1、歡迎教育部長官及委員蒞臨指導,99年教育部檔案管理成效訪視 簡 報 99年12月1日,簡 報 大 綱,學校簡介檔案管理計畫與作業資訊化檔案入庫管理與庫房保管設施檔案應用與整體特殊績效未來努力方向,學 校 簡 介,兩校區營運,台東校區校地：4.99公頃樓地板面積：70,229.31m2知本校區校地：59.17公頃樓地板面積：38,160.23m2,系所、教師員工人數,大學部：師範學院-教育系、社教系、體育系、幼教系、特教系。理工學院-資管系、資工系、數學系、應用科學系、生命科 系。人文學院-英美系、華語系、音樂系、美術產業學系、身 心整合與休閒產業學系。各學系暨獨立所碩士班、博士班等15班。進修
2、推廣部學生939人，全校學生數共4,726人。教師：171人，職員：45人，臨時人員：78人。,知本校區現況全區配置圖,師範學院預定地,理工學院預定地,學生活動中心體育館位址,圖資大樓位址,第二學生宿舍預定地,教職員宿舍預定地,知本校區二期工程建設進度,圖書暨資訊大樓,行政大樓,共同教學大樓,大學湖,連貫校園中軸 呼應山脈與水岸,學生活動中心及體育館,環校二路,戶外球場,田徑場,融合自然地景 創造綠色軸線獨特空間序列 山 林 丘 湖 坡,理工學院與師範學院,環一路,環二路,校史展示區,檔案管理計畫與作業資訊化,年度檔管計畫及經費預算,機關首長支持檔案管理工作,校長非常重視學校的檔案管理工作，
3、經常在各項會議宣導公文管理的重要 性；各項檔案管理計畫、改善設備、 公文線上簽核系統規劃會議等，均由 校長親自主持，並由學校統籌款經費 支應。,檔案管理單位與人力,檔案管理業務隸屬總務處文書組限於編制，行政助理兼辦檔案管理,編 制 人 力,檔案管理參訪及標竿學習,機關檔案管理宣導與訓練,99年3月10日辦理公文管理系統檔案管理教育訓練，由校長親自主持。並於每學期辦理教職員工公文管理系統教育訓練2小時。,檔案管理資訊化過程,86年購置公文製作及管理系統(600,000元)93年購置公文系統升級Web版及公文橫式版（805,000元）95年擴充公文管理系統(190,000元）每年與系統廠商簽訂維護
4、合約(98,000元)99年推動公文線上簽核系統，目前正由本校事務組辦理招標中，預計100年7月正式上線。,檔案管理系統作業,公文製作系統與檔案管理系統整合。本校檔案管理系統作業功能完整，符合檔案法相關作業規定，其功能包括點收、立案、編目、保管、檢調、銷毀及著錄等。檔案管理系統96年11月由開發廠商送驗證通過。本校公文製作、管理系統具有資料查詢功能，可供同仁查詢。,資訊系統安全及備援功能,本校公文系統具備安全管理措施與密碼查核功能。公文伺服主機及備援機分置於本校台東校區及知本校區電算中心機房，並由資訊人員定期進行作業系統維護及掃毒。具備不斷電裝置。資料備份於210.240.172.5/iftd
5、c/伺服器上，使用即時備援系統，如公文主機故障，可於20-30分鐘內啟用備用主機。簽訂系統年度維護合約定期進行系統與資料庫整理。,檔案入庫管理與庫房保管設施,檔案分類及保存年限區分表,本校檔案分類及保存年限區分表業經檔案管理局95年5月9日檔徵字第0950009449號函審核通過。國立臺東大學檔案分類及保存年限區分表,歸檔案件妥適分類並建立簡要案名,所有歸檔檔案均依規定給予檔號，並詳實著錄保存年限、附件歸檔情形及編寫頁碼。99年1至10月31日止，計已點收、立案之公文共5,861件。,檔案編目建檔,本校總收發管理系統與web版電子公文製作系統係為93年12月建置(系統內含公文製作、公文管理系統
