1、新 OA 常见问题解答 （ FAQ） 发布时间： 2010-10-12 1、 新的 OA系统推行计划怎样，什么时候计划关闭旧的 OA系统？ 2、 门户登陆跟 OA系统有什么关系，登陆时有可能出现哪些问题？ 3、 新系统跟旧系统相比的主要优势在哪些地方？ 4、 如何知道自己属于哪种类型用户，拥有哪些权限？ 5、 个人办公中电子邮箱和文件传阅有哪些区别，如何使用？ 6、 电子邮件和文件传阅对人数和附件大小是否有限制？ 邮箱大小 和 文件传阅是否有个人空间限制？ 7、 系统中为老师提供了除电子邮件和文件传阅功能以外的哪些便捷方式的个人办公途径？ 8、 公告管理是如何使用的？公告发 布错误需要修改该如
2、何操作？ 9、 公文流转过程中导致文件的误操作该如何解决？ 10、 要出差，如何将自己的工作委托给 他 人？ 11、 存在系统使用中的问题该如何获得技术支持？ 12、 对系统提出建议或发现存在的问题该通过什么途径提交？ 问题解答 1、 新的 OA 系统推行计划怎样，什么时候计划关闭旧的 OA 系统？ 答：将依照下表时间点推出相关模块 时间点 推出可使 用模块 备注 10.8-11.15 11.15 11.30 公文管理、公告管理、个人办公 两套系统同时使用并同步发布公告 11 月 15 日开始将关闭旧系统的公告以及个人文件传阅功能 12 月 事务管理模块 1 月 周程管理、讨论区 注意： 旧的
3、 OA 系统将提供相当的时间来提供信息的查询，只是将各模块的发布功能关闭。 2、 门户登陆跟 OA 系统有什么关系，登陆时有可能出现哪些问题？ 答：学校建设数字化校园即对各系统进行了统一身份论证 ，并 提供 了 统一门户， 学校的所有应用系统都是通过这一唯一身份验证登陆的 ，门户的登陆过程常见问题见下面地址 链接页面 ： https:/ 3、 新系统跟旧系统相比的主要优势在哪些地方？ 答：旧系统已经使用 5 年，技术框架已经陈旧，存在一定的限制性，新的系统是在数字化校园建设的规划中建设的 ，是跟数据中心以及其它应用系统数据进行共享的完备系统 ， 技术架构是 基于目前先进的 J2EE 架构，具有
4、灵活的拓展性和平台兼容性 ,系统提供了比旧系统更多更便捷的办公模块 。 4、 如何知道自己属于哪种类型用户，拥有哪些权限？ 答： 目前根据系统的管理模式，我们将学校用户分为三组：管理员用户、校属单位办公室主任 和普通用户。 管理员：拥有最高权限，可以对系统进行配置以及用户权限的管理； 校属各单位办公室 主任 ：拥有公文的拟稿、公告的指定栏目拟稿、送审以及发布权限； 普通教师：公文、公告的查阅，开放资源的浏览，以及个人办公模块的所有功能。 5、 个人办公中电子邮箱和文件传阅有哪些区别？ 答： 个人办公中，电子邮箱是能提供站内 、 站外服务的 以电子邮件的管理模式进行的文件交互模块，对于站内，相当
5、域一个在校内人员之间进行文件传输的功能模块，站外服务是在设置了电子邮箱服务器的基础上，能够相当于电子邮箱管理软件功能，可以提供各供应商电子邮 箱的管理功能，一般我们在该模块中进行比较私密的个人邮件往来，文件传阅提供了一对多的工作文件交流方式，可以进行文件转发，文件回复，并可查看到发送对象的 确认状态以及信息。 6、 电子邮件和文件传阅对人数和附件大小是否有限制？ 邮箱大小和文件传阅是否有个人空间限制？ 答： 电子邮件和文件传阅限制发送对象不能超过 50 人、 附件大小不能超过25M。为每个用户提供的邮箱和文件传阅 空间是 100M，用户应及时清理自己的邮箱和和传阅文件，以免影响使用。 7、 系
6、统中 为老师提供了 除电子邮件和文件传阅功能以外的哪些便捷方式 的个人办公途径 ？ 答： 工作日志 提供可将自己的日志共享给他人 （默认情况是共享给所有人，应通过 设置选择共享对象） ，可用于一个团队的协作和 工作 讨论； 个人日程 提供了个人工作便签，可以设置时间点的事务提醒； 网络存储 相当于一网络硬盘 ，提供给老师的大小是 123M; 个人群组 可以定义个人所需的群组对象，以方便在所有提供对象选择模块时方便使用。 8、 公告管理 中公告分类以及权限 是如何 分配 的？ 公告发布错误需要修改该如何操作？ 答： 公告管理我们也依据旧系统的分类方式，进行了分类，学校公告、部门公告、学院公告，部
7、门公告中我们将信息比较多的 部门单独陈列，如教务公告、研究生处公告、科研公告、人事劳资公告、其它部门公告 。学校公告是由校属单位申请两办审批发布，以学校名誉向指定对象或全校公开的信息，只有两办相关人员有权发布； 学院公告是全校所有学院，代表本学院向指定对象或全校公布的信息 ，由各学院办公室主任发布 ，部门公告是学校各机关部处，代表本部门向指定对象或全校公布的信息 ，由各部门的办公室主任发布 。 有权进行公告发布的人可以在 “ 公告发布 ” 环节取消已发布公告，并可以在取消发布后，在 “ 公告起草 ” 环节对公告进行修改。 9、 公文流转过程中 该注意的问题，当发生 导致文件 的误操作该如何解决
8、？ 答： 在公文管理中，公文的审批 流程是被定义在系统中并对用户来说是透明的，拟稿人是各办公室主任，提交后由本部门负责人审核，之后再由拟稿人将该份文进行格式确认，处理完成自动流入校办处理环节，最终由相关领导审核后会由拟稿人核稿，再发布成学校公文。公文流转该注意的几个要点： 1、 只有需要通过校办审核签发的文才从该入口提交； 2、 但凡要审核的内容应该贴入正文中，只有正文中的内容才可以在流转过程中被修改并保留痕迹； 3、 在拟稿环节添加附件，若在其它环节添加将无法查看附件内容； 一般情况下，公文草稿一旦提交是不能 逆转的，但当出现错误 时 ，我们可以通过查看流程跟踪信息，了解公文目前在哪个环节处
9、理，可以电话通知执行人执行退回操作，或找到流程监控人进行处理。 10、 要出差，如何将自己的工作委托给 他 人？ 答： 可以通过“个人办公”模块中“个人设置”，用“工作委托”来设置自己需要委托的工作和委托时间。 11、 存在系统使用中的问题该如何获得技术 支持 ？ 答： 可以通过电话 和 下载相关 文档 获得技术支持， 电话： 网络报障： 39366372、 39366373 门户登陆 及身份认证： 39366367 OA 系统 网络中心 刘葵 13392633725 正方公司 肖勇军 13760714576 文档下载： 在 OA 系统中提供了下载专区，下载相关文档。 12、 对系统提出建议或发现存在的问题该通过什么途径提交？ 答： 由于新系统的论坛模块还未提交， 老师提交的问题可以通过电子邮件或文件传阅发给网络中心刘葵， 欢迎老师 提出 宝贵意见，我们可以对建议或问题进行分析，作出相应处理。
