1、规章制度汇编- 1 -公文处理办法CPMBJG2002-01为使公文处理规范化、制度化和科学化，提高公文处理的效率和质量，现根据有关规定并结合本公司实际，制定本办法。一、 公文的处理1. 公文的处理主要包括：公文的形成、办理、立卷、归档和销毁。2. 公文处理的基本原则是：及时、准确、规范、保密。二、 公文格式1. 发文单位名称在公文正上方。2. 发文字号：包括发文年度、发文单位代号和发文顺序号，按序标识下方，文件为：“中航物管京字年号第 XX 号” ；通知为“CPMBJT年号（文号） ”；规章制度为“CPMBJG年号（文号） ”；文函为“CPMBJH年号（文号） ”；日常管理工作手册为“CPM
2、-BJ-RC-文件号/（表格号） ”；设施设备管理工作手册为“CPM-BJ-SB-文件号/（表格号） ”；环境管理工作手册为“CPM-BJ-HJ-文件号/（表格号） ”；消防管理工作手册为“CPM-BJ-XF-文件号/（表格号） ”；安全管理工作手册为“CPM-BJ-AQ-文件号/（表格号） ”。3. 正文：主送单位、部门名称及内容。4. 公文用纸用公司统一印制的信签纸（16K） 。5. 文尾：发文单位、时间、主题词、抄送（抄报）部门、印发部门、签发人、份数等。三、 公文的审批签发程序1. 行文稿先由行文部门领导审核签名，再送行政部核稿，不属急件，一般不得将文稿呈送分公司总经理。2. 需会签的
3、，送会签部门审稿，然后由行政部将符合要求的文稿送分公司总经理签发。3. 行政部编号签字并交文员打印。4. 其它各部门均不得直接安排文员打印。规章制度汇编- 2 -四、 公文办理1. 登记公文，应将公文的标题、密级、发文字号、来文机关、发往机关、份数、收发时间、附件及办理情况等逐项记载清楚，以便今后核查收回和销毁。2. 分发公文（1（ 一切外来公函，统一由行政部主管签收、登记并及时分送。（2（ 根据公文性质和内容，由行政部经理提出处理意见，填写外来文件处理专用纸 ，送总经理阅示，或根据需要交有关部门办理。3. 承办公文是指接受办理下级单位请示的公文和其它需要批复的公文，以及转发翻印的公文等。承办
4、请示的公文，先交行政部，由行政部登记后，填写呈文意见审批表呈报总经理阅示，经总经理阅示后送相关部门执行或协调处理，时限一般不得超过一周。重要事项和重要问题的请示，可直接送总经理审阅后批复，时限不得超过三天。承办公文部门要提高效率，及时催办和跟踪，避免延误。五、 公文档案的管理1. 凡是记述和反映本公司经营管理活动，具有查考价值的各种自制文件和已办理完毕的有保存价值的文件，均由行政部主管统一管理，第二年上半年完成上一年度的立卷归档工作。2. 各部门代表分公司参加各种会议带回的文件，均不得自行保管和销毁，须转交行政部，实行统一管理；行政部主管对归档文件按事理分类、编号，确定保管期限。3. 对无保存
5、价值的文件，要逐一填写清单，经行政部经理审批，并在收、发文本上注明，一年后予以销毁。4. 借阅文件，应经行政部经理批准后方可。未经同意，不得抄摘和复印。5. 各部门应建立相关制度，管理好本部门收到的各类文件资料，及时做好立卷、归档和销毁工作，有关分公司的工作情况通报和规章制度应及时传达到全体员工。规章制度汇编- 3 -档案管理制度CPMBJG2002-02为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理，特制定本制度。一、 档案资料的归档管理1. 归档范围a. 分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等，由行政部负责归档。b. 在工作中形成的
6、图纸、说明书等由工程部负责归档。c. 各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案，如：会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等，由行政部负责归档。d. 员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案，由行政部负责归档。e. 财务档案按财务管理规定的范围归档，由行政部负责。2. 归档要求a. 归档的书面文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整齐；字体一般是宋体，标题三号字，正文小四号字，段落 1.5 倍间距；语言通顺，文字输入正确无误。b. 归档的文件材料要完整齐全。c. 归档的书面文件必须是原件，电子
