1、湖南外国语职业学院学籍管理流程目 录一、学籍管理总流程 .2二、休（复）学流程: .3三、退学流程： .4四、转专业流程 .5五、毕业班学生图像采集工作流程： .5六、补办毕业证明书工作流程： .6附件 1 湖南外国语职业学院学生退学审批表 .7附件 2 湖南外国语职业学院学生休学审批表 .8附件 3 湖南外国语职业学院学生复学审批表 .9附件 4 湖南外国语职业学院学生专业调整表 .10附件 5 湖南外国语职业学院补发毕业证明书申请表 .11一、学籍管理总流程学生向所在系提出学籍异动（含退学、休学、复学）申请，要求附成绩单及相关证明（学生本人）系学院审核，同意后报教务处，上报时登记（教务处、
2、系、学工处、等相关部门）教务处审核，将情况通知到系部（教务处）通 知 学 生 安 心 学 习（系）学籍异动通程序表复印四份，原件归档。一份给学生，办理有关手续；一份给教务处、一份专业系部、学工处、财务处（教务、系、相关处室）毕业生学籍管理、发放毕业证，为遗失毕业证的学生办理毕业证明（教务处）二、休（复）学流程:学生由于生病或其他个人原因向所在系部提出休学或复学申请，填写休(复)学申请表（即湖南外国语职业学院休学审批表（学生本人）系审核，同意后报教务处，上报同时系应做好登记工作（系）教务处审核，将批复情况通知到系（教务处）学生湖南外国语职业学院休学审批表到相关部门办理休（复）学、手续（教务处、学
3、工处、系及其他相关部门）系将复印湖南外国语职业学院休学审批表三份，原件归教务处归档，一份给学生，一份给学工处，一份系学院备案。（学部教务）教务处将学籍异动手续办理完毕的学生在教务网及学籍网上进行处理（教务处）休学期满前一个月学生应向所在学部提出复学申请，并按规定提供相关证明和有关材料通知学生安心学习三、退学流程：自动申请退学者，交家长签字的书面申请到学部教务处，填学湖南外国语职业学院学生退学审批表（学生本人及家长、系）因学习原因须退学者系每学年第一学期整理核实学生成绩，汇总须退学学生名单在规定时间内上报教务处并做好登记（系）系审批后，将湖南外国语职业学院学生退学审批表送教务处（系，教务处）教务
4、处确认后报领导审批，由系通知学生本人（针对课程不及格达 12 门及以上）（教务处，系）学生填写湖南外国语职业学院学生退学审批表系审批后集中上报教务处（系）经教务处审核确认符合退学条件者，教务处将批复情况通知到系（教务处）学生凭审批表到相关部门办理离校手续（系，相关部门、教务处）学生手续办理完毕后由教务在教务系统网上对学籍信息进行更新，在教育厅学籍平台上备案（教务处）四、转专业流程新生开学初组织学生学习学生手册，让学生了解转专业基本条件及转专业手续（学工处、 系、教务处 ）新生注册前，由教务处、招生办、学工处、系学院负责管理新生转专业事宜学生本人于开学第 1 周内向所在系提出转专业申请（学生本人
5、）新生注册后更换专业由学生到所在系提出申请并填写转专业审批表（学生本人）转出和转入系审批（系）系将审批表按照教务处规定的时间整理上报（系）转出和转入系审批，由转入系在规定时间（第一周内）将审批表报教务处（系，教务处）专业内转班级，由系领导审批（系）教务处审核，报主管院长审批（教务处）学生凭转专业审批表到相关部门办理相关手续（相关部门）教务处备案（教务处）教务处进行学籍变更登记，对转专业的学生成绩根据专业培养方案进行整理，教务处在教务系统中审核确认，并将异动信息整理归档后报省教育厅（系，教务处）一年级学生转专业 二年级学生转专业教务处审核，并按专业分类汇总，对符合条件的学生报主管院长审批（教务处
6、）五、毕业班学生图像采集工作流程：教务处学籍管理部门组织毕业班学生核对基本信息认真细致、准确无误学生本人签名有问题者及时联系、及时更新需提供相关证明材料统一收费以班级学生凭转专业审批表到相关部门办理完成有关手续（系，相关部门、教务处）为单位按安排的照相时间、到指定照相地点以班级学号为序学生本人持卡、交卡照相(卡交拍摄组)40 天后即可上网查询网址：http:/重点校对图像、身份证号、姓名经确认无误的图像信息，可直接用于学历信息上网基本信息有误，按提示输入正确的信息由学校学籍管理部门审核审核后的信息毕业生必须再次进行校对、确认照片错误的同学及时与学校联系六、补办毕业证明书工作流程：毕业证书丢失者，需在省市级报纸上刊登遗失声明填写申请表毕业证书复印件身份证复印件与原毕业证书一样的同底版照片补证费一同交学籍管理部门贴照片盖钢印、公章发毕业证明书。附件 1 湖南外国语职业学院学生退学审批表附件 2 湖南外国语职业学院学生休学审批表附件 3 湖南外国语职业学院学生复学审批表附件 4 湖南外国语职业学院学生专业调整表
