1、 ERP 规范文件淄博泰维软件有限公司 第 1 页 共 17 页 ERP 咨询实施部ERP 财务系统培训手册一、 基础档案1、部门职责 进行日常财务核算工作。 进行各费用报销处理； 进行企业日常经营活动的会计反映与核算； 进行相相关部门进行上报各种经营性报表，为决策层提供及时准确的会计信息。2、岗位职责 出 纳：出纳对涉及现金、银行存款的凭证签字确认、定期与银行对账。 主管会计：录入会计凭证、打印会计凭证和科目汇总表与原始单据粘贴、装订成册、打印帐簿保存。 记 账：记帐（取消记帐） 、转帐生成、对帐、结帐（取消结帐） 。 报表人员：在 UFO 报表系统中录入关键字、设置取数公式、生成报表、打印
2、报表进行上报。 财务经理：审核会计凭证、 审核财务报表。3、初始设置3.1、录入部门档案（编码 2-2-2）单击基础设置基础档案机构设置“部门档案”单击“增加” ，录入部门编码及部门名称，单击“保存” ，录入下一部门档案录完后单击“退出”。 3.2、录入职员档案单击基础设置基础档案机构设置“职员档案”单击“增加” ，录入职员编码及姓名及所属部门等信息业务员打钩 单击“保存 ”。备注 职员编号：必须录入，必须唯一。 职员名称：必须录入，可以重复。 部门名称： 输入该职员所属的部门。您只能选定末级部门。ERP 规范文件淄博泰维软件有限公司 第 2 页 共 17 页 ERP 咨询实施部 职员属性：填
3、写职员是属于采购员、库房管理人员还是销售人员等人员属性。信用信息：包括信用额度、信用等级、信用天数，指该职员对客户的信用权限，可以为空。如果要在“销售管理系统信用 控制“中选择 “业务员信用控制 “，建议在这里输入职员信用权限。3.3、录入客户分类(编码 2-2-2)单击基础设置基础档案往来单位客户分类，单击“增加” ，录入客户分类编码和分类名称，点击保存，录入完成之后点击退出。3.4、录入客户档案单击基础设置基础档案往来单位 “客户档案”单击“增加” ，录入系统提供的四个页签内容，录入完后单击“保存”单击“退出” 。备注：其中客户编码，客户简称，所属分类码必须输入。3.5、录入供应商分类(编
4、码 2-2-2)单击基础设置基础档案往来单位供应商分类，单击“增加” ，录入供应商分类编码和分类名称，点击保存，录入完成之后点击退出。3.6、录入供应商档案单击基础设置基础档案往来单位单击选择“供应商档案”单击“增加” ，录入系统提供的内容，录入完后单击“保存”单击“退出” 。备注：其中供应商编码，供应商简称，所属分类码必须输入3.7、会计科目设置（编码 4-2-2-2）单击基础设置基础档案财务“会计科目” ，系统进入“会计科目”界面： 如果增加科目：单击增加，在输入窗口中录入或选择相应内容，单击确认 , 单击关闭; 如果删除科目：选中要删除的科目，单击删除，点击“确认” ； 如果修改科目：选
5、中要修改的科目，单击修改或双击该科目，点击修改修改相应内容，点击确定; 指定科目：单击编辑菜单下指定科目单击选择核算现金，银行总帐，现金流量的科目点击“”选入单击确认ERP 规范文件淄博泰维软件有限公司 第 3 页 共 17 页 ERP 咨询实施部备注 科目编码及名称必须唯一； 在增加或修改科目时，若该科目需要设置为辅助核算的科目，则必须在对应辅助核算的复选框打上“”标记； 指定的现金流量科目供 UFO 出现金流量表时取数函数使用。3.8、设置凭证类别 单击基础设置基础档案财务 “凭证类别”单击“记帐凭证”或其它需要的凭证类别单击“确定”单击退出。3.9、外币及汇率定义单击设置基础档案财务 “
6、外币及汇率” ，单击增加在录入窗口中录入币符和币名并选择折算方式，单击确认 在汇率一览表中，输入该币种的相应汇率单击“退出”备注：此处仅供用户录入固定汇率与浮动汇率，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在【选项】中的【汇率方式】的设置决定制单使用固定汇率还是浮动汇率。3.10、录入项目目录单击基础设置基础档案财务项目目录1、 先增加项目名称2、 增加项目大类，就是对你核算的项目进行一下分类3、 进行项目目录的维护，把项目档案维护进去备注： 核算科目：在总账系统【会计科目】功能中设置项目辅助核算，如对产成品、生产成本、商品采购、库存商品、在建工程、科研课题、科研成本等科目设置项目核算的辅助
