1、西北工业大学科技查新工作实施细则一、查新工作管理学校成立查新工作领导小组，其主要职责是制定、修改、补充查新工作管理办法、查新工作审查制度，审定批准查新员和审核员的资格，对查新人员的考核、监督，检查查新工作质量，检查有关制度的落实和执行。为确保我校对外出具的科技项目查新报告的质量，学校查新工作领导小组将定期对查新报告进行质量抽查，并对每个人的查新报告提出具体的改进意见：如报告的体例格式、表述方法、检索手段、检索策略、相关文献选定、文献的对比分析深度、结论意见的详略程度以及其表达等，以进一步改进科技项目查新工作。二、查新人员的条件与业务培训1. 查新人员应具备的基本条件从事查新业务工作的人员（包括
2、查新员、审核员及其他工作人员）必须拥护中华人民共和国宪法，遵守国家法律和社会公德，熟悉科学技术部发布的科技查新机构管理办法和科技查新规范两个文件要旨。查新员、审核员应当具备以下基本条件：（1） 具备相关的专业知识和较宽泛的知识面。（2） 具备较丰富的文献咨询业务知识和熟练的文献信息检索与分析能力。（3） 具备一定的计算机操作技能和网络查询能力。（4） 具备较高的外语水平。（5） 具有中级以上专业技术职称。（6） 具有良好的职业道德。审核员应具备更深厚的专业知识和更广泛的知识覆盖面，有丰富查新实践经验，且具有高级专业技术职称并取得国家科技查新审核员资格。2. 查新人员的培训依据科技查新机构管理办
3、法的规定，查新员、审核员应当接受科技部、国家奖励办、教育部委托组织的科技查新培训，并应参加本所专业继续教育培训，通过相应得业务考核合格后方能上岗。三、查新程序1. 查新委托与受理为便于科技查新工作的统一安排与管理，查新项目的委托应由查新部门负责人受理。根据查新机构管理办法、科技查新规范和有关规定，查新受理人对委托方申报的各级各类科技查新项目，应按国家指定的专业范围受理。超出规定范围的查新项目，可转介去其他具有查新资格的对口专业查新机构办理。查新受理人应与委托单位就查新项目的内容、完成时间、查新费用等签署查新合同，合同书必须经双方签字或盖章后生效。本所留存合同书一式两份，统一登记编号，以便存档备
4、查。查新受理人应根据查新项目的专业内容，及时将其安排给有关查新员承接。查新员作为查新合同的直接履行人，应在查新合同的完成人一栏签字。查新员应尽快熟悉合同内容，必要时与项目委托人就查新课题的背景、研究内容、技术特点、查新点、检索关键词等进行深入了解与交流。2. 实施检索（1）准备阶段对每一项查新课题都应充分做好检索前的准备工作，了解项目背景，明确查新目的和检索目标，切实做到心中有数。对专业生疏的项目更要切忌盲目检索，必须了解查新项目的相关常识，明确其在本专业领域的分类和位置，熟悉其相关术语的确切含意，对于实施检索是非常必要的。这些准备工作应该包括：查阅专业工具书或综述性文献，加深对查新项目合同书
5、中查新技术内容与查新点的理解。在委托人提供的中英文关键词的基础上，应充分考虑到同一概念的不同表达方式，全称与缩写、不同数据库的要求等因素，通过词表、辞书、词典进行核对与扩充，应掌握与其相关的中英文同义词、近义词、上位类词、下位类词。通过中国图书分类法、国际专利分类表等确定查新项目的分类号。确定国内外文献检索资源、检索时限，选择相应的检索数据库或检索工具书。预计在正常检索不理想的情况下进行补充检索的措施与途径。（2）试检阶段试检的目的是以反映项目新颖点的若干检索词为入口，通过反复尝试，筛选最佳的关键词及其组配方式，并摸索、检验所选用的英文关键词及其组配是否得当。（3）扩检阶段在试检确定检索途径的
6、基础上，逐一检索专业数据库以及诸多相关数据库。在一般情况下，从不同数据库中检索出的文献应该出现较多交叉重复，但必须考虑到不同数据库的用词习惯往往不尽一致，因此当发现检索结果出现异常时，应及时更换检索途径。（4）补充检索在以机检为主的查新检索中，即使已经检出较多的相关文献，以至于密切相关文献之后，有时仍需要再进行补充检索。 有的研究项目需要与现有数据库时限之外的早期研究成果对比，只能以手检的方式追溯补充。 有些项目必须要考虑到与最新发表的资料对比，为弥补一些数据库的报道时差，需要手检补充现刊资料。 许多产品项目查新，靠现有数据库往往不能得到理想的检索结果，需要手检相关专业产品手册加以补充，或借助
