1、科技档案管理,主讲：王莉敏,科技档案是科学技术档案的简称。科技档案是档案中的一大门类，与其他档案相比，它无论是在内容构成与形成规律上，还是在管理与作用特征上，均有自己的显著特点。为了做好档案管理工作，我们首先应认识这一管理对象。因为科技档案的前身是科技文件材料。所以，在这一讲里我们主要讲述什么是科技文件材料、科技档案，科技文件材料与区别、基本形式、作用与特点、及科技档案的基本种类和内容构成等几方面的问题，主要目的是给大家讲清科技档案的概念。,第一讲 科技文件材料与科技档案概述,一、科技文件材料与科技档案的概念（一）科技文件材料的概念及含义 定义： 科技文件材料（即科学技术文件材料）是记录和反映
2、生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。,含义：,（1）科技文件材料是人们在从事科技、生产活动中产生、形成的，它真实的记录和反映了科技、生产活动的全过程。明确科技文件材料产生和形成的领域，有助于区分科技文件材料与一般文书材料的界限。 （2）科技文件材料是科技、生产活动的直接记录，它直接记录和反应科技、生产活动的全过程和结果，是第一手材料。明确科技文件材料是科技、生产活动的直接记录，有助于科技文件材料和科技资料两者区分。 （3）科技文件材料是指一切记录有科技内容的和与之有关联的文件材料的总称，包括科技文字材料、科技图样、科技表册、科技照片以及科技录音和录像等
3、。,（二）科技档案概念及含义,定义： 科学技术档案（以下简称科技档案）是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。含义： 1.定义阐述了科技档案产生的领域和内容性质 2.定义明确须初始记录 3.定义规定了归档文件需有价值,二、科技档案与相关事物的联系与区别,（一）科技档案与科技文件材料的联系与区别联系：1、科技档案是由科技文件材料有条件地归档转化而来的，其条件一定是要具有保存价值的科技文件材料，这是科技文件材料转化为科技档案的基础，这也表明并非所有科技文件材料都要作为科技档案加以保存。2、科技文件材料转化为科技
4、档案必须履行归档移交手续。3、归档的科技档案经常会以复制件的形式被科技、生产所采用，这时科技档案就转化为科技文件材料，如产品恢复生产时将保管的档案复制下来，作为科技文件材料使用。,区别：,1、从性质上看，科技文件材料是按照规程在科技、生产活动中形成的原始记录；科技档案是科技、生产活动的历史记录。2、从功能上看，科技文件材料是指导现行科技生产活动的依据；科技档案是备查考的历史凭证。3、从来源上看，科技文件材料是科技人员按照生产活动的需要有针对性编制而成的；科技档案是由科技文件材料的归档形成的，但又不局限于科技文件材料，还含有部分非科技文件材料。4、从存在形式上看，科技文件材料由形成科技、生产活动
5、的单位管理；科技档案由归档的科技部门或有关人员整理组卷，移交给本单位档案机构实行集中统一管理。,（二）科技档案与科技资料的联系与区别,联系： 1、两者内容属性相同，同属科技信息的范畴。 2、在一定条件下可以相互转化。区别： 1、在与科技、生产活动的关系上，就一个单位来说，科技档案是本单位科技生产活动的历史记录，是直接记述和反映本单位科技、生产活动；而科技资料是与本单位的科技、生产活动没有直接的联系。 2、从来源上看，科技档案主要是科技文件材料归档移交而来；而科技资料是为参考目的从外单位购买、搜集而来的。 3、从作用性质上看，科技档案具有查考的历史凭证作用；而科技资料主要用于现实的参考作用。,（
