1、1财务管理协会各项工作流程一、举办活动流程1. 举办活动之前须做好该活动的详细预算。2. 根据活动具体情况审批活动场地。3. 制定宣传计划，定做宣传活动中所需要的海报条幅等物品，定做后填写“财务管理协会活动支出审批表”，将填好的表交由相关负责人员审批。4. 活动前准备好活动中可能用到的物品如鲜花，电池，饮用水等，购买时的发票须保存以便以后报销。5. 活动中的一切开销如交通费须保存发票以便以后报销。6. 活动过后剩余物品以及可以循环利用的物品需交给专人妥善保管。二、各类活动准备工作及预算1.宣传活动：海报，条幅，展架，展板等。2.讲座类活动：台签、投影仪、幕布、笔记本（电脑）、主讲人用 PPT、
2、麦克、电池、鲜花、水等。3.社会实践类活动：租车，介绍实践场所的材料，统一的标识。4.比赛、沙龙类活动：台签、水、笔、投影仪、幕布、选手用 PPT、麦克、电池等。5.职业模拟类活动：模拟软件，规则 PPT，职业模拟简单教程材料，职业模拟用具如企业财务报表，台签、水，MIC 电池、工作人员牌等。6颁奖类活动：台签、证书、奖杯、水等.注：每次活动中，财务管理协会工作人员需佩戴工作牌。活动之前须确认出席领导与老师，以备台签。视活动形式与规模决定是否邀请主持人。活动中需照相摄像以存档，活动后需写新闻稿。每次活动情况不同，须根据各活动具体情况做好活动前预算。活动后需开会总结经验教训并留有会议记录存档。三
3、 、关于宣传的流程现在有几种宣传途径，效果各异，在活动宣传过程中应注意多渠道密集宣传或几种宣传方式结合宣传，并应根据活动经费情况实际考虑宣传渠道。1.海报：海报是重要的及正式宣传品。海报最重要的是设计以及贴的位置。海报的设计应由相关人员负责审批设计，注重突出协会及该活动的特色。海报参考粘贴位置：东荣、三教、图书馆、逸夫教学楼、活动场地外、莘子园、新食堂、活动对象寝室楼层。东荣海报主要是为给学院领导看，宣传效果不是很大，但不易被覆盖。三教、图书馆、逸夫人流量较大，且有针对性，其中三教较不容易被覆盖，图书馆次之，逸夫覆盖较快。莘子园、新食堂，人流量大，宣传效果好，但被覆盖速度很快。活动对象寝室楼层
4、，针对性强，不易被覆盖（容易被撕），宣传效果较好。海报的形式，包括彩喷，彩绘，黑白。彩喷价格 48 元不等，可用于粘贴时间能较长和比较正式的地方。彩绘，成本较低，2费时间，但能展现宣传的创意。黑白的可以采取 B4 纸打印，大约需要四毛钱，内容可以简洁，但文字需要多考虑，贴在容易被覆盖的地方，以及宿舍楼等需要量大的地方。2.展板：展板的制作较费时间，但可以展现宣传者的更多创意，参加活动者也能对活动有更全面的掌握。展板摆放位置可以是新食堂或是三教，效果比较持久，特别在新食堂，展板比起海报的最大优势是不会被覆盖。3. 条幅：主流的宣传工具，条幅的关键是内容及位置。内容可以集中大家的好想法，要让活动对
5、目标人群有吸引力。而位置则可根据人流量确定，新食堂、体育馆后面的路，主干道都是条幅的适合位置。条幅至少提前一周挂上。需要讲条幅的规格和价格做个比较，以求做出性价比最高的条幅。4. QQ：QQ 是几乎每个人都有的聊天工具，主要宣传方式是向群内发送通知。也可向好友一对一通知。在非目标活动人 QQ 群，发送频率不宜太高，在企模内部群，可以多发送几次，并且有条件的可以将群公告改为活动公告。也是内容需要好好考虑。可建议让其他人员帮助在各自好友中宣传，比如各班群以及各协会群。5. 飞信：飞信是低成本高宣传度，通过向飞信好友发送可以迅速扩大讲座或活动的知名度。可发送飞信到各班负责人通知也是一种可以标准化的方
6、式。6. 校内：利用校内分享的作用宣传，分享照片，分享相关文章及消息，也让协会成员分享，也建议成员的好友分享文章以及照片。7. 牡丹园 BBS：活动通知发到相关的学院 bbs 上如商院，经济，管理，哲社以及社团万象版面。8.百度贴吧：将活动通知发到百度吉林大学贴吧里，以进一步扩大活动影响面。四、借用实验室流程1打印借用实验室申请表并注明活动名称、借用起至时间、需借用会议室的名称。2将填写后的申请表交由会长审批。3获批后的申请表留存备份。4可用电子邮件方式提交申请。五、借用多媒体教室流程1打印借用多媒体教室申请表并注明活动名称、借用起至时间、需借用教室的名称。2将填写后的申请表交由老师审批。3携
7、带申请表到文科实验楼二楼教务办审批并盖章。4携带审批后的申请表到行政楼三楼教务处，交由何岩老师审批并盖章。5获批后的申请表一份留备份，一份带至审批教室。3六、对发票的要求1外来原始凭证必须是带有税检章或财政监制章的正规发票。2发票名头应填写“吉林大学”全称。3发票摘要应逐一填写所购物品品名、数量、单价及金额，如果所购物品过多，无法在一张发票内填写，可在发票摘要处写明“详见附件”，或“详见明细清单”，另附由对方单位加盖单位发票专用章或财务专用章的明细清单。4外单位开具的用来报销的发票金额大小写必须完全一致，涂改无效。5发票各联要一次性复写，单联填写无效。6发票须加盖“财务专用章”，或“发票专用章
8、”，或“现金收讫章”，或“转账收讫章”。7除金额外，发票上其它内容发生更改时，须在更改处加盖与发票本身一致的印章。8若原始发票丢失，可到对方单位索取原始凭证存根联的复印件，加盖对方单位的财务印章（“财务专用章”、“发票专用章”、“现金收讫章”及“转账收讫章”均可）后，可视同原始发票报销。七、 文本及照片资料的保存1.每次活动文本及照片资料由会长保存，由活动负责人在活动结束后一天之内整理并发送给会长。2.活动文本包括：策划书、财务预算表、海报设计稿，条幅内容、教室申请表、签到表、主持人稿、活动前学院通知、活动后学院通讯、财务实际支出、参与人员、活动总结、报名表。3.活动照片内容包括：海报照片、条幅照片、活动准备照片、活动进行照片、现场视频、照片集锦视频。吉林大学财务管理协会 2009 年 3 月 19 日修订
