1、 1 中国科学院 苏州生物医学工程技术研究所 经济活动 内部控制规范 第一章 总 则 第一条 为了推动 本所 建立健全内部控制制度，提高风险防范能力和 经济活动管理 水平，依据中华人民共和国会计法、 中华人民共和国 预算法和 中国科学院章 程 等规定， 制定本规范。 第二条 内部控制是指由 本所 制定并由全体员工共同实施的、旨在保证 经济活动合法合规、财务信息真实准确、 国有资产安全 完整，提高经济活动效率效果 的一系列控制活动。 第三条 所长 对内部控制的建立健全和有效实施负责。 所 领导班子成员根据职责分工和授权，负责组织主管工作领域内部控制的 建立健全与有效运行。 第四 条 本所 应 完
2、善法人治理结构， 严格遵守不相容岗位相分离、制约和监督的原则， 合理设置部门和岗位，明确权责分工 ， 细 化控制流程 ，建立责任追究机制 。 本所 应 建立 关键岗位定期轮岗 制度并有效实施 ， 关键岗位的设置、人员配备应符合国家和院有关要求。 对涉及技术保密等重要 或关键 岗位，要 实行 离岗限制 ，明确离岗后保密 等 责任 。 本所 应 强化岗位 技能 培训 和诚实守信、勤勉尽责职业操守教育， 提高职业道德素养和专业胜任能力 ； 应 完善激励约束 和责任追究 机制， 落实 考核奖惩制度，促进内部控制的有效执行。 第 五条 本所 建立 和实施内部控制，应当遵循重要性原则、制衡性原则、适应性原
3、则和成本效益原则。 本所 应 对内部控制制度的健全性、合理性和有效性进行定期评估和 持续 改进。充分发挥 财务、审计和 纪检、监察的作用，建立 有效 的信息反馈 机制 。 2 第二章 预算 控制 第六 条 本章所称预算仅指本所 内部细化预算， 科研项目和基建项目经费预算控制执行 本规范中 科研项目控制 和 工程 项目控制 章节的 相关规定。 第七条 预算管理责任 一、 所务会 负责部门预算上报方案的 审批 ， 对 本所 内部年度 细化 预算、重要项目预算以及追加调整预算的 合理性进行 审批。 二、 本所 应 成立 由 所 领导 、职能部门负责人等组成 的 预算管理委员会。 预算管理委员会 负责
4、拟订预算目标和预算政策，审议年度预算草案，协调解决预算 管理 中的问题， 对 预算执行情况 进行考核 监督 。 三、财务部门 牵头组织 预算 管理工作，具体负责预算 汇总编报、 综合平衡， 落实 预算 执行监督、控制、分析等日常管理工作 。 四、 科技、人事、资产等 其他 管理 部门负责业务范围内的预算编制 ，落实预算 执行 计划， 协助 做好预算 管理相关 工作。 第 八 条 预算编制 流程 控制 一、 预算管理委员会 根据 本所 发展战略和工作计划， 综合考虑宏观政策变动、对外竞争能力、内部环境变化等因素，统筹规划 经济资源配置， 制定预算编制政策，明确预算编制具体内容与要求。 二、预算执
5、行部门 根据预算编制要求， 结合部门工作目标与计划 ，编制预算 和执行计划 ，报主管领导审 核 后送交财务部门。 三、财务部门通过与执行部门进行沟通， 复核 上报预算， 汇总 编制本所 财务预算草案，提交预算管理 委员会 审议。 四、预算管理委员会审议财务预算草案，提出预算调整意见。 五、财务部门与有关预算执行部门根据预算管理委员会的调整意见，修订、调整 预算。 六、预算管理委员会对已修订 调整 的预算再次进行审核，确定年度预算方案。 3 七、 本所 内部预算报 所务会 审批后执行 。 第 九 条 所有收支必须全部纳入 预算范围，统一核算和管理。 本所历年结余资金应根据 事业发展的需要纳入 年
6、度 预算安排 使用 。 第十条 本所 应当 建立 预算执行 动态监控 与反馈报告机制 ， 定期 分析 预算执行差异，研究、解决预算执行中存在的问题，提出改进措施。 第十 一 条 收入预算执行控制 一 、收入计划控制。本所 应该制定收入计划，进行收入责任分解，对收入时间与进度进行安排。 二 、收入合同控制。除 财政稳定支持 事业 经费 拨款 收入 外，其他 科研课题收入、技术 转让及 服务性收入、 产品销售收入、 经营收入等， 一般需要签订合同， 确保各项收入应收 尽收 。 三、 收费许可控制。 本所 对行政事业性收入必须按国家规定办理收费许可证，并严格按照批准的收费范围和标准收费。 四、应收款
