1、团购岗位培训手册第 1 页 共 29 页顺 天 府 公 司团 购 岗 位 培 训 手 册目录第一部分 团购岗位职责 2第二部分 团购岗位操作流程与规范 3-17一 团购商品的操作流程与规范二 团购商品的退换货操作流程与规范三 团购购物券的操作流程与规范四 团购储值卡的操作流程与规范第三部分 返利卡的操作流程与规范 18-21第四部分 附件 22-28营运部 2008 年 11 月第一次修订完成营运部 2010 年 5 月第二次修订完成团购岗位培训手册第 2 页 共 29 页第一部分 团 购 岗 位 职 责 1 热情接待团购客户，主动为团购顾客提供服务；2 负责组织、协调团购商品的进货、送货和结
2、款；3 定期与团购顾客进行联系、沟通，维护良好的客户关系；4 妥善保管备用的储值卡和购物券；5 妥善保管收取的现金、支票、银行卡单等有价票据；6 按公司的要求为顾客开具发票，并保障发票的安全；7 整理并保管门店的各类团购单据；8 处理日常的前台客诉。团购岗位培训手册第 3 页 共 29 页第二部分 团购岗位工作流程及规范 顾客购物订货团购商品选择团购商品库存数量与价格查询团购商品售卖权限标准以及申报要求团购商品变价一 团购商品的操作流程与规范 由机关美工陪同顾客到现场挑选商品，并手工填写团购商品清单 说明：坚决杜绝一切未收款的商品（样品）出收银线以外区域。机关美工依据团购商品清单，查询厅存数量
3、和商品进价若库存不能满足需要，有以下几个解决办法：1 门店的缺货量较少，可与其他门店进行调拨；2 缺货数量较多，可查询配送中心数量，及时出库；3 若配送中心存量亦不足，则与公司业务部联系订货，并确定到货日期，反馈顾客；4 若团购商品进价高于售价。联系商品部采购员，将仓卡进价冲成低价。若不能批准，则不能销售。不得进行团购销售的特殊商品：1 油、饮料低于毛利率 2%，其它商品毛利率低于 5%的商品；2 促销期的限量商品；3 如遇到特殊情况(老客户)，必须销售的，门店填写门店团购售卖权申请表上报总部采购总监审批同意后方可变价销售。门店批发销售的售价已改为默认系统中的售价 3 价格。1 A 类商品调整
4、团购价格，机关填写申请单，门店店长签字后，门店核价调整售价 3 保留申请单备案。 （销售大批量的海报、低毛利商品，需上报采购部李总审批同意后，方可售卖）2 B、C 类统价商品调整团购价格，生鲜类商品由门店上报营运部齐总，其他商品上报营运部莫总，原因标注机关销售。公司核价负责调整售价 3。3 所有售价 3 的变价，要求必须在第二天恢复原价，门店核价调整的价格由门店核价恢复，公司核价调整的价格，由公司核价恢复。门店调整统价价格申请表 上报门店: 上报日期商品编号商品名称门店现进价门店库存量门店现售价竞争店价格门店建议价调整期间调整统价原因团购岗位培训手册第 4 页 共 29 页送货原则销售单打印及
5、流转打印并填写销售单销售单流转收取货款以及开具发票凭销售单收取货款凡购物 2000 元以上的，公司负责送货或出车费。购物不足 2000 元的，视距离而定，可用三轮车送货的，尽量满足客户需求。1 公司车辆送货的运营成本：（1） 配送车辆费用和装载量：每车次最高装载量 500 箱，运营费 100元（2） 公司车辆费用和装载量：最高装载量 80 箱(水箱)，运营费 50 元2 门店在谈判团购价格时，必须考虑送货成本：（1） 如本单团购总毛利额扣除送货成本后，余 100 元以上的，门店可申请公司安排车辆送货；（2） 如本单团购总毛利额扣除送货成本后，小于 100 元的，门店可以选择以下方法执行： 与客
6、户谈判要求客户自提商品。 门店不申请公司车辆，自行落实车辆送货上报公司商品总监审批后同意后，转公司行政部或配送中心落实车辆送货。由机关美工负责填写，交值班经理复核签字。如付款方式为预收款的，在填写前必须事先登记和查询团购预收款使用明细表 ，填写剩余金额，交门店财务复核确认签字。销售单共打印四联，第一联 与发票副联交门店财务结算用；第二联 粘贴在发票存根联上备查；第三联 交顾客；第四联 团购留底。1 由机关美工负责根据销售单金额，收取相应的货款（支票或现金）后，开据发票。2 现金、支票、发票附联及第一联销售单一并锁入收银箱（保险柜） 。团购岗位培训手册第 5 页 共 29 页收取现金收取支票收取
