1、湖南工学院档案材料归档范围和保管期限表一 、党群类DQ11 党务综合 立卷部门：党政办序号 文件材料内容 保管期限 备注上级文件1 上级党政机关和业务主管机关（统称上级机关，下同）或负责人针对本校的有关党的建设的指示、批复、通报、批示、讲话等文件材料永久2 上级机关或负责人调研、检查本校工作形成的文件材料 重要的：永久；一般的：30 年永久或 30 年3 上级机关下发的关于党的建设的方针政策、意见、办法、条例、决定等或会议上形成的重要文件材料永久或 30 年4 上级机关下发的属于临时性、事务性和历史价值不大的一般性的文件、简报、发言和参阅材料10 年同级文件5 代同级机关草拟被采用的文件底稿和
2、正式发文 永久6 同级机关或负责人对本校的决定、通知、批复、批示、通报、批示 永久或 30 年8 同级机关或非隶属机关颁发的非本校主管业务但要执行的条例、规定、通知等10 年9 学校党组织建设、改革、发展等规划、方案及其调研报告、论证材料 永久10 学校党委工作规章制度 30 年本级文件11 本校党委工作规章制度 30 年12 本校党代会材料（1）召开党代会的请示和批复、大会筹备计划、通知、工作报告、议程、决议、记录、总结、发言稿、领导讲话稿、照片、录音录像；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级的批复等永久（2）提案及办理情况；会议简报、
3、会议情况、反映记录、小组会议记录等30 年(3) 参考文件：工作人员名单，工作证， 代表证、列席证及选票式样 10 年13 本校党委会、常委会、党委扩大会、书记院长碰头会、总支书记会、民主生活会、党政联席会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件永久14 以党委名义召开的工作会议材料 永久15 党委工作计划、报告 ( 包括调查报告 ) 、总结 ( 包括经验总结 ) 永久16 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永久17 以学校党字、党办字文号印发的文件 永久或 30 年18 党委向上级有关部门的请示有批复的 永久19 党委向上级有关部门的请示无批复的 10 年20 党和国
4、家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话、报告等文字、声像、实物材料永久21 校党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 永久22 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 永久23 党委工作简报、情况反映、工作信息 永久24 党委大事记 永久25 党群系统启用或停止使用印章的文件和印模及旧印章 永久26 党群系统重要统计材料 永久27 党委保密、秘书工作的有关文件 30 年28 重要的群众来信来访及处理材料 （有领导批示和处理结果的） 30 年29 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 30 年30 党总支、直属支部上报党委的工
5、作计划、总结、重要报告、请示及批复（各上报单位保留自制件）永久或 30 年31 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年32 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年DQ11 党务综合 立卷部门： 各总支、直属支部序号 文 件 材 料 内 容 保管期限 备注1 党总支、直属支部工作规章制度 30 年2 党总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、决定、重要通知、经验介绍、调查材料、会议记录和重要统计表 30 年3 党总支、直属支部党建工作及有关材料 30 年4 党总支、直属支部人员奖励材料、先进典型材料 30 年5 党总支、直属支部其他有关重要事件和活动的记录材料 永久或 30 年6 党总
6、支、直属支部有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年7 党总支、直属支部其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年DQ12 纪检、监察 立卷部门：纪委（办）监察处序号 文 件 材 料 内 容 保管期限 备注1 上级关于纪检、监察工作的文件材料 重要的或针对本校的：永久或 30 年；普发的： 10 年 永久、30 年或 10 年2 纪检、监察工作规章制度 30 年3 纪检、监察工作计划、报告、总结、决定、调查材料及重要统计 永久4 纪检、监察会议记录，年度（届次）工作会议主报告、领导讲话、典型发言材料，在上级会议上交流的经验材料 30 年5 党员处分、复查资料 30 年6 纪检、监察立案调查
7、、处理的材料 30 年7 群众来信来访及处理意见 10 年8 以学校纪检、监察文号印发的文件 永久或 30 年9 有保存价值的实物和声像材料 永久或 30 年10 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年DQ13 组织 立卷部门：组织部、党校序 文 件 材 料 内 容 保管期限 备注号1 上级关于组织工作的文件 重要的或针对本校的：永久或 30 年；普发的： 10 年 永久2 学校组织工作规章制度 30 年3 学校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料及重要统计 永久4 学校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永久5 落实政策的有关材料 30 年6 “七一”会议领导讲话，组织部召开
8、的重要会议记录、纪要、决定等材料 30 年7 上级机关对本校干部任免、奖励、处分的决定、通知 永久8 副处以上干部任免、调动和离休、享受待遇的报告、决定、批复、通知等 永久9 副处级以上干部名册 永久10 处级以上干部年度考评材料 永久11 党总支、支部改选报告、审批材料 30 年12 党总支、直属支部、支部委员名册 30 年13 党员名册 30 年14 吸收新党员、预备党员转正或取消资格，党员退党文件材料 30 年15 发展新党员、预备党员转正的名册 30 年16 党组织关系转移介绍信存根 30 年17 党校工作计划、总结、重要通知、情况统计、调研考察报告 30 年18 参加党校各类培训班学
