1、 杭州亿三服饰有限公司知道是没有力量的，相信并做到才有力量！1 / 32YISAN 服饰有限公司商品部工作手册审核：审批：编号： 编制日期： 适用范围：杭州亿三服饰有限公司编制目的：规范公司数据化管理流程杭州亿三服饰有限公司知道是没有力量的，相信并做到才有力量！2 / 32目 录 第一章 商品部工作简介 3第二章 商品部工作操作流程细则 5第三章 相关工作流程及要求 22第四章 代理加盟商发货操作流程 23第五章 员工内购流程 25第六章 直营客户盘点操作流程 26第七章 商品部岗位职责说明书 27杭州亿三服饰有限公司知道是没有力量的，相信并做到才有力量！3 / 32第一章 商品部工作简介1、
2、简介：主要负责公司回款、出货、数据分析、库存控制，协助各分区做好销售分析及库存控制的工作。2、商品部工作职能：2.1 制定公司各季节产品结构需求；2.2 每季前期基础资料及价格资料的核实；2.3 订货会前各区域销售资料的统计，各区域销售目标的初步拟定。2.4 订货会后订单的统计汇总，货品进仓时间的确认，下生产单到生产部；2.5 货品进仓的跟进、汇报；2.6 客户上货计划的审核，客户分波段出货的跟进；2.7 客户出货进度的跟进，直营店上货情况的跟进；2.8 公司数据资料的收集、汇总、存档；2.9 制订年、季、月度工作计划、回款计划、并监控实施情况2.10 月度、季度、年度销售资料的汇总、汇报；2
3、.11 执行上级交办事项2.12 月底工作总结及下月工作计划3、部门员工工作要求：3.1 要求有计划性地工作，各项工作要求日清月结，公司相关部门、客户反馈的问题，必须在 0.5 个工作日内给予回复，如果不能及时解决的问题，必须及时向上级领导报告，并回复相关部门、客户预计解决日期。3.2 要求工作责任心强，提倡高工作效率和高工作质量；3.3 提升独立处理日常工作的能力,多提对本部门工作有利的意见和建议;3.4 每位员工都要熟悉本部门其他同事的工作内容、掌握本部门每个职位的工作技能，了解本部门其他同事的工作情况；提倡部门员工之间互相帮助、互相关心。在其他同事工作量大的时候，能主动为同事分担部分工作
4、；3.5 学会与人沟通的技巧，注意与客户沟通的方式方法，处理问题是要考虑到客户的满意度和承受能力；3.6 要求分区管理人员按规定定期对客户进行综合评估，主要内容为；客户对本部门工作支持度、客户销售情况、客户客户发展情况、客户回款情况、客户货品销售情况等等；3.7 要求加强本部门之间的信息共享和沟通，及时为相关同事提供有效的信息资源；杭州亿三服饰有限公司知道是没有力量的，相信并做到才有力量！4 / 323.8 要求本部门员工不断提升自身的综合素质，从多方面学习各项工作技能，改进现有工作方法中的不好之处。4、商品部工作描述：商品部工作分为四个大方面的内容：生产、出货、回款、销售分析。内容 主要工作
5、描述生产订货会前基础资料的整理、核对，价格资料的核对；订货会各项事情的跟进；客户订单汇总，生产下单；确认货期，并跟踪回货进度；跟生产部进行货品迟期问题的沟通；回货进度报表的更新，汇报；客户次品问题的跟进，处理；各工厂回货完成的评估分析；本职工作的完成进度汇报。代理出货客户新款上市计划的沟通及建议；客户提货进度的控制，出货进度的跟踪；出货报表的更新、汇报；客户物流进度的跟进；客户少货问题的跟进、协调、回复；客户补货工作的协调、完成；分区执行调货/补货的情况。客户意见的收集，反馈；本职工作的完成进度汇报。回款客户订单定金准确按时收取发货前货款的催要代销货品押金的收取及催要季度、月度、周的回款计划数
6、据建立及商品分析公司整体数据库的建立、存档；公司整体货品的销售及流转情况。滞销货品的预警反馈工作；检查分区各品种存销结构的合理性，并及时提出建议；关注分区库存率是滞达标，了解分区库存压力款式，协助调货；协助各区做好买货计划，提供相关数据信息的支持；完成每周的周例会报告资料；每次订货会后订货总结的完成；每季度客户销售情况调查问卷的发出、回收、汇总；杭州亿三服饰有限公司知道是没有力量的，相信并做到才有力量！5 / 32每个季度销售情况分析资料的完成。本职工作的完成进度汇报。第二章 商品部工作操作流程细则1、生产1.1 订货会订货会时间确认后，每周固定跟研发部沟通版衣进度，以便合理安排后序工作，为了
