1、市场营销系EMail:BBS:202.195.79.80/bbs,高级办公软件,徐州师范大学管理学院市场营销系EMail:BBS:202.195.79.80/bbs,第05讲编 辑 长 文 档,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,3,在日常使用Word办公的过程中，长文档的制作是我们常常需要面临的任务。比如营销报告、毕业论文、宣传手册、活动计划等等类型的长文档。由于长文档的纲目结构通常比较复杂，内容也较多，如果不注意使用正确的方法，那么整个工作过程可能是费时费力，而且质量还不能让人满意的。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,4,本讲将专门讨论长文档的制作的方方面面，在介绍合理制作
2、观念的同时，重点介绍长文档制作过程中有助于提高效率的必备技能，通过本讲的学习与练习，掌握了相应的方法和技巧，那么再面对长文档的制作任务时，将会倍感轻松。,2018/10/9,5,本讲主要内容,一、学习目标(一) 如何制作长文档的纲目结构？ (二) 如何为长文档设置多级标题编号？ (三) 如何在文档中让插图自动编号及交叉引用题注？ (四) 如何为长文档编制目录和索引？ 二、基本应用能力练习 (一) 合理的工作观念,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,6,(二) 在大纲视图中工作 在大纲视图中建立纲目结构 在大纲视图中调整纲目结构 (三) 多级标题编号 (四) 插图的编号和交叉引用题注 (五
3、) 目录和索引的制作 目录的制作 索引的制作 三、总结,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,7,一、学习目标,(一) 如何制作长文档的纲目结构 文档的纲目结构是评价文档好坏的重要标准之一。同时，若要高效地完成一篇长文档，文档的纲目结构应当是首先完成的工作，大纲视图是构建文档纲目结构的优秀途径，在后面的“在大纲视图中工作”应用能力练习部分，将介绍完成这个任务的具体方法。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,8,(二) 如何为长文档设置多级标题编号对于长文档来说，用Word提供的编号功能来完成任务非常必要，因为这比手动编号效率高出不少。在后面的“多级标题编号”应用能力练习部分，将介绍完
4、成这个任务的具体方法。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,9,(三) 如何在文档中让插图自动编号及交叉引用题注为了加强文档的表达力，图文并茂是有效的方法。但是长文档的图片可能有很多，难道还是一幅一幅地手动添加编号和题注吗？不！通过充分利用Word的自动化功能即可轻松实现。在后面的“插图的编号和交叉引用题注”应用能力练习部分，将介绍完成这个任务的具体方法。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,10,(四) 如何为长文档编制目录和索引目录和索引也是长文档的重要组成部分，利用Word的相应功能可以快速高效地制作它们。在后面的“目录和索引的制作”应用能力练习部分，将介绍完成这个任务的具体
5、方法。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,11,二、基本应用能力练习,本部分的基本应用能力练习是和上面的学习目标对应的。完成一个练习就获得了相应的解决问题的能力，把全部练习完成之后，综合运用于长文档的制作过程中，就可以切实体会到工作效率的明显提高。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,12,(一) 合理的工作观念,在进入具体练习之前，我们先来讨论一下长文档制作的工作观念。经过实践证明，一个不错的做法是：先建立好文档的纲目结构，然后再进行具体内容的填充。也许你一直就是使用这个正确的办法，但是也许你习惯想到那里写到那里。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,13,如果属于的第二
6、种情况，那么为了效率和文档质量的提高，请尝试改变一下工作方式。若当发现先建立好合理的文档框架，不仅有利于指导自己快速地完成实际内容的写作，而且也方便了阅读者的理解时，相信你会接受这个合理的工作观念。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,14,(二) 在大纲视图中工作,在大纲视图中建立纲目结构 当我们完成对一篇文档的构思后，根据上面提出的工作观念，最好先把该文档的纲目框架建立好。下面我们将通过制作一份名为“校园科技节活动计划”的文档，学习在大纲视图中建立文档纲目结构的基本方法。 （先打开事例文档看一下）,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,15,1. 启动Word2003，新建一个空
