1、專案溝通與專案文件,第 12 章,專案溝通管理,五個子流程:1.辨識利害關係者(起始) -愈早愈好(專案起始階段需要辨識,進行訪談, 搜集需求,分析過後,變成範疇)2.規劃溝通(規劃) -找出利害關係人要作規劃溝通(依利害關係人需求及喜好)3.發佈資訊(執行)-依照規定發佈,何時發佈(在規劃溝通內的 溝通管理計劃書),只是收到,不給建議,定期發佈4.管理利害關係者期望(執行)-(期望未必會變成範疇,期望可變管 理,減輕期望的重要性)5.報告績效-向上報告 (向發起人或上級報告專案績效) 會有回饋及建議往後的作法將建議或表單寄 給所需要的利害關係人,2010滄海書局,2,2010滄海書局,3,本
2、章內容,12.1 人際溝通12.2 有效的傾聽12.3 會議12.4 簡報12.5 報告12.6 專案文件及控制變更12.7 協助溝通的工具,12.1 人際溝通,口語溝通書面溝通,2010滄海書局,4,溝通需求分析,目的決定利害關係者需求資訊避免利害關係者接收到不完整或過多的專案資訊溝通需求分析包含定義所需要資訊的類型、格式以及資訊的價值分析確定專案溝通的要求需要以下的資訊專案組織圖利害關係者的責任關係專案所涉及的專業、部門及紀律多少人需參與及所在地點內外部資訊需求利害關係者的背景資料,2010滄海書局,5,溝通管道,溝通管道數量N = n*(n-1)/2，n為利害關係者數團隊有5人，共有多少
3、溝通管道?多加1人，增加了多少溝通管道?,2010滄海書局,6,溝通技術,溝通技術如何將資訊有效傳達給專案利害關係者影響專案溝通技術的因素對資訊需求的迫切性技術的可使用性預期專案成員的安排專案工期的長短專案環境,2010滄海書局,7,溝通方法,互動式(Interactive)溝通針對2人以上，例如會議、電話、視訊推式(Push)溝通針對需此訊息的特定對象，例如信件、備忘錄、報告、電子郵件、傳真、語音郵件拉式(Pull)溝通針對大量資訊或大量聽眾，例如Intranet、e-learning和知識庫。,2010滄海書局,8,人際關係技能與管理技能,人際關係技能建立信任化解衝突主動傾聽克服對於改變的
4、抗拒,2010滄海書局,9,12.2 有效的傾聽,常見阻礙有效傾聽的因素佯裝傾聽注意力不集中心存偏見與思想保守沒有耐心驟下結論,2010滄海書局,10,有效的傾聽,傾聽的技巧：把焦點放在說話的人身上積極傾聽提出問題不要打斷,2010滄海書局,11,12.3 會議,專案會議一般分為三種型態：現況檢討會問題解決討論會技術設計討論會,2010滄海書局,12,會議,現況檢討會主要議題之下有數個次要議題要在會中被討論：上次會議之後完成事項報告成本、時程及工作範圍現況成本、時程及工作範圍趨勢成本、時程及工作範圍預測成本、時程及工作範圍變數風險評估更新校正行動改善時機分配工作,2010滄海書局,13,201
5、0滄海書局,14,會議,問題解決討論會有以下幾種方法可以促使問題解決：陳述問題現況。確認導致問題的潛在因素。收集資料並分析可能原因。找尋可行的解決方案。評估替選方案。決定最佳解決方案。修正專案計畫。執行解決方案。確認問題是否已被解決。,2010滄海書局,15,會議,技術設計討論會在技術性專案中，一般至少會有兩場審查設計的討論會。期初設計討論會期末設計討論會,2010滄海書局,16,會議,有效率的會議會議之前決定是否要召開會議決定會議的目的決定誰需要參加這場會議在會議開始之前排定議程準備輔助教具或人手一份參閱資料安排會議場地,2010滄海書局,17,2010滄海書局,18,會議,會議期間會議要準
6、時開始指派會議記錄審視會議目的及議程在會議中，不要一直處在支配狀態扼要說明會議結果不要逾時結束會議評估整個會議過程,2010滄海書局,19,2010滄海書局,20,2010滄海書局,21,會議,會議之後在會議結束24小時之內要完成會議紀錄。,2010滄海書局,22,12.4 簡報,準備簡報決定簡報目的了解聽眾製作簡報摘要文字口語化準備注釋便條或是最後摘要以備不時之需練習、練習再練習準備視覺輔助教具並測試它們人手一份簡報摘要事先準備視聽設備會議開始之前提早到達,2010滄海書局,23,簡報,簡報中臨場要有一點緊張感準備好開場白簡報三步驟：第一，告訴聽眾，你所想要告訴他們的有那些 (標題)。第二，
7、告訴聽眾，你所想要告訴他們的內容 (內文)。第三，告訴聽眾，你所告訴他們的 (摘要)。對聽眾說，而不是看著講稿唸話語清楚且充滿信心簡報要活潑生動,2010滄海書局,24,簡報,不要站在視覺教具的前面使你的簡報充滿主題按綱要逐項說明說到重點時，要向聽眾解釋為何這是重要的。在將主題轉移至下一項時，對特殊的項目再做一次綜合說明。準備結尾詞和聽眾彼此交流回答問題時，要語帶誠懇、坦率及自信,2010滄海書局,25,12.5 報告,專案報告的類型專案報告一般可分為以下兩種：進度報告期末報告,2010滄海書局,26,報告,進度報告專案進度報告的項目包含有下列各項：報告期間完成之工作項目專案執行現況之前已確認問題之解決情況之前報告中的潛在問題計畫校正行動預計下一次進度報告可以達成的里程碑,2010滄海書局,27,2010滄海書局,28,報告,期末報告顧客原始的需要。原始的專案目標。顧客原始的需求。專案執行結束後，實際與預期利益之比較。原始專案目標已經達成的程度。對於未能達到的部分也要加以說明。簡明地摘述這個專案。未來應要考量之處。對已完成項目列出明細。驗收時間。,2010滄海書局,29,報告,準備有用的報告簡單明瞭：寫的就像是說的將最重要的事項放在最前面儘可能運用圖表說明注意報告的格式,2010滄海書局,30,
