1、“五水共治”档案规范金华市档案局 朱雪民,培训内容,一、解读文件二、治水项目档案规范化,一、文件解读,为规范治水档案，2014年4月，市治水办、市档案局联合下发了关于做好“五水共治”档案工作的通知，即8号文件。文件包括正文和附件二部分。 正文部分主要内容为： 1、加强治水档案工作的组织领导，包括：各治水参与单位构建档案管理网络；档案部门成立治水档案工作领导小组、组建治水档案工作协作组。 2、明确各单位职责任务 治水办职责：1、负责收集、整理管理类文件（收集范围、保管期限参照“五水共治”文件材料归档范围和保管期限表；2、负责对下级治水办、辖区内或所联系的治水项目档案工作指导；3、按档案管理规范化
2、的要求，做好档案数字化、登记备份及档案移交工作。,2、明确各单位职责任务,项目责任单位职责： 包括建设单位（乡镇街道为治水项目的业主）、使用维护单位、勘探单位、设计单位、施工单位、监理单位等。各自负责项目承担部分文件材料的收集、整理、归档工作。 当中建设单位负责对其他责任单位业务指导、监管的职责；负责开工前各阶段和竣工阶段形成的文件材料的收集、整理工作；负责对项目全部档案的汇总、编号工作。*重点建设项目须按要求开展档案登记备份和组织档案专项验收。注意：相关职能部门、乡镇街道都设置了治水机构，治水机构形成的管理性文件归入本单位的文书档案，项目建设过程中形成的文件材料应归入项目档案。,3、技术要求
3、,主要标准： 治水办：主要形成管理性文件和影像材料为主，采取文书档案、特种载体档案管理方法，主要参照标准“五水共治”文件材料归档范围和保管期限表归档文件整理规则。 项目责任单位：主要形成项目文件材料，采取项目档案管理方法，主要参照科技档案案卷构成的一般要求（2008版）、国家重大建设项目文件材料归档要求与档案整理规范辅助标准：照片档案管理规范、会计档案案卷格式字迹材料耐久性问题。,4、治水档案的归属,市、县治水机构形成的文件按年度进行整理归档，治水机构撤销后向当地档案馆整体移交； 相关职能部门、乡镇街道治水办形成的治水管理性文件按年度以专（盒）、案卷系列形式或专类列入当年度文书档案整理，按文书
4、档案移交规定向当地档案馆移交； 治水项目文件材料以项目为单位进行整理，勘探、设计、施工、监理等单位保存各自履行职责过程中形成的档案，按协议要求向建设单位移交2套以上经整理的职责范围内的项目档案；项目建设单位负责对各单位移交档案的汇总、编号，其中1套向本单位档案室移交或向项目使用单位移交，城市规划区范围内项目向城建档案馆移交1套（可以不整理），农村治水项目向乡镇档案室移交1套。,5、乡镇街道治水档案管理模式,根据金治水办（2014）8号文件要求，一个乡镇街道治水办形成的治水管理性文件，采取文书档案的整理方法、归入乡镇街道档案室管理。 由乡镇街道组织实施的项目形成的档案，由乡镇街道负责汇总并归入档
5、案室统一管理。模式如下：1、治水办形成的管理性文件与项目文件分开整理。2、治水办管理性文件归入当年度文书档案或归入新设的“治水类”当中的管理类（治水类分设“管理类”和“项目类）。3、治水项目档案归入“治水类”中的“项目类”。4、考虑到乡镇街道组织实施的治水项目的规模和数量，项目档案案卷编号可以“跨项目编号”。,二种模式,文书档案 会计档案 科技档案 特种载体 档案 治水项目档案 13 14 （专卷或专卷系列） 文书档案 会计档案 科技档案 特种载体 治水档案 管理类 项目类项目档案案卷排列： 项目1 项目2 项目3 1、2、3、4、 9、10、11、12、13 16、17、18、19。 5、6
6、、7、8 14、15,附件:“五水共治”文件材料归档范围 和保管期限表,从档案业务角度看，表起到确保应归档文件完整的作用。掌握时注意几点：1、表采取详简结合的体例：管理性文件详，项目文件简。因此，项目文件归档范围可以参照国家重大建设项目文件材料归档范围和保管期限表，会计、照片等专业文件材料参照相关的业务规范。2、归档范围除明确应归档文件和不归档文件材料的界限外，还起到指导文件材料的整理排序的作用。3、灵活处理文件材料的保管期限。,二、项目档案规范化,治水工作是以项目形式推进的，因此治水工作会形成大量的项目档案。 项目档案是指经过鉴定、整理并归档的项目文件，是项目建设过程中形成的原始材料，是科技