7、白文档，然后单击Word窗口左下方的“大纲视图”按钮(图 1)，切换到大纲视图。 图,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,16,2. 切换到大纲视图后，可以看到窗口上方出现了“大纲”工具栏(图 2)，该工具栏适专门为我们建立和调整文档纲目结构设计的，大家在后面的使用中将体会到非常的方便。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,17,图2,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,18,3. 接下来我们先把一级标题输入，可以看到输入的标题段落被Word自动赋予“标题1”样式(图 3)，Word为什么会这样做呢？原因在于，这节省了我们用常规方法处理文档时手动设置标题样式的时间。假设我们文
8、档很长，标题段落很多的时候，就很容易体会到Word这个自动化的好处了。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,19,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,20,4. 接下来我们把文档的二级标题输入，将插入点定位于“参加对象”段落末尾，按下回车后得到新的一段，如果直接输入你会发现Word仍然把它当成一级标题，用什么方法告诉Word现在输入的是二级标题呢？方法一是按下键盘“Tab”键方法二是单击“大纲”工具栏的“降级”按钮(图 4)。执行其中任何一个操作后可以看到段落控制符(就是段落前面的小矩形)向右移动一格，表示该标题段落降了一级(图 5)。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,2
9、1,图图,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,22,5. 接着输入“参加对象”的下属二级标题段落“数学系”，回车后Word默认新得到的一段为“二级标题”段落，因此我们可以直接输入“物理系”，用同样的方法输入下面的其它系。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,23,6. 进行到这里，相信大家可以用相同的方法输入“活动宗旨”、“活动时间安排”等一级标题段落的下属段落了。请大家参照提供的最终效果文件，把剩余的二级标题段落输入。当然，你会发现Word也自动为二级标题段落赋予“标题2”样式。在实际工作中，你也许有更多的标题等级，后面标题等级的处理以此类推，Word内置了“标题1”到“标题9”
10、9个标题样式，可以处理大纲中出现的一级标题到九级标题，应该够用了。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,24,7. 当你把所有的二级标题输入完成后，可以发现凡是含有下属标题的一级标题段落前面的段落控制符有原来的小矩形变成十字形(图 6)。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,25,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,26,8. 为什么把这些符号成为段落控制符呢？现在用鼠标指针单击一下“参加对象”前面的段落控制符，可以发现该段落以及它的下属段落被选中；双击“活动主体内容”前面的段落控制符，可以看到它的下属段落被折叠(图 7)，再双击一下又可将其展开。可见这个小小的符号，在我们需
11、要进行相关的操作控制时，为我们带来了不少方便。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,27,图,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,28,9. 前面提到的“折叠”的一个用途为，将所有含有下属标题的一级标题段落折叠，我们更容易观看整个文档的一级标题纲要。当然，更方便的方法是使用“大纲”工具栏上的“显示级别”命令，比如我们想看看文档的一级标题，则单击“显示级别”下拉按钮，在弹出的列表中选择“显示级别1”即可(图 8)。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,29,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,30,在大纲视图中调整纲目结构,上面的学习过程我们了解了在大纲视图中从头建立文档
12、纲目框架的基本方法。通常，一篇文档的纲要建立后，可能还会调整修改几次才能达到满意的效果。下面我们就来介绍一下在大纲视图中调整修改文档纲目框架的方法。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,31,1. 还是在上面的案例文件中，假设我们想把“活动宗旨”及其下属段落移动到“参加对象”段落之前。为了让“活动宗旨”及其下属段落能够被整体移动，于是先双击一下它前面的段落控制符，把它折叠起来。同时，也把“参加对象”段落折叠，这样可以直接把“活动宗旨”整体段落移动到“参加对象”一级标题之前。 2. 把它们都折叠好后，单击“大纲”工具栏的“上移”按钮(图 9)，即可完成移动(图 10)。,2018/10/9
