1、牙科院所添購物料設備的經驗分享,台灣口腔醫務管理學會理事長 許獻忠,一、醫療機構的物料及器材管理,物料器材可分為非耗材，如：快速機頭、治療台；耗材，如：水門汀鑽針，物料器材依放置位置可區分為固定和非固定。治療台、Endometer machine。物料器材依使用可分為醫療物料和輔助醫療物料、行政物料（衛生紙、行政支援、紙筆）經營成本有固定成本和變動成本，非消耗性器材，採購後再購買需經一段長時間屬固定性成本，消耗性器材，包括非消耗性器材的維修、屬變動性成本，控制成本不浪費，非常重要。對於各類牙醫物料應有專人來管理，電腦建檔製表，包括物品種類分類、數量，所以需有採購（訂貨）驗貨、定貨（收存庫房）、
2、發放、管理及安全庫存最低量等的物料管理標準。物料採購流程表、物料庫存表，應含括數量和價位用，以便作為採購物料管控及成本的核算。,二、各類物品的管理原則,固定性：非消性器材，如治療台、pana digital X-Ray、CT ,Laser、Rotarary Endomachine、Elertrosurgical machine、LED都是高價儀器，需要有人負責保養、小心使用，並且要盤點，外借要登錄，歸還要查驗。非固性器材、消耗性器材，這類用品非常多的，有的用了即丟，有的一段時間消耗完了就再添加，因此需保持物料的充分供應和固定位置擺設，並且在一段時間，分析消耗數量，作為經常性採購的依據。物料是牙
3、醫重要成本，因此需建建檔，設財產清冊，盤點做為財產管理的依據，特別是高貴器材。,三、醫療器材的採購原則,醫療器材，依醫師使用手法和習慣，會有不同品牌的選擇，常會造成助理人員的不易操作。因此，同一材質儘量使用同一品牌，而不同治療方式的不同材質，那就尊重醫師的決擇。進行醫師、助理人員操作訓練，提升資材的使用價值和功能。有些醫療的產品屬於高價性，比如pana、digital X-Ray、unit等，應事先取得參與醫師的認同，以便在操作、保養、價位都能較好控管。有些治療方式因治療學理會產生不同的使用材質，比如矯正用Straight arch wire、standard arch wire、矯正的材料就
4、分道揚鑣，那品牌更多，可能會造成較多的庫存和準備庫存。若是植牙的材料更是大學問，買錯品牌，或一個診所有太多品牌，庫存的浪費更會是龐大。所以在物料採購，應由醫師全體參與，並且給醫師在某些用品的自主權，其費用額度可訂出來，對於特價品要注意年限，對於新品要酌量，對於進貨的近貨，要先將舊貨優先使用。,診所器械採購原因時機,一、丟棄工作人員、患者二、摔壞工作人員、患者三、用完定期、定量、複倉四、更新判斷(損壞、修繕、換新？) 價值(量產變便宜：CT&3D齒雕 服務(PANO DIGITAL、X-RAY、ENDOMETER MACHINE) 產值 美感(自我意識) 觀感(患者感覺) 權威(通盤感覺),診所
5、器械採購原因時機,必要性採購(應急)用完新產品特價展示期間預期缺貨例行性採購(消耗性衛材),四、再訂購的依據,(1)固定訂購點再訂購系統固定訂購點再訂購系統的目標是極小化存貨的持有成本和確保服務顧客的合理供應量，因此再訂購系統是要涵蓋訂貨、送貨延遲時間的存貨供應量，通常是以粗估(經驗)、人數推斷、電腦庫存表和某些常用物品的定時定量送貨。(2)消耗性藥材通常是最佔位置需要庫房堆放，而有些治療性藥材非常小巧量也不多，可是單價高，而植牙器材小又貴，需要上鎖，保存避免不當浪費遺失，並經常清點。,五、採購的標準作業流程,採購作業的流程包括詢價、訂貨、採購、驗貨、定貨。詢價：採購人員於平時應收集資料，並不
6、斷要求廠商報價，以便做為採購的建言。診所亦應對其廠商進行管理及考核，確保適當品質 訂貨：由各部門醫師，依例行性的消耗性用品，應填寫採購單，經主管部門核准送採購人員電話採購。採購：除採購的訂單外、消耗性用品，可按年度數量議價採購。驗貨：採購物料進貨時應驗收物品有無不合，年限有無逾期，以便決定將貨品定貨，並將單據交會計部門。定貨：消耗性用品有的體積龐大需要置入庫房保存，醫療消耗性用品要置入固定櫥櫃。,六、聯合採購,富邦金斥巨資將投入藥粧，為藥界投入一顆震撼彈，其實藥界早已成立數個連鎖系統如康士美、耀獅，財團入主已甚為明顯，而富邦金財團的大舉行動，對藥界的生態，引起醫界的注意。其實我們可注意藥界在不
7、同的連鎖系統，做口腔保健材料和大賣場及全聯社的用品價錢，就可發現到競爭的白熱化不言而喻，連鎖的用意是希望統一進貨，壓低進價、壓低賣價，提高公司的競爭力，雖然廠商對牙醫有關口腔保健產品有市場的區隔，但牙醫的材料市場，口腔保健用品，其實是小卡司最重要的是牙醫治療材料，其價錢動輒百萬以上。集團處理牙醫材料，有兩種模式，其一為開設牙科材料公司做為集團的部分，再負責以市價稍低費用提供給加盟或策略聯盟的診所；其二為聯合採購，再由牙材部份向各牙材公司去議價，取得較優惠的價錢。,資材編號系統,診所內的資材種類繁多，若無完整之資材編號系統，將不利於採購、存量管制、驗收及倉儲管理工作的進行。資材的分類與編號是資材
8、管理相當重要的基礎，有了良好的資材編號，資材得以妥善地分類，再加上現代資訊科技的進步，醫院診所能藉由完善的編號系統，利用電腦進行嚴謹的資材管理工作，以監控資材的改變，並統計分析各類績效管理報表，提供決策層參考。,資材的分類,資材的分類是資材管理的基礎工作，係指將診所內所有的資材，進行有系統的分門別類，有了資材分類的健全化，才能使資材管理制度合理化及電腦化。由於診所所使用的資材種類繁多，包括醫療設備、藥品、衛材等，若未確實做好資材分類，則後續的資材編號無法展開，而資材管理的功能便難以發揮，使得資材管理事倍功半，影響到診所整體的營運，尤其在大型連鎖診所，更是重要。,資材分類的考量,資材分類必須配合
9、診所未來的發展需求，新資材能夠隨時納入分類系統內。由於診所未來發展時可能產生許多新的儀器或是藥材，應考量未來新的資材項目使之能夠涵蓋於分類內，而不必變更分類系統。資材分類的標準必須前後維持一致，分類標準於規劃前即應確立，之後循著確立的標準或邏輯進行資材的分類工作，不可任意變更或違反既定的標準或邏輯。資材分類必須配合診所實際醫療及營運活動的需要，這也是為何需要行政單位及醫療單位的主管參與資材編號的原因。,診所的採購管理 （purchasing management）,係指診所為了醫療服務之業務，在所從事的採購活動或過程中，加入了管理活動而言。就採購而言，其管理活動代表從適當的供應廠商，以適當的價格，在適當的時間內，確保適當品質的原則下，購進適當數量的物品或服務的一切管理活動。,結 論,企業合併已是潮流，因此除了高價設備、好的裝潢、醫療陣容、醫療品質，最重要的是壓低進貨成本，即在物料的控管和採購，而聯合進貨在市立醫院都已在進行，因此私人的診所，其競爭力已每況愈下，足見端倪。,
