议的学生档案由学6 校统一组织，寄送到 用人单位人事部门或上级主管（人事代理）部门，档案寄送地址按照就业协议书“档案转寄详细地址”信息要求填写。 对超过择业期仍没有落实就业单位，户口仍留在学校的，由学校将该生户口和档案转往其生源所在地县（市）人事部门人才交流中心。 第五章 学生档案的整理要求 第十八条 凡按规定应由个人填写的档案材料，本人必须如实填写，在署名时必须署本人身份证法定姓名，且与入学录取名册中的姓名相符，不得用同音字或不规范用字代替，未经批准不得擅自
12、更改。 第十九条 辅导员及相关部门负责人在归档材料内容的填写过程中必须认真书写，不得使 用不规范用字、错别字或同音字，字迹要清楚、工整，一律使用兰黑色或黑色钢笔或签字笔填写。归档材料一律不能使用复印件。 第二十条 辅导员及相关部门负责人应完整移交归档材料，内容不完整或有缺损的材料不予归入档案，归档的材料必须有负责人的签字及单位公章。 第六章 学生档案的管理要求 第二十一条 学生档案管理人员要经常检查学生档案，防止失火、虫蛀、进水、磨损、丢失、涂改等现象。 第二十二条 学生档案管理人员在工作中要坚持原则，忠于职守，严守保密纪律，不断提高档案管理业务知识和实际操作技能。档案管理人员 如发生工作变动
13、，在做好档案的交接手续后方可离岗。 7 第二十三条 学生档案管理人员对档案材料要及时收集、动态管理，据实立档，据实用档，对所收集的材料，一定要做到材料齐全，内容真实，签署完备。 第二十四条 学生处学籍管理科负责有关档案问题的来人、来电、来函查询工作。 第七章 学生档案的查阅要求 第二十五条 各院（系）主管学生工作的干部、辅导员或有关部门因工作需要查询、借阅档案的，经本单位负责学生工作的领导批准同意并按规定办理审批手续后，到学生处学籍管理科申请查阅本院（系）学生的档案，由学生处领导批准同意 方可查阅。 第二十六条 学生档案原则上不外借，一般仅限在档案室内查阅，特殊情况需借出时必须说明理由，经有关
14、领导批准后方可借出，借出的档案在三日内必须归还 。 第二十七条 借档人应严格遵守保密制度和阅档规定，保证档案的安全，借出的档案不得带到宿舍或公共场所，不得转借他人或向他人泄漏档案内容，不经允许不得复印、拍照档案内容，不得转交他人代为归还 。 第二十八条 借档人对待档案材料要认真负责。阅档时不得涂改、添注、勾划、损坏档案材料，不得随意抽出或增加档案零星材料。查阅两份以上档案时，不要同时打开，防止装错或丢失。如 发现档案中有问题，应及时向档案管理人员说明，由学生处学籍管理科按有关规定处理，借阅人不得擅自作主进行处理 。 第二十九条 校外单位、公安机关、公证机关来校查阅学生档案应持单位介绍信，经学生
15、处领导批准后在校内相关部门带领下到学生处学籍管理科查阅，档案不得带出学校。 第八章 附则 8 第三十条 全日制自学考试学生档案管理原则上可按本暂行办法执行。 第三十一条 本办法自公布之日起执行，学生档案材料发放及归档时间恕不另行通知，望严格遵照执行，解释权归学生处。 9 学生档案材 料发放及归档时间表 档案材料 发放 时间 归档时间 备注 新生档案袋 9 月 15日 10 月 30 日前 高考档案 10 月 30 日前 新生档案未到或材料不全 11 月 15 日前 学生登记表 9 月 15日 10 月 30 日前 体检表 10 月 30 日前 校医院 军训成绩单 10 月 30 日前 院学办 学生年度鉴定表 9 月 15日 11 月 30 日前 学生年度鉴定表（毕业生） 9 月 15日 次年 5 月 30 日前 毕业生登记表 9 月 15日 次年 5 月 30 日前 奖励、处分材料 及时 学生管理科 学籍异动材料 及时 团员材料 次年 5 月 30 日前 团委 党员材料 次年 5 月 30 日前 组宣部 学习成绩总表、实习报告 次年 5 月 30 日前 教务处 体育合格标准卡 次年 5 月 30 日前 体育组 毕业生就业报到通知书 毕业后一个月 学籍科