7、能够使工作更加完善，要求设计部必须在订货会开始前三天，将需要的资料给到商品部。所有客户签名资料要求在订货会现场收集完成，如实在无法当场确认的，要求客户在两个工作日内签名回复。1.2 订货会后为了能够保证货期准时，每次订货会后三个工作日内下生产单到生产部。要求有详细的款号、颜色、尺码、数量、要求回货日期。按照相应的工厂进行下单，生产单必须由陈纪山签名，方可下到生产部。要求生产部确认货期时间、能否按量生产，如不能按量生产的款式，由生产部以书面形式通知商品部，商品部将资料汇总，以书面形式通知客户，要求客户确认收到并签名回传。跟开发部对接版衣及饰品回货进度找技术部要产品基础资料销售部初始价格的制定跟设
8、计、老板沟通核价的时间所有基础资料的核对，保证吊牌上面的信息准确无误订货会，协助客户做好订货指引，帮客户打印分析单。做畅滞销排名客户确认定货数量、金额后，给总代打印明细。由大区经理审核签名确认，客户签名确认，保留签名档。打印客户订金单，财务审核折扣，客户签名确认，底单交财务。核对、汇总客户明细资料。要求生产部书面回复取消资料。书面通知客户取消款式、颜色资料要求客户签名确认收到。部门经理审核下单资料，陈纪山审批。发送生产单明细给生产部，将审批原档复印留底。跟生产部确认是否能够按量生产杭州亿三服饰有限公司知道是没有力量的，相信并做到才有力量！6 / 321.3 货期跟踪根据前期和生产部确认的货期，
9、提前一周时间以书面形式和生产部门再次确认，并要求以书面形式确认具体回货时间，以便提前安排物流中心做好收货准备。1.4、 回货进度报表按照生产回货进度，将回货资料建档，并完成相关报表内容。A、分波段、品种生产回货达成%；作用：了解每波段、品种回货进度，检查回货结构，方便后期按波段发货，以免品种缺少无法正常出货，如遇到这种情况，应及时跟生产厂家沟通，是否可以优先缺少品种的回货。回货进度跟进报表生产下单 实际回货波段 品种款数 数量 款数 数量 回货达成第一波段 T 恤衬衫小计第二波段 T 恤衬衫小计合计 T 恤商品部书面文件通知给生产部生产部于当日日内回复，是否能够按期回货可以按期回货，通知客户跟
10、单，做好出货前事宜安排。不可以按时回货，生产部注明新的回货日期。跟回货同事通知部门内相关人员，做好其他工作安排。杭州亿三服饰有限公司知道是没有力量的，相信并做到才有力量！7 / 32衬衫小计B、分波段、厂家回货达成%；作用：评估工厂是否要以继续合作，如果该工厂一直有出现回货进度慢的问题，必须跟上级领导汇报，做出评估。C、分款式回货达成%；单款回货进度的跟进，出现多回、少回、回货差异较大的情况，必须及时跟上及领导汇报，以做出相应安排。多回：尽早做出判断，在销售一段时间后，了解客户销售情况，向客户推销此款。少回：分客户进行减单。D、报表的更新：回货进度报表要求每天更新，每天下午 5：00 钟之前更
11、新当天的数据资料，发送给大山，要求数据及时、准确；E、在回货过程中出现的各种问题及时向上级领导反馈，以便得到及时的解决。1.5 客户次品问题的处理客户跟公司反映某款出现质量问题，商品部要求客户拍照并写明次品原因，过来做初步了解，同时要求客户将衣服寄至公司，查实际情况。商品部在一个小时日内将信息反馈给生产部，由生产部质检人员进行检测；生产部在当日内必须回复，并以书面形式将质检及处理意见微信到商品部；商品部在收到回复后第一时间通知客户。1.6 各工厂回货完成评估分析客户拍照并快递次品衣服到公司商品部同事将信息反馈至生产部生产质检人员收到客户样衣，并检测大货是否如此一个工作日内，将质检及处理意见以书