9、习的名单、计划、获得结业证书的学员名单（按教师、学生分列）19 出席市级以上党代会代表名单、登记表 永久20 以学校组织部文号印发的文件 永久或 30 年21 有保存价值的实物和声像材料 永久或 30 年22 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年DQ14 宣传教育 立卷部门：宣传部（统战部）序号 文 件 材 料 内 容保管期限 备注1 上级关于宣传工作的文件 重要的或针对本校的：永久或 30 年 普发的： 10 年 永久、30 年或10 年2 宣传工作规章制度 30 年3 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结、重要统计 永久4 教职工政治思想工作动态及调查材料，年度（届次）宣传思想工
10、作会议主报告、领导讲话、表彰奖励材料 30 年5 理论学习的决定、通知、计划、总结 30 年6 反映本校重大活动的剪报及报刊文章图表、照片、录音、录像 永久7 本院在各项工作活动中形成的有价值的照片、录音、录像、实物等材料 30 年及以上8 学院形象宣传文件材料 永久或 30 年9 上级关于学生思想政治工作的文件 30 年10 本校关于学生思想政治工作的决定、通知、条例 永久11 学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结 永久12 学生思想政治工作典型调查材料和统计材料 30 年13 关于学生思想政治工作队伍的选拔、管理文件 30 年14 学院召开的学生德育工作会议通知、主报告、领导讲话、典
11、型发言、提交讨论的文件材料等会议文件 30 年15 学院德育基地、社会实践基地建设情况 30 年16 上级有关网络管理、建设等的文件重要的或针对本院的：永久 属于普发的：30 年或 10 年 永久、30 年或10 年17 校园网络建设与维护规划、实施情况 统计报表等 重要的：永久 一般的：30 年 永久或 30 年18 校园网络安全防护范方案 30 年19 校园网网页设计方案 永久 20 网络管理工作计划、工作总结 30 年21 以学校宣传部文号印发的文件 永久或 30 年22 院报 30 年23 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年24 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年DQ
12、15 统战 立卷部门：宣传部（统战部）序号 文 件 材 料 内 容保管期限 备注1 上级关于统战工作的文件 针对本校的或重要的：永久或 30 年 普发的：10 年永久、30 年或 10 年2 本校统战工作计划、总结、决定、报告、通知 30 年3 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永久4 本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料 永久5 港、澳、台和侨务工作材料 30 年6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 30 年7 统战工作重要会议记录、纪要 30 年8 以学校统战文号印发的文件 永久或 30 年9 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年10 其他有保存价值的档案材料 永
13、久或 30 年DQ16 工会 立卷部门：工会序号 文 件 材 料 内 容保管期限 备注1 上级有关工会工作的文件 针对本校或重要的：永久或 30 年 普发的：10 年永久、30 年或 10 年2 工会工作规章制度 30 年3 工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计 永久5 会员代表大会和教职工代表大会的有关文件 （1）请示、批复、通知、决议、议程、代表名单、工作报告、领导讲话、大会发言、选举结果报告、重要的声像材料 永久（2）重要通知、大会纪要、简报、候选人情况介绍、很需要的贺电贺信、提案及办理结果 30 年（3）筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证 10 年6 表彰工会先进集
14、体个人的材料、名单 30 年7 处分会员的有关材料 30 年8 工会委员会会议记录、纪要 10 年9 会员名册及基层工会干部名册 30 年10 妇女工作材料 30 年11 上级有关计划生育工作的文件， 30 年或 10 年12 本校计划生育工作的有关规定，计划生育工作计划、报告、总结、统计年报表、领取独生子女证名册 30 年13 以学校工会文号印发的文件 永久或 30 年14 工会牵头举办的重要活动 30 年或 10 年15 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年16 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年DQ17 团委 立卷部门：团委序号 文 件 材 料 内 容保管期限 备注1 上
15、级关于团的工作文件重要的或针对本校的：永久或 30 年 普发的：10 年永久、30 年或10 年2 共青团工作规章制度 30 年3 召开的团代会、学代会的材料4 （1）召开会议的请示、批复、通知、代表名单、工作报告、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件，重要的声像材料 永久5 （2）大会议程、纪要、简报、重要的贺电贺信、提案 30 年6 （3）筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证 10 年7 团委工作计划、报告、决定、总结、重要统计 30 年8 团委、分团委、团支部、学生会干部任免通知 30 年9 团组织、团专职干部统计年报 永久10 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 30