6、三）科技档案与文书档案的联系与区别,从联系而言，它们同属档案的范畴。两者的区别主要是形成领域与内容性质的不同。区分两者的意义在于： （1）便于各自实现科学管理与有效利用。科技档案与文书档案在形成规律、整理方法、检索途径上均有所不同，分开管理便于各自实现科学管理和有效利用。 （2）有利于档案的流动。档案的流动一是指两种档案的进馆方向的不同，基层单位文书档案进综合档案馆，科技档案进科技专业档案馆；二是随企业产权的变动或重组，不可避免地会出现档案的流动。日常进行分类整理，可以避免档案流动时的再整理工作。,三、科技文件材料及科技档案的基本形式,（一）文字科技文件材料及科技档案 1、机械工业产品文字文件
7、材料及科技档案 2、科文字文件材料及科技档案 3、基建文字文件材料及科技档案 4、设备文字文件材料及科技档案（二）图样科技文件材料及科技档案 1、机械制造业基本产品图样 2、建筑工程图样 3、其他专业性图样 4、设备图样,（三）表格式科技文件材料及科技档案 1.机械制造业基本产品表格式材料 2.设备仪器表格式材料 3.基建表格式材料（四）非纸质载体的科技文件材料及科技档案1.电子文件材料2.声像文件材料,四、科技文件材料与科技档案的作用、特点,（一）科技文件材料的作用、特点科技文件材料的作用： 1、科技文件材料是指导科技、生产、建设活动的重要依据。 2、科技文件材料是继承科技知识的重要手段。
8、3、科技文件材料是提高经济效益的重要工具。科技文件材料的特点： 1、专业技术性。 2、成套性。 3、更改性。 4、通用性。 5、现实性。,（二）科技档案的作用、特点,科技档案的作用 1、信息储备作用。 2、依据凭证作用。 3、经济效益作用。 4、情报作用。 科技档案的特点 1、专业性特点。 2、种类多样性特点。 3、成套性的特点。 4、现实性特点。,五、科技档案的基本种类和内容构成,（一）生产技术科技档案及其内容构成 生产技术科技档案简称生产技术档案，是人们从事物质生产活动所形成的档案。物质生产活动可分为工业生产（含手工业和工艺品生产）和农业生产（含林、牧、副、渔业生产）两大门类。因此，生产技
9、术档案可分为工业生产技术和农业生产技术档案两种。,1.工业生产技术档案及其内容构成,由于产品部类的繁多，工业生产技术档案的内容也就十分复杂。从共性上讲，一般包括产品档案、工艺档案和标准档案等。 此外，围绕产品形成的对产品改进、发展及销售有重要依据和参考作用的市场技术信息、用户意见反馈材料及产品广告等，也应作为工业生产技术档案的组成部分。,2.农业科技档案及其内容构成,农业科技档案是在农、林、牧、副、渔各业的生产技术活动中形成的档案。它是种类繁多、综合性强的科技档案。包括种子档案、作物栽培档案，植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案及农业生态环境和农业区划档案。,（二）基本建设科技档案及其内
10、容构成,基本建设科技档案简称基建档案，它是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。即是一个建设项目从酝酿、决策到建成投入使用的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。 基建档案的特点是建设项目成套，即围绕一项工程项目的进行所形成的具有保存价值的文件形成一套基建档案。由于一项工程项目的进行会涉及若干个单位，因此围绕一项工程项目的进行，至少会形成工程设计档案、工程施工档案、工程竣工档案和工程监理档案等四类档案，并分别对应存放在上述四个单位。其中，由建设单位保存的工程竣工档案内容几乎包括了全部四类档案内容。 为了解四类档案的内容构成，先了解一
