1、2014年7月22日,公 文 培 训,1,公文格式（新国标）,2,各部门、各单位公文存在的问题,主要内容,党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）,党政机关公文格式（GB/T97042012,上级单位公文管理办法,一、公文办理依据,公文办理工作的依据,一、公文种类和形式,（一）常用公文文种,(1)请示：请上级指示和批准，用“请示”。 (2)报告：向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。(3)指示：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示“。(4)布告、公告、通告：对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”；向国内外宣布重 大事件，用“公告”；在一定范围内公布应当 遵守或周
2、知的事件，用“通告”。 (5)批复：答复请示事项，用“批复”。,一、公文种类和形式,（一）常用公文文种,(6)通知： 传达上级的指示， 要求下级办理或者知道的事项， 批转。 下级的公文或转发上级、 同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。 (7)通报： 表扬好人好事， 批评错误， 传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项， 用“通报”。 (8)决定、决议：对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”；经过会议讨论通过，要 求贯彻执行的事项，用“决议”。 (9)函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作， 用“函”。 (10)会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议
3、 纪要。,二者都具有宣布奖惩的功能，实践中较为重大的奖惩或处分使用“决定”, 一般性表彰和批评使用“通报”。,“决定”对重大内容作出重大安排，指令性更强，收文机关必须贯彻执行；“意见”对重要问题提出处理意见和办法,指导意义更强，收文单位可以灵活性、创造性地贯彻执行。,一、公文种类和形式,二者都具有向下级单位作出工作部署的功能,“决定”用于重大事项或重大行动,“通知”则是一般性工作安排部署。,二者都具有传达信息的功能，“通知”侧重事务性和执行性，一般所涉事项较为具体，要求受文单位予以贯彻执行；“通报”侧重信息性和知晓性，着眼于传达重要精神和情况，一般起到引导、警戒、启发、教育的作用。,（二）常用
4、公文文种区别,请示与报告都属于上行文，都具有反映情况、提出建议的功用,1内容要求不同。请示的内容要求一文一事；报告的内容可一文一事也可一文数事。2行文目的不同。请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导。3行文时间不同。请示必须事前行文；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。4标题写作不同。请示的标题中不写报告二字，报告的标题中不写请示二字。5结束用语不同。请示的结尾一般用“妥否，请批示” ，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。,一、公文种类
5、和形式,行文目的,行文关系,行文单位的职权,公文文种主要由行文关系决定。按照行文关系,常用文种可分为上行文种（报告、请示）、下行文种（决定、命令、通知、通报、批复）、平行文种（函）、纪要（适用于平行文及下行文）、意见（使用于所有行文关系）五大类。 发文单位行政隶属于主送单位，或涉及事项由主送单位业务主管时,公文应采用上行文种或意见。 发文单位为主送单位上级,或主送单位相关业务归发文单位主管时,主送单位为发文单位的“下级单位”，公文应采用下行文种、纪要或意见。,一、公文种类和形式,公文文种,（三）公文文种的选择和使用,一、公文种类和形式,（三）公文文种的选择和使用,行文关系应根据隶属关系和职权范
6、围确定,同一组织系统中的上下级机关之间，属领导和被领导关系（行政管辖关系），应使用上行文和下行文。,同一专业系统中的上下级主管业务部门之间，属业务指导与被指导关系（业务主管关系），应使用上行文和下行文。,业务指导关系,隶属关系,指同一系统中的平级单位,应使用平行文,平行关系,非同一系统中的任何机关或部门均为不相隶属关系，应使用平行文。,不相隶属关系,幅面尺寸：A4纸型(210mm297mm）。纸张采用60g/m280g/m2胶版纸或复印纸，纸张白度在80%90%。,公文用纸,总体要求,版面要求页边和版心尺寸,37mm,35mm,28mm,本标准公文用纸天头（上白边）为37mm1mm，订口（左白
7、边）为28mm1mm，版心尺寸为156mm225mm。,26mm,页 码,空白页、单独版记页不标页码。,页码用4号半角宋体阿拉伯数字，左右各放一条一 字线。（页码总长度1.82.0cm）位置：一字线与版心下边缘距7毫米；奇数页码居右空一字，偶数页码居左空一字。,标 点,标点一般采用全角标点，注意符合中文排版规范。,标点符号用法（GB/T 15834），。、：？！ “”（）/ ,党政机关公文格式,公文结构划分,版头：公文首页红色分隔线（含）以上,版记：公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分,主体：公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分,版头：公文首页红色分隔线
8、（含）以上,公文格式要素,共18个,党政机关公文格式,党政机关公文格式,35mm,4mm,15mm,10mm,红色分隔线：0.35-0.55mm,份号：用6位阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第1行。,密级和保密期限： 用3号黑体字，顶格标识在版心左上角第2行； 保密期限中的数字用阿拉伯数字标注； 密级和保密期限之间用“”隔开。,紧急程度：用3号黑体字，顶格标识在版心左上角。,发文机关标志:由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成；居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。使用红色小标宋体字。推荐字号36，高15mm，以醒目美观庄重为原则。,公司所属分公司用此文头,年份、序号用阿拉伯数码标识
