1、“档案归档”讲解,1、档案工作的重要性,理论上都要很多说法了,我就从实际工作经历中去理解档案工作的重要性。1、档案应该具有真实性。比如:2009年我校开展教育教学评估工作,在准备阶段学校各系部做了大量的工作,加班加点,费劲又费钱,结果补充了大量的资料,从档案管理的角度看,它的真实性就打折扣。原因是过去的日常档案工作没做好,要查的资料没有。2、档案应该具有传承性。比如:2009年学校70周年校庆工作。成立校史馆,按照史馆大纲,要反映各个时期的重大事件和重要人物,需要查档案资料,结果有些资料就查不到,如:我校第一任校长的任命书、成立时间、开课时间等,到重庆档案馆、南京档案馆、四川省档案馆都没查到,
2、还是通过关系到台湾档案馆查到的,但只是影印件。当然还有些档案查不到,最后只有修改大纲。因此,没有档案就没有传承,就没有历史。因此,学校要发展,就必然有档案,我们现在每做的一件事情都是在记录历史、传承文化,为后人造福啊!,2、档案工作管理模式学校档案室为一级立卷部门,是在主管校长领导下的职能管理部门,是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构,其业务工作接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。,(一)学校档案室的工作职责一、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;二、拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;三、负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各
3、类档案及有关资料;四、编制检索工具,编研、出版档案史料、学校年鉴,开发档案信息资源;五、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;,六、开展档案的开放和利用工作;七、开展学校档案工作人员的业务培训;八、利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;九、开展国内外档案学术研究和交流活动;十、完成学校交办的其他工作。,各系(处)为二级立卷部门,是由本部门一名负责人负责分管档案工作,兼职档案员按工作程序,对本部门档案材料进行收集,工作结束时,按归档要求进行分类、装订、立卷,要求整理汇总后经部门负责人审查合格后移交学校档案室保管,本部门的其他档案材料由部门自行保管,但须提交档案清单,
4、便于学校资源共享。,(三)系(处)级各部门兼职档案工作人员职责1、根据学校规定和案卷类目,结合本部门的实际,做好平时立卷工作;2、负责与本部门有关人员联系,做好档案材料的收集、保管、整理、归档工作,保证档案材料齐全、完整、系统;,3、负责按学校规定编定页号、填写卷内目录、拟订案卷标题,经本部门领导和学校档案室审查后,认真装订、按时移交;4、积极学习档案业务,不断提高工作水平,主动与学校档案室联系、汇报,接受业务指导和监督;5、积极参加学校档案室业务学习和学术活动,做好档案安全和保密工作。,档案管理是统一管理:各系部除了按照归档范围要求移交档案室的档案外,还要保管好自己部门存留的档案。如:教师的
5、业务档案(包括教师任课安排、教案、获奖、进修等);本门会议记录、纪要、工作计划、总结等。需每年提交清单,便于学校资源共享。,(四)学校档案归档管理办法及流程图,学校档案:是指我校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。归档:是指立卷部门整理好案卷,经校档案室检查合格后,填写移交目录,在规定时间内,双方履行签字盖章手续,办理移交,并各执一份存查的过程。,文件材料的归档范围:,一、党群类:主要包括我校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的
6、文件材料。二、行政类:主要包括我校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。,三、学生类:主要包括我校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。四、教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。五、科研类。六、基本建设类。,七、仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在5万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。八、产品生产类:主要包括我校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。,九、出版物类:
7、主要包括我学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物。十、外事类:主要包括我校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;我校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国专家、教师、国际学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、称号等的材料。十一、财会类,十二、声像类:学校重要活动、上级领导来校视察、重要兄弟单位来校参观访问、学校党务、行政、教学、科研、外事等重要工作、重要会议、重大事件和重要纪念活动的照片(包括底片)、录音带、影片及有关文字材料。十三实物类:上级颁发给我校的奖状、奖旗、证书、证章、光荣册,重要纪念品、礼
8、品和科研样品、试制产品等实物。,归档工作流程,一、实行由文件材料形成部门和科研课题组立卷、主管业务部门校档案室统一归档的制度。学校各系、部、处、工会、团委、厂、馆均为立卷部分,分工归口立卷。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理组卷,并编写页号,填写、制作卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限;,二、归档的文件材料应格式统一,质地优良,书绘工整,声像清晰,符合规范和标准的要求。禁用字迹不牢固的书写工具;三、文件材料整理立卷后由立卷人向部门的兼职档案人员移交,兼职档案人员将立卷归档的案卷,经本部门负责人审查签字后,拟制移交清单,向学校档案室移交归档;,四、凡由
9、几个单位合作完成的项目,由主办部门立卷保存一套完整的档案副本,协作单位保存与自己承担任务有关的档案副本;档案正本移交校档案室。五、凡原始资料、各种重要手稿、文件正本一般归档一份,重要的利用频繁的材料可另外复制副本随正本(或手稿)一同归档,供日常借阅,以便保护原件。,归档时间和手续:,一、党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档;二、教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档;,三、科研和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档,基建项目除一些特殊的材料按国家规定时间归档外,均在六个月内归档;四、随时接收上级规定应接收的档案;五、接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式二份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名盖章。,