1、云南牟定乾勋物业服务有限公司制度汇编行政事务1目 录第一章 公司组织管理 .3第二章 行政工作管理规定 .4第三章 文件管理 .5第四章 保密制度 .6第五章 会议制度 .8第六章 印章管理制度 .10第七章 档案管理办法 .11第八章 对外宣传报道管理规定 .13第九章 合同管理实施细则 .14第十一章 内部车辆使用管理规定 .20第十二章 物资管理规定 .21第十三章 小区住房管理办法 .25第十四章 公司工作服发放管理规定 .27第十五章 突发事件信息报告制度 .28云南牟定乾勋物业服务有限公司制度汇编行政事务2第一章 公司组织管理第一条 根据公司章程，公司实行董事会领导下的总经理负责制
2、，实行统一领导，分级管理。做到指挥灵活，信息畅通，协调一致。第二条 通过方针目标管理及各种经济责任制考核，调动全体员工的积极性和主动性。第三条 本着精干高效的原则，机构设置不搞一刀切，不搞上下对口，不因人设事。第四条 贯彻“责权统一”的原则，对部门及各类人员的职责进行明确、合理分工。第五条 逐步完善各部门、各员工的工作标准，并严格考核，以提高服务、业主、客户满意度为中心。云南牟定乾勋物业服务有限公司制度汇编行政事务3第二章 行政工作管理规定第一条 为保证公司生产和经营活动的连续性、持续性和高效性，严肃工作纪律，规范日常工作行为，做好协调和服务工作，特制订本行政工作管理规定。第二条 公司日常行政
3、工作人员行使计划、组织、指挥、协调和监督五大管理职能，包括总经理、公司办公室及各职能部门、各服务部门经理。第三条 行政管理工作恪守面向大局、服务公司、着眼基层、实事求是的工作思想，积极参与解决所辖范围内的各种问题。第四条 公司组织机构实行直线职能形式。整个公司日常管理工作由总经理集中统一领导，各部门分级管理，各部门经理应用好用足手中权力，发挥最佳管理效益。凡牵涉到部门与部门之间工作或利益不能协调时，应及时汇报总经理办公室；重大、紧急事件时，可越级向上反映。第五条 行政管理工作人员办事精练、高效，戒拖拉、推诿，做到工作一日清，碰到问题沉着、冷静、果断。第六条 办公场所做到整洁、卫生，办公人员需暂
4、时离开办公室半小时以上的，须将办公桌上文件资料整齐并统一放置办公室靠墙一侧。办公人员在下午下班后必须清理办公室。第六条 办公室人员工作规范：一、工作风纪1、办公室工作时间，员工应积极开展有益工作的沟通交流，但不得妨碍工作，应坚守工作岗位，不得随意串岗闲聊，需要离开时根据情况，或向上级领导请示，或知会同事，应在“人员去向登记册写明去向”2、保持办公室整洁，上班时间请勿在办公区域进食物、吸烟，影响他人工作。3、注意保密。公司所有员工都有保持公司秘密的责任和义务，务请保管好本人持有的公司涉密文件；未经授权或批准，不得对外提供有机密的公司文件或其他未公开的经营状况、财务数据等；对非本人职权范围的公司机
5、密应做到不打听、不猜测、不传播；发现有泄密的情况应立即向有关领导报告；如有泄密实践发生，按上级公司有关保密管理规定及有关法律处理。二、礼仪仪表1、员工上班期间，应保持良好精神状态，讲究文明礼貌。同事之间应相互云南牟定乾勋物业服务有限公司制度汇编行政事务4尊重、团结友爱、相互帮助。2、员工上班时必须穿工作服（暂时未发工作服的员工应穿与工作服近似的服装）并保持服饰整洁、得体（公司人员周六、周日允许穿便服，但不得穿短裤、无袖衫、超短裙、拖鞋，保安员等工种公司另有统一着装要求的，按其具体规定执行。3、员工上班时需注重个人仪容仪表，保持头发自然干净，男员工不蓄长发胡须，女员工不浓装艳抹。4、员工应提前