7、文件为最终使用件。d. 案卷题名应确切反映卷内文件内容。3. 归档时间a. 文书档案在第二年上半年内归档。b. 员工档案及时归档。c. 财务档案按季度归档。4. 归档份数a. 各类书面文件材料一般归档一式一份；电子文件一般归档一式二份（其规章制度汇编- 4 -中包括软盘上一份） 。b. 重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。5. 不归档文件材料的范围a. 重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。b. 上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。c. 未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、草稿除外） 、铅印文件的
8、各次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外） 。d. 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。e. 参加非主管单位召开的会议，不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。f. 非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。g. 下级单位送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。6. 各部门经理要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。二、 档案资料的保管1. 分公司档案资料由行政部统一管理，其他各部门档案资料均由各部门自行管理。2. 存放文书档案要有专用柜架，在排放上应按照类别和时间的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。存放电子文件应有
9、专用硬盘分区或专用文件夹；在保存电子文件时，按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签，以方便查询。3. 底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平放为宜。4. 存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。5. 每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作，做到账册相符，对破损或载体变质的文书档案，要及时进行修补和复制，文书档案发霉或虫规章制度汇编- 5 -害要及时消杀；对于
10、出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。6. 行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。三、 档案资料借阅管理1. 分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。2. 员工查阅档案，须办理登记手续，并报所在部门经理批准。查阅分公司档案须报行政部经理批准。3. 在借阅档案时应做到以下几点：a. 办理登记手续，定期归还。b. 要爱护档案，不得丢失。c. 所借档案不得随意折叠和拆散，不得对档案随意更改、涂写。4. 借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。5. 档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。6. 借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。7.
11、 调离分公司的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。四、 档案鉴定和销毁1. 档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行；日常档案的鉴定工作由行政部负责。2. 鉴定的主要项目有：a. 档案保管期限表。b. 对到期档案提出存、毁意见。3. 确定保管期限原则：a. 对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。b. 凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。4. 鉴定工作应该定期进行。5. 档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整，部门经理应及时责成有关人员负责修改、补充。规章制度汇编- 6 -6. 销毁档案的程