7、账类。 项目分类定义：为了便于统计，可对同一项目大类下的项目进行进一步划分，这就需要进行项目分类的定义。ERP 规范文件淄博泰维软件有限公司 第 4 页 共 17 页 ERP 咨询实施部 项目结构：一个项目除了项目名称外，有时还应加一些其他备注说明，比如课题核算除了课题名以外，还有如课题性质、课题承担单位、课题负责人等备注说明，这些备注说明均可以设置为项目栏目。 项目目录：列出所选项目大类下的所有项目。3.11、设置结算方式单击基础设置基础档案收付结算结算方式单击增加，输入“结算方式编码”和“结算方式名称” ，若启用票据管理，单击该项打上“”标记；单击确认，单击退出。备注 结算方式编码：用以标
8、识某结算方式。用户必须按照结算方式编码级次的先后顺序来进行录入，录入值必须唯一。结算方式编码可以数字 09 或字符 AZ 表示，但编码中、-以及空格禁止使用。 结算方式名称：用户根据企业的实际情况，必须录入所用结算方式的名称，录入值必须唯一。结算方式名称最多可写6 个汉字（或 12 个字符）二、总账业务2.1 业务流程图ERP 规范文件淄博泰维软件有限公司 第 5 页 共 17 页 ERP 咨询实施部2.2、录入期初余额业务财务会计总账设置 “期初余额” ， 系统进入“期初余额”界面： 将光标移到需要输入数据的余额栏，直接输入数据即可。 如果是年中启用，还可以录入年初至建账月份的借、贷方累计发
9、生额。 录完所有余额后，用鼠标单击试算按钮，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡，也可单击对账按钮，检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致备注： 无论往来核算在总账还是在应收应付系统，有往来辅助核算的科目都要按明细录入数据。 清零：当科目的下级科目的期初数据互相抵消使本科目的期初余额为零时，清除此科目的所有科目的期初数据。存在已记账凭证时此按钮置灰。 则只要录入末级科目的期初余额及累借、累贷，年初余额将自动计算出来。 如果某科目为数量、外币核算，可以录入期初数量、外币余额。但必须先录入本币余额，再录入外币余额 若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。 在录入辅助核算期初余额之前
10、，必须先设置各辅助核算目录。2.3、日常凭证操作 2.3.1、增加凭证业务财务会计总账凭证 填制凭证单击增加录入凭证分录录完凭证，单击保存单击退出。ERP 规范文件淄博泰维软件有限公司 第 6 页 共 17 页 ERP 咨询实施部 凭证表头部分的录入备注: 凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。 采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号 采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。 凭证一旦保存，其凭证类别，凭证编号不能修改。 输入凭证正文部分备注: 摘要可以相同，但不能为空，按回车，系统将摘要自动复制到下一分录行. 会计科目通过科目编码或科目助记码输入。