6、10分钟上班，做好准备，准时上岗开展工作，倡导奉献精神，积极主动完成当天工作。5、办公室待人接物要注重形象，上班时讲普通话，使用文明用语，不得大声喧哗。接听电话时不宜电话铃响超过三声，接、打电话一般不使用免提健，应控制音量和时间。6、上班时间不准串岗，随便翻阅他人办公文件、抽屉。第八条 公司定时召开各种类型会议，参加会议人员务必在会前做好充分准备，在会议召开期间认真做好记录并积极发言，达到召开会议解决问题的目的。第九条 公司通过各种渠道、包括报纸、会议、黑板报等宣传有关党的方针、政策、公司发展新貌等，开展政治思想、精神文明建设。第十条 公司有计划地组织各种活动，丰富员工文化小，加强政治思想教育
7、和精神文明建设。第十一条 各部门负责人做好本部门的后勤管理工作，搞好内部绩效考核工作，加强基础管理。第三章 文 件 管 理第一条 公司颁布的各类文件对公司内部具有约束性、指导性和强制性，是上传下达公司旨意的有效手段。第二条 公司文件分为公司文件和部门文件两种，公司综合服务部负责公司文件的草拟、修改、发放和存档和控制。第三条 涉及部门以上的文件，原则上由部门提出，公司统一发文颁布。第四条 公司各部门颁布的文件，必须抄送公司综合服务部存档备查，各部门涉及规章制度、考核等方面的规定、条例，参照公司统一颁布的制度制订，并经公司综合服务部核稿方为有效。云南牟定乾勋物业服务有限公司制度汇编行政事务5第五条
8、 各部门应积极主动传阅有关文件，并把工作落实到实处。各部门应有完整的文件登记、收发、阅读记录，如有异议，在两天内向归口部门提出，直到解释圆满。第六条 文件传阅后要求妥善保管，不得遗漏和丢失。各兼职文书、记录管理员应积极主动配合部门负责人做好此项工作。如发现遗漏和丢失的，将追究部门负责人的经济责任。第七条 文件行文管理程序和要求：一、 拟稿：根据重大决策内容，有必要下发的，应指定有一定业务素质人负责拟稿，内容要求简明扼要、实际，语句通顺，通俗易懂。二、 核稿与签发：一般情况下，各种文件拟稿完毕后，必须由部门负责人核稿，无差错后方可由主管人员签发，涉及面广的，应有会签记录。三、 文件的下发：文件必
9、须手续齐全，打印完毕后，及时下发各有关部门和个人，在下发时，做到有专人收签名，不经签名不发，发文簿及收文簿清晰。各部门应设收文登记簿，按文号及标题登记，以利于工作和便于传阅。公司综合服务部定期对部门文件进行检查，并作为经济责任制进行考核。第四章 保密制度第一条、保密原则一、公司全体员工应遵守以下原则：不该说的，绝对不说；不该问的，绝对不问；不该看的，绝对不看；不该听的，绝对不听；不该记录的，绝对不记录。二、除了履行职务的需要之外，本公司任何员工未经公司总经理或分管领导同意，不得以泄露、公布、发布、出版、传授、转让或者其他任何方式使任何第三方（包括按照保密制度的规定不得知悉该项秘密的公司的其他员
10、工）知悉属于上级公司、公司，虽属于他人但本公司承诺有保密义务的技术秘密或其他商业秘密信息，也不得在履行职务之外使用这些秘密信息。三、公司员工离职之后仍对其在本公司任职期间接触、知悉的属于本公司或者虽属于第三方但本承诺有保密义务的技术秘密和其他商业秘密信息，承担如同任职期间一样的保密义务和不擅自使用有关秘密信息的义务，而无论本公司员工因何种原因离职，在离职后仍承担保密义务期限为自离职之日 3年内。第二条、保密内容与方法一、文件的保密环节包括其制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存云南牟定乾勋物业服务有限公司制度汇编行政事务6和销毁等。二、保密文件划分为三级，第一级为绝密，第二级为机密，第三级为
