1、 Shanghai Donglan Technology Co., Ltd.-1 -DLFlo 工作流程管理系统白皮书DLFlo Workflow System White PaperJanuary 2003用我们的软件和服务 ,提升您的企业效率Do Our Best for You上海东兰科技发展有限公司Tel:(86)21-64694579 64845030Fax:(86)21-54640596Email:Website:Shanghai Donglan Technology Co., Ltd.- 2 -目 录1 概述.31.1 工作流定义 .31.2 工作流应用举例 .31.3 实施工作
2、流的目的 .31.3.1 没有实施工作流系统的企业运作情形 .31.3.2 实施工作流程管理系统后的效果 .42 DLFLO 工作流系统介绍 .62.1 软件架构 .62.2 系统特点 .72.3 流程管理工具 .122.4 普通用户界面 .122.5 中间件及接口 .132.6 后台数据库 .163 DLFLO 管理和维护 .173.1 安装和配置 .173.2 流程管理 .173.3 用户管理 .173.4 组织结构管理 .173.5 数据备份 .174 系统运行环境.185 DLFLO 的优势 .196 DLFLO 功能一览 .207 DLFLO 的成功案例 .22Shanghai Do
3、nglan Technology Co., Ltd.- 3 -1 概述1.1 工作流定义现代企业的日常活动中，70%以上都是由两个或两个以上的员工共同参与协作来完成的任务，比如生产流程、业务流程、各类行政申请流程、财务审批流程、人事处理流程、质量控制及客户服务流程等。一项工作，经过一个步骤处理后再转往下一站的连续步骤，称之为“工作流” 。工作流管理系统就是业务流程的计算机化或自动化。企业或组织内有许多繁琐复杂的流程，这些流程构成了企业或组织的日常运营活动。通过现代化的技术手段将这些流程自动化，并对其进行有效的管理以提高企业运作效率，降低成本，增强企业规范化和标准化，这便是工作流自动化管理系统需
4、要解决的问题。1.2 工作流应用举例适用行业：消费品行业，制造业，电信服务业， 银证险等金融服务业，物流服务业，物业管理服务公司，进出口贸易服务公司，政府事业机构，研究院所及教育服务业等, 特别是较大的跨国企业和集团公司。应用举例：关键业务流程：订单、报价处理，采购处理，合同审核，客户电话处理等。行政管理类：出差申请，加班申请，请假申请，用车申请，各种办公工具申请，购买申请，日报周报等凡是原来手工流转处理的行政性表单。人事管理类：员工培训安排，绩效考评，新员工安排，职位变动处理，员工档案信息管理等。财务相关类：付款请求，应收款处理，日常、差旅、娱乐报销，预算和计划申请等。客户服务类：客户信息管
5、理，客户投诉、请求处理，售后服务管理。特殊应用类：ISO 系列对应流程，质量管理对应流程，产品数据信息管理，贸易公司报关处理，物流公司货物跟踪处理，新产品信息跟踪处理等各种通过表单逐级手工流转完成的任务,均可应用工作流软件来自动实现。1.3 实施工作流的目的1.3.1 没有实施工作流系统的企业运作情形 手工处理工作流程,特别是对于那些需要参与人员审批修改或填写数据的流程，每一步都是环环相扣的，当一个处理者完成了他对应的部分后另外的处理者才能接着处理，而所有这些都需要手工或传真到对应的下一个处理者手中。之前，每一个参与者都必须进行事务流程的培训。其间，为了了解任务的状态，必须挨个询问，不仅不方便
6、而且还可能出现丢失资料或时间延误等情况。事后，处理结果是以文档方式归档的，不利于查询、报表及知识的再利用。同时，所有的处理过程都没有记录，导致流程处理的效率、价值链的评估无法度量。问题的具体表现如下：很多时间和精力浪费在事务的传递和内部的协调上审批过程效率低下，导致市场和客户反应滞后对于没有规范业务流程的企业，管理混乱对于有规范业务流程的企业，因缺乏处理过程的纪录，标准无法贯彻企业数据和知识得不到充分利用处理时间、费用、效率无法控制和度量关键业务流转常常因各种因素造成时间黑洞和延误Shanghai Donglan Technology Co., Ltd.- 4 -过度依赖于纸张，不仅浪费而且拖