7、档案的重要组成部分、重要的门类。管好用好项目档案，能发挥其它材料无可替代的作用。它的作用主要有：1、项目维修的条件2、项目再投资的依据性条件、避免浪费3、项目责任追溯最可靠的文本,（一）、农村治污项目基本情况,项目是档案的形成主体农村治污项目种类：清“三河”项目截污纳管项目河道清理、河堤加固项目设施类项目：污水处理厂,（二）、治水项目档案规范化工作内容,一般治水项目：一是项目文件材料的有效性、耐久性。归档文件一般应当原件，因故无原件的，应在复印件上加盖公章。资料员应履行文件有效性、耐久性鉴别的职责。 文件、图纸须签字，盖章必须完备。图物相符，竣工图必须加盖竣工图章，章内各项目签字必须完备。签字
8、必须用碳素墨水等耐久性较好的字迹材料。不得使用复印的白图做竣工图归档。,二是项目文件材料收集的完整性：各项目须参照建设项目文件材料归档范围，结合本项目的实际情况，制定XX项目文件材料归档范围。所谓完整就是归档范围内的文件都必须收集。考虑到项目档案的多头移交，文件收集过程中可以多保存几份（一般要求2份以上）， 用于归档的文件，原则上不能用于施工现场，保持文件整洁。数码照片应无污物、无破损、无划痕、无花点。本单位、直接审批单位形成的管理性文件必须确保原件。为确保文件材料的完整，应把项目档案工作纳入合同管理，建设单位与参建单位签订合同时，应有档案管理方面的专门条款、对工程评价应包括项目档案水平的评价
9、。档案工作应与项目建设同步，实行全员管理、全过程管理、全方位管理。先上车后补票现象,三是整理的系统性：就是对归档文件的有序排列和编号工作。项目文件由文件归档责任单位负责整理，整理内容包括项目文件价值鉴定、分类和组卷。四是项目档案移交的及时性。项目档案实行多头移交，除向项目建设单位（或使用单位）档案室移交一套完整的项目档案以外，城市规划区内的项目，必须向城建档案馆移交。,2.县市级以上重点治水项目：除一般项目的要求以外，主要有二项特别要求：一是档案专项验收；二是列入档案行政管理部门确定的档案登记备份范围的重点项目，实行档案数字化及成果的备份。影响治水档案收集的几个问题1、归档“主体”不明2、文件
10、收集不“同步”3、台帐与档案界限不清,造成的后果：1、文件收集不完整。项目文件产生于项目建设全过程。根据国家关于项目档案工作的有关规定，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。实际情况是工作做得多、档案留得少。收集不及时、不同步是造成文件不完整的重要因素。2、复印件多。不能完全避免，尽可能减少比例。本单位、直接主管部门有意识地留存多份原件。3、出现不耐久字迹材料。档案意识不强。4、文件排列不规范、案卷美观度,（三）、如何确保项目文件材料的完整,项目文件材料的完整是项目档案管理规范化的第一要求和基础。要确保文件材料齐全
11、，主要从以下几个方面人手：1、提高全员档案意识：“积累”意识、“长久保存”意识、“不可再生”意识。2、增强责任心：担当（档案管理网络组成人员的职责分工）、主动（衔接问题）、用心（细心、专心。良心问题）3、制度的制约：制定制度和制度的落实,项目建设单位应通过建立相关的制度，加强对各参建单位指导和监管。重点是“三纳入”、“四同步”制度的落实，把文件材料份数、图纸的套数及质量要求纳入到施工合同。所谓 “三纳入” 是指档案工作纳入到单位工作计划；纳入到领导工作议事日程；纳入到有关人员的经济责任制和岗位责任制中。“四同步”是指下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步；检查工程进度与检查文件材料的形成情况
12、同步；评审鉴定成果与验收、鉴定档案材料的完整、准确、系统情况同步；上报登记和评审奖励以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。,4、明确治水文件材料收集的职责。在各治水参与单位中，必须确定一个主办单位，负责文件的汇总工作。多头收集、统一汇总。建设单位： 前期材料（立项、审批、勘探、设计、招投标、土地征用、拆迁、）、试运行文件、验收材料收集和整理；对全套档案的汇总和编号施工单位：项目竣工文件（施工阶段材料、竣工图）收集整理 监理单位：监理文件材料收集整理在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。,5、档案
13、资料员自身素质的提高，加强工作责任心。熟练掌握归档范围，把好文件质量关。6、文件材料收集的时间节点立项（同步）-开工（半补）-交工（准全补）-试运行-（全补）竣工验收,（四）、建设项目档案特点,建设项目档案具有成套性特点，围绕一个基建项目所形成的档案是独立的整体，在文件材料的收集、整理及档案管理等方面都体现出成套性的特点。1.多单位形成。一套完整的项目档案是由各参建单位分头形成（文件的形成、案卷的形成），最后由建设单位负责汇总、排列、编号。2.分阶段形成。项目建设大致分前期管理（审批、征地拆迁、招投标、勘探、设计）、施工（施工资料、竣工图）、监理、竣工及维护等阶段。每个阶段都会形成文件材料（对