11、秘密。1、绝密公司有针对性的竞争策略和计划；招投标方案及招投标人的相关资料；交易商有关资料；人才引进计划方案；尚未公布的工资福利和人事调整方案；公司财务报表；其他绝密内容。2、机密公司发展规划；公司事故调查报告；公司领导的人事档案；尚未公布的公司机构改革方案；员工个人的薪金；其他机密内容。3、秘密没有明确规定可以传达的公司办公会议内容；不宜对外单位公开的内部规章；尚未公布的人事处罚决定；小区产权资料、工程资料和相关技术资料和小区业主的资料等；其他秘密内容。三、保密文件的复制及使用1、绝密、机密文件的复制及使用除本职工作职责外由总经理批准，秘密文件的复制及使用除本职工作职责外由总经理、部门分管经
12、理和管理处主任批准；2、复制保密文件，应派人在复制现场监督；3、保密文件的复制情况应予登记。四、保密文件的发出、传递、签收、保管1、发出保密文件应履行审批手续，审批权限同保密文件的复制使用一致；2、总经理、部门分管经理和管理处主任按工作需要负责绝密文件及其他保密文件的传递工作；3、保密文件的接收人，应在接收记录簿上签收。接收人应对保密文件妥善云南牟定乾勋物业服务有限公司制度汇编行政事务7保管，不得随意在办公桌上堆放，不得携带回家或公共场所；4、批准由个人保存的记有秘密内容的记录本等应防止遗失。离职时，应清理交回公司。5、保密文件、机密文件原件由综合服务部经理核实验收后存放档案室，经批准使用的复
13、印件及其他保密文件由各管理处主任（档案室）和相关职能部门经理保管。五、保密文件的查询和借阅，要严格履行审批制度，权限同保密文件的复制及使用一致；六、保密文件的解密和销毁；1、保密文件的解密有两种形式，一是因正式公布而解；二是经鉴定已丧失秘密特征而解密；2、因公布而解密的，由保管人确认；3、经鉴定解密的，鉴定由保管人提出；4、经鉴定已丧失保存价值的秘密文件应销毁；5、解密与销毁应报总经理批准；6、销毁保密文件，应有两个监销人，并制作销毁记录。第三条、处罚如违反本规定的，公司将据奖惩条例 ，视情节轻重，对责任人予以处罚。第五章 会议制度第一部分 例会安排一、公司会议1、时间安排：每月 2次，分别在
14、 10日、25 日召开，遇其他重要工作或节假日时，或提前一天召开，或延后一至二天召开；2、参加人员：经理、管理处主任（助理） 、各部门负责人；二、各管理处例会1、时间安排：每周一次，具体时间自定；2、参加人员：参加人员自定，必要时可请综合服务部人员参加；三、保安工作例会1、时间安排：每周五下午；云南牟定乾勋物业服务有限公司制度汇编行政事务82、参加人员：各管理处保安队副班长以上人员；四、工程维修部工作例会1、时间安排：每月 15日下午；2、参加人员：各管理处维修主管（负责人） ；五、综合服务部工作例会1、时间安排：每月 30日下午；2、参加人员：部门全体员工；六、公司培训学习例会1、时间安排：
15、原则上每月 2次，安排周二晚上，具体以通知为准；2、参加人员：根据培训主题、学习内容另行通知；第二部分 会议工作规范一、会议前准备工作1、会议召集部门在会议前应确定会址、会期、与会人员名单，并及时通知参加会议人员，必要时应提前向与会有关部门或人员提供相关会议资料。2、综合服务部或会议召集部门必须根据会议安排提前布置好会场，做到会场布置整洁、干净、舒适。3、会前准备工作基本完成后会议召集部门应在会前告知会议主持人。4、公司工作例会召开前，与会人员需将工作总结与计划表提前 24小时交综合服务部；工作总结请对照所报的计划、会议纪要及总经理临时布置的工作填写，计划总结要写明完成时间，未按要求完成工作说
16、明原因；二、会议纪律1、与会人员不得无故缺席，如有要事无法参加会议应于会前向综合办公室请假。2、会议召集部门要做好有关会议的各类资料分发工作，并指定专人负责做好会议记录及会后记录的整理工作。3、会议主持人应按会议议程执行，要求会议开得简明、有效。4、会议期间，与会人员不得吸烟、不得随意离开会场。5、与会人员在会议进行中都必须关闭身边的通讯工具或保持震动状态，原则上不得在会议进行中接听电话。6、与会人员在会中必须讲普通话，汇报工作应有条理，要有针对性地提出本部门内部存在问题及解决问题的想法和建议，对未完成工作要有弥补措施和善后意见。云南牟定乾勋物业服务有限公司制度汇编行政事务97、与会人员必须严