7、预收款预收款的收取预收款的使用点钞不得少于两遍，大面值钞票应仔细验票，确保帐额相符且无假币。1 正常收取支票（1） 检查支票填写时间是否有效（7 天） ；（2） 收款单位，名称填写是否正确；（3） 支票金额大小写是否一致；（4） 是否与应收货款一致；（5） 支票用途填写是否正确；（6） 印鉴章是否齐全、清晰、不压线；（7） 留存客户身份证号及联系电话。2 协议客户交支票，要求当场提货：此方式只适用于经公司营运部和财务部确认备案的长期合作的老客户。协议客户备案上报要求：由门店店长负责衡量团购客户的信誉、合作时间等情况，汇总机关老客户明细表，店长签字确认，后转门店财务备案，并上报公司营运部、财务部
8、归档。门店店长对本明细表负全责。3 普通客户交支票购物：（1） 门店团购在收取支票后，必须在“销售单”和“发货单”各联上加盖“款到发货”的印章（顾客联不盖章） ；（2） 发货时间定为（3 天） ；（3） 货款到账后由门店财务在所有单据上的“款到发货”印章空白处签字确认后才能发货。4 普通客户支付等额现金及支票，当时提货。（1） 支票到账后要求返还现金；（2） 由门店团购负责清点现金和验核支票后，为客户开具现金收款收据，一联交客户，凭此票据返还现金，一联随现金交财务收款入账。客户一次付款（支票） ，分次购物。1 当顾客先期一次性付款，分期使用，门店形成预收款时，机关美工收验现金或支票后必须填写预
9、收款台帐 ；2 为顾客按收款金额全额开具发票，并在发票附联背后注明预收款以及付款单位，收款人签字确认，晚间将预收款和发票附联上缴门店财务。团购岗位培训手册第 6 页 共 29 页开发票相关规定优惠兑现团购商品优惠权限标准超标准优惠申报要求团购优惠兑付方式直优券优1 每次购物时由机关美工负责根据台帐填写销售单的预收款记录。2 交门店财务对“销售单”中预收款方式栏各项目，进行复核。必须保证预收款本次购物金额，签字确认。使用预收款购物的不再开发票。（销售单第一联上缴财务）1 机关团购使用的发票必须是经过财务部备案并在发票封页上加盖“团购”字样的专用发票，不允到前台、小柜台使用零售发票。2 机关团购在
10、发票上注明收款方式/收银套号等信息, 发票上的客户名称必须与“团购销售单”上一致。3 开票人必须是经过财务培训并在财务部有备案登记的，开发票时必须用正楷填写姓名全称，不可简写或草写。客户在购券时应按全额为客户开据发票,但客户在使用购物券购物时严禁再开发票。4 机关团购不允空开发票，如顾客有特殊需求的，门店上报公司财务副总批准后执行。1 门店在执行团购优惠时，必须按以下原则执行，不得超额优惠，更不能不给顾客优惠。2 团购金额 10009999.99 元之间的，优惠比例为 1%。3 团购金额在 10000 元以上的，优惠比例为 1.5%。4 带“*”号的商品团购时原则上不能优惠。5 团体购物如采用
11、信用卡付款结帐，不能给予顾客优惠。如顾客所要求的优惠比例，超出门店权限必须填写门店团购优惠权申请表 ，上报总部营运副总审批同意后执行。由机关美工按以上优惠原则折算后，在总货款中扣减。并在附在发票附联后的销售单联备注栏填写优惠方式及优惠额。按优惠后的总金额收款及开具发票。团购岗位培训手册第 7 页 共 29 页打印和填写发货单发货单流转团购配送出库送货流程发货单流转1 机关美工在出纳处领取购物券，在时运系统中执行赠券售出的操作；2 按优惠前的总金额收款及开具发票；3 应在券面标注“优惠”字样，并加盖“只限本店使用”的印章。收款生成销售并打印出“团购销售单”后，才能打印出“团购发货单” ，打印前必
12、须输入收银套号和销售套号，共打印三联，并按要求填写完整。1 货款收取后，由机关美工负责输入收银套号和销售套号后，打印出本单据。2 机关美工负责将购物单位信息填写完整，包括名称、地址、电话和联系人。3 填写完毕后，由机关美工负责将其中一联“发货单”裁剪后，转各班组进行备货。4 备货完毕后，班组和机关美工进行验货交接，机关美工在“收验货确认”处签字，交班组保留。5 备验货记录的填写：由验货人（机关美工负责）填写剩余两联上的备货完成时间，验货完成时间，并签字确认。6 送货记录的填写：团购两联“发货单”交指定送货人员，由送货人员签字，待送货完毕后，填写送货完成时间。7 出场记录的填写：送货人员将两联“
13、发货单” ，交门店保安验货，清点数量后，在加盖“验讫”章并签字确认后，保留其中的第一联,当晚交门店财务。8 收货记录的填写：商品送到指定顾客处后，由顾客在“发货单”上签字，并填写收货时间。9 在进行部门间单据交接时，必须填写交单人和接单人。门店财务捏对所有单据，并复核完毕后，在单据上签字。1 门店现有厅存不足时，由团购负责依据“发货单”到核价组办理出库手续，打印电脑出库单，交大值经理审批。2 机关美工将出库数量填写在“发货单”上，将“发货单”转相关班组。3 门店核价负责累加团购和班组上报的出库数量。4 所有出库单由核价转各班组做验货凭证。团购岗位培训手册第 8 页 共 29 页门店安保验收门店
