1、 文件控制程序 章节号 4.2.3 版次 第 2 版第 0 次修订 第 19 页 共 94 页 1.目的 通过对质量体系运行有关文件的控制，确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。 2.范围 本程序适用于公司所有与质量活动有关的文件控制，包括外来文件和资料。 3.职责 3.1 工程部是文件控制的主管部门，主要负责： a. 指导、监督各部门对文件控制的执行情况； b. 质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。 3.2 总经理工作部负责公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函传真等外来文件和资料的归口管理工作； 3.3 各部门负责分管范围内的文件管理工作； 3.4 项目部负责图
2、纸及工程项目的有关文 件的归口管理工作。 4.控制程序 4.1 受控文件的范围： 4.1.1 用以指导质量体系运行的文件和资料，包括质量手册、程序文件和质量管理作业文件； 4.1.2 用以指导项目具体运作的文件和资料； 4.1.3 外来文件和资料，包括：法律法规、标准、规范等图书资料以及信函、传真等其它外来文件和资料。 4.2 文件和资料的编制与审批 4.2.1 根据质量体系文件中的有关规定，由文件的归口管理部门负责编制文件，并由规定的授权人进行审核和批准： a.手册和程序文件由工程部编制，管理者代表审核，公司总经理批准； b.质量管理作业文件由各归口管理部门编制，部门经理审核，管理者代表批准
3、； c.项目运作性文件由归口管理部门编制，根据各业务活动的有关规定，由相应人员进行审核和批准。 文件控制程序 章节号 4.2.3 版次 第 2 版第 0 次修订 第 20 页 共 94 页 d.外来文件由总经理工作部负责审核、登记，由总经理工作部经理或分管副总经理批准下发。 4.2.2 文件的编写要求，执行 Q/TZH-WI-007质量体系文件编写导则的规定。 4.3 文件的标识与发放 4.3.1 文件的编制部门依据 Q/TZH-WI-006文件编码规定所规定的范围和方法，对文件进行编号。 4.3.2 对质量手册和质量管理作业文件 ，需加唯一性标识以识别，对合同、工程图纸以及其它项目运作性文件
4、，具备授权人签字或盖章后即为有效，日常使用的法律法规等资料，不需加盖受控章。 4.3.3 根据文件的发放范围，由发放部门做好发放登记，填写“文件发放登记表”。公司内部编制的文件，可在文件的原件上加盖发放章，登记发放情况。 4.3.3 各部门资料员负责签收文件，填写“文件接收登记表”。 4.4 文件的更改 4.4.1 文件需要更改时，由更改部门填写“文件更改申请 /通知单”，说明更改的理由和内容，并由原审批人审批，当原审批人因故不能审批时，应向指定的审 批人提供审批所需要的背景资料。 4.4.2 文件的原编制部门负责将审批通过的“文件更改申请 /通知单”发至各部门资料员。 4.4.3 各部门资料
5、员根据“文件和资料更改申请 /通知单”进行更改，在文件的“更改记录”中做好记录。对于局部改动，采用手写更改方式，并在更改处注明更改状态，以字母“ G”加顺序数字表示，如“ G3”代表本文件和资料的第三处更改。如一页中有多处改动或考虑到文件的完美性，可采用换页的方式进行修改。文件经过多次修改或主要内容修改后，应换版发行。 4.4.4 对图样的修改，执行 Q/TZH-WI-010 图纸管理规定。 4.5 文件的保存与回收 4.5.1 对归档文件和资料的保存和管理，执行 Q/TZH-TY-WI-008档案管理办法。 4.5.2 对各部门保存的文件资料，由部门资料员负责妥善保管，防止污损遗失，保存期文
6、件控制程序 章节号 4.2.3 版次 第 2 版第 0 次修订 第 21 页 共 94 页 限为一般为 3 年，超过保存期的，由各部门资料员负责进行销毁并做好记录。 4.5.3 受控文件不得随意复印，需要时，应向其归控管理部门申请，批准后，方可进行复制。 4.5.4 文件换版后，由原发放部门负责将作废版本进行回收，并进行记录，对作废的文件和资料需保留以备参考时，应加盖“作废”章予以标识。 4.6 外来文件的控制 4.6.1 对外来文件，由接收部门负责进行签收、登记和处理，纳入到受控文件的管理范围。 a) 上级机关下发的行政和管理性文件以及房地产开发的法律法规，由总经理工作部负责签收登记，交分管
7、领导签批后贯彻实施； b) 工程施工技术类文件，由工程部负责保存和处理，对建筑施工类的国家、地区和行业标准、工艺、技术规范等，由工程部审核其是否为有效版本，并提供有效版本清单，发放项目部使用。 c) 项目经营运作的有关文件和顾客提供的文件等，由策划营销中心负责处理。 4.6.2 各部门按照分工管理范围，负责主动收集相应的 外来文件（如：最新颁布的法律法规、技术标准、规范、上级政府主管部门的有关政策等），并对文件的落实情况进行相应的跟踪。 4.7 项目部负责工程项目的图纸使用管理，执行 Q/TZH-WI-010图纸管理规定。 4.8 总经理工作部负责公司的档案管理，各部门按分工做好本部门的档案管
8、理工作，执行 Q/TZH-WI-008档案管理办法。 4.9 总经理工作部负责公司的信函管理，做好信函的收发和处理工作，执行Q/TZH-WI-011信函管理办法。 4.10 总经理工作部负责公司的图书资料管理，执行 Q/TZH-WI-009图书资料管理办法。 4.11 工程部负责对各部门的文件控制情况进行日常的监督检查，并结合质量管理体系审核以及整改等工作，进行检查指导。 5.质量记录 5.1 QR05-01 文件发放登记表 文件控制程序 章节号 4.2.3 版次 第 2 版第 0 次修订 第 22 页 共 94 页 5.2 QR05-02 文件接收登记表 5.3 QR05-03 文件借阅登记表 5.4 QR05-04 文件更改申请 /通知单 5.5 QR05-05 受控文件清单 6.支持性文件 6.1 Q/TZH-WI-006文件编码规定 6.2 Q/TZH-WI-007质量体系文件编写导则 6.3 Q/TZH-WI-008档案管理办法 6.4 Q/TZH-WI-009图书资料管理办法 6.5 Q/TZH-WI-010图纸管理规定 6.6 Q/TZH-WI-011信函管理办法 6.7 Q/TZH-WI-012文件受控专用章管理规定