11、下一个基建工程项目进行的大体过程及其产生的文件。按照基建活动的一般程序，一个新建项目会经过前期准备阶段、设计阶段、施工阶段和竣工阶段。（看书上20页）,（三）设备仪器科技档案及其内容构成,设备仪器科技档案，也称仪器设备科技档案简称设备档案。设备档案是指各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料，其特点是按型号成套。 此外，与基建工程连在一起的设备，如某些化工装置以及钢铁企业的各种熔炼炉，酿酒设备档案，与基本建设档案一般很难分开，可以作为基建档案的一个组成部分。,（四） 科学技术研究档案及其内容构成,科学技术研究档案简称科研档案，是指在自然科学技术研究活动中形成的科技档案。就是这项社会实践活
12、动的直接记录，它记载和反映了科技研究活动的全部过程和具体成果。,（五）专门性质科技档案,专门性质科技档案，是指某些专门性科技部门或人员在自然观测等活动中形成的专门档案。主要有以下八种。 1.地质档案 2.测绘档案 3.气象档案 4.天文档案 5.水文档案 6.地震档案 7.环境保护档案 8.医疗卫生档案 在上述科技档案类别中，以科学技术研究档案、基本建设档案、设备仪器档案、工业产品档案最为普遍。专门业务档案一般属专门部门的业务档案，如气象部门的气象档案、天文台的天文档案等，由于这些档案具有很强的专业性，且按行业或部门都有各自专门的成文的整理标准与方法，因此在本书中只是作为简单的介绍。,第二讲科
13、技档案的前期管理,一、科技文件材料的形成与积累 （一） 科技文件材料的形成工作 这里将重点讲一下对科技文件材料的编号、更改、审签。 1.科技文件材料编号 科技文件材料的编号，就是根据科技文件材料的形成规律，按照一定的要求和方法，用字母和数字组成一组代号，用来表示科技文件材料的内容与特征的一种“技术语言”。 （1）科技文件材料编号的要求。 （2）科技文件材料编号方法。 （3）科技文件材料编号与科技档案编号的区别和联系。 2.科技文件材料更改方法 科技文件材料的更改，就是按照一定的原则与要求，采用特定的方式和方法，改变科技文件材料某些内容的一项工作。 3.科技文件材料审签程序 介绍一般和几种主要科
14、技文件材料的审签程序。 （1）一般科技文件材料的审签程序。 （2）主要科技文件材料的审签程序。,（二）科技文件材料的积累工作,科技文件材料积累工作是指按科技生产活动的程序，通过一定的方法将正在使用的科技文件材料适当集中并妥善保管的一项工作。1.积累范围（1）对科技生产活动的价值。 （2）积累范围应大于归档范围。2.积累方法（1） 研究科技文件材料积累范围。（2）纳入科技工作程序。（3）强化日常积累工作。（4）建立健全文件登记制度。,（三）科技文件材料管理措施,（1）实行“三纳入”和“四同步”管理。 （2）将科技文件材料的形成、积累列入经济责任制考核范围 （3）档案部门要参加各项生产、技术的鉴定
15、、验收、创优、评奖活动，以确保科技文件材料的完整、准确、系统。 （4）档案部门应从归档的角度对科技文件材料标准执行情况进行监督、检查。 监督和检查的基本内容有： 形成的科技文件材料是否齐全、完整、成套、准确。 科技文件材料的幅面、格式、名称、编号、更改等，是否符合有关标准，责任签字是否符合规定要求。 科技文件材料的编制，是否符合有关标准的规定。 图样的标题栏格式、内容填写是否符合有关标准，签字手续是否完备。 文字材料的原稿，是否用蓝黑墨水书写在规范的用纸上，字迹是否工整、清晰。 图纸（蓝图）的折叠方法是否符合规范、标准。,二、科技文件材料的鉴定、整理,科技文件材料鉴定与整理，是指归档科技文件材
16、料的鉴定、组卷与案卷编目。（一）科技文件材料的鉴定工作 在科技文件材料整理工作中，首先应对科技文件材料进行鉴定工作，其内容主要包括： 1.完整性鉴定 2.准确性鉴定,（二）科技文件材料组卷,案卷是科技档案管理和利用的基本单元。 1.组卷要求 按GBT118222000科学技术档案案卷构成一般要求术语定义： 案卷：由相互联系的若干文件组合而成的档案保管单位。 组卷原则：组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。 组卷原则的具体含义有以下几个方面： （1） 遵循科技文件材料的形成规律。 （2）保持卷内文件的有机联系。 （3）便于档案的保管与利用。,2