13、,徐州师范大学管理学院,32,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,33,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,34,3. 通过这个操作大家可以体会一下折叠的好处，同时类似的移动操作，都可以仿照进行。 4. 下面来练习更改级别的操作。基本方法为：先选中需要更改级别的段落，然后通过“大纲”工具栏的按钮操作。 5. 假设我们想把“校园科技节活动计划”段落的级别改为“正文文本”，以便让它作为文档名称，这样在后面的多级标题编号时，它就不会被编号。先选中“校园科技节活动计划”段落，然后单击“大纲”工具栏上的“降为正文文本”按钮即可(图 11)。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,35,2
14、018/10/9,徐州师范大学管理学院,36,6. 其它类似的标题的升或降可以仿照操作。 到这里为此，我们初步学习了在大纲视图中建立和调整文档纲目框架的基本方法，练习了各种常见的操作。这部分内容的特点是，只要了解了基本操作原理，其它类似的操作均可仿照进行。当文档的纲目框架建立和修改好后，我们就可以切换到普通或页面视图进行具体内容的填写工作了。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,37,下面我们进行多级标题编号我们在样式课程的最后进行过相关练习，这里还想提醒大家的是，当在大纲视图中建立好文档的纲目框架后，由于Word自动把标题样式套用于相应的标题段落中，所以已经可以直接为文档的标题编号了，
15、下面我们介绍一下具体的操作方法。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,38,(三) 多级标题编号,假设我们的多级标题编号的目标效果为下图(图 12),2018/10/9,徐州师范大学管理学院,39,1. 还是在上面的案例文档中，选择菜单“格式项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，选择“多级编号”选项卡，选中第二行第二种编号方案然后单击“自定义”按钮，打开“自定义多级符号列表”对话框。 2. 选中“级别”列表框内的“1”，然后选择编号样式为“一、二、三”，在编号格式框内“一”字符之前输入“第”，之后输入“部分.”(图 13)。上面的设置表示文档中一级标题段落按“第X部分”格式
16、编号。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,40,图,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,41,3. 接着选中级别列表框内的“2”，按下图设置文档中二级标题段落的标号格式(图 14)。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,42,4. 设置完成后单击“确定”按钮，返回文档编辑窗口，可以看到文档已经根据我们的自定义格式对标题进行编号，实际外观效果和前面的目标外观效果是一致的。 5. 编号完成后，就可以切换到“页面视图”，进行文档正文内容的填充工作了。 通过这个编号练习，相信大家能够体会到使用Word的编号功能的高效和快捷。由于自定义的操作也比较方便，因此我们可以轻松地制作符合自己
17、个性的编号外观，从而高效地完成工作。值得一提的是，当制作的长文档是页数过百的产品手册、文化出版物等时，就更能体会Word编号功能的高效率了。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,43,(四) 插图的编号和交叉引用题注,文档的纲目框架和多级标题编号都完成后，就进入了正文内容的填充工作。在这个过程中，为了让文档更具表达力，我们可能需要插入很多图片，比如你正在阅读的本文，下面为了大家更容易理解和操作，就插入了很多图片。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,44,插入图片之后，随之而来的工作就是为插图编号，用Word的术语讲，针对图片、表格、公式一类的对象，为它们建立的带有编号的说明段落，
18、即称为“题注”。你在本文中看到的每幅图片下方的“图1、图2”等文字就称为题注，通俗的说法就是插图的编号。 为插图编号后，还要在正文中设置引用说明，比如本文中用括号括起来的“(图1)、(图2)”等文字，就是插图的引用说明。很显然，引用说明文字和图片是相互对应的，我们称这一引用关系为“交叉引用”。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,45,明白概念以后，下面我们将学习如何让Word自动为插图编号，以及使用Word的“交叉引用”功能，在文档正文中为插图设置引用的说明文字，即“交叉引用题注”。 在进行具体的练习之前，大家要准备一篇长文档，以及数幅图片，然后跟随下面的操作步骤一同练习，这样可以获得