7、于互联网搜索引擎进行广泛的网络搜索。（5）难点处理科技查新实践中经常会出现通过多途径检索效果仍不理想，查到的相关文献很少，或已查到的文献与查新点可比性不强。通常应考虑采取以下处置措施： 重新进行检索定位：检查检索用词是否符合数据库的用词习惯，或用词是否偏窄。建议优化检索策略，考虑扩充检索用词范围，改用上位检索（从中进行筛选） ，以词根进行任意一致检索，由于选词困难，采用分类检索途径筛选。 更换或扩充检索资源：使用其他相关数据库进行检索，采用网络检索搜索引擎，在网上耐心筛选有关线索。 请咨询专家从查新项目内容和查新点分析确认检索路径是否正确，请查新委托方协助检索相关文献过少的原因。 有时检出的国
8、外相关文献难以理解，为保证对其内容进行较为准确、科学的描述，必要时，查新员应邀请咨询专家帮忙，进行文献分析并与查新项目进行比较。3. 查新过程的管理（1）查新文献资源选择 国内查新检索基本可利用我校已购置的 CNKI 中国期刊全文数据库、维普科技期刊全文数据库、中国专利数据库、万方系统中多种专业数据库、标准光盘库、法律法规光盘库等，必要时辅以工具书手工补充检索和网络检索。 国外查新检索应优先利用我校已订购的多种网络数据库和光盘数据库，如：EI（工程索引） 、INSPEC（科学文摘） 、SCI（科学引文索引） 、ISTP（科技会议录索引） 、NTIS（美国政府报告） 、CSA（剑桥科学文摘） 、
9、CA（化学文摘） 、Aerospace（航空航天数据库）和AIAA、IEL、Elsevier、PQDD、USPTO 等全文数据库以及本校订购的相应书本式检索工具。 、 国外专利检索既可利用国际联机检索系统，也可充分使用因特网上的世界专利及欧、美、日等各国的专利资源。 提倡深入开发利用因特网资源，为查新检索服务。 凡查新项目的专业内容不能通过以上网络和光盘数据库及因特网进行检索时，必须通过国际联机检索系统检索相应的数据库资源，否则由此而造成的文献漏检，将追究项目查新员的责任。（2）文献查新时限查新时限应以查新项目所属专业的发展情况和查新目的为依据，在委托方未提出特殊要求的前提下，一般查新项目的检
10、索时限为： 申报科技成果奖励类查新自委托之日起前推 10 年。 立项查新自委托之日起前推 10-15 年。 申报发明项目自委托之日起前推 15 年。 对较成熟的技术、产品、工艺的查新，应视文献的时间分布情况，酌情向前延长检索年限；对于新兴学科、高新技术项目的前推年限可酌情缩短。（3）查新项目安排一般情况下，每个查新项目交由一名查新员独立完成。在遇到查新项目加急或其他特殊情况时，查新部门负责人可安排多名查新员或查新员、审核员以及咨询专家共同配合完成复杂项目的查新工作。（4）查新员应在合同规定的时间内完成查新报告。完成时间一般为国内检索1 周，国内外检索 2-3 周。如遇特殊情况不能如期完成时，应
11、提前主动与委托人联系，经委托人同意后，方能延期。（5）中级以下技术职称和从事查新工作不满两年的查新人员，按规定不具备单独出具查新报告的资格。他们应在高级职称人员的指导下积极参与查新事务，进行机检、翻译、文献资料整理等助理工作；部门负责人也应为他们提供适当的学习进修机会，不断提高他们的查新业务水平，壮大和更新我校的科技查新队伍。四、查新员工作职责1.承担科研立题、成果申报和其他重要科技项目立项的查新工作，在认真做好文献情报检索的基础上，着重做好分析对比、新颖性评价、复查审核等项工作。2.熟悉和执行查新工作的有关政策、规定和制度，做好各项查新服务工作。3.具有良好的职业道德（包括为用户保密） 、实
12、事求是的科学态度和严谨的工作作风。4.积极参与技术培训、学术会议和其他有关学术活动，努力学习有关政策、理论、技能和最新科技知识，特别要注重了解、掌握学校重点学科发展战略、方针政策、规划计划以及发展现状、成就、进展、趋势、动向、苗头、前沿、重点、难点、热点、关键等，不断提高业务水平和综合分析能力。五、查新审核员工作职责审核工作的目的是确保查新报告客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况。 科技查新规范规定了查新审核员的职责是：负责审查查新员所进行的查新程序是否规范，查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适，选择的检索词及分类栏目是否恰当，检出的文献是否为同类研究文献，可比文献是否恰当，查