12、面形式微信至商品部商品部第一时间将处理结果通知客户杭州亿三服饰有限公司知道是没有力量的，相信并做到才有力量！8 / 32每个季度回货完成后，要对工厂的回货做出分析，以考核工厂是否可以继续合作。A、 每个波段回货的准时性，允许有前后两天的差异；B、 单款回货数量多或少差异；C、 由于迟期给公司造成的库存，由于多回或少回给公司造成的库存；D、 生产率：每次下生产单取消的款量占比。E、 要求每个季度回货完成后一周内完成此资料，并发送至部门经理，由部门经理审核后交大山。1.7、完成本职工作及进度汇报A、所有工作必须做到当日事、当日毕；B、工作完成进度，及时跟上级报告；C、客户反映的问题必须是以书面形式
13、，并且第一时间给予解决及回复；D、发现工作中的不足之处，并提出整改意见；E、协助部门经理做好工作的规划及发展。2、代理出货2.1 客户新款上市计划的沟通及建议每季度开季之前一个月，要求客户提交分波段的上货计划，根公司安排的出货计划进行核对。了解分区实际情况，并给出建议。 2.2 公司出货进度的安排按公司制定的波段、客户前期制定的上货计划进行出货安排，客户订单内出货，根据客户提供的上货计划表，商品部跟单人员在客户计划日期，至少提前三天通知客户预计出货款数、数量、金额。并商品部和分区沟通写上货计划收到分区上市计划，结合公司实际安排进度表，和市场部审核、确认计划 OK，回复客户，并按照计划出货。计划
14、需要修改，由商品商和客户沟通，并建议修改。达成一致，按公司更改后计划跟进出货。杭州亿三服饰有限公司知道是没有力量的，相信并做到才有力量！9 / 32根据客户账面情况提醒客户准备资金；客户补单出货，商品部必须在收到客户补单的 0.5 个工作日内回复客户补货情况，并通知客户能够补货的数量、金额。C、非正常出货（客户需欠款出货）：公司商品部制作系统销售单-了解客户账面欠款情况，沟通客户汇款-客户无法汇款到公司（或只能汇部分货款到公司）-商品部和客户沟通写还款计划表，市场部根据客户实际情况填写出货申请表 ，由市场部经理、商品部经理签名（必须写清楚欠款发货的原因）-提交总经理（吴总）审批-吴总批准出货-
15、通知财务确认销售单（复印出货申请表给财务）-财务通知物流部发货- 物流部收到销售单 捡货，并根-据要求发货日期发货-商品部跟进客户收货时间，通知客户做好收货准备。2.3 物流进度的跟进货品发出后，商品人员了解物流进度，并及时通知客户货品已发出，预计到达时间。到了预计到达日期，必须打电话询问货品是否收到，确认客户收到后，此批发货工作完成。2.4 客户少货问题的跟进、协调、回复客户收到货后，量少的要求一个工作日内完成清点工作，量多的必须在两个工作日内完成清点作。如有少货问题，要求客户写清包号、款号、颜色、尺码、数量，并以书面形式通知商品部。商品部收到客户微信，第一时间将少货单微信给仓储中心，要求仓
16、储中心在一个工作日内查明原因，并以书面形A、正常出货（客户账面有钱）：公司商品部制作系统销售单-通知财务确认销售单-财务核对客户账面资金情况-客户账面有钱 财务在系统确认销售单-物流部收到销售单安排捡货，并在要求发货日期内发货-商品部跟进客户收货时间，通知客户做好收货准备。B、非正常出货（客户汇款出货）：公司商品部制作系统销售单-了解客户账面欠款情况，通知客户汇款-客户按欠款金额汇款到公司 通知财务确认销售单（告知财务汇款日期及金额）-财务收到客户汇款后，确认系统销售单（在销售单上备注等财务通知方可发货，为了加快物流速度，可根据客户信誉，通知物流先进行捡货）-物流部收到销售单捡货，根据财务通知的发货日期发货-商品部跟进客户收货时间，通知客户做好收货准备。如公司不批准客户欠款出货，商品部和市场部协商跟客户沟通其他出货方案。杭州亿三服饰有限公司知道是没有力量的，相信并做到才有力量！10 / 32式回复调查结果，由商品部第一时间将物流中心的回复及公司处理结果回复给客户。2.5 出货报表的更新、汇报根据客户出货进度，每天更新出货报表，并发送至大山及相关销售人员。客户微信少货明细到商品部商品部第一时间了解情况，并将书面文件微信到仓储中心仓储中心在一个工作日内查明原因，并以书面形式将调查结果微信至商品部商品部收到仓储中心回复，将回复内容及处理结果微信给客户