6、及電子交換傳遞整合子系統等)。檔案管理系統以案卷層級著錄來源，包括案件內容、案卷目次表等功能需求。檔案目錄之著錄內容，依規定呈現檔案案情、形式及來源。,檔案整理,檔案卷夾卷脊，依規定標示註記，案卷內並放置目次表，載明應記事項。各案件於首頁編目次號，案卷內檔案依目次號順序，由小到大排列。檔案櫃內現行檔案依年度、分類號大小，由左至右，由上至下排列。檔案櫃依規定標示。,檔案卷夾,本校於99年購置去酸檔案卷夾、檔案封面，將陸續替換原有原有檔案夾。,檔案保存數量,本校檔案室現有保存紙本檔案計有138,885件，永久保存的有24,181件。年產生檔案： 97年計7,453件 98年計8,269件 99年至
7、10月31日計7,147件,機密檔案維護及清查作業,本校機密檔案(351件)依規定鎖於鐵櫃內。本校密件檔案皆以單獨封套封裝。完成98年至99年13件外機關通知之機密檔案等級變更或註銷，並進行機密檔案降解密事宜。,檔案清理與銷毀作業,92年4月14日以東師院總字第0920001810號函報教育部本校已屆滿保存年限之擬銷毀檔案清冊共28冊計23,177件。檔案管理局審核同意銷毀後將全數移交本校教育研究所研究用。,檔案室庫房,檔案室庫房由金庫改成，於98年3月設置；庫房設有刷卡感應，三面入口設有電動鐵捲門。檔案室位於行政大樓1樓，面積約17.8坪。,檔案室庫房管理,檔案室為磚牆隔間，具有1小時防火時
8、效，並配置消防、安全警報等設備。檔案室設置冷氣空調及除濕設備，並定期記錄室內溫濕度情形。檔案室燈光照明為低紫外線燈管照明。,檔案庫房設施,檔案庫房設施,檔案庫房設施,檔案應用與整體績效,檔案目錄彙送作業,93年1月起依規定彙送檔案及回溯建檔檔案目錄。96年7月起配合檔案局規定，檔案改以按卷彙送。99年7月，目錄按卷彙送計241卷。回溯建檔經系統上傳並檢核成功計91,006件。,辦理檔案蒐集,至99年10月底止計蒐集學校各式紀錄資料計有：近期校務、行政會議、校務基金管理委員會議、校務發展委員會議、經費稽核委員會等紀錄，並公佈於秘書室http:/secretary.nttu.edu.tw網站。 3
9、9學年度至99學年度學生學籍表(教務處)。學生參加競賽成果(學務處)。歷年畢業學生紀念冊數位典藏(44至99年)，並公佈於http:/www.lib.nttu.edu.tw/annivrsary_網站(圖書館)。學校建校40周年、50周年特刊(秘書室)、統計年報等。,機關檔案檢調作業,本校檔案應用申請悉依檔管局機關檔案檢調作業要點規定辦理。現行公文製作系統可供承辦人查詢經手公文之內容、檔號等資料。調案單置於文書組網頁供下載使用。98年度調案計96件，99年度至10月31日止計57件。,檔案應用申請,本校檔案應用相關作業悉依規定辦理。設置檔案閱覽專用空間，備有電腦、文具、使用手冊與範例填寫等，可供現場查詢及應用申請。民眾亦可以通訊方式申請檔案應用。,檔案應用業務特殊績效,辦理老照片展覽於建校40周年，擴大辦理學校歷年活動照片展覽學生畢業紀念冊數位典藏(44至99年)-圖書館。學校活動數位典藏電算中心。,本校歷史照片展覽,未來努力方向,未來努力方向,提昇檔案管理專業知能與技術強化檔案管理立案編目等作業清理、鑑定及修護具有典藏價值之檔案資料妥善規畫改善管理檔案室遵照教育部政策推動公文線上簽核,報告完畢感謝蒞臨指導,