7、慢了企业的发展步伐无法实现表单的查询、检索、统计等内部信息化设备（服务器、PC、专线等）得不到充分的利用举例：报销出差费首先员工必须填写一张出差费用报销单，自己计算出总金额。同时他必须记住费用报销的有关规定。当他填完表单，自己核算一遍，发现一个计算错误，不得不重新填写一张单子，因为财务规定单据不得涂改。然后他把单子交给部门经理审批。而此时经理正忙于做部门预算，这可比一张几百元的报销单重要多了。因此报销单在经理的桌子上搁了一个星期。当他着手处理这张报销单时，已经忘了是为了哪桩业务而发生的费用，于是他打电话给员工来确认这件事。这位员工这时正在给一个客户打电话，于是经理给他一个电话留言。最后员工给经
8、理回电话说明情况，经理在报销单上签了字。接着报销单交到了财务部门的出纳手上。出纳按惯例全部重新计算一遍，确认没有任何差错后，将报销单放入下一批付款的单据队列中。员工一直没等到钱，担心会不会出差错，于是打电话给财务部门，请他们查一查，出纳帮他在一大堆单据里面找了半天，查到了那张报销单，便告诉员工再等两天就可以拿到钱了。等员工拿到这笔钱可能已经是他开始填报销单两个星期以后的事情了。公司在处理这张报销单上所花费的时间和金钱与区区几百元的报销金额是不相称的。然而往往并没有意识到在这方面的浪费，的确也没有办法来知道处理一张报销单的开销有多大。报销是一个很简单流程，公司内还存在着比报销复杂得多的流程，在每
9、个流程上浪费的时间金钱累积起来是一个可观的数字。工作流自动化软件将彻底解决这个问题。仍以报销为例，采用东兰公司的工作流自动化软件以后，员工出差回来后，电脑上的任务列表里已经有了一张空白报销单，系统已经根据员工出差前在出差申请流程中输入的信息将相关输入项填好，员工只需要输入他必须提供的信息。系统自动计算出总金额，决无计算差错。如果员工在规定的时间里没有填报销单，系统会用 Email 发出催办信。填完后员工点击“确定”按钮，这张电子化的报销单立即流转到部门经理那里，出现在经理的任务列表上。经理如果在规定的日期之前没有处理，系统会给出警告。经理不必打电话问员工为哪桩业务报销，因为报销是出差费用流程的
10、一部分，这张报销单是系统根据先前批准的出差申请而生成的。经理处理后，报销单流转到财务部的出纳那里，出纳不必检查有没有计算错误，因为肯定是正确的。员工很快就拿到了报销的钱。这张报销单的有关数据最后自动传递给公司的财务软件。整个过程高效而简洁，没有差错。1.3.2 实施工作流程管理系统后的效果企业实施工作流管理所带来的好处是非常明显的，这包括提高企业运营效率、改善企业资源利用、提高企业运作的灵活性和适应性、提高工作效率、集中精力处理核心业务、跟踪业务处理过程、量化考核业务处理的效率、减少浪费、增加利润、充分发挥现有计算机网络资源的作用。实施工作流将达到缩短企业运营周期、改善企业内（外）部流程、优化
11、并合理利用资源、减少人为差错和延误，提高劳动生产率等目的。具体表现为：将最适当的事务在适当的时候传递给适当的人员工可将精力集中到自己的关键业务上管理层可随时掌握业务和工作流程处理效率减少纸张浪费，降低成本无需进行流程的培训、平滑实现流程变更Shanghai Donglan Technology Co., Ltd.- 5 -随时得到历史数据和报表后台数据库应用，提供表单管理功能，支持企业决策轻松实现远程和移动办公，实现事务处理“0 响应”发现并重视企业核心业务流程，提升核心竞争力真正实现向“知识管理型企业”过渡Shanghai Donglan Technology Co., Ltd.- 6 -2