7、管理与催收。 财务部门 应当按往来 单位 设置应收款台账，及时下达 收款通知，定期进行 对账 。业务部门负责对往来 单位 进行信用管理，并负责款项催收。 本所 应建立并落实清收 制度 和责任追究制度。对已核销的坏账收入应当进行备查登记，做到账销案存。 五、 收入审核与确认。财务部门要将实际收款与收入合同与发票核对，发现不一致的要及时查明原因并采取补救措施，防止收入流失。收到的款项应及时确认 收入 。 六、各项收入应当 由财 务 部门统一收取，其他部门和个人未经批准不得办理收款业务，严禁设立账外账和“小金库”。 第十 二 条 支出预算执行控制 一、 本所 应该按照业务性质和支出金额划分支出控制责
8、任 ，明确审批 权限 和 支出业务流程， 经办、证明、验收 、审批 等相关人 员 应对业务的真实性、合法性负责 。 二、 重要业务支出应当由 本所 领导班子集体决策 ， 应该签订合同，4 并 由二个或二个以上人员共同经办。 应加强会议费、 劳务费、差旅费、外协经费、 设备采购、 材料采购和国际合作交流费等关键支出业务控制。 三、已经列入 年度 预算的 大型 会议及购置 事项 ，在具体执行时应该提交 执行预算，进一步明确细化预算项目， 按照决策权限进行审 批后执行。 四、劳务费 发放 应 符合 劳务费发放标准 和 劳务费预算。 劳务费应由人事薪酬管理部门进行专业 审 核 ， 业务真实性由经办部门
9、和相关人员负责 。 五、 加强对“三公 ” 经费的控制，严格执行经费预算和 开支标准 。 第十 三 条 预算下达后不得随意调整 。 确需调整的， 按照 以下 程序调整。 一、预算执行部门根据预算执行情况及其存在的问题，提出预算调整申请。 二、财务部门根据 本所 资金状况，提出对预算调整申请初步审核意见。 三、预算管理委员会根据预算调整事项的轻重缓急，结合 本所 发展战略 和经济状况，对预算调整申请和财务初审意见进行审核， 提出预算调整方案 。 四、预算调整 方案 经 所务会 批准后 报 上级主管部门审批， 不用上报的直接执行 。 第十 四 条 本所 应该建立健全预算管理的激励约束机制，完善预算
10、考核监督办法。预算管理委员会 要 定期组织预算执行考评， 并根据考核结果，落实奖惩措施。 第三章 合同控制 第十 五 条 本规范 所称合同仅指 本所 在科研生产和管理活动中与相关自然人、法人及其他组织为了设立、变更、终止民事权利义务关系而5 签订的经济合同。经济业务执行期较长、金额较大、关系比较复杂的事项应签订合同。 第十 六 条 合同 管理责任 一、 本所 应 按合同 分类 分别 指定合同归口管理部门，对各类合同实施 集中 规范管理。合同归口管理部门负责制定有关合同管理办法，负责合同 内容完整性审核、合同各 要素审核、合同执行监督和合同纠纷处理，负责就重要合同咨询法律顾问的意见。 二、合同承
11、办部门负责合同洽谈，拟定合同草案，根据授权签订合同，以及负责合同的履行。 三、财务部门参与重要合同经济性条款的审核和执行监督。 四、资产管理部门负责按合同组织、协调资产验收与交付。 五、档案管理部门负责指导合同归口管理部门及时将各类合同分类立卷归档管理。 第十 七 条 本所 应建立合同授权管理制度。重要合同由法定代表人亲自签署，一般合同可授权其他主管领导、部门负责人或者其他人员代为签署。合同授权应该明确授权对象、授权范围和期间。受托人对签署的合同负直接责任， 对受托责任的履行情况向委托人报告，并接受监督。 第十 八 条 签订 政府采购合同按照财政部有关规定执行 ，签订其他合同一般应遵循以下程序
12、。 一、细化合同标的，明确合同数量、质量、技术标准。 二、询价 与意向谈判。询价与谈判人员一般不少于两人， 与合作 单位 存在利害关系的应向 本所 声明，未经批准的必须回避。 重大合同谈判应当成立谈判小组。谈判 过程中的重要事项应当予以记录并归档。 三、草拟合同。国家或行业规范合同文本无法完全表达意见时，双方应通过补充合同加以约定。 四、合同的审核。合同承办部门将合同送各责任部门进行审核，必要时应委托法律顾问进行 咨询 。 合同 修改 意见较多的， 应提 请有关部门6 进行会 审。 五、合同审批。根据 本所 的决策权限，法定代表人或其授权委托人在各自的范围内审批 ，不得越权审批 。受托人参与谈