19、较好的学习效果。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,46,1. 在Word2003中打开你准备的长文档，插入点定位于第一张图片的插入位置，选择菜单“插入图片来自文件”命令，找到图片的存放位置，把第1张图片插入文档。 2. 选中这张图片，再单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“题注”命令，打开“题注”对话框。假设我们需要的编号格式为“图1、图2”等，于是单击“新建标签”按钮，在弹出的“新建标签”对话框中输入“图”，注意不要输入任何数字，实际编号的数字Word会自动处理的。输入完成后单击“确定”返回“题注”对话框(图 15)。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,47,2018/10/9
20、,徐州师范大学管理学院,48,3. 由于我们希望每次插入图片后Word能够自动为插图编号，所以单击“自动插入题注”按钮，在打开的对话框中进行设置。 4. 打开“自动插入题注”对话框，在插入时添加题注列表框中勾选“Microsoft Word图片”复选框，然后选择使用标签为“图”，默认的编号输入为“1、2、3”，如果你要更改编号数字，可以单击“编号”按钮，在弹出的对话框中进行设置。设置完成，单击“确定”后返回Word编辑窗口。以后插入图片时，Word就会自动为它们添加编号了(图 16)。同样的，如果文档中的表格、公式需要自动编号，这这里勾选对应复选框即可。,2018/10/9,徐州师范大学管理学
21、院,49,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,50,5. 为了便于测试，先把插入的第1张图片删去，然后再把它插入进来，可以看到Word自动在它下方添加了题注“图1”。 6. 接下来把光标定位到第2张图片的插入位置，插入第2张图片，也可以看到Word自动在它下方添加了题注“图2”。 7. 把准备好的其余图片都插入文档中，下面我们将练习使用Word“交叉引用”功能为插图设置引用说明。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,51,8. 在正文中需要添加插图1引用说明的位置输入“()”，然后将光标定位于其中，选择菜单命令“插入引用交叉引用”命令，打开“交叉引用”对话框，在“引用类型”下拉列表
22、内选择“图”，在“引用内容”下拉列表内选择“只有标签和编号”，然后在“引用哪一个题注”列表框内选中“图1”，单击“确定”后(图 17)，就设置好了图1的引用说明。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,52,图,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,53,9. 这时“交叉引用”对话框并没关闭，我们可以把插入点定位于需要添加图2的引用说明的位置，然后选中“引用哪一个题注”列表框内的“图2”，单击“插入”按钮即可为图2添加引用说明。 10. 用同样的方法为其它插图在正文中添加引用说明。 11. 文档中所有插图的引用说明添加完成后，我们来测试一下使用Word“交叉引用”功能的好处。,2018
23、/10/9,徐州师范大学管理学院,54,12. 先故意删除文档中间的某幅图片，包括它的题注以及引用说明。如果我们先前是用常规方法手动为插图输入题注和引用说明，那么现在被删除的这幅图片后面的所有插图的题注和引用说明的编号就都不对了，需要重新手动修改。 13. 不过由于前面我们是使用的是Word自动添加题注以及“交叉引用”功能为插图添加的引用说明，所以现在就只需全选中文档，按下键盘“F9”，Word就可以自动更新域，让后面的题注和引用说明中的序号自动更新为正确状态。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,55,如果你对Word域概念比较了解，那么可以很自然地理解Word这个聪明的功能。前面说过
24、Word的域可以理解为一种变量，它会聪明地根据实际情况的改变而变化。域是Word的精髓之一，它有着广泛的应用，比如后面将介绍的目录、索引等，它们的本质都是域。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,56,(五) 目录和索引的制作,通常，长文档的正文内容完成之后，我们还需要制作目录和索引。 所谓“目录”，就是文档中各级标题的列表，它通常位于文章扉页之后。目录的作用在于，方便阅读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的内容，同时比较容易了解文章的纲目结构。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,57,所谓“索引”，就是以关键词为检索对象的列表，它通常位于文章封底页之前。索引的作用在于，阅读者可以根
25、据相应的关键词，比如人名、地名、概念、术语等，快速定位到正文的相关位置，获得这些关键词的更详细的信息。在我们使用过的中学数理化课本中，最后通常都有索引，列出了重要的概念、定义、定理等，方便我们快速查找这些关键词详细信息。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,58,很显然，如果手动为长文档制作目录或索引，工作量都是相当大的。而且弊端很多，比如当我们对文档的标题内容更改候，又得再次更改目录或索引。所以学习一下Word的“目录和索引”功能，掌握自动生成目录和索引的方法，是提高长文档制作效率的有效途径之一。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,59,目录的制作,使用Word2003为文档创