17、.组卷方法（1）按项目组卷。（2）按子项组卷。（3）按阶段或工序组卷。（4）按结构组卷（5）按专业组卷。（6）按地区组卷。（7）按时间组卷。（8）按问题组卷。（9）按文件名称或性质组卷。（10）按作者组卷。 对科技文件材料进行组卷的方法有相当大的灵活性，不同组卷者面对同一对象，由于对文件形成规律与有机联系认识的不同或表现方法不同，会选择不同的组卷方法。,（三）卷内文件材料的排列,1.图样材料的排列2.文字材料的排列 文字材料的排列，最基本的有以下几种方法： （1）按重要程度排列。 （2）按时间顺序排列。 （3）按逻辑关系排列。 （4）如果有译文的外文资料，一般要求译文材料在前，其相对应的原文材
18、料在后。 3.图文混合材料的排列 案卷内既有图样，又有文字材料，一般要求文字材料在前，图样材料在后。,（四）科技文件材料案卷编目,案卷编目是对科技文件材料组卷以后进行的一项工作，基层档案部门应予以协助指导。 1.编目的含义与要求 案卷编目，是以案卷为对象，采取一定的方法固定系统整理成果，揭示案卷内容和成分的一项工作。 案卷编目应符合以下要求：一是能固定对科技文件材料系统整理的成果，正确揭示案卷文件的内容与成分，为保管和利用工作提供方便。二是编目应规范、标准，要求文字简明，字迹清楚，书写工整。,2.编目工作的内容与方法（1） 编写页号。（2） 编制卷内目录。 编写项目的含义与方法： 顺序号：按卷
19、内文件排列顺序编写的流水号。从1起依次标注。 文件题名：又称文件标题，填写科技文件材料标题的全称。 文件编号：填写文件的文号或图样的图号。 责任者：指科技文件材料的直接编制部门或主要责任者。 日期：指文件的编制日期。 页号：填写每份科技文件材料页面上标注的页号。（3）填写备考表。（4）编制案卷封面。 编制案卷封面工作的内容有： 案卷题名。 立卷单位。 编制日期。 保管期限。 密级。 档号。,（五）复制图折叠与案卷装订的要求,1.复制图的折叠（1）需装订成册的复制图。（2）不装订成册的复制图的折叠方法有以下两种。 第一种折叠方法。首先沿标题栏的长边方向折叠，然后再沿标题栏的短边方向折叠成A4的规
20、格，使标题栏露在外面。 第二种折叠方法。首先沿标题栏的短边方向折叠，然后再沿标题栏的长边方向折叠成A4的规格，使标题栏露在外面。,2.案卷装订的要求 案卷是否要装订，国家有关部门没有统一要求，可以装订，也可以不装订，两者各有利弊。装订可采用卷夹的形式，不装订可采用卷盒的形式，各单位可自行选择。 若案卷不装订，卷内文件应编件号，且每份文件上要加盖“档号章”。 装订的案卷应注意下列问题： 一是图纸折叠时应留出装订线，避免以后装订时再重新折叠。 二是长期保存的，装订时应取掉金属物，并且不要用易生锈的金属材料装订。装订时左侧三眼装订，装订长度占卷长度的12。 三是因折叠案卷左右厚度不均，装订前左侧装订
21、处应填纸板，以保证案卷的平整。 四是图样折叠时可采用不同折叠方法，避免案卷上厚下薄或下厚上薄现象。,三、科技文件材料的归档,（一）科技文件材料归档前的检查 科技文件材料的归档是指将企事业单位内部各职能部门和所属单位在各项工作和活动中产生和形成的、具有保存价值的文件材料，按照归档制度移交给企事业单位档案部门集中保存的过程。 对归档的文件材料进行检查，主要包括以下三个方面： 1.检查归档文件材料的质量是否符合要求 2.检查归档文件材料是否完整齐全 3.检查归档文件材料是否经过系统整理,（二）科技文件材料归档制度,归档制度中的有关归档要求，既要体现在相关管理制度中，又要体现在档案管理制度中，并做到彼
