1、Microsoft Office Outlook 2003 培训,使用 Outlook 和 Windows SharePoint Services 共享联系人,您的公司名称演示：,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,课程内容,概述：共享联系人和信息第 1 课：从 SharePoint 网站上的联系人列表开始第 2 课：在 Outlook 中使用联系人列表,每课均包括一个建议任务列表和一组测试问题。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,您是否将联系人保存在个人联系人列表中？您是否希望轻松快捷地
2、与组织中的其他人共享该列表？或者希望他人可以与您共享其联系人信息？,概述：共享联系人和信息,SharePoint 联系人列表便是您的解决方案。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,课程目标,使用 SharePoint 网站共享联系人。使用 Outlook 查看具有 Outlook 风格的联系人卡片中的联系人、发送邮件或安排会议。从 Outlook 快速切换至 SharePoint 网站，以便在 SharePoint 列表中添加或更新信息。,第 1 课,从 SharePoint 网站上的联系人列表开始,共享联系人：Outlook 和 Windo
3、ws SharePoint Services,从 SharePoint 网站上的联系人列表开始,熟练掌握客户联系信息已极具挑战性，而要在共享客户时直接共享这些详细信息则更为困难 这无疑是一场恶梦。SharePoint 可以帮助您。,使用 SharePoint 共享常用联系人。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,从 SharePoint 网站上的联系人列表开始,如果您和您的同事需要共享客户联系信息，您将会乐意发现：仅需登录 SharePoint 网站，便可获取一切所需信息。,使用 SharePoint 共享常用联系人。,接收到新的客户？请将该
4、联系人信息添加到网站，这样每个人都可以访问它。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,何为 SharePoint 网站？,简单地说，SharePoint 网站就是任何基于 Windows SharePoint Services (WSS) 的网站。请将此类网站理解为一个特殊的存储位置，您可使用该存储位置与小组中同样拥有网站访问权限的同事协作处理文档以及共享信息。在获得相应权限之后，只需单击数次鼠标即可使用此网站来存储列表和文档。,使用 Windows SharePoint Services 共享信息。,共享联系人：Outlook 和 Windo
5、ws SharePoint Services,何为 SharePoint 网站？,Windows SharePoint Services 是一个 Windows Server 2003 组件，用户可以通过该组件协作处理项目。,使用 Windows SharePoint Services 共享信息。,例如，可以使用 Microsoft Office Outlook 查看 SharePoint 网站上存储的日历和联系人列表。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,联系人列表：联机目录,使用 SharePoint 网站，您可以在“联系人列表”中跟踪联
6、系人。联系人是列表中的条目。,SharePoint 联系人列表,创建列表后，您和您的同事便可以添加联系人，或根据联系人信息的更改对其进行更新。只要拥有网站访问权限，任何人都可以查看该同一源以获得最新信息。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,创建联系人列表并添加联系人,只要您拥有网站的相应权限，即可轻松创建联系人列表。若要创建您的列表，请执行以下四个步骤：,创建新的联系人列表,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,创建联系人列表并添加联系人,若要在 SharePoint 网站上创建联系人列表：
7、,在网站顶部的链接栏中，单击“创建”。在“列表”下单击“联系人”。在“名称”框中，为新列表输入一个名称。单击“创建”。,创建新的联系人列表,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,创建联系人列表并添加联系人,若要向联系人列表添加新的联系人：,单击“新建条目”。为新联系人填写详细信息。单击“保存并关闭”。,向列表添加新联系人,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,从您的通讯簿导入,您可以使用网站的联系人列表上的“导入联系人”按钮，从您的 Outlook 个人联系人列表（或“通讯簿”中的其他目录）快速
8、上载联系人。,导入联系人的步骤,单击“导入联系人”按钮。在“选择要导入的用户”对话框中，选择您要添加到列表的联系人，然后单击“添加”。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,从您的通讯簿导入,如果您收到了安全警告，请选中复选框以允许访问“通讯簿”，然后单击“确定”。,导入联系人的步骤,联系人导入完成后，您将会在联系人旁看到“新联系人”图标。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,进行更改,由于联系人详细信息会随着时间而更改，因此最终需要在 SharePoint 网站上更新或删除联系人，以及添加新
9、联系人。如图所示，我们提供了进行更改的一种方法。,编辑联系人的命令,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,进行更改,若要编辑联系人的详细信息或将其删除：,选择列表中的联系人，然后单击显示的箭头。单击“编辑条目”（或“删除条目”）。,编辑联系人的命令,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,他人做出更改时获得通知,假设 Fred 在销售过程中结识了一群新联系人，并已将他们添加到联系人列表中。现在到了组织中的每个人忙着联系新联系人的时间了，但是他们如何知道这些新联系人是否已经添加到该列表呢？,设置通知
10、，在列表发生更改时通知您。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,他人做出更改时获得通知,单击“动作”菜单，然后单击“通知我”链接。填写“新建通知”表单，指定您希望在哪些列表或条目发生更改时收到通知，以及发生更改时接收通知的频率。,设置通知，在列表发生更改时通知您。,若要设置通知：,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,练习建议,创建列系人列表。向列表添加联系人。从“通讯簿”导入联系人第 1 部分：创建练习联系人。第 2 部分：导入联系人。,联机练习（要求安装 Outlook 2003）,共享联