11、科目编码必须是未级的科目编码。 金额不能为零，红字以 “-”号表示。 在金额处按空格键，系统将自动调整当前分录的金额方向。 在金额处按“=” ，系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。 录入涉及数量核算的分录时，录入“数量” 、 “单价”系统自动计算出“金额”放在借方，可用空格调整方向； 辅助核算信息 如果科目设置了辅助核算属性，还要输入辅助信息，如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等 。备注： 在录入凭证过程中新增加的部门、个人、单位、项目可通过参照窗增加录入；具体操作：单击辅助信息参照单击编辑 单击增加单击退出2.3.2、修改凭证业务财务会计总账凭证 填制凭证，单击上张、下
12、张选中要修改的凭证，直接修改；修改辅助信息可双击对应的辅助项调出相应窗口修改。备注： 未经审核的错误凭证可通过【填制凭证】制单功能直接修改 已审核算的凭证应先取消审核后，再通过证制单功能进行修改。 若您在【选项】中设置了“制单序时“的选项，那么，您在修改制单日期时，不能在上一编号凭证的制单日期之前。1ERP 规范文件淄博泰维软件有限公司 第 7 页 共 17 页 ERP 咨询实施部月份制的凭证不能将制单日期改为 2 月份的日期。 若在【选项】中设置了“不允许修改、作废他人填制的凭证“，则不能修改他人填制的凭证。 外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。2
13、.3.3、删除凭证业务财务会计总账凭证 填制凭证，单击上张、下张选中要作废/恢复的凭证，单击制单菜单下作废/恢复。单击制单菜单下整理凭证选择整理凭证期间单击“确定”选择要删除的凭证单击“确定” 。备注： 如果遇到有非法的凭证需要作废时，则可以使用作废/恢复功能，将这些凭证进行作废。 如果作废凭证不想保留时，可以通过整理凭证功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。 只能对未记帐的凭证作凭证整理。 已记帐凭证作凭证整理，应先恢复本月月初的记帐前状态，再作凭证整理。 若本月有凭证已记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。若想对已记账凭证作
14、凭证整理，请先到“恢复记账前状态“功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。2.3.4、出纳签字业务财务会计总账凭证出纳签字1、选择要签字的月份，点击确定；2、双击打开某张凭证，在打开的凭证界面，有个“签字”按钮，点击签字即可3、业可以点击“出纳”下面的“成批出纳签字“；2.3.5、主管签字业务财务会计总账凭证主管签字1、选择要签字的月份，点击确定；2、双击打开某张凭证，在打开的凭证界面，有个“签字”按钮，点击签字即可3、业可以点击“主管”下面的“成批主管签字” ；2.3.6、会计凭证审核业务财务会计总账凭证审核凭证ERP 规范文件淄博泰维软件有限公司 第 8 页 共 17 页 ERP 咨
15、询实施部1. 更换操作员：在企业门户中单击菜单重注册，屏幕显示“系统登录” ，选取帐套后单击确认；在“操作员”窗口选择有审核权限的操作员单击确认；2. 审核：单击审核凭证下的审核凭证设置要进行审核的凭证条件，点击“确认”选择要审核的凭证，点击“确定”点击单击“审核”或审核菜单下的成批审核凭证 ；3. 取消审核：如上进入审核凭证窗口，点击单击“取消”或审核菜单下的成批取消审核 ；4. 标识错误：如上进入审核凭证窗口，可单击标错，系统在该凭证上标识为 有错 ，便于制单人进行修改；5. 审核完毕，单击退出。 备注： 制单人与审核人不能是同一人；审核前必须更换操作员（重新注册） ； 凭证一经审核便不能
16、修改和删除，若要修改删除可先取消审核； 取消复核只能由复核人自已进行。2.3.7、会计凭证记帐业务财务会计总账凭证记账在凭证菜单中单击记帐单击“记帐范围”输入要记帐的凭证范围（格式如：1-20 或 1,3,5,7-10）单击下一步，核对记帐报告无误后，单击下一步，单击记帐，系统即开始记帐，记帐完毕退回总帐系统画面。备注 第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。 上月不记帐，本月不能记帐。 未审核凭证不能记帐。 作废凭证不需要审核可直接记帐。2.4、月末业务操作 记帐人员进行转帐定义，执行转帐生成。 （如果涉及现金，银行存款科目，凭证也须出纳签字） 。 财务经理审核转帐生成的凭证。
