1、六安市叶集区全区档案进馆整理和数字化加工项目技术规格及要求（一）服务内容档案工作是各项事业发展的重要基础，是党和政府的一项重要工作，为了充分发挥档案作为规范社会管理、保障改善民生的重要依据和凭证作用。为了更好地服务社会、服务民生、突出抓好档案资源体系、利用体系和安全体系建设，努力把全区档案工作提升到一个新的水平，六安市叶集区人民政府办公室决定对全区各单位的各类载体档案进行全面规范整理和数字化扫描及著录工作。序号 服务项目 单位 预计数量 进度要求 备 注1 卷 150002档案整理件 2500003 数字化扫描 页 50000004 档案著录 条 1300000在2018年12月底前完成200
2、万页以上的档案的整理、扫描和著录任务。1.最终结算金额以实际完成数量为准。2.档案扫描报价以A4幅面作为一页为标准单价，更大幅面以A4面积倍数进行同比价格折算，小于A4幅面的，以A4标准记为一页来计算。3.遇人名项著录，每5个人名折算为一条。4. 档案条目注录必须采用双机注录。（二）总体要求严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保各环节工作符合DAT-31-2017纸质档案数字化规范档案著录规则（DA/T 181999）、归档文件整理规则（DA/T 182015）等规范标准的要求，建立完整、规范的工作记录。（三）档案整理质量要求1按照国家
3、标准及六安市叶集区人民政府办公室要求，对各立档单位移交进馆的档案进行鉴定、组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒等。2档案整理保持文件之间的有机联系，符合业务操作流程。3条目著录，档案著录准确，符合档案著录规则（DA/T 18-1999）。实现条目与实体的一一对应。4档案的装订：遵循尽可能保持档案原貌的原则，对整理完毕的档案进行装订。档案装订必须采用专业装订线等进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。（四）档案数字化加工质量要求1档案借调投标人与采购人办理档案借调手续，借出待数字化档案。
4、中标方档案借调时应逐卷清点，案卷封面的档号与调卷单开具的档号一一对应，确保准确无误，同时做好交接记录。2档案前处理2.1 确定扫描页将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描。2.2 编制页号2.2.1 中标方应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。2.2.2 重新编制页号时，中标方应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。2.2.3 书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。2.2.4中标方应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。 2.3 目录数据准备2.3.1 按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。2.3.2 对需在目录数据库中进行标
5、记的情况进行标记。2.4 拆除装订 中标方应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，中标方应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时中标方应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。2.5 技术修复2.5.1 破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，中标方应先由专业技术人员进行技术修复。2.5.2 折皱不平影响扫描质量的纸质档案中标方应先进行压平等相应技术处理。3 目录数据库建立3.1 为了确保著录成果的质量，投标人须使用双机著录，著录的错误率应小于千分之一。3.2 数据库选择考虑可转换为通用数据格式，以便于数据
6、交换。3.3 数据库结构的设计特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。3.4 将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果录入数据库，形成准确、完整的目录数据。3.5 可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据中标方应及时进行修改。4 档案扫描4.1 基本要求档案扫描中标方应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整中标方应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像
7、效果最接近档案原貌。4.2 扫描设备4.2.1 扫描设备的选择特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。4.2.2 超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时，相邻图像之间留有足够的重叠，并且采用标版等方式明确说明分幅方法；若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。4.2.3 中标方应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。4.3 扫描色彩模式4.3.1全部采用彩色模式进行扫描。4.3.2 页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档
8、案，采用彩色模式进行扫描。4.3.3 页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，也可采用黑白二值模式进行扫描。4.3.4 页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，也可采用灰度模式扫描。4.4 扫描分辨率4.4.1 扫描分辨率的选择，保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。4.4.2 扫描分辨率不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，扫描分辨率不小于300dpi。4.5 存储格式4.5.1 纸质档案数字图像长期保存格式为JPEG。4.5.2 纸质档案数字图像利用时，也可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑，将图像转换为PDF等其