17、格遵守会议时间，准时参加会议。三、会后事项处理 1、原则上会后三天内必须形成有关会议纪要（备忘）送达与会部门或人员。2、会议结束后，有关部门要对会议形成的决议或纪要内容进行承办、落实。综合服务部应对会议中布置的有关工作内容安排专人负责跟踪催办。3、对公司内重大会议及有外来人员参加的会议，有关人员要负责将各类文件原稿、材料、会议照片、录音录像带等及时收集整理，并报综合部，综合服务部要对这些材料及时进行专门的分类归档。第三部分 会议安排程序一、公司各部门、各管理处所召开的会议由部门、各管理处负责人自行安排。二、公司召开的会议，会议召集部门应提前一天通知有关部门以保证会议的正常举行。三、公司常设性会
18、议综合服务部应订出具体的时间、地点，如有特殊原因，取消或延迟召开常设性会议，应及时通知与会部门或人员。四、在会议过程中，主持人应保证会议的顺利进行，对突发事件进行及时有效地处理。五、会议纪要的起草、发送要及时准确。部门内部会议纪要应于次日发到部门内所有员工手上，并由公司综合服务部备案。公司工作例会、临时性会议纪要应于会后三天内发送到各相关部门。六、公司各部门对有关会议下发的重要文件、材料，必须及时组织部门员工传阅学习，贯彻落实会议精神。七、公司各类会议原则上应按规范及安排的程序进行，遇特殊情况可酌情处理。八、对会议管理工作列入考核，对违反上述规范及程序的，会议主持部门应追究责任，对有关当事人处
19、以警告、罚款 10-200元等处罚。第六章 印章管理制度第一条 为了加强对公司印章的管理，维护公司对内对外行使权利的严肃云南牟定乾勋物业服务有限公司制度汇编行政事务10性，防止在印章使用过程中出现失误及违法违纪事件，特制订本规定。第二条 本规定所指印章指公司章、部门公章、各管理处公章、合同专用章、财务专用章、票据专用章和独立法人、部门负责人印章等集体用印章。第三条 印章刻制必须遵循合法性的原则，符合公司规定的规格，式样、字体等，根据用途刻制成的钢印、原子印、牛角印、塑料印。第四条 印章的刻制，应由公司综合部指定专人办理，合格后应立即进行登记，建好登记台帐，留好图样以备查考。第五条 公司印章由专
20、职文书人员保管，未经领导批准，不得擅自委托他人代管，各部门公章一般由各部门负责人自已保管，合同专用章由合同管理人员保管。第六条 用印须经各级有权审批负责人签字批准使用，且都要进行登记，用印登记台帐必须按年度归档。第七条 印章被指定使用人在盖印前应对所盖的内容、手续、格式等进行把关检查，必须确保用印审批件与用印件完全一致，尤其是特殊情况用印，更要细心，发现问题，及时请示有关领导妥善解决。对于重要用印要复留。第八条 不得在空介绍信或信低纸上盖印，以防发生弊端。第九条 印章统一为红色或蓝色，根据实际情况选用，一般情况下用红色。第十条 印章保管必须安全可靠，所有印章都应加锁，一旦发现印章有异常，要迅速报告相关部门。第十一条 印章不得擅自拿出办公室，更不得随身携带。任何人不得私盖公章，包括印章管理人员和领导人。第十二条 印章保管人员变更要及时做好印章的移交工作，并重新落实印章保管责任。第十三条 由于机构的变动、印章损坏等原因需要停止使用时，停用单位应及时做好封存，并上交公司综合部统一注销。第十四条 印章停用、封存要进行登记，填好登记表，以备日后查验。第十五条 在印章制作、使用、保管、审查、停用过程中有不符合规定的、违纪行为的，处以当事人 50-500 元的罚款。第十六条 违反印章管理规定，给企业造成重大损失的，视情给予赔偿损失、开除及追究法律责任等处罚。第十七条 本规定解释权属公司综合部。