16、 年11 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 30 年12 处分团员的材料及复查材料 30 年13 批准入团、离团材料及名单 30 年14 团干部名单 30 年15 团员名册 30 年16 团委会议记录 、纪要 30 年17 学生会工作规章制度 30 年18 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料 30 年19 各分团委的有关材料 30 年20 团委牵头进行的重大活动的计划、通知、结果等 30 年或 10 年21 团委主办的报纸、刊物 30 年22 以学校团委文号印发的文件 永久或 30 年23 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年24 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年
17、二、行政类XZ11 行政综合 立卷部门：党政办公室序号 文 件 材 料 内 容保管期限 备注上级文件1 上级有关高校行政管理的综合性文件重要的或针对本校的：永久或 30 年 属于普发的： 10 年永久、30 年、10 年2 上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报、批示、讲话 永久3 上级机关对本校的调查或检查工作形成的重要文件 永久同级文件4 同级机关或负责人对本校的决定、通知、批复、通报、批示 永久或 30 年5 同级机关或非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的条例、规定、通知等 10 年本级文件6 全校性的规章制度 永久7 学校年度工作计划、报告、总结 永久8 院长办公会、院长书
18、记碰头会会议记录、纪要 永久9 院务委员会委员名单、工作分工、会议记录、纪要 永久10 以学院名义发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永久11 全校性的工作会议和重要座谈会的通知、主报告、领导讲话、典型发言或经验介绍、会议总结、提交讨论的文件材料等 30 年12 校领导在全校性的工作会议、座谈会上的重要讲话和参加校外会议发言稿、声像材料 30 年13 学校综合评估材料 （教学评估归入教学类） 永久14 教职工代表大会文件材料 30 年（1）召开教代会的请示和批复、大会筹备计划、通知、工作报告、议程、决议、记录、总结、发言稿、领导讲话稿、照片、录音录像；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名
19、单；大会选举办法，选举结果和上级的批复等永久（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等30 年(3) 参考文件：工作人员名单，工作证， 代表证、列席证及选票式样10 年15 本校向上级的请示及其批复 永久或 30 年16 有关全校性工作的调查材料和经验总结 永久17 学校学年报表及综合统计及统计资料汇编 永久18 启用新印章的文件及印模及旧印章 永久19 本校历史沿革、情况介绍 永久20 本校大事记、年鉴 永久21 本校工作简报、信息、动态等 重要的 30 年 一般的：10 年 30 年或 10 年22党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时
20、的题词、讲话、报告等文字、声像、实物材料 省部级以上的：永久 省部级以下的：30 年永久或 30 年23 学校领导同上级领导关于学校工作的重要来往信件 30 年24 校史工作材料 永久或 30 年25 校庆工作材料 永久或 30 年26 校友工作材料 30 年27 关于学校著名教授、知名人士在校内校外参加的重要活动的材料 30 年28 学校主办的祝贺或纪念著名教授、知名人士的活动材料、声像材料等 30 年29 学校组织的知名人士治丧活动材料、声像资料等 30 年30 群众来信来访文件材料 （有领导批示和处理结果的） 30 年31 普选工作材料 10 年32 以学校院字、院办字文号印发的文件 永
21、久或 30 年33 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年34 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年XZ11 行政综合 立卷部门：发展研究室序号 文 件 材 料 内 容保管期限 备注1 上级级关于学校建设、发展、改革的文件重要的或针对本院的：永久 属于普发的：30 年或 10 年永久2 学校综合发展规划、计划、合作办学等请示、报告及批示、批复 永久3 学校建设、改革、发展等规划、方案的调研报告、论证材料 永久4 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年5 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年XZ12 人事 立卷部门：人事处序号 文 件 材 料 内 容保管期限 备注1上级机
22、关有关人事工作的文件 重要的或针对本院的：永久或 30 年 普发的：10 年永久、30 年、10 年2 本院人事工作的规章制度 30 年3 人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录 永久4 学院人事、劳资、师资、人员状况的统计报表 30 年5 关于机构、编制规划、计划、报告及上级批复 永久6 关于校内机构设置、变化的文件材料 永久7 人事处权限内的干部任免文件及名册 永久8 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 省级以上的：永久 省级以下的：30 年 永久或 30 年9 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料 30 年10 教职工动态月报 10 年11 人才引进、师资培养、管理工作计划、规
23、定、总结 30 年12 人事聘用工作计划、聘任书、合同书、登记表等材料 30 年13 教师进修计划、安排、总结 30 年14 省、学院高校青年骨干教师名单、培养过程及验收材料 永久15 获得国务院、国家教育部、省、市、学院学科带头人等称谓的名单、培养过程及验收材料 永久16 教师工作量的规定及执行情况 30 年17 教师业务考核材料 30 年18 人事统计报表 永久19 教职工名册 ( 分单位的总册、分类名册 ) 登记表 永久20 教研室、研究室正副主任名册 30 年21 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复 30 年22 教职工工资调整材料、名册 30 年23 教职工转正定级材料 30