12、序：a. 经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告，经部门经理审批后由各部门实施。销毁清单及报告应归档。分公司的档案销毁必须经分公司总经理批准。b. 档案销毁时，由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。c. 销毁档案时，要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的，将根据国家有关规定进行处理。规章制度汇编- 7 -关于使用公章的规定CPMBJG2002-03为加强公章的管理，维护分公司声誉和使用公章的严肃性。特制定如下规定：一、 公章的名称“深圳市中航物业管理有限公司北京分公司” 。二、公章的保管。由行政部经理保管。三、公章的使用。以分公司名义发出的文件资料、签订的合
13、同协议等，经总经理签字后盖章。各部门因需要使用公章的，由使用部门填写公章使用申请表，部门经理签字后，经行政部经理审核，加盖公章。四、公章的使用责任。任何人不得擅自使用公章。否则，由此造成的后果自负，视情节轻重给予行政处分或追究法律责任。规章制度汇编- 8 -办公物品管理规定CPMBJG2002-04一、 办公物品分办公设备和办公用品两大类。办公设备包括复印机、传真机、照相机、碎纸机、电话、办公桌椅、保险柜、文件柜、电脑、扫描仪及打印机等。办公用品包括纸、笔、笔记本、各种表格、计算器、直尺、文件夹、文件筐等。二、 办公设备由财务登记固定资产，各部门建立明细帐并报行政部备查。所有办公设备的责任人为
14、该设备所在部门的经理。如该部门经理工作调动时，应及时填写设备清单移交给接任者签收，财务监督。三、 各部门要爱护公共财产，如有遗失或损坏，则根据实际情况，由该部门经理或使用人负责折价赔偿。四、 各部门应在每月末将下月办公用品的采购计划报行政部，并指定一人负责办公用品的领取发放和文件资料的复印。凡领用价值达 100 元以上的文具，必须登记个人卡片，辞工或被辞退时要交还文具，如有损坏照价赔偿。五、 办公用品领用本着节约的原则。行政部按季度将各部门领用办公用品和文件资料复印情况报送财务，以便财务核算。六、 因公需打长途电话，须填写长途电话申请单 ，经部门经理签字同意后，由行政部经理负责拨打，并做好登记
15、手续。七、 凡需复印、打印、发传真，统一由行政部经理或主管签批，方可执行。具体操作人员有权拒绝受理未经审阅的文件和资料。规章制度汇编- 9 -物资管理规定CPMBJG2002-05为了加强分公司物资管理，结合艾维克大厦的实际情况，特制定本规定如下：一、 采购计划申报程序1. 每月底由各部门经理对下月物资采购计划进行初审。2. 初审的主要内容：a. 物资采购计划与实际用量是否相符；b. 计划物资有库存的，先使用库存物资；3. 初审后分公司总经理批准。4. 将审批后的采购计划交行政部助理，由行政部助理联系甲方综合保障部采购。5. 应急所需材料报分公司总经理审批后由行政部助理购买，后补办审批手续。6
16、. 零星所需材料填写材料采购单报分公司总经理审批后，由行政部助理联系甲方综合保障部采购。二、 物品入库1. 行政部助理持分公司总经理批准的物资采购申请单到甲方仓库领取物资。2. 按规定办理入库手续，并由保管员签收后，建立物资帐目。3. 保管员应根据入库单和采购计划认真核对入库物品的型号、规格、数量及外观质量情况，设备、仪器还需查对技术资料及图纸是否齐全，发现问题应及时提出，然后方可在入库单上签字，经保管员签字入库的物品，其责任由保管员负责。4. 已办理入库的物品，保管员应及时记帐，将标识悬挂在醒目处并做好保管工作。5. 仓库物品的标识内容有：物品名称、型号规格、单价、供应商等。规章制度汇编-
17、10 -三、 物品领用1. 日常维修用料凭维修通知单由领用人填写领料单，经工程部经理签字领用。2. 大、中修工程用料，凭单项工程用料计划由领用人填写领料单经部门经理签字领用。保管员应在出库单上注明领用数量，以便核算。3. 设备、仪器凭批准的计划由部门经理填写领料单经分公司总经理签字领用，领用人需在设备登记卡上签字。4. 抢修等急需物品由使用人填写领料单经抢修负责人签字领用。紧急情况下，抢修人员可留条领用，事后按上述各有关规定补办手续。发现虚报冒领追究领用人责任。四、 工具的领用1. 个人必须配备的常用小工具由使用人按规定品种数量填写领料单，经部门经理签字领用，并需在个人工具卡上登记签字。2.
18、班组公共常用工具由班组长填写领料单，经部门经理签字领用，并需在班组工具卡上登记签字。3. 其他工具由库房统一保管，凭工具借用卡借用，用毕及时归还。4. 工具丢失或损坏，按使用的实际情况报失、报废或赔偿手续，未办清手续者不得补发。五、 材料退库退库物品应由退库人用红笔填写“材料领用单” ，经保管员验收签字，保管员应核减原领出数并予记帐。维修时回收的旧料，包括部件等原则上由部门周转库保管，并在维修中尽量予以修复和利用，大宗旧料交库房保管，另行列帐登记。六、 材料盘点1. 每月底行政部助理协助仓库保管员一起对仓库材料进行盘点统计，统计表月底随材料采购单报财务。盘点统计时要求做到账物相符，并附有关材料使用情况的说明。2. 行政部助理不定期抽查材料使用情况，发现问题，及时上报。3. 财务根据盘点统计表，每月汇总分公司材料使用情况，按规定报相关部