26、建目录，最好的方法是根据标题样式。具体地说，就是先为文档的各级标题指定恰当的标题样式，然后Word就会识别相应的标题样式，从而完成目录的制作。通过前面“在大纲视图中工作”部分的学习，我们已经知道，在大纲视图中创建好文档的纲目框架时，Word自动为各级标题赋予了样式。在这种情况下，我们完成正文的输入后，就可以直接制作文档目录了。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,60,下面的练习我们将提供一个名为“思科乐器销售概要(原始文件)”的原始案例文档。1. 打开“思科乐器销售概要(原始文件)”案例文档，由于各级标题运用了恰当的标题样式，所以可以直接进入创建目录的步骤了。,2018/10/9,徐州
27、师范大学管理学院,61,2. 文档目录通常位于文档名称之后，于是将插入点定位于“思科销售概要”下一段，按下键盘“Ctrl+Enter”插入了一个分页符，然后在“思科销售概要”下方适当位置输入“目录”，设置为“居中对齐”。 3. 将插入点放在“目录”下方恰当位置，选择菜单“插入引用索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，选择“目录”选项卡(图 18)。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,62,图,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,63,4. 在这里我们将设置与创建目录相关的内容。比如可以单击“格式”框的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择Word预设置的若干种目录格式，通过预览区
28、可以查看相关格式的生成效果，这里我们选择“正式”(图 19)。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,64,图,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,65,5. 单击“显示级别”框的选择按钮，可以设置生成目录的标题级数，Word默认使用三级标题生成目录，这也是通常情况，如果你需要调整，在此设置即可。这里我们操持默认。 6. 单击“制表前导符”框的下拉箭头，可以在弹出的列表种选择一种选项，设置目录内容与页号之间的连接符号格式，这里默认的格式为点线。 7. 完成与目录格式相关的选项设置之后，单击“确定”按钮，Word即可自动生成目录(图 20)。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,
29、66,图,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,67,8. 目录生成后，也许外观并不符合我们的要求，在这种情况下，我们可以方便地根据自己的要求进行更改。 9. 假设我们想把目录中一级标题文字改为“蓝色”，则进行如下操作：用和前面相同的方法进入“索引和目录”对话框，并选择“目录”选项卡，单击“修改”按钮。如果你的“修改”按钮是灰色的，则单击“格式”框的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择“来自模板”选项(图 21)。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,68,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,69,10. 打开“样式”对话框，由于我们要对目录中一级标题文字进行修改，故选中样式列表框
30、中的“目录1”，然后单击“修改”按钮(图 22)，打开“修改样式”对话框。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,70,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,71,11. 单击“修改样式”对话框中的“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“字体”命令(图 23)，显示“字体”对话框。通过改对话框把字体颜色改为蓝色即可，然后依次单击确定，最后会弹出是否替换所选目录的询问，单击“是”后(图 24)，目录中一级标题根据我们的修改变为蓝色。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,72,图,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,73,图,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,74,12. 如