11、系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,测试 1，问题 1,若要使用 SharePoint 联系人列表共享联系人，您需要具有以下哪一项？（请选择一个答案。）,Microsoft Outlook。Microsoft Exchange Server。使用 Windows SharePoint Services 查看 SharePoint 网站的 正确权限。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,测试 1，问题 1：答案,使用 Windows SharePoint Services 查看 SharePoint
12、 网站的正确权限。,系统管理员设置了相应的权限后，您距添加和更新您要与其他人共享的联系人仅一“击”之遥。如果对权限级别感兴趣，本课程结尾处的“课程摘要卡”中包括了指向有关详细信息的链接。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,测试 1，问题 2,在 SharePoint 网站上，您可以使用_列表共享如何与他人取得联系的信息。（请选择一个答案。）,事件。联系人。通知。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,测试 1，问题 2：答案,联系人。,如果是关于您要共享的人员的详细信息，则联系人列表是您的最
13、佳选择。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,测试 1，问题 3,如果在 SharePoint 网站上使用“通知我”功能，会发生什么？（请选择一个答案。）,每当有人访问 SharePoint 网站时，您便会收到一条即时消息。当信息更新时，您会收到以电子邮件形式发送的通知。需要升级 SharePoint 时，您会收到一个 Web 弹出窗口。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,测试 1，问题 3：答案,当信息更新时，您会收到以电子邮件形式发送的通知。,通知将以您要求的频率发送到您的“收件箱”中
14、。想即时了解所更改的信息吗？SharePoint 将帮助您实现这个想法。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,测试 1，问题 4,您正在 SharePoint 网站上创建新的联系人列表。以下哪项可快速添加到该列表中？（请选择一个答案。）,记载于纸上的通讯簿中的条目。Web 通讯簿中的联系人。Outlook 通讯簿中的联系人。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,测试 1，问题 4：答案,Outlook 通讯簿中的联系人。,如果当前您在 Outlook 中跟踪了联系人，您便可以通过单击列表上的
15、“导入联系人”链接栏，将其上载到 SharePoint 网站中。,第 2 课,在 Outlook 中使用联系人列表,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,在 Outlook 中使用联系人列表,您最优秀的销售人员又争取到另一个大客户，因此她向 SharePoint 网站上的共享联系人列表添加了六个新联系人。但是，你过去经常使用的是 Outlook 2003。您从哪里可以看到新联系人？就在您现在所在的位置 Outlook 中。,您的 SharePoint 联系人列表可以链接到 Outlook。,共享联系人：Outlook 和 Windows Sha
16、rePoint Services,在 Outlook 中查看联系人列表,如果您不愿意总是必须转至 SharePoint 网站才能查看共享联系人列表，那么，这对您来说肯定是个好消息：您可以不用那样做。,您可以将 SharePoint 列表链接到 Outlook 2003。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,在 Outlook 中查看联系人列表,若要在 Outlook 中看到联系人列表：,您可以将 SharePoint 列表链接到 Outlook 2003。,单击“链接到 Outlook”。在收到表明正在为 Outlook 创建 Windows
17、 SharePoint Services 文件夹的通知时，请单击“是”。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,Outlook 中的幕后活动,单击“链接到 Outlook”之后，将发生两件事情：,SharePoint 链接在 Outlook 中创建了一个新文件夹。,“文件夹列表”中添加了一个新的 Outlook 文件夹。该文件夹用于在您的计算机中存储 SharePoint 联系人的副本。 导航窗格中的“其他联系人”下会添加一个新的联系人列表。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,Outlook
18、 中的幕后活动,请参见左图。,SharePoint 链接在 Outlook 中创建了一个新文件夹。,单击导航窗格中的“文件夹列表”以查看新文件夹，或者，单击导航窗格中的“联系人”以查看“其他联系人”下新添加的联系人列表。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,查看联系人,单击导航窗格中的“联系人”时，您可以通过单击“其他联系人”下的文件夹来查看共享联系人列表。尽管共享联系人列表独立于您的个人联系人，您也可以将其视为“地址卡”（或以任何其他您选择的视图查看）。,在 Outlook 中查看 SharePoint 联系人列表,共享联系人：Outloo
19、k 和 Windows SharePoint Services,查看联系人,在 Outlook 中，您可以查找共享联系人的电话号码、向其发送电子邮件或安排会议 这与您处理个人 Outlook 联系人是一样的。,显示在 Outlook 中的 SharePoint 联系人列表,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,刷新联系人列表,如第一课中所述，SharePoint 列表上的联系人将随时间而更改。尽管如此，您可以确信这些共享联系人的 Outlook 副本将会及时更新，以反映在 SharePoint 网站上所做的更改。如何确保这一点？,共享联系人：O
