1、1南方医科大学档案管理办法第一章 总 则第一条 为了加强学校的档案管理工作，提高档案综合管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为学校教学、科研、医疗、学科人才建设、党政管理等各项工作及社会各界服务，根据中华人民共和国档案法、 中华人民共和国档案法实施办法、教育部和国家档案局颁布的高等学校档案管理办法、 高等学校档案实体分类法、 高等学校档案工作规范、国家档案局电子公文归档管理暂行办法以及国家监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局联合颁布的档案管理违法违纪行为处分规定等档案法律、法规，结合学校实际，特制定本办法。第二条 本办法所称的学校档案是指建校以来，学校在从事教学、科研、医疗、党政管理及其它
2、各项活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。第三条 档案工作是学校教学、科研、医疗、学科人才建设、党政管理等工作的重要组成部分，是办好学校的的重要基 础性工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的重要 标志。学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。 第四条 学校严格实行部门立卷归档制度，坚持“二全” ：全校教职员工全程参与档案工作；做到“三纳 入” ：纳入学校建设与发展规划和工作计划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；实行“四同步” ：在布置、检查、总结、验收各 项工作的同时，布置、检查、2总结、验收档案工作。 第五条 学校档案必
3、须依法实行集中统一管理，在管理过程中，要确保档案的完整、准确、系统与安全，便于开发利用。第六条 学校应重 视档案信息化建设，将其纳入学校信息化整体规划，与学校数字化大学建设同步进行。第七条 全校各部门各单位及个人均应遵守中华人民共和国档案法和本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行相应的义务。第二章 领导体制及其职责第八条 学校的档案工作由校 长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。第九条 由学校分管 领导、档案馆领导及机关有关职能部门正职领导组成学校档案管理工作领导小组，负责全校档案的组织管理和规划建设工作。档案管理工作领导小组的主要工作职责是:（一）以国家和广东省以及学校
4、的档案管理法律、法规为工作依据，全面实施对学校档案工作的组织领导。（二）坚持依法治档，将档案工作纳入学校的整体发展规划，做到“ 二全 ”、“三纳入”、 “四同步”。（三）组织领导全校教职员工学习贯彻关于档案工作的法律、法规、方针、政策以及实施办法，督导全校档案工作规章制度的落实。（四）按照档案工作机关职能部门分工负责制，落实由档案形成的部门、课题组立卷制度，重点抓好主要门类档案的建设管理及保管利用。（五）支持档案软硬件建设和学科人才队伍建设，积极创造良好的档案工作条件。3（六）定期对各部门各单位的档案工作进行督导检查，评估表彰先进单位和个人。（七）完成学校党委确定的其它有关档案管理的工作任务。
5、第十条 由机关各职能部门分管档案工作的领导及专兼职档案管理人员组成档案管理工作办公室，负责在学校档案管理工作领导小组的指导下具体开展全校档案的日常管理工作。档案管理工作办公室的主要工作职责是：（一）以国家和广东省以及学校的档案管理法律、法规为工作依据，开展全校档案的日常管理工作。（二）认真学习档案工作法律、法规，掌握档案管理工作规范和要求，在日常工作中做到“二全” 、“三纳入” 、“四同步”。（三）按照档案工作部门分工负责制，具体落实由档案形成的部门、课题组立卷制度。（四）督促本部门兼职档案管理人员按时保质做好档案材料的收集、分类、组卷、录入和向学校档案馆移交等工作，并注意做好各类载体档案材料
6、的安全防护和保密工作。（五）每年组织对保管期限已满的档案进行鉴定，提出鉴定处理意见。（六）积极为本部门兼职档案管理人员参加档案知识培训学习、进一步做好档案工作创造条件。（七）及时了解全校各部门各单位的档案工作动态，及时发现档案工作中出现的新情况，提出新对策，解决新问题。（八）完成学校档案管理领导小组交办的其它工作任务。第十一条 学校设立档案馆，在业务上受广东省档案局、广东省教育厅监督、指导、检查。学校档案馆既是全校档案工作的行政职能管理部门，又是永久保存和开发利用学校各类档案的科学文4化事业机构。档案馆的主要工作职责是：（一）以国家和广东省以及学校的档案管理法律、法规为工作依据，完成学校档案管
7、理的日常业务工作，并努力完成上级主管机关下达的有关档案业务工作。（二）负责全校档案工作的行政管理、规划建设、协调指导，对学校各部门各单位的档案工作进行监督、指导和检查。（三）抓好档案学科人才建设，提高管理质量和服务水平。（四）组织制订并实施学校关于档案工作的各项规章制度，加强档案工作的规范化、标准化、信息化建设，提高档案综合管理水平。（五）负责接收、鉴定、统计和保管全校各类档案及有关资料。（六）保守档案秘密，维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作。（七）开展档案的开放和利用工作。（八）负责档案信息化工作整体建设，编制检索工具，编辑档案参考资料，积极开展档案编研，多形式多