12、 DLFlo 工作流系统介绍2.1 软件架构Web Server/ASP/JSPDLFloWorkfwCmpnet BusinesCompotBusinesCompotBusinesCompotSMTPLDAFinaceSystmHR eERP SystemBusines LayerADO/JDBCDatbaseDat Aces LayerDLFlo Client HTML/DHTMLPresntaion LayerDLFlo ArchitectureDLFlo 工作流系统是参照 WFMC（国际标准化工作流组织）所提供的工作流模型，按照多层结构技术, 由东兰科技自主设计开发的一套基于数据库和
13、WEB 的工作流系统。其中核心的工作流引擎以组件形式封装，用户可以调用其中的接口,自行开发用户界面或内嵌到其他软件系统。在工作流引擎内部，采用了缓存和多线程等技术来提高系统性能。DLFlo 有 Windows 平台和基于 Java 的跨平台两种版本。这两种版本的结构都大体分以下三层:1：用户界面采用 HTML 和 DHTML 技术,用户通过 IE 浏览器以 WEB 形式进行操作。管理员流程定义工具采用 Windows 应用程序通过 ODBC 连接到数据库。2: 商业逻辑层包括工作流引擎和用户具体应用中间件。工作流引擎又由接口和内部核心处理两部分组成, Windows 版中间件以 Com+的形式
14、存在，内部调用 ADO、CDO 等 Microsoft 的系统组件，与数据库和 Email 等系统相联。跨平台版中间件以 JavaBean 的形式存在, 内部调用 JDBC、Javamail 等与数据库和 Email 等系统相联。3：数据服务层包括工作流定义数据库，工作流实例数据库和用户应用数据库。整个系统可运行在 UNICODE 环境下，提供对多语言的完好支持（如可同时输入和显示中、英、日等语言） 。同时提供完善的接口,使系统与其他信息系统(ERP, HR 软件, Word/Excel 等)方便的互联。 2.2 系统特点DLFlo 参照 WFMC 提供的工作流模型开发设计, 并且在很多知名企
15、业得到应用。能够适应企业业务现状和企业的快Shanghai Donglan Technology Co., Ltd.- 7 -速发展。具有以下主要特点：能满足复杂的实际应用，确保业务不断扩展之需要如：报销需根据金额，有不同的报销流程；BUG 管理中修正人员需组长来指定，外出时需要把某些任务转发给副经理DLFlo 的条件流转，通用表单数据接口，缺席处理等策略，能很好地满足这些需求。只有选择高品质的应用平台，业务发展时才能够轻松面对。参考：合同审批流程举例（图一）（图一 合同预审流程）Shanghai Donglan Technology Co., Ltd.- 8 -可视化的流程设计定义工具 可视
16、化的流程设计引擎可以大大降低流程设计的时间和难度。该流程设计工具可以设计比较复杂的工作流程：并行流程，串行流程，回退流程等。每个节点的入口参数和出口参数可以灵活设置。能够满足客户复杂业务的流程要求。Shanghai Donglan Technology Co., Ltd.- 9 -对于流程的控制手段多：条件流转，按条件暂停流程，流程挂起，周期启动流程，滞后通知等。监控流程的手段多：每一步开销统计，每个流程开销统计，每一步滞后时间统计等。（图二 查询、检索、跟踪等功能）组织结构级处理者指定功能传统的工作流管理软件，一般能实现用户级及角色级处理者指定功能。 “用户级处理者指定”是指指定一个具体的用
17、户名， “角色级处理者指定”是指指定一个角色名，再在角色管理中对应一个用户，但由于缺少人员的归属关系，碰到以下情况时就难以应付，比如请假要由请假者的项目经理进行审批的情况。DLFlo 中通过组织结构树的定义，实现了组织结构级用户指定，即在处理者中可指定为申请者的项目经理来处理。在用户指定上可按与处理者的关系，如：提交者的项目经理，部门经理，与提交者属于同一 Team 的所有员工，与提交者属于同一 Group 的所有员工，及指定一个集体，如：开发部所有员工，财务部所有员工，当然也可指定单一用户。（图三， 组织结构定义及组织结构级处理者制定功能）Shanghai Donglan Technology Co., Ltd.- 10 -（图三 组织结构定义及组织结构级处理者制定功能）