22、此衔接。1.归档范围 确定归档范围的标准： 确定归档范围，就是确定一个单位内哪些科技文件材料应该归档。确定归档范围的标准是：科技文件材料是否具有保存价值。凡是直接记录和反映本单位科技、生产活动的，具有现实和长远保存价值的科技文件材料，都应列入归档范围。,确定归档范围的基本方法： （1）研究和分析本单位科技、生产活动的范围，从而掌握本单位在科技、生产活动中形成的科技文件材料的种类和成分，确定归档范围中应包括哪些方面的科技文件材料。 （2）掌握本单位基本职能活动，将本单位在基本职能活动中形成的科技文件材料作为归档范围的主体，并研究和分析围绕其基本职能活动进行的其他科技、生产活动中形成的科技文件材料
23、，从而确定这些科技文件材料的归档范围。 （3）正确划定本单位科技文件材料与科技资料、科技文件材料与文书材料的界限。 （4）根据国家及专业主管部门确定的科技文件归档范围，结合本单位实际，确定具体的科技文件材料的归档范围。 几种主要科技文件材料的归档范围： （1）科研项目文件材料的归档范围。（书上59页） （2）基建项目文件材料的归档范围。 （3）产品生产和设备仪器文件材料的归档范围。,2.归档时间 科技文件材料何时归档为宜，应以科技生产活动的特点与规律合理确定。 （1）项目结束后归档。 （2）按文件单元归档。科技文件材料具体归档形式有两种：按项目阶段归档。子项结束后归档。 （3） 按年度归档。
24、（4）随时归档。,3.归档份数 归档份数是指同一项科技文件应归档几份。需要确定科技文件归档份数时，要考虑以下几方面: （1）要考虑归档材料的重要程度。尤其是永久文件，要视情况，应归档若干份副本供日常使用。 （2）要考虑开架阅览的需要。对利用频繁的、不保密的科技文件材料，应多复制一份副本供开架阅览使用。 （3）根据国家有关规定，凡需要上报上级有关部门或科技专业档案馆的文件材料，应对归档的份数做出相应规定。,4.归档要求（1）归档工作的主体。（2）归档文件的质量。（3）建立科技文件材料归档审批制度。5.归档手续 科技文件材料履行归档手续有两层含义： 一是由科技人员编制项目归档说明书，对项目来源、技
25、术水平、实施过程及归档文件质量等作简介，其作用是便于归档验收，同时能为以后编制项目级检索工具提供依据，这对于利用者是十分重要的参考。 二是填写移交清单。这是对科技文件材料进行接收和归档的凭证，便于交接双方分清责任。,四、科技资料工作,（一）科技资料形式和特点 1.什么是科技资料 科技资料是为了科技工作参考目的而搜集的科技文献材料。 2.科技资料的形式 （1）科技资料按载体和记录方式可分为以下四种形式： 一是印刷型科技资料。这种资料以纸张为载体，以印刷为手段。 二是缩微型科技资料。它是以感光材料为载体，以照相为手段。 三是数码型科技资料。它是由电子计算机生成的磁性材料为载体，以二进制数码形式储存
26、在磁盘、光盘等为记录手段。 四是声像型科技资料。它是以磁带、录像带、照片、幻灯片等技术为手段，在视觉和听觉上给人以直观感觉。 （2）科技资料按使用和加工等级可分为以下三种形式： 一是一次性文献材料。它是以科技生产活动及其成果为依据而制作的原始文献材料。 二是二次性文献材料。它是对一次性文件材料进行加工整理后形成的文献材料。 三是三次性文件材料。它是对前两次文献材料进行综合分析编纂的成果后，就形成了三次文献材料。三次文献材料的特点是具有系统性、综合性和预测性等，给科技交流和科研决策起到参考作用。,（3）科技资料按流通的范围可分为：公开资料，是指在国内外刊物上发表的科技资料；内部资料，是只能在内部