8、层次开发利用档案信息资源。（九）建立、健全学校档案工作网络，负责组织全校专兼职档案管理人员的业务学习和培训。（十）开展档案宣传和档案利用者的教育工作。（十一）开展档案理论和档案业务的学术研究，组织和参加校内外档案业务研讨、交流和协作活动。（十二）完成上级部门和学校领导交办的其它档案工作任务。第十二条 学校各立卷部门的主要工作职责是：（一）认真执行国家和广东省有关档案管理的法律、法规以及学校有关档案工作的各项规章制度。5（二）负责本部门文件材料的形成、积累、整理组卷、录入和移交等工作，保证归档文件材料的原始性、完整性、系统性。（三）主动接受学校档案馆的业务指导和督促检查，按归档时间和要求向档案馆
9、移交档案。（四）注意保密，确保文件材料的安全。第十三条 学校各部门各单位要根据学校有关兼职档案管理人员的任职基本条件，结合具体实际，配备 12 名兼职档案管理人员，并为其提供必要的工作环境条件以及相应的福利待遇。兼职档案管理人员应保持固定 3 年以上。兼职档案管理人员的主要工作职责是：（一）坚持四项基本原则，拥护党的路线、方针、政策，保守党和国家秘密，遵守学校各项规章制度，热爱档案工作，积极配合本部门本单位分管档案工作领导，在档案管理工作中起到骨干带头作用。（二）学习领会国家和广东省有关档案工作的法律法规，熟练掌握学校档案管理的各项规章制度，在本部门本单位中做好宣传贯彻和督导落实工作。（三）熟
10、悉本部门本单位的职责分工和各项业务工作，做好本部门本单位有关档案资料的日常形成和积累的督导工作，负责本部门本单位档案资料的收集，并按规定及时移交给学校各门类档案的立卷部门。（四）学校各门类档案立卷部门的兼职档案管理人员要按照相应的档案管理实施细则，在确保收集齐全完整的基础上，进行科学分类、合理组卷、规范录入，并完成统计造册，经本部门领导审核后按时移交给学校档案馆；每年初，对本部门负责立卷的保管期限已满的档案进行统计鉴定和分类造册，提出鉴定处理意见，经本部6门领导审核后报学校档案馆。（五）在本部门本单位与学校档案馆之间发挥桥梁纽带作用，做好信息沟通和反馈，及时反映和宣传档案管理工作中的好人好事，
11、举报和制止各种违法违纪行为。（六）结合岗位实际，带头学习档案专业的基础理论、基础知识、基本技能和档案业务的新理论、新知识、新技术，不断提高档案管理工作的能力和水平，做好计算机辅助管理档案，适应学校文档一体化和信息化发展的需要。（七）完成学校档案馆和本部门本单位领导交办的其它档案工作任务。第十四条 对于需要特殊条件保管或利用频繁且有一定独立性的档案，经学校办公会研究决定后可设分室管理，分室作为学校档案馆的分支机构，受学校档案馆和相应业务主管部门的双重领导。第三章 人员、经费、库房和设备第十五条 学校档案 馆编设专职档案管理工作人员，列入学校事业编制，编制人数由学校根据国家和广东省有关规定，结合学
12、校规模及馆藏档案数量等实际情况确定。第十六条 学校专职档案管理人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守；具有全日制大学本科以上文化水平，具备相应的档案专业知识以及现代化管理技能；通过广东省有关档案培训机构的培训，并取得合格证书，持证上岗。第十七条 学校应为专职 档案管理工作人员提高政治、业务素质创造条件，在专业技术职务评聘上给予政策倾斜；依法采取有效的职业防护，改善其工作环境条件，并按规定落实相应的特殊劳动岗位卫生补贴。7第十八条 学校各部门各单位的兼职档案管理人员基本条件如下：（一）政治上可靠，努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、 “三个代表” 重要思想和科学 发展观 ，坚持四项基本原则，
13、拥护党的路线、方针、政策，公正廉洁，严守党和国家秘密。（二）具有全日制大学专科以上文化水平和一定的档案专业知识以及计算机辅助管理工作的基础；机关立卷部门的兼职档案员，要具有全日制大学本科以上学历或初级以上专业技术职务，并在本部门工作 3 年以上。（三）熟悉学校历史和档案情况，认真执行国家、广东省和学校有关档案工作的规章制度。（四）热爱档案工作，忠于职守、爱岗敬业、吃苦耐劳，有较强的事业心和责任心，全心全意为人民服务，不计较个人得失。（五）认真学习档案专业的基础理论、基础知识、基本技能和档案业务的新理论、新知识、新技术，适应档案信息化管理的要求，胜任档案工作的顺利开展。第十九条 学校档案工作所需
14、 经费应单独立项，列入学校年度预算，由学校档案馆统筹安排；学校各部门各单位应对用于形成和临时保存在本部门本单位的档案所需的档案装具、档案安全防护等设备设施，在本部门本单位经费中给予安排。第二十条 遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，学校应充分考虑档案的发展规模，以及适应现代化管理手段的需要，为档案馆提供专用的、符合有关建筑设计规范的档案库房及办公、阅览用房，做到办公、阅览、库房三分开。档案库房应具有防盗、防火、防潮、防尘、防磁、防高温、防强光、防超荷载、防失泄密、防有害生物等设备设施。8第二十一条 学校档案馆应配置复印、录音、录像、照相、投影、扫描、缩微、恒温、恒湿、消毒杀菌等适应档案现代