14、财务复核顾客收货验收确认各类补打单据电脑提货处理1 第二联交团购送货人员。保安签字后，其中第一联由保安交财务捏对，另一联团购由顾客收货签字后团购处留底和销售单捏对；2 第三联由团购裁开后下发相应班组备货，厅组备货完毕后，与机关美工交接，并由机关美工在“团购发货单”上签字确认后，由班组留底，每月盘点前对各厅组的“团购发货单”进行检查。1 认真检查团购商品明细，在两联“团购发货单”上加盖“验讫”章并签字确认后，保留其中的第一联。 （任何有“补打”和“退货”字样的销售单据，待送的商品不得出卖场，保安员及时报告店长） ；2 换岗前将留底的“团购发货单”交保安队长。3 如一份“团购发货单”上的商品分两天
15、送货，出口保安注明已送部分（画“” ）并签字留底，所有商品全部送完后将销售单交门店财务4 每天由保安队长负责收集前一天的“团购发货单” ，登记单据交接台帐后，将单据转交门店财务，并由财务在台帐上签收。5 保安出门验货时，如“发货单”有“款到发货”印章的，必须有财务相对应的签字确认，方可放行。负责核对保安上交的“发货单” 、 “销售单”以及电脑记录（笔数和金额）是否一致。1 亲自提商品的顾客依据“团购发货单”当场验货，并请顾客在我方的“团购发货单”上签字，注明已收货。2 由我方送货的客户，团应将团购商品交给送货人，并依据“团购发货单”验货，核验无误后送货人在“团购发货单”签字，以示负责。3 送货
16、人将商品送达后，应请顾客在“团购发货单”上签名签收，回公司后交付团体部。由机关美工将发货单和销售单进行捏对。补打单据为在正常打印故障时补救措施，必须由门店店长以 OA 方式上报公司 IT 部和营运部，写明补打原因，由 IT 部刘涛“登记补充，记录台帐”后，授权打印。分为补打销售单和补打发货单。送货完毕后，门店机关美工必须立即完成电脑提货工作：团购岗位培训手册第 9 页 共 29 页遇跨盘点日销售时（已销售未送货）1 如现有实物厅存满足需要数量的，立即做提货处理。2 如门店厅存为多个不同进价的仓卡、且当前默认仓卡进价高于售价时，由门店核价选择低仓卡执行出库优先级后，团购再完成提货扣减库存，避免出
17、现负毛利。3 如现有实物厅存不满足需要数量的，不能提货的，应该立即出库，待到货后完成提货处理。4 如现有实物厅存满足需要，但电脑库存不准确（负库存）时，因先执行手工报溢后，在进行提货处理。应根据商跨盘点日销售商品所涉及的厅、库整理一份清单，注明商品编号、品名、数量，写清已销售未提货或已配货未做电脑销售，交对应班组、库房备查。未做提货处理的必须盘入库存。已做提货处理不得再次盘入库存。晚间货款上缴缴款前的整理缴款原则：每日的货款必须当天上缴1 整理好当天的销售单、发票并一一捏对。整理好收取的货款。2 机关美工在系统中查询当天的收银金额，进行预核对。缴款录入1 机关收银员在时运中进入【批发解款管理】
18、模块，点击【机关交款单录入】：2 分别录入购物、售券、售卡以及堆位等收款金额。具体操作：选择“销售人员” ；点击“查询”录入收款金额（检查交款金额应为 0） ；点击“保存” 、 “完成” 。团购岗位培训手册第 10 页 共 29 页说明：如果缴款完成后，又有团购结帐，则由门店出纳先将原结款单作废，重新录入；如果一张支票既购卡又购物，则售卡和购物均在“支票”栏目录入对应金额。3 缴款核对出纳核对销售金额，必须帐款相符。全部货款（含现金、支票）各种销售单据，团购人员均应当面与出纳交接清楚。团购退货操作原则团购退货操作要求二 团购商品的退换货流程与规范 1 团购顾客要求退货时，必须通知值班经理一律由值班经理负责操作。2 门店团购商品的退货一律不得在前台操作。3 以支票付款的，退货金额一律以支票结算。4 以信用卡付款的，退货一律以信用卡结算。5 退货顾客必须提供原始单据和发票，否则只能进行换货处理。1 门店在处理团购退货前，必须事先要求顾客提供的原始单据（包括销售单和发票） ，并核对是否与部门留档的“销售单”相符；2 如支付方式为支票的，必须到财务核查原货款是否已到帐；3 由值班经理以本人口令进入时运“门店批发退货” ，输入原销售套号后，选中退货商品后，点击退货，输入退货数量，点击保存。批发退