27、交流或发行，不能在全国公开发行，更不能流向国外的科技资料；机密资料，是指在一定时间限制内不能公开，需要保密的科技资料，按机密程度可分为秘密、机密、绝密三个等级。 （4）科技资料按产生的领域的内容不同可分为：科技档案复制件；科技报告；政府出版物；专利文献；会议文献；学位论文；产品样本；技术标准；技术规程；科技成果汇编。 3.科技资料的特点 在现代社会科学技术的飞速发展、千变万化中，科技资料作为科技知识的主要存在形式具有以下的特点：内容新；更新快；范围广；数量大，内容交叉。,（二）科技资料的管理和利用,科技资料的管理工作，包括科技资料的搜集、分类、排架、鉴定、提供服务等工作。 1.科技资料的搜集工
28、作 （1）科技资料搜集工作的要求：科技资料的搜集工作是根据其特点所决定的。一是搜集要广泛。二是搜集要全面。三是搜集要及时。四是搜集要具有针对性。 （2）科技资料搜集的方法：订购，交换，索取，网上查询等。 （3）科技资料的登记：登记前对需保存的科技资料的审核；对科技资料登记的方法，包括批量登记和分册（或份）登记。,2.科技资料的分类 科技资料分类是根据其不同内容，按学科性质来进行系统分类。科技资料分类有：一般分类法；国际十进分类法；图书分类法。3.科技资料的排架 科技资料排架的目的就是便于保管和利用。根据科技资料不同形式需要采取以下不同的排架方法：流水排架法；分类排架法（按年度、类型、专业分专题
29、）。,4.科技资料的鉴定 科技资料鉴定工作是科技资料管理工作的一项重要任务。随着科学技术的快速发展，科技资料的使用寿命也在随之缩短，加之保管占地面积的不足，鉴定工作就成为我们保管科技资料的一项经常性工作。在鉴定过程中，要根据国家的标准和要求制定出本单位的鉴定标准和范围。5.科技资料的提供服务 一是编制检索工具和参考资料。检索工具包括：分类目录、专题目录；参考资料包括：指南手册、专题资料汇编、资料简报等等。二是科技资料提供服务的方式有：借阅，报道服务，网络查询。利用者查阅到所需的科技资料后，管理人员应积极主动地做好提供服务工作。,第三讲科技档案实体管理,一、科技档案的收集工作（一）科技档案收集工
30、作的内容与意义 科技档案的收集工作，是指档案业务部门按照一定的原则和方法将科技档案集中保存的一项工作。 1.收集工作的内容 科技档案的收集工作按收集工作的层次划分，主要有两方面的内容：基层档案机构采取一定的原则与方法收集科技部门移交的科技文件；科技档案馆采取一定的原则与方法收集基层档案部门移交的科技档案。这两个层次的收集工作在主体与对象上是有所区别的。 2.收集工作的方法 （1）接收。 （2）补收。 （3）征集。 （4）征购。 （5）代存。 3.收集工作的意义 （1）执行科技档案工作基本原则的重要体现。 （2）开展科技档案业务工作的基础。 （3）标志事物属性变化。 （4）维护国家和企事业单位利
31、益的需要。,（二）科技档案收集工作的要求,基层档案部门在进行科技档案的收集时，应该注意以下几个问题。 1.要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则 2.要遵循科技档案的自然形成规律 3.要保证科技档案的完整、准确,(三)基层科技档案的收集工作,根据上述科技档案收集工作的内容、方式和原则，基层档案部门收集工作的方法主要有以下几种。 1.按归档制度规定接收归档 （1）定向、定内容接收归档。 （2）抓住关键阶段或环节接收归档。 机械产品档案。 基建档案。 设备档案。 科研档案。 2.采用多种结合方式收集 归档接收是基层档案部门收集科技档案的基本方法，为了保证库藏科技档案的完整性，还应同时采取多种适合的方
32、式进行收集。 （1）档案部门与计划管理部门相结合。 （2）接收归档与现场收集相结合。 （3）定期收集与随时收集相结合。 （4）无偿收集与有偿收集相结合。 （5）内部收集与外部收集相结合。 （6）正常收集与特殊收集相结合。,（四）专业档案馆的收集工作,专业档案馆的设立是档案工作管理体制的重要内容，它在整个科技档案工作中具有举足轻重的作用，随着档案馆馆藏的丰富终将会显示出其在历史研究与现实利用中的主体地位。 1.进馆范围及其确定的原则 （1）部门档案馆。 专业原则。 价值原则。 分级保存原则。 （2）城建档案馆。 坚持满足城市可持续发展的原则。 坚持价值原则。 坚持分级管理的原则。 坚持综合原则。