15、化管理需要的设备，提高档案现代化管理水平。第四章 文件档案材料的归档、移交和接收工作第二十二条 学校档案主要分为以下十二个门类：(一）党群类：主要包括学校党委各种文件、工作计划、工作总结、会议记录和纪要；工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件；各党群部门的工作计划、方案、汇报、总结、规则、章程、统计报表；上级机关与学校关于党务管理方面工作的文字、图表及声像载体材料。(二）行政类：主要包括学校行政管理的各种文件、工作 计划、工作总结、会议记录和纪要；各行政管理部门的工作计划、方案、汇报、总结、规则、章程、统计报表；上级机关与学校关于行政管理方面工作的文字、图表及声像载体材料。(三)教学类：主要
16、包括学校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的反映教学综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生与学位、教材等工作内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。(四) 科研类：主要包括学校在科学研究管理和实践活动中形成的反映科研综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等工作内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。(五) 基本建设类：主要包括学校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的反映基建综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等方面的具有保
17、存9价值的文字、图表及声像载体材料。(六)仪器设备类：主要包括学校各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在十万元以上）的全套随机技术文件以及在购置、验收、调试、使用、管理、维修、改造、报废等全部活动中产生的文件材料。五万元以上十万元以下的仪器设备由实验室按学校有关规定执行。(七)产品生产类：主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产、经营、销售产品过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。(八)出版类：主要包括学校编辑出版的学报、校报，各学院、研究所（室）、中心等编辑出版有公开刊号的学术刊物的审稿单、正本及出版发行记录等。(九)外事类：主要包括学校有关人员出席国际学术会议
18、（含在国内举行的）、出境考察、讲学、合作研究、进修、留学及学校聘请的外籍、港澳台专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予外籍学者、著名社会活动家名誉职务和招收境外留学生的有关材料；学校涉外活动、对外学术交流、友好往来等有关文件材料。(十)财会类：主要包括学校在财务管理和会计活动中形成的具有保存价值的文字材料、凭证、账簿、报表、工资清册等材料。(十一) 声像类：主要包括反映学校各项活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体（照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等）及其相配套的文字材料等。(十二)实物类：主要包括上级领导来校视察
19、、检查、指导工作和境内外知名人士来校参观访问的题词、题字等手迹材料；学校及10校内各部门各单位和个人荣获国家、省、市级各类奖品（奖状、锦旗、奖杯等）；境外友好单位颁给的荣誉证书；境外、校内外的团体、个人和校友捐赠的纪念物品，以及其它有保存价值的文物。第二十三条 上级发来的文电，需要贯彻执行的，按第二十二条所列学校档案门类相应归档；不需要贯彻执行的，作为临时资料由各部门自行保管利用。第二十四条 学校 应完善归档制度，并纳入教学、科研、医疗和党政管理人员的职责范围，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。第二十五条 学校对科研成果、产品规划与试制、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时，
20、必须有业务部门的兼职档案管理人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。第二十六条 学校 实行文件材料形成部门、课题组立卷的归档制度。学校各部门各单位的兼职档案管理人员应当按照归档要求，组织本部门本单位所属人员及时收集、整理档案。立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编制页号或件号，制作卷内目录，交本部门本单位档案分管领导及档案馆专职档案管理人员检查，验收合格后向学校档案馆移交。第二十七条 各部 门各单位要严把案卷质量关，确保案卷符合质量要求。归档文件材料必须准确反映我校教学、科研、医疗和党政管理活动的真实面貌，质地优良，书写工整，声像清晰，规格统一，签字盖章齐备。符合有关规范和标准的要求，不得用铅笔、普通圆珠笔、水彩笔、复写纸书写。第二十八条 学校档案实行纸质档案和电子档案双轨归档的