31、果有其它的修改要求，可以参照上面的操作方法进行。最后，值得注意的是，如果当目录制作完成后又对文档进行了修改，不管是修改了标题或正文内容，为了保证目录的绝对正确，请对目录进行更新。操作方法为：将鼠标移至目录区域单击右键，在弹出的菜单中选择“更新域”命令，打开“更新目录”对话框，选择“更新整个目录”单选框，然后单击“确定”即可更新目录(图 25)。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,75,图,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,76,索引的制作,上面的练习中我们介绍了目录的创建、修改与更新，基本包括了目录制作的常见任务，接下来我们来进行索引的制作。 索引的制作主要包含两个步骤：一是对
32、需要创建索引的关键词进行标记，用Word术语讲就是标记索引项，这个步骤我们将告诉Word，我们希望哪些关键词参与索引的创建；二是调出“索引和目录”对话框，通过相应的命令创建索引。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,77,1. 还是在上面的案例文档中，进行下面的练习之前建议保存一下。 2. 下面假设以人名或公司名为关键词创建索引。 3. 下面进行标记索引项。在文档“二、公司”部分找到第一次出现“Ralph Weems”的位置，并选中它，然后打开“索引和目录”对话框，并选择“索引”选项卡。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,78,4. 单击“标记索引项”按钮，打开“标记索引项”对话
33、框，可以看到“主索引项”框内自动显示了索引标记内容，这里为“Ralph Weems”，然后单击“标记”按钮(图 26)，可以完成对第一个关键词“Ralph Weems”的标记。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,79,图26,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,80,5. 完成第一个关键词的标记后，可以看到“标记索引项”对话框并未关闭，因为它在等待着我们标记第二个索引项。于是我们在对话框外区域单击鼠标，进入页面编辑状态，我们选中位于“(一) 公司所有权”部分的第二个关键词“Weems家族”，然后单击“标记索引项”对话框，将其激活后，单击“标记”按钮，即可完成第二各关键词“Weem
34、s家族”的标记。 6. 作为练习，请大家把后面的人名或公司名用同样的方法作为关键词标记。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,81,7.创建索引完成对于索引项的标注后再其基础上可以创建索引。创建索引的操作如下：（1）光标定位于文档中插入索引的位置，一般位于文档的末尾处。（2）选择“插入”菜单中的“引用”命令，在弹出的子菜单中选择“索引和目录”命令，弹出“索引和目录”对话框，在其中选择“索引”选项卡（如图27所示）。（3）在其中的“类型”单选区中选择“缩进式”或“接排式”，选择“缩进式”则次索引项会列在主索引项的下方并缩进一段距离，而使用“接排式”则次索引项和主索引项列于同一行中。,201
35、8/10/9,徐州师范大学管理学院,82,图27,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,83,（4）在“栏数”文本框中选择索引中的分栏数目。（5）在“语言”下拉框中选择索引使用的语言，如果选择了“中文”则可以在“排序依据”下拉框中选择索引的排序是按照拼音或笔画。（6）如果选中了“页码右对齐”复选框则索引中的页码会采用右对齐方式。（7）在“制表符前导符”下拉框中选择索引的页码和索引项之间的分隔符。（8）在“格式”下拉框中选择一种索引样式包括：“来自模板”、“古典”、“流行”、“现代”、“项目符号”、“正式”、“简单”等。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,84,（8）若需要修改索引项
36、文字的格式，单击“修改”按钮，则弹出“样式”对话框（如图28所示）。在其中选择需要修改格式的索引级别后单击“修改”按钮，在弹出的“修改样式”对话框中对选择的索引样式进行修改（关于该对话框的使用请参考第一节中的详细介绍）。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,85,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,86,（9）最后在“打印预览”区中观看索引的效果，然后单击“确定”将索引插入到文档中。制作出的索引效果如图29所示。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,87,图29,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,88,思考题,1. 简述制作长文档的纲目结构的作用步骤？ 2.为长文档设置多级标题编号要注意哪些问题？ 3.在文档中让插图自动编号及交叉引用题注有何作用？ 4.详述为长文档编制目录的操作步骤。,2018/10/9,徐州师范大学管理学院,89,本讲结束谢 谢 大家！,
