1、1西南石油大学年鉴条目写作规范第一章 条目及选题西南石油大学年鉴是西南石油大学按年度连续出版的资料性工具书，在编写体例上主要采用条目体。 西南石油大学年鉴的条目应反映鲜明的年度特征和单位特色，应具备权威、新颖、简约、易检等特点。为帮助撰稿者正确理解“条目”和掌握条目的写作要求，从西南石油大学的实际情况出发，特制定本规范。第一条 条目的定义条目是年度客观事实及相关情况、资料的集合体，是条目化年鉴主体内容的基本寻检单元和相对独立的信息主题。第二条 条目的分类1.按大小分：条目可分为小、中、大、特大四种。其中，小条目为200-400 字，中条目为 400-600 字，大条目为 600-1000 字，
2、特大条目为1000 字以上。 西南石油大学年鉴提倡编写中、小条目，少用大条目，尽量不用特大条目。2.按类别分：条目主要分为【概况】条目、单一记事条目。第三条 条目的性质1.年度性。条目以年度为限（例如 2017 年卷西南石油大学年鉴应主要反映 2016 年 1 月 1 日至 12 月 31 日的情况） ，所反映的内容可分为以下五种时限类型：（1）2016 年度及其前后一直发生。这类情况应形成固定条目或者固定条目中的段落，年年都要反映。（2）2016 年之前发生，但止于 2016 年里某一时刻。在 2016 年度仍需延续往年的固定条目，但对这一情况的来龙去脉要有一个交待和结论。（3）起于 201
3、6 年里某一时刻，且今后仍将继续发生。这类情况是本年度才开始具有的情况，例如某月某日开始启动的工作、活动、工程等，应从本年度开始形成固定条目，今后每年主题不变，年年都要反映。（4）起、止于 2016 年度内发生。这类情况是本年度特有的情况，2例如某月某日至某月某日开展的某项大型活动，应形成非固定条目，当年有所记载。这是本年度的特色条目。（5）2016 年度内某一天发生。这类情况也是本年度特有的情况，例如某天发生的某项重大事件，同样应形成年鉴的非固定条目，当年有所记载，也形成本年度特色条目。2.独立性。条目反映一个主题内容的结构完整、要素齐全、相对独立。3.易检性。条目将年鉴刊载的信息条目化，以
4、节省篇幅和方便检索。第四条 条目的要素1.【概况】条目和综合条目。 【概况】条目按“总体情况”原则反映。其要素包括：基本情况、年度成就、主要特点、存在问题。其中， “基本情况”中反映的数据应当是完整的、系统的、连续的、可比的，每年都要反映的数据应形成固定体系，重要数据还应以多种形式做出构成、结构、分布、比例、比较等分类分析图表。2.单一记事条目。单一记事条目按“一事一条”的原则反映，应突出当年发生的大事要闻，可分为以下五种情况：（1）重大活动类条目。基本要素为：时间、地点（单位） 、名称、举办单位、主要参加者、活动主要内容、主要形式、特点、重要领导讲话摘要、结果。（2）会议类条目。党政会议基本
5、要素应写明召开时间、地点、名称、主题议题、形成的决议；业务会议基本要素应写明召开时间、地点、主（承）办单位、规格、规模、主题内容、效果。（3）成果类条目。其要素包括：产业、项目、成果名称、完成单位（个人） 、完成时间、性质及特色、获奖等级、经济和社会效益、发展前景。市及市以上获奖成果原则上还应列表反映。（4）机构（团体）类条目。其要素包括：单位名称、成立时间、批准机构（批文） 、简要沿革、组织结构、基本职能和内部机构设置、主要领导以及单位当年的突出成就。第五条 条目的选题原则反映现状、择新择特、择大择要，做到年度性强、资料性强。3第六条 条目的选题方法抓发展、抓热点、抓重点、抓特点，并加以提炼
6、、概括、归纳和汇辑。第七条 条目的选题范围1.全校（或院处）性的总体基本状况。2.首次出现的新生事物及其他重要信息，包括新业绩、新经验、新典型、新成果、新发展、新特点、新观念、新举措、新政策、新动向、新趋势、新挑战、新困难和新问题。3.具有重大社会价值和重要资料价值的题材，包括学校工作的重点、职能处室关注的难点、师生员工关心的热点、新闻媒体报道的焦点，以及重大成就、重要进展、重要经验、重要人物、重大奖励和重大事件。第二章 条目的写作第八条 基本要求1.真实、准确记录学校（院处）发展状况，用事实和数据说话。2.杜绝常识性差错，符合保密原则。3.以全校（院处）性的工作为反映重点，做到“大事为首、新
7、事不漏、要事不丢、小事不凑” 。4.对只能记载主题内容梗概的重要条目，应当提供可追踪的线索资料。5.注重实用性，着重选择读者关心的内容，将少有人关注的条目减少到最低程度，尽可能为不同的读者提供可资利用的信息资料。6.行文简洁、资料丰富且惜墨如金，无套话、空话、大话，无可有可无的字、词、句等“水分” 。第九条 标题制作条目标题所选用主题词应能够特色鲜明、精炼简约地反映该条目的实质，让读者看到标题便知条目的梗概。会议、机构、活动、事件、项目、成果、人物等名称，应直接作为条目标题。不能使用空泛的话语（如“成效显著” “进一步提高” “得到加强”等）作为条目标题。条目标题字数一般不超过 16 个字，并