20、utlook 和 Windows SharePoint Services,刷新联系人列表,您可以两种方式刷新该列表的副本：,自动手动,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,刷新联系人列表,如图所示，您可以随时手动刷新联系人列表的 Outlook 版本。,用鼠标右键单击“工作组网站”文件夹。单击“刷新”。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,在 Outlook 中进行更改,您无法直接在 Outlook 中更改共享联系人。如果您尝试此操作，将会收到如左图所示的通知。若要添加、修改或删除共享联系人列
21、表中的联系人，您需要切换至 SharePoint 网站上的列表，并在该列表中进行更改。,单击“是”以在您的个人联系人文件夹中创建该联系人的可写副本。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,在 Outlook 中进行更改,如果您要在 Outlook 中创建新的、可编辑的 个人联系人副本：,单击“是”以在您的个人联系人文件夹中创建该联系人的可写副本。,收到通知时，请单击“是”。让 Outlook 在您的个人 Outlook 联系人文件夹中创建该联系人的副本。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,在
22、 Outlook 中进行更改,若要创建一个可以保存在您的个人联系人列表中的共享联系人副本：,显示联系人。将其拖动到“我的联系人”下的“联系人”文件夹。,将共享联系人复制到您的个人联系人列表中。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,快速切换,正如之前提到的，要在 SharePoint 网站上对联系人做出更改，您需要切换到该网站。可以采用数种快捷方法直接从 Outlook 中重新切换至该网站。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,快速切换,修改单个联系人：在 Outlook 中打开该联系人，然后
23、单击联系人中指向该网站的链接。,在 Outlook 中，找到并双击您要更新的联系人。以只读方式打开联系人。单击该链接以查看 SharePoint 网站上的联系人。您可以在这里编辑联系人。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,快速切换,查看整个联系人列表：若要快速返回 SharePoint 网站上的联系人列表，可以在“其他联系人”下用鼠标右键单击 SharePoint 联系人列表的名称，然后单击“在 Web 浏览器中打开”。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,练习建议,将联系人列表链接到 O
24、utlook。看看使用共享联系人您能做些什么。创建致某联系人的邮件。发掘使用 Outlook 中的联系人您还能做些什么（以及不能做什么）。创建通知。更改联系人。,（转下一张幻灯片。）,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,练习建议（续）,刷新列表。复制联系人。清除练习数据： 从 SharePoint 网站删除联系人列表。从 Outlook 删除联系人列表的副本。从收件箱删除通知邮件。,联机练习（要求安装 Outlook 2003）,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,测试 2，问题 1,将 S
25、harePoint 联系人列表链接到 Outlook 后，您可以直接从 Outlook 编辑这些联系人。（请选择一个答案。）,正确。错误。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,测试 2，问题 1：答案,错误。,您需要切换至 SharePoint 网站才能进行更改。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,测试 2，问题 2,您已将 SharePoint 联系人列表链接到 Outlook。将此列表视为 Outlook 联系人的最好方法是：（请选择一个答案。）,在 Outlook 2003 导航窗格
26、中，选择“其他联系人”下的“工作组网站”文件夹。在 Outlook 2003 导航窗格中，选择“文件夹列表”中的“SharePoint 文件夹”。在 SharePoint 网站上，单击“选择视图”下的“Outlook 联系人”。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,测试 2，问题 2：答案,在 Outlook 2003 导航窗格中，选择“其他联系人”下的“工作组网站”文件夹。,此选项允许您将联系人视为 Outlook 中的联系人名片。此外，您几乎可以对共享联系人执行与个人联系人一样的所有操作。,共享联系人：Outlook 和 Windows
27、SharePoint Services,测试 2，问题 3,若要修改 SharePoint 网站上的联系人，您需要关闭 Outlook，打开 Internet 浏览器，然后再转至 SharePoint 网站。（请选择一个答案。）,正确。错误。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,测试 2，问题 3：答案,错误。,可以采用数种快捷方法直接从 Outlook 切换至 SharePoint 网站。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,测试 2，问题 4,当您将 SharePoint 联系人列表链接
28、到 Outlook 时，每个联系人的地址卡中均包含一个链接。此链接将您转至哪里？（请选择一个答案。）,主联系人列表。特定联系人，允许编辑。处于只读模式的特定联系人。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,测试 2，问题 4：答案,特定联系人，允许编辑。,打开联系人名片后，只需单击一下便可进入可编辑的 Web 版。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,测试 2，问题 5,链接列表后，您可以随时刷新所复制的联系人。（请选择一个答案。）,正确。错误。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,测试 2，问题 5：答案,正确。,您可以随时手动刷新该联系人列表的 Outlook 版。,共享联系人：Outlook 和 Windows SharePoint Services,课程摘要卡,有关本课程所涉及的任务摘要，请参阅课程摘要卡。,使用此模板,有关此模板的进一步帮助信息，请参阅备注窗格或查看完整的备注页（“视图”菜单）。,