13、新员收集到的相关文献是否齐全，对提出的文献判断是否正确，查新结论是否客观和准确，查新报告是否规范，并向查新员提出审查意见。1查新审核员和查新员共同对查新报告承担着法律责任查新审核员应对查新员送审的查新报告初稿一丝不苟，严格要求，不走过场，不抱侥幸心理，不碍于情面，要恪守职业道德。审核员应从宏观上站在查新课题所属技术领域的总体高度审视查新报告提供的相关文献的分量，结论意见的基本趋向，保证其客观性、合理性；从微观上对报告的各部分细节认真挑剔，确保其成为经得起推敲的技术公正文件。2查新报告审核的主要内容（1）对查新项目科学技术要点的审查 理顺查新要点，删除修饰词语、广告性用语以及难以定论的词语。 审
14、定技术要点中的数据，必要时复核引用资料。 根据查新要求及已经查出的相关文献内容，要求委托方补充必要的可比数据。（2）对查新范围、关键词、分类号、检索式的审查复核中英文关键词是否规范，分类号定位是否确切，避免与查新项目无关的关键词、分类号、数据库出现，确定检索策略是否恰当，避免检索范围过宽或限制过窄。（3）对检索结果中相关文献的审查 报告所列相关文献是否确实相关，剔出冗余文献。 相关文献过少时应建议更换检索入口，扩充检索资源（补检新库、手册、工具书） 。 检索结果中的文献引录是否有深度，或仅停留在文题的重复上，对外文部分的译文及理解是否恰当准确。（4）查新结论的审核 是否尽量做到相关文献和查新点
15、的逐项分析对比，避免结论过于勉强。 不宜过分强调查新项目的一般技术特征或非关键性技术内容，应突出是否存在决定新颖性的实质性区别。 消除用户痕迹（结论中涉及查新项目对比时，出现技术要点中没有提供的数据、内容） 。 删除赞誉之词，杜绝水平评价。六、查新报告出证程序1.查新员完成查新报告初稿后，于合同限期 1-2 日前交查新审核员审定。2.查新审核员应对查新报告从内容到格式进行全面审改，必要时可征求咨询专家和查新委托人的意见。3.在以下情况下，审核人应将送审报告的审理情况向查新部门负责人报告，或与查新部门负责人共同研究处理。 报告内容与查新合同要求不符。 对查新合同新颖点做出否定结论。 对送审报告作
16、出较大修改，或需要重查、补查。 由于查新员工作草率，致使报告本身有较多明显失误。 由于其他原因审核人认为有必要时。4.查新员应尊重审核员的审改意见，对报告进行修改或补充。凡作较大修改者，改后应再次送审。5.查新报告定稿后，由审核员、查新员分别签字，签字使用碳素笔。6.查新点负责人根据审核员、查新员的签字进行查新档案登记。七、质量控制查新工作质量控制是通过行政性、经济性、技术性手段，对查新工作的全过程实行质量管理和监督，确保查新报告质量的一项管理性工作。查新工作质量控制措施：1行政性措施：（1）保证查新点的基本条件：包括查新点组织设置、人员配备和培训、文献资源、检索手段及设备购置和更新等。（2）
17、建立健全并严格、认真执行各项规章制度。（3）制定查新工作计划、工作流程、质量指标及落实措施。（4）定期或不定期对查新报告进行抽查、评估，并提出改进办法和奖惩意见。（5）认真执行用户反馈制度，多渠道、多形式征集用户意见。（6）严格管理制度，设置质量控制监督机构或人员。（7）为确保查新的公正性和科学性，查新点在工作中应采取回避政策和贯彻“不受自身利益约束”的原则；查新点所在单位及其上级主管部门或单位不得干预查新业务工作；严格做到查新工作直接对授权部门负责。2.经济性措施：根据查新人员完成任务的多少、质量的优劣以及有关政策规定，决定劳务补贴和奖惩的额度。3.技术性措施：（1）充分理解项目的内容、性质、特点、范围以及委托者的要求和意图。（2）以机检为主，手工检索为辅，两者有机结合，互为补充。（3）制定正确的检索策略，包括检索词的选择、检索步骤，机检中截词与加权法的使用，以及检索逻辑式的编制等。（4）通过试检索编制出最佳检索式。（5）保证最低的检索时限不得少于十年，尤其要注意原始文献收录及检索刊物的时差，必要时查找现刊。（6）检索结果为零的查新项目，应首先由查新人员核实确定检索范围、途径和策略，进行复检。必要时可通过专家咨询或调查等方式配合检索，直至提交专家委员会（小组）讨论。（7）查新报告做到格式规范、填写完整、内容准确、打印清晰。