24、 年24 教职工校内调动材料 30 年25 教职工录用、调入有关材料 ( 包括转移行政、工资关系介绍信 ) 30 年26 教职工调出的有关材料 ( 包括转移行政、工资关系介绍信存根 ) 30 年27 教职工援外和支援边远地区材料 10 年28 教职工退职、离职和出国的有关材料 30 年29 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料 30 年30 教职工退休后重新工作的材料 30 年31 教职工福利工作 30 年32 教职工商调函件 30 年33 使用临时工有关材料 30 年34 人民来信来访材料 （有领导批示和处理结果的） 30 年35 以学校人字文号印发的文件 永久或 30 年36 学校
25、召开的人才（师资）工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言、提交讨论的文件材料 30 年37 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年38 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年XZ12 人事 立卷部门：离退休工作处序号 文 件 材 料 内 容保管期限 备注1 上级关于离退休职工管理工作的文件 重要的或针对本校的：永久或30 年 普发的：10 年30 年或 10 年2 离退休职工管理工作规章制度 30 年3 本校离退休职工管理工作计划、决定、总结、很重要统计报表 永久4 离退休职工管理工作情况调查 30 年5 离退休人员花名册 永久6 关心下一代工作委员会工作计划、报告、总结、报表等
26、30 年7 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年8 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年XZ13 审计 立卷部门：审计处序号 文 件 材 料 内 容保管期限 备注1 上级有关审计工作的文件 重要的或针对本校的：永久或 30 年 普发的：10 年永久、30 年或 10 年2 本校审计工作方面的规章制度 30 年3 审计工作计划、总结、调查报告 30 年4 审计工作统计年报及重要报表 30 年5 上级机关对本校或本校某一项目的审计材料 永久或 30 年6 本校审计处开展的审计项目的有关材料 永久或 30 年7 本校审计处委托审计的有关材料8 重要的来信来访材料 30 年9 以学校审计
27、文号印发的文件 永久或 30 年10 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年11 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年XZ14 武装、保卫 立卷部门：保卫处（维稳办）序号 文 件 材 料 内 容保管期限 备注1 上级有关公安保卫工作的文件 重要的或针对本校的：永久或 30 年 普发的：10 年永久、30 年或10 年2 本校公安保卫工作方面的规章制度 30 年3 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表 30 年4 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书 30 年5 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 30 年6 要害部门的公安保卫
28、、消防工作 30 年7 保卫工作简报、情况反映 10 年8 学校安全措施及隐患的解决方案 30 年9 门卫工作规章制度及岗位职责 10 年10 治安、保卫、消防安全负责人名单 10 年11 上级有关武装、人防、民兵军训工作的文件 30 年或 10 年12 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表 ( 卡 ) 30 年13 关于户口管理的有关文件材料 30 年14 以学校保卫文号印发的文件 永久或 30 年15 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年16 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年XZ15 总务 立卷部门：后勤处序号 文 件 材 料 内 容保管期限 备注1 上级有关总务工作
29、的文件 重要的或针对本校的：永久或 30 年 普发的：10 年永久、 30 年或 10 年2 本校后勤处及各科规章制度 30 年3 本校后勤工作计划、报告、调查材料 30 年4 校内水、电、气等管网维修、改造计划、报告、批复、图纸等材料 永久5 防震、防汛、三废治理工作的文件材料 永久6 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件 30 年7 师生员工健康状况调查材料及统计表 30 年8 车辆工作的有关文件材料 10 年9 伙食工作的有关材料 10 年10 校园绿化工作的有关材料 10 年11 以学校总务文号印发的文件 永久或 30 年12 有保存价值的实物、声像材料 永久或 3
30、0 年13 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年XZ16 档案 立卷部门：档案室序号 文 件 材 料 内 容保管期限 备注1 上级有关档案工作的文件 30 年或 10 年2 学校档案工作规章制度 30 年3 本校档案工作计划、报告、总结 30 年4 档案概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报 永久5 档案编研成果及出版物 永久或 30 年6 档案移交目录 永久7 档案销毁报告及销毁清册 永久8 档案馆指南、全宗介绍 永久9 以学校档字文号印发的文件 永久或 30 年10 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年11 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年XZ16 图书、文博 立卷部门：图书馆序号 文 件 材 料 内 容保管期限 备注1 上级有关图书工作的文件 30 年或 10 年2 学校图书馆工作规章制度 30 年