13、判的，要提交委托人或者其上级管理人员审批。属于 所务会 决策范围的，应以 所务会 记录为 审批 依据。 六、合同签章。各相关责任人按照合同签批权限签署合同， 印章管理 部门 以签批意见为依据 加盖 本所 合同专用章或公章 ， 并 对签章情况 进行登记。 第 十九 条 合同、补充 合同 及其附件、 与合同相关的 公文信函、合同方身份资料、合同审批资料等，应该统一编号归档。 第二十条 重要合同应由合同双方当事人当面签署；需 本所 先行签署的合同，应当在合同上加盖骑缝章。 第二十 一 条 合同 承办 管理 部门要加强对合同履行情况的监控，应根据合同编号建立合同台账 ,记录 业务进展情况和收付款情况。
14、 第二十 二 条 合同变更或解除 应 经双 方协商 一致 ，不能达成一致意见时，应申请仲裁或法院裁决。合同变更与解除的审核程序与合同 订立审核程序相同。 第二十 三 条 合同执行过程中出现违约和纠纷时，合同承办部门应该及时与合同归口管理部门协商处理办法，并向 所 领导报告。必要时应该咨询律师的意见。 第二十 四 条 合同承办部门对合同内容的实现情况应进行验收，必要时应该组织相关管理部门和专家对合同进行验收，验收意见作为财务结算依据。 第二十 五 条 合同归口管理部门应定期对各部门履行合同管理责任的情况进行检 查，发现问题应及时向主管领导报告，并采取合法有效措施予以 纠正 。 对 违反规定的程序
15、和要求 ，对合同管理事项造成 损失 的 ,应追究相关当事人 的 责任。 7 第四章 工程项 目 控制 第二十 六 条 工程项目是指 本所 为了满足科研管理需要，按照国家规定的管理程序 ， 利用各种资金委托施工方建造工程的一系列活动，包括基建工程项目和 纳入基建 程序 管理的 维修改造项目。 第二十 七 条 工程项目管理责任 为了加强工程项目管理和监督， 本所 应分别 成立 由 基建 分管领导 、工程技术、 项目 用户代表 、 基建管 理 和 财务 管理 等相关人员组成 的 工程项目管理小组， 由 纪委书记、 纪检、监察、审计人员 和职工代表 等 人员组成 的 工程项目监督小组。 相关 责任 分
16、工如下： 一、 工程项目管理由 本所 法定代表人负领导责任，工程项目分管领导负直接 责任。 工程项目管理小组负责 协助 本所 领导对 工程项目管理 进行综合 协调。 二、 基建管理部门为工程项目归口管理部门，负责 工程 项目可行性研究、立项申报、 工程 项目组织和 实施 过程管理工作。负责年度投资计划 、预算的编制与执行 ，组织工程 项目 验收与资产交付。 三 、财务部门负责资金筹措与资金使用控制，以及申请用款计划 ，负责工程项目 成本核算与 财务决算。 四 、 工程 项目使用部门负责提出 工程 项目功能需求，协助 工程 项目设计，参与 工程 项目监督与验收。 负责依据工程进度，编制年度预算和
17、用款计划，按计划 执行 预算。 五 、 工程项目监督小组 负责对 工程 项 目决策、执行、验收等全过程进行监督，负责组织项目结算审计与项目竣工财务审计。 六 、资产管理部门负责按照固定资产管理规定，组织对基建交付资产进行验收、登记和使用管理等。 七 、档案管理部门负责指导 基建管理部门 及时将工程项目的各类资料分类、立卷归档，并保管档案。 第 二十 八 条 工程项目 立项 程序 控制 8 一、工程项目使用部门提出使用需求。 二、 基建管理部门 对 使用 部门的需求进行汇总审核，根据基本建设规划和 本所 的实际，进行初步论证，提出 工程 项目建议 方案 。 三、工程项目管理小组对 工程 项目建议
18、 方案 进行审核。 四、 所务会 对 工程 项目 进行初步决策。 五、 基建管理部门 编制 可行性研究 报告，经相关部门批准后编制初步设计与概算。 编制工作 可委托中介机构开展。 六、 工程项目管理小组对 可行性研究 报告、初步设计与概算 进 行审核， 报 所务会 批准。 七、 基建管理部门 按照国家、地方有关规定向主管部门进行申报。项目申报中出现变更要按照内部决策程序报告。 第 二十九 条 工程项目投资计划与预算控制 一、工程项目主管部门应该按照批复的项目初步设计与概算以及项目进展情况，如实编制项目投资计划。经 本所 分管领导同意后报上级主管部门。 二、基建管理部门要与工程项目主管部门 和财