17、 记帐人员对审核后的凭证记帐。ERP 规范文件淄博泰维软件有限公司 第 9 页 共 17 页 ERP 咨询实施部 凭证全部记帐完毕后，记帐人员执行对帐。 对帐平衡、显示正确后，制表人在 UFO 报表系统内编制报表，打印报表，送交财务经理审核。 打印会计凭证和科目汇总表与原始单据粘贴、装订成册，打印帐簿保存。 数据备份后进行结帐。 （其他各系统必须先结帐）2.4.1、取消记帐1. 单击系统主菜单【期末】下的【对帐】 ，按下键，将决定是否显示/隐藏菜单中的【恢复记账前状态】功能2. 恢复记帐前状态有两种方式： （1）恢复最近一次记帐前状态；（2）恢复到月初未记帐前状态。具体操作：若该功能被隐藏，可
18、如 1 操作调出，单击凭证菜单下恢复记帐前状态选择恢复方式点击“确认 备注已结帐月份的数据不能取消记账2.4.2、科目汇总1. 输入汇总条件后，点击汇总按钮，屏幕显示科目汇总表。2. 当光标在科目汇总表的某一科目行上时，按详细按钮，则显示对方明细科目汇总表。3. 按级次按钮，可指定汇总的级次。2.4.3、自动转帐设置业务财务会计总账期末转账定义期间损益结转在这个界面把本年利润科目输入到本年利润科目对应的栏目中，点击确定即可；2.4.4、转帐生成：业务财务会计总账期末转账生成在这个界面选择“期间损益结转” ，点全选，在点确定，凭证就可以生成，检查无误就可以保存；2.4.5、对帐业务财务会计总账期
19、末对账1. 单击系统主菜单【期末】下的【对账】 ，显示待对账界面。2. 选择要对账的会计期间和对账内容，选择总账与哪些辅助账进行核对。3. 确定 ，单击对账按钮，系统开始自动对账。在对账过程中，按对账按钮可停止对账。4. 若对账结果为账账相符，则对账月份的对账结果处显示“正确“；若对账结果为账账不符，则对账月份的对账结果处ERP 规范文件淄博泰维软件有限公司 第 10 页 共 17 页 ERP 咨询实施部显示“错误“，按错误可查看引起账账不符的原因。5. 按试算按钮，可以对各科目类别余额进行试算平衡，显示试算平衡表。2.4.6、结帐业务财务会计总账期末结账1. 单击系统主菜单【期末】下的【结账
20、】进入此功能，屏幕显示结账向导一选择结账月份。点击要结账月份。2. 选择结账月份后单击下一步，屏幕显示结账向导二核对账簿。3. 按对账按钮，系统对要结账的月份进行账账核对，在对账过程中，可按停止按钮中止对账，对账完成后，单击下一步，屏幕显示结账向导三月度工作报告。若需打印，则单击打印月度工作报告即可打印。4. 查看工作报告后，单击下一步，屏幕显示结账向导四完成结账。按结账按钮，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账。5.2.4.6、取消结帐在结账向导一中，选择要取消结账的月份上，按Ctrl+Shift+F6键即可进行反结账。备注 上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭证。 如月还有未记账凭证时，则本月不能结账。 已结账月份不能再填制凭证。 结账只能由有结账权的人进行。 若总账与明细账对账不符，则不能结账。 反结账操作只能由账套主管执行。2.4.7、帐簿查询及打印： 单击菜单帐表下各项内容查询 查询时按需要设定相应条件，即可得到查询结果； 多栏帐查询时要先定义多栏帐格式，再查询；操作如下：单击菜单帐表 单击科目帐 单击 多栏帐查询单击增加图标设置多栏帐格式点击确认双击定义好的多栏帐查询； 现金和银行存款日记帐必须到出纳中查询； 涉及辅助核算的科目可在相应的辅助核算中查询；设置为客户往来或供应商往来的科目，必须到应收或应付系统中查询；