8、用方括号【】括起来。4第十条 语体和文体条目要按照公报性语体和说明、记叙文体来编写。1.公报语体作为公文的一种分体，特点是：准确、简明、平实、严谨。2.说明文体以说明为主要表达方式，特点是：人们在对事物认识理解的基础上，运用定义、诠释、分类、分解、比较和图表等方法，对事物的“是什么”做出说明和解释。常用于介绍基本情况、概述主要成就、披露存在问题、解说事物、简介人物等条目。3.记叙文体以叙述为主要表达方式，特点是：人们出于对事物客观反映的需要，运用实录、叙事、记人、写景、状物等叙述方法，实事求是地回答事物“怎么样” ，并注意“六要素” （即何人、何事、何地、何时、何因、何果）齐全。常用于记述行业
9、业绩、单一事件、景物、人物描写、会议和大型活动等条目。某些记事条目，在事情叙述完之后，如确有必要归纳说明的，一般也只用一两句话，作为事实的说明，而不是抽象的概括。某些概况类条目，难免对宏观情况进行评述，应当持之有据，尽量简短，不要借题发挥、随意评说，宜用“点睛”之笔，点到为止。第十一条 语言文字用语规范，使用现代汉语书面语，不使用文言文或半文半白的语句，不使用口语和方言俚语。一律按照 1992 年新闻出版署和国家语言文字工作委员会联合发布的出版物汉字使用规定 ，严格使用规范汉字，尽量采用人们最为熟悉、广泛流行的词汇进行表述。第十二条 语句1.写作。开门见山，据实而录，事实说完要戛然而止。2.句
10、式。宜短不宜长，不戴帽子、不穿靴子、不必铺陈。3.结构。每句话的结构要完整。特别要注意主语不能省略，是全校性的工作，其主语应写明“西南石油大学” “全校” ；是某单位的工作，其主语应写明具体单位名称；是某一事实，其主语应写明行为或事件的主体名词。4.修辞。一般只是在句式方面，可采用对照、排比、反复等修辞方5法。5.措词。讲究选词通俗、简明、准确、晓畅，不用繁丰、藻丽、含蓄的形容词等附加语言成份。用词注意公开性，决不含糊其词，经得起推敲；崇尚简洁明快、形象生动、充满情趣和富有人情味的风格。对于一些新造词语，一定要加以注释，或在文章中表述其含意。第十三条 表述1.名称用词。条目内文一律使用第三人称
11、（专文、文献等署名文章除外） 。例：“我校” “我们”应写为“西南石油大学” “全校” ， “我处”应写为具体的处名如“国有资产管理处” ， “我院”应写为具体的院名如“理学院” 。人物一般直称姓名，后面不加“同志” “先生”等称谓，但可在其前加职务或在其后加职称；用词要明确，一般不用“有人认为” 、“由于种种原因”等含混不清的词语。部门、行业、单位一般用其全称。多次出现同一全称的，第一次用全称并加注“（某简称，下同） ”，后面的才可使用简称。简称要通用和规范。2.时间。一般要求写出准确的年、月、日，避免使用模糊不清的时间代词。例：不可写“今年” “去年” “明年” “是年” “当年” “当前
12、”“目前” “最近” “近年” “近几个月来”等。在同一“分目”中，第一条目已写明年份，其后条目不必重复，可用“全年” “年内” 。在同一“条目”中，若多次出现“与上年同期相比”的，第一次应写明“与上年同期相比” ，其余的可简写为“同比” 。用“截至 x 年 x 月 x 日” ，不用“截止 x 年 x 月 x 日” 。具体时间（公历年代、年、月、日、时、分） ，均用阿拉伯数字。例：可用“90 年代” “1998 年 5 月 1 日” “7 时 18 分” 。年份如“1998 年”“2007 年”不能简写成“98 年”和“07 年” 。星期顺序用汉字表述：“星期一” 。3.数字。统一按照 199
13、5 年发布的国家标准出版物上数字用法的规定使用数字。表示科学计量和具有统计意义的数字必须使用阿拉伯数字。定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中6作为语素的数字必须使用汉字。例：“十届四次全会” “十一五规划”“七八十种之多” “三大任务” 。约数可用“约” “左右” “上下” “多” “余”等表示，但不能重叠使用，如可用“1000 多人” “约 5000 字” ，而不能写作“约 1000 多人”“约 5000 字左右” 。用小数表述的数据，不用“多”字，如“1.3 万多人”中的“多”字要去掉，必须写成“1.3 万人” 。统计数字在 5 位数以上的，分别作如下处理：（1）尾数
14、“0”多的，改用万、亿为单位，如“240000” ，写作“24万” ；（2）尾数“0”少的，改用小数，计算单位取最大值，小数点后按四舍五入法取 2 位数，如“245470 吨” ，写作“24.55 万吨” ；“128343人次” ，写作“12.8 万人次” 。4.计量单位。统一执行 1984 年国务院发布的关于在我国统一实行法定计量单位的命令 ，严格使用公制。计量单位名称符号的使用，有如下区别：（1）计量单位不能简写，如不能将“万元” “万人”简写为“万” 。（2）释文中涉及的计量单位，其名称用中文表示，而不用外文符号。（3）公式中的计量单位使用符号，不用中文名称。（4）附表中的计量单位，一般使用中文名称，必要时也可使用符号，但同一表格中的用法须一致。建筑面积用“平方千米”或“平方米” 。占地面积考虑到国人习惯，用亩。5.标点符号。一律按照 1995 年 12 月发布的国家标准标点符号用法准确使用。