9、；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，在阿拉伯数字后加“号”字。,发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。编排在发文机关标志下空2行位置，用3号仿宋体字。居中排布。,平行文,上行文与下行文的区别是：上行文（包括请示、报告等）必须标识签发人姓名，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空2行位置。,签发人姓名用3号楷体字。,发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。,上行文,（空2行）,标题,标题：发文机关名称事由文种,公文标题用2号小标宋字体 (宋体加粗)，编排于红色分隔线下空2行位置，可分一行或多
10、行居中排布。,标题中除了法规、规章名称要加书名号外，一般不用其他标点符号。,标题排列一般使用梯形或菱形；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。尽量简短（40字以内），最好不超过3行。,（空1行）,主送机关：标题下空1行位置，居左顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。,主送机关,正文,一般用三号仿宋字体，编排于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。,文中的结构层次序数依次使用“一、”、“（一）”、“1”、“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋字体标注。（新要求）如果公文结构层次只有两
11、层，第一层用“一、”，第二层可以用“（一）”、也可以选用“1”。,附件说明,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注顺序号，顺序号后紧跟一个小圆点（如：“附件：1”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上行附件名称的首字对齐。,成文时间用阿位伯数字将年月日标全，一般右空4字编排。,发文机关署名 在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。用全称或规范化简称。,印章端正、居中下压发文机关署名和成文时间，使发文机关署名和成文时间居印章中心偏下位置。,印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内，印章下边缘与成文时间下边相切。
12、,发文机关署名、成文日期、印章,附注,用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号编排在成文时间下一行，回行时顶格。请示件等上行文应在附注处注明联系人及联系电话。,附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”及附件顺序号。如：漳电工程字 2013号附件1,附件,附件格式要求与正文相同。,“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。中间不空，后面不加冒号（有序号时应加序号，序号用阿拉伯数字）。,附件标题居中编排在版心第3行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。,版记应当编排在公文
13、最后一面。版记部分包括分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期。版记部分均使用4号仿宋体字标识。,首条分隔线与末条分隔线用粗线(0.35mm)，中间分隔线用细线(0.25mm)。,公文如有抄送机关，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排，“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐。,抄送机关之间用逗号或顿号隔开（一般同级、同类别单位之间用顿号，不同类别单位之间用逗号），最后一个抄送机关标句号。,抄送机关,印发机关建议使用规范化简称,印发机关和印发时间,印发机关和印发时间编排在末条分隔线之上。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，如:2012
14、年1月1日（1不编为01）。,纪要格式,会议纪要标志由“纪要”组成 。,会议纪要不标注发文机关署名、成文日期，不加盖印章。,纪要不分主送、抄送机关，只设“分送”，标注方法同抄送机关。,出席人员编排规则：用3号黑体字在正文或附件说明下空1行居左空2字编排“出席”二字，后加全角冒号，冒号后用3号仿宋字标出席人姓名，必要时标注单位，同一单位不同人员之间、不同单位之间的分隔符号可根据实际情况确定，回行时与冒号后的首字对齐。 如有请假人员和列席人员，可参照以上。,（空1行）,（黑体3号）,（仿宋体3号）,党政机关公文格式的主要变化删除了主题词格式要素 密级、紧急程度从右上角改为左上角 增加了发文机关署名
15、格式要素 成文日期用阿拉伯数字标注 增加了页码格式要素,各部门、各单位公文存在的问题,文种使用不当 5份,印制格式不规范,文种使用不正确,引文不规范,标题拟写不规范,印刷格式不规范,1.发文字号字体不规范，六角括号使用不正确；2.上行文无签发人，无联系人和电话；3.印章未与正文同处一面；4.结构层次序数使用不规范；5.版记标注不规范。,发文字号字体不正确，应为“三号仿宋”字。,文件标题未与红色分隔线空两行。,主送单位标注不规范，应为“各单位工会”。,正文不应有空行。,1层次序数使用不规范，就为“1 ”；2 一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋字体标注。,印章务必于正文同处一
16、面，不能用此方法或“此页无正文”标识。,版记标注不规范，无需标注主题词，印发机关和印发日期应左右各空一字。,未标识页码。,成文日期标注不规范，印章加盖不规范。,正文字体不规范。,附件说明标注不规范。,附件说明标识不规范,应有附件而未标注，也未附,正文中标有附件而未附全,附件说明与所附附件名称不一致,附件问题,附件2 培训名额分配表,规范示例,发文机关标志不需要使用“文字效果”。,签发人姓名字体错误，应为“三号楷体”字。,文种错误！,标题字体不正确，应为“二号小标宋体字（宋体加粗）”。,六角括号使用不正确，应为。,引文不规范，应为“关于的通知（2013号）”。,常见问题 1. 缺文件标题 2. 缺文号 3. 先引文号 后引标题,无附注。请示件等上行文应在附注处注明联系人及联系电话。,无版记。,无发文机关署名，成文日期应用阿拉伯数字。,上行文无签发人。,文件标题不正确，应为“关于的请示”。,每个自然段应左空两字。,无标点符号，此处应标注“。”,版记标注不规范。,联系方式,漳电工程办公群：23551682办公室文书联系方式电话：0351-7785614手机：18135124059总经部邮箱：,谢 谢 大 家,