14、照归档范围）,3.整理多套性。根据现有国家的有关规定和实际需要，一般要求整理多套。以满足多头移交的需要。建设单位1套；城建档案馆1套（城市规划区范围内的建筑物、构筑物）；列入当地档案局确定的重点建设项目档案移交目录的项目，应向当地国家综合档案馆移交1套。 这几套应由建设单位汇总后向有关部门移交。,（五）、项目档案整理中的注意事项,1.整理前要根据归档范围把归档文件收集齐全，开展文件材料补救性收集是必要的。材料完整是整理工作的前提。（数量要求）2.归档文件要符合质量要求，签字完备、字迹耐久。补救工作。（质量要求）。3.文件排列要符合规律性的要求，即有序排列（可以参照归档范围的条目排列次序）；处理
15、好总与分、综合与分项、时间的先与后的关系。保持文件之间的有机联系时间、问题、阶段、文种等。4.预立卷和预编号。项目档案编号要与建设单位、城建档案馆编号衔接。,项目档案整理基本环节,1、组卷： 阶段、专业、时间、问题、名称2、卷内文件排列3、编号(页号或件号）编通号、件内编号4、填写卷内目录、备考表5、装订(整卷装订、按件装订、不装订） 使用科技档案盒+软卷皮6、卷面或盒面编目：档号（全宗号、分类号、项目号、案卷号）、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级7、编制案卷目录,（六）、关于照片档案管理,收集范围：事前、事中、事后照片；领导视察；重要会议、重大活动；各类媒体宣传报道过程中形成的照
16、片；工程项目建设过程中形成的照片（隐蔽工程、事故处理）。照片的鉴定:主题不清、构图重复、图像不清、没有文字说明且无法考证的照片一般不归档。照片的整理：分类方法：年度-问题；问题-年度编号方法：全宗号-类别号-案卷号（册号）-张号照片档案的装具：照片册、光盘册、特殊装具（大幅面照片）,七、重点项目档案的登记与备份,根据浙江省重点建设项目档案登记备份办法的要求，我省从2010年开始实施重点建设项目档案的登记备份。档案登记是档案行政管理部门对重点建设项目档案工作采取的一种监管行为，要求各项目在规定的时间内填写重点建设项目档案管理登记表。登记时间为：项目开工后6个月；项目竣工验收前一个月；跨年度项目每
17、年年底。 项目列入档案行政管理部门制定的重点建设项目档案登记备份项目名单的，由项目建设单位负责对项目档案数字化后，进行数字化成果的备份。备份时间为项目竣工验收后3个月内。,八、重点项目档案专项验收,档案专项验收是国家规定的一项制度，验收的目的是考量项目档案规范化的程度，确保归档文件完整、准确、系统、安全。金华市2012年10月出台了金华市市级政府投资重点建设项目档案专项验收办法，义乌、永康、兰溪等地也出台了相关的规范性文件。办法针对的主要是政府投资的重点建设项目。使用财政资金项目（国债项目、财政补贴项目、财政贴息项目等）参照执行。档案专项验收主要内容是项目档案实体的规范化程度，即完整性、准确性
18、、系统性及档案保管条件。,重点项目档案专项验收的条件,重点建设项目档案专项验收是档案部门审批项目（2006年设定为行政许可项目，2014年变更为非许可项目）受理工作由市行政服务中心综合窗口负责。法定审批期限20天，承诺时间7天。重点建设项目档案专项验收的条件： 1.主体工程、辅助工程已按批准的设计文件要求建成； 2.项目经试运行，试运行考核各项指标已达到设计能力；,3.项目档案已按照国家有关规定做好如下工作： (1)从建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到竣工验收的全过程档案已经收集齐全并规范整理； （2）项目档案分类编号方案；各种管理规章制度。 (3)编制案卷目录和工程简介； (4)列
19、入重点建设项目档案登记备份名册的项目档案已经进行数字化加工，建成目录数据库和全文数据库。并按有关规定按时完成向当地国家综合档案馆的项目档案登记备份。 (5)配备了符合档案管理要求的工作间、阅览室和适宜的库房及必要的档案保护设施。,4.申请档案专项验收时，向受理窗口须提以下材料：项目档案验收申请表；要求档案专项验收的报告；项目档案工作总结材料；自查评分表；立项批复；案卷目录。,九、档案安全问题,1.档案实体安全A、档案库房（地面负荷）B、档案保护“八防”（高温、潮湿、光、有害气体、灰尘、害虫、微生物、防盗）C、档案借阅制度、保密制度、库房管理制度、档案员岗位职责。2.档案信息安全档案数字化过程安全、档案信息管理和利用过程的安全（登记备份）,