33、 2.进馆制度 科技档案馆的收集工作方法有接收进馆、征集、征购进馆、代保管等，在接收进馆上主要有三项进馆制度。 （1）无偿进馆制。 （2）相关单位主送制。 （3）有关单位补送制。,（五）产权重组与流动中档案的流向,1.国有企业产权变动中档案的流向2.国有破产企业档案的流向3.外商投资企业变更、终止时档案的流向,二、科技档案的整理工作,整理工作是科技档案管理工作的重要业务内容。只有经过系统整理和科学编目，才能使收集起来的科技档案处于有序状态，便于保管和利用。,（一）科技档案整理工作的概念,1.科技档案整理工作的内容 科技档案整理工作的内容就是由档案部门对收集来的科技档案，按照其形成规律和特点，进
34、行科学分类、系统排列及编目的工作。 从一个科技项目的文件材料形成和运动的全过程来说，它的整理工作是通过两项工作过程来完成的： 第一个过程，在科技文件形成以后和归档以前，由科技业务部门， 即科技文件的形成者，在科技档案部门的协助、指导下所进行的整理工作。其主要内容是对文件材料进行鉴别，将文件材料组成案卷，并对案卷进行基本的编目工作。 第二个过程，是在科技文件材料归档以后，由档案部门独立进行的整理工作（已不同于第一个过程中的整理工作）。其主要内容包括：对收进的科技档案案卷进行科学分类、排列和编制科技档案号等工作。 科技档案的整理工作，包括系统整理和科学编目两部分。,2.科技档案整理工作的原则 整理
35、工作的原则是：遵循科技档案的形成规律，保持其间的有机联系，便于科技档案的保管、保密和利用。 客观事物有机联系主要表现在以下方面： （1）客体对象的联系。 （2）工作程序的联系。 （3）专业的联系。表现为科技对象整体内专业间的联系。 （4）事物性质的联系。表现为按事物的属性对其进行归类。 （5）时空的联系。表现为事物发展过程中的时空联系。 （6）来源的联系。 3.科技档案整理工作的做法 （1）不同种类的科技档案要分开整理。 （2）大类内以套为整理分类的基本单元。 （3）套内不同阶段、专业或来源等形成的科技文件应分开整理，以体现一套档案内科技文件间的有机联系。 （4）卷内文件与案卷的排列应体现出客
36、观事物发展的过程与连贯性。 （5）不同载体、不同密级、不同保管期限的文件应分别组卷。 （6）对整理对象按预先编制的分类方案进行统一分类、编号和排架。,（二）科技档案的分类,科技档案的分类就是根据科技档案的内容性质、特点和相互联系，把一个立档单位内部科技档案划分成一定的类别，从而使全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。 1.分类的要求 对科技档案的分类与对其他事物的分类一样，首先应遵循形式逻辑分类的一般规则，其次应从客观事物的自身特点出发。 （1）科技档案的分类应符合本单位或本系统的科技生产活动的实际。 （2）对同一上位类的划分，坚持用同一分类标准。 （3）分类应按逻辑
37、规则从总体到局部，逐级进行。 （4）在一个专业系统内，各单位应按本专业系统的分类大纲进行。,2.科技档案分类方案的编制 编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案，是分类工作的重要内容。 具体步骤如下： （1）根据库藏科技档案的基本种类设大类，有多少种科技档案， 就可以设置多少个大类； （2）在每个大类中，根据科技档案的内容构成和形成特点，按照已确定的分类标准和分类方法，进行类系展开，设置相应的上位类和下位类，形成不同的类别层次，构成一个完整的类系； （3）给每一个类目以固定的代字或代号； （4）将形成的类目体系用文字叙述或图表的形式表达出来； （5）撰写说明，指出分类方案的编制依据、分类标准、