19、务 部门 密切配合，按照有关规定共同编制项目预算，细化预算支出。 三、下达的投资计划和预算必须严格执行。计划和预算无法执行时，应及时向批复部门申请调整。 第 三十 条 工程项目 招标 程序 控制 。设计、施工、监理、审计和重要设备等招标 应执行 以下招标程序。 一、 基建管理部门 牵头制定招标文件 ， 明确 标的内容、范围、技术标准、招标程序、招标方式、投标人实力与资质要求 ， 按规定委托招标代理 单位 代理。 二、 工程 项目管理小组 审核招标文件 ， 如有需要可以聘请专家 会同审核。 三、 基建管理部门 按规定发布招标公告。 9 四、 工程 项目管理小组按规定程序 组织资格审查，初步拟定入
20、围 本所 ，报所 领导 批准。公开招标 工程 项目由招标中心进行资格审查并确定入围 单位 。 五、 工程 项目监督小组 参与 委托造价咨询公司进行标底制作或者 标价测算。 六、 本所 应 委派 基建管理部门 和 工程项目监督小组 代表参与 公开招标工程项目的 评标监督。非公开招标 工程 项目由 工程 项目管理小组负责组织招投标工作，由 工程 项目监督小组负责监督。 七、 工程 项目管理小组与中标候选 单位 依次进行 合同洽谈，报 所务会 批准后 签订工程项目合同。 第三十 一 条 工程项目变更 程序 控制 。 工程 项目变更管理实行分级控制，对 工程 质量和造价影响较小 的一般性变更由主管领导
21、决策，重大变更报 所务会 决策。 重大 工程 项目变更必须执行下列程序： 一、施工 单位 、使用部门和 基建管理部门 等 部门 提出变更申请。 二、监理 单位 分析 变更对质量、工期、 造价的 影响 ，并提出 处理建议。必要时应征求 造价咨询公司和 项目 设计 单位 的意见。 三、 工程 项目管理 小组 和 工程项目 监督小组对变更事项进行研究，提出处理意见。 四 、主管领导和 所务会 根据决策权限进行决策，必要时应召开决策听证会，征求有关方面的意见。 第三十 二 条 工程价款支付 程序 控制 一、施工 单位 按合同规定申报工程进度，并提交工程款支付申请。 二、工程监理、 审计和 基建管理部门
22、 对工程 项目 进度进行审核，根据合同条款， 提出 工程 项目 进度款支付 限 额 意见 。 基建管理部门 提出付款建议，报主管领导审批。 三、主管领导按照有关管理审批权限进行签批，重大事项应报 所务会 研究讨论。 10 四、财务部门审核原始凭证，并根据合同和 审批 意见付款。 第三十 三 条 工程 项目 后期管理控制 一、造价审计。竣工 结算 资料 必须 经过监理 和 基建管理部门 审核 后 ，由 工程 项目监督小组委托造价咨询公司进行审计。 二、竣工验收。在专业验收的基础上， 基建管理部门 应组织有关专家和使用部门对工程项目进行验收，对验收过 程中发现的问题督促施工单位 进行整改。 三 、
23、 财务决算与审计。 财务决算 前， 基建管理部门 应 对自购 工程物资进行清理， 财务部门 应 对工程往来账款进行清理。 财务决算 完成 后，由 工程 项目监督小组聘请中介机构进行 工程 项目竣工财务 决算 审计。 四 、资产交付。通过验收的工程项目， 基建管理部门 应及时办理资产交付手续。资产管理和使用部门对照资产交付清单逐一核对验收。 交付资产应 及时入账，不得长期形成账外资产。 五 、工程项目的档案归档。对 工程 项目档案进行清理，移交档案管理部门统一归档 。 六、对于已验收的建设项目，及时到地方有关部门办理房地产 权、户籍等手续，并同时登记院房地产管理系统。 第五章 科研项目 控制 第三十 四 条 科研项目管理责任 一、 所长及 科研主管领导对科研项目管理负领导责任。 二、所学术委员会 负责 对重要科研项目的设置 、 变更 等事项 进行审核把关 。 三、科研管理部门是科研项目归口管理部门，负责组织协调项目申请、 执行、 结题验收 等 全过程的监督管理。 四、研究室（中心）负责对本室（中心）的科研项目进行统筹协调，进行技术支持与业务把关。