9、他格式。4.5.3 同一批档案采用相同的存储格式。4.6 图像命名4.6.1 中标方以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择确保图像命名的唯一性。4.6.2 将数字图像存储为单页文件，并按档号与图像流水号的组合对图像命名。4.6.3 数字图像确需存储为多页文件时，可采用该档案的档号对图像命名。4.6.4 中标方应科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性。5 图像处理5.1 图像拼接对分幅扫描形成的多幅数字图像，中标方应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时中标方应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。5.2 旋转及纠偏对不
10、符合阅读方向的数字图像进行旋转还原。对出现偏斜的图像进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。5.3 裁边如需对数字图像进行裁边处理，在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。5.4 去污如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。5.5 图像质量检查5.5.1 数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，重新扫描。5.5.2 对于漏扫、重扫、多扫等情况，及时改正。5.5.3 数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，及时进行调整。5.5.4 对数字图
11、像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，重新进行图像处理。6数据挂接6.1 借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。6.2 逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。 7 数字化成果验收与移交7.1 验收方式7.1.1 采购人组织人员对纸质档案数字化成果进行验收。7.2 验收内容纸质档案数字化成果包括数字图像、档案目录数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。7.3 验收指标抽检比率不
12、得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率为100%，其他内容的抽检合格率不低于95% 。7.4 移交验收合格的数据投标人按照纸质档案数字化工作方案及时移交，并履行交接手续。8档案归还入库8.1 档案装订纸质档案数字化工作完成后，拆除过装订物的档案如需装订，中标方应注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。8.2 档案归还入库按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点，并履行档案入库手续。（五）中标方应遵循的标准和规范1.文书档案：2000年（含）以前（以“卷”为单位进行整理）：文书档案案卷格式（GB/T 9705-2008）。2000年之后（以“件”为单位进行整理）：
13、归档文件整理规则（DA/T22-2015），机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局8号令）。2.会计档案：会计档案管理办法（财政部、国家档案局令第79号），安徽省会计档案整理要求及案卷格式（财会2017309号）。3.科技档案:科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/ T11822-2008），国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002），基本建设项目档案管理办法（安监总厅200724号），技术制图复制图的折叠方法（GB10609.3-89）。4.声像档案：照片档案管理规范（GB/T11821-2002），数码照片归档与管理规范（DA/T50-2014），
14、磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-1995）。5.电子档案：电子文件归档与电子档案管理规范(GB/T 18894-2016)，文书类电子文件元数据方案（DA/T 46-2009），纸质档案数字化技术规范（DA/T 31-2017），档案著录规则（DA/T18-1999），档号编制规则（DA/T 13-1994）。6.业务档案：上级业务主管部门或档案部门制定有相关规定的，依照执行；没有的，可根据相关要求和行业标准制定整理办法后报送区档案部门审核备案，也可与区档案部门共同商讨制定。7.人事档案：中组部、国家档案局干部档案工作条例（组通字199113号），干部人事档案材料收集归档规定（中组发
15、200912号），中共中央组织部关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知（组通字201228号），企业职工档案管理工作规定（国家劳动部、国家档案局1992年6月9日制定）。8其他：中华人民共和国档案法档案与文件收集利用条例纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2017）、档案著录规则（DA/T18-1999）、国家档案局档案数字化外包安全管理规范国有企业文件材料归档办法（档发20044号）、企业档案工作规范（DAT42-2009）、企业文件材料归档范围和保管期限规定（国家档案局10号令）、全宗卷规范（DA/T122012）、印章档案整理规则（DA/T32）。（六）其他要求1.项目实施过程中所需的电脑、扫描仪等硬件设备和数字化加工整理等加工软件由中标人提供，并要求加工软件具有高效、便捷的功能模块。2中标人应提供完整的档案数字化项目实施计划、作业人员数量、岗位安排、项目操作标准、建设管理流程、人员管理制度、安全保密制度、质量保障措施等。3.合同签订后中标人工作人员及加工软件硬件设备在规定时间内进驻采购人指定场地，开展档案整理、数字化加工及著录工作。