38、类目代字和代号的使用方法等。,3.科技档案分类的基本方法 基层档案部门对科技档案的分类，应该在分类方案的指导下分两步进行。 第一步，对库藏的全部档案，按种类划分大类。 第二步，对每种科技档案进行分类。 （1）工程项目分类法。 （2）型号分类法。 （3）课题分类法。 （4）专业分类法。 （5）地域分类法。 （6）时间分类法。 上述六种基本分类方法的共性是，对科技档案的分类遵循了科技生产活动的规律。 4.科技档案分类方法的实际应用（看书上89页）,（三）科技档案的编号,科技档案号，是指保管单位的编号或代号。它是档案部门用来反映科技档案分类层次和保管单位排列顺序的一组符号，是科技档案分类号和保管单位
39、顺序号的组合体。 1.科技档案号的编制要求 （1）科技档案号，要反映科技档案系统整理后的科学秩序，同科技档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致。 （2）科技档案号，由代字和代号组成。代字使用汉语拼音字母，代号使用阿拉伯数字。 （3）科技档案号应力求简明，不要过于复杂烦琐（最好设置三个层次）。2.科技档案号的编制（看书96页）,（四）科技档案的案卷排列,科技档案案卷排列是科技档案实体整理工作的最后一道程序，科技档案的分类、编号工作最终以案卷排列予以固定方告一段落。下面就排列要求与方法作一介绍。 科技档案排列的基本要求是，排列方法应与整理分类的顺序相 一致。科技档案实体分类与编号的直接目的是解决
40、案卷的排列问题，因此科技档案的排列顺序理所当然地应按分类方案的顺序进行。科 技档案的排列与排架方法有密切关系，按照科技档案号的编制方法，相应有两种排架方法。 1.分类排架法 2.流水排架法,（五）科技档案检索工具的编制,科技档案检索工具，是指揭示科技档案的内容与外形特征，指引索取和组织科技档案传递交流的工具。其基本功能是：存储科技档案信息指引索取科技档案；组织传递交流科技档案信息。 本节只介绍常用手工检索工具的编制。,1.总目录 科技档案总目录，是以保管单位（案卷）为著录对象，著录项目组成的条目按照归档时间先后顺序进行排列的一种目录。在用途上它主要起库藏管理作用。2.分类目录 科技档案分类目录
41、，是以保管单位为著录对象，著录项目组成的条目按科技档案实体分类整理的顺序进行排列的一种目录。在用途上它既是一种库藏目录，又是一种检索工具。3.专题目录 科技档案专题目录，是根据专门的需要，按照一定专题揭示科技档案内容和外形特征的一种目录，利用它可以索取某一专门问题的科技档案。（看书上101页）,（六）引进项目档案资料的整理（大家看一下书101页）,三、科技档案的保管工作,经过整理的科技档案从进入库房起，将进入一个漫长的保管阶段。科技档案的收集、保管与利用是具有密切联系的有机整体，保管工作所要解决的主要矛盾是科技档案寿命的有限性与其作用时间长久性的矛盾，通过科学保管工作对收集的科技档案做到保管有
42、序、经久耐用，为有效利用提供保障。,（一）科技档案保管工作概述,科技档案保管工作是指在集中统一管理原则指导下，维护科技档案完整、准确、系统和安全的一项业务工作。1.保管工作的内容主要包括：（1）库位管理。（2）库房防护。（3）制定管理制度。2.保管工作的意义 在科技档案的整个运动过程中，保管阶段是历时最长的一个阶段，它对整个档案工作的影响是非常深远的。（1）落实科技档案工作基本原则的体现。（2）实现科技档案长久利用的保证。（3）保管科技档案就是保存历史。,（二）库房管理,库房管理的内容较多，例如库房规划与库房布局、柜架排列与排 架方法等。从整体上，可以把库位管理工作看作是对保管科技档案工 作的总体布局与规划。 1.库房规划 2.库房布局 3.排架管理,
