1、1武昌理工学院承办和参加学术会议管理办法为进一步提升师生学术水平，营造浓厚学术氛围，规范承办国内外学术会议和规范教师参加国际、国内学术活动，制定本办法。第一章 承办学术会议第一条 学校承办境内外学术会议1.由学校负责承办的国际学术会议和全国性学术会议，须经校长办公会批准，并成立组委会。2.组委会须提交会议承办方案，包括会议主题、时间、地点、参会人员、规模、经费预算、组织接待，报校长办公会批准。3.国际性学术会议须提前 1 年启动会议申办流程，报省教育厅、省外办批准备案，人文社科学术会议还需上报省委宣传部批准（审批程序见附件一） 。全国性学术会议须提前 6-8 个月启动会议申办流程，并报相关上级
2、部门批准备案。4.组委会负责按照批准方案，全程执行到位。第二条 学院承办国内学术会议1.由学院承办的国内学术会议，学院成立组委会。2.组委会负责提交承办会议方案，包括会议主题、时间、地点、参会人员、规模、经费预算、组织接待等，报校长办公会批准。23.国内学术会议一般要求提前 4-6 个月启动会议申办流程（审批程序见附件二） 。4. 学院承办的国内学术会议，坚持以会养会，结余经费由学院支配。第二章 参加学术会议第三条 教师参加国际、国内学术会议是指在境内外有重大学术影响或对我校学科建设有重要意义的会议。1.参加境外学术会议人员，应是我校相关专业学科带头人、教授、副教授及博士以上人员（审批程序见附
3、件三） 。其他人员参会须报校长特批。2.参会经费原则上由院内相关科研平台经费、课题经费支出。对于没有平台经费与课题经费的，经批准由学校支付参会经费。3.由学校支付参会经费（差旅费、会务费及住宿费等）且占用教学工作时间的参会者，须达到以下条件之一：（1）有会议邀请函与论文收录接收函；（2）在大会作学术报告或小组会议发言；（3 ）提供在相关学会、协会及研究会等担任重要学术职务文件。审批流程见附表附件三。4.不需要学校支付参会经费但占用教学时间的学术会议，本人申请，学院签署意见，教务处审批。对于占用周五下午参会者，须报送人事处备案。第三章 相关规定3第四条 由学校承办的国际、国内学术会议，由宣传处负
4、责宣传报道，并存档影像资料。组委会必须提交经过整理后的会议综述资料，由科研处归档，并作为报销前置条件。第五条 教师参加学术会议后须上交会议书面情况报告，并在院系汇报学术会议情况。参加重要学术会议信息须在科研处或学院网页报道。会议相关信息资料报科研处存档，并作为报销前置条件。第六条 未经学校批准召开国际、国内学术会议，或虽经批准会议组委会执行不力，造成重大不良社会影响，追究当事人或承办单位责任。第七条 本办法从颁布之日起实施，与此相关文件规定同时废除。第八条 本办法由科研处负责解释。附件一：承办国际学术会议审批表附件二：承办国内学术会议审批表附件三：参加学术会议审批表武昌理工学院2018.8.1
5、54附件一：承办国际学术会议审批表中文名称学术会议名称英文名称会议主题主办单位协办单位会议地点 拟参加 人数 境内： 境外：会议起止日期 举办天 数姓名 职称/职 务 所在单位会议主席/主持人重要与会嘉宾会议预算总额（附预算清单）接待安排（吃住行）所在单位意见 年 月 日 宣传处意见（人文社科会议）科研处意见年 月 日 5国际合作处意见 年 月 日 分管校领导意见 年 月 日 校长意见年 月 日 填表日期： 年 月 日注：1.须附会议方案。2.此表正反面打印。 6附件二：承办国内学术会议审批表学术会议名称会议主题主办单位会议起止时间 拟参加人数会议地点 举办天数姓名 职称/职 务 所在单位负责
6、人重要与会嘉宾会议预算总额（附预算清单）接待安排（吃住行）承办单位意见 年 月 日 7科研处意见 年 月 日 分管校领导意见年 月 日 校长意见 年 月 日 填表日期： 年 月 日注：1.需要附会议方案；2.此表正反两面打印。 8附件三：参加学术会议审批表姓名 单位 职称/职务 学位中文会议名称英文会议起止时间会议地点会议主办单位参会条件 论文入选 学会任职 作报告或小组发言参会预算会议情况说明（会议背景，会议层次与影响力，与学科发展、科研的关系，参会的必要性）所在单位领导意见 年 月 日教务处意见年 月 日科研处意见年 月 日9分管校领导意见 年 月 日校长特批年 月 日填表日期： 年 月 日注：1.不符合参会条件人员，需经过校长特批。2.不需会议经费，只需要调课，报教务处批准，无需科研处及其他相关人员签署意见。
