1、1西昌学院各类档案归档范围和保管期限表一、党群类档案归档范围和保管期限表DQ11 党务综合（党委办公室、组织部）序号 类目名称 保管期限1 上级党组织有关党的建设文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存） 30 年2本校党代会材料（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等。（3）参考文件，工作人员名单，工作证、代表证、列席证、选票式样。永 久3 本校党委会、常委会、党委扩大会、书
2、记、校长碰头会、院党委（总支）书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件 永 久4 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结） 永 久5 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永 久6 以党委名义召开的工作会议材料 永 久7 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 永 久8 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 永 久9 党委工作简报等 永 久10 党委大事记 永 久11 党群系统启用印章的文件和印模 永 久12 党群系统重要统计材料 永 久13 党委保密、秘书工作的有关文件 30 年14 重要的群众来信来访及处理材料 30
3、年15 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 30 年16 院党总支工作计划、总结、报告、请示与批复、经验介绍、调查材料、统计报表、会议记录等材料 30 年17 院总支建党工作和有关材料 30 年18 院总支的表彰奖励及有关材料 30 年DQ12 纪检、监察（纪委、监察处）1 上级关于纪检、监察工作的文件 30 年2 纪委、监察工作规章制度 30 年3 纪委、监察工作计划、报告、总结、调查材料和重要统计、简报等 永 久4 纪委、监察会议记录 30 年5 违纪、违法案件处理、复查材料 永 久6 群众来信来访及处理意见 10 年DQ13 组织（组织部）1 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报
4、 30 年2 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调研材料 永 久3 组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知 永 久4 各项活动的有关材料、落实政策的有关材料 永 久5 评优推优、表彰先进的材料 永 久26 组织工作统计材料 永 久7 党费收、缴、开支情况统计、凭证 永 久8 干部任免、调动、退休、挂职、推荐及学习培训的报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附呈报表） 永 久9 干部名册 永 久10 各党总支、支部改选报告、审批材料 30 年11 各党总支、支部委员、党员名册 30 年12 吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料和名册 30 年13 党校材料 30 年
5、14 大学生考选调生、公务员等方面的推荐考察材料 永 久DQ14 宣传教育（宣传部、学工部）1 上级关于宣传工作的文件 30 年2 宣传工作的计划、决定、报告、通知和总结 永 久3 教职工政治思想工作动态及调查材料 30 年4 理论学习的决定、通知、计划、总结 30 年5 反映学校重大活动、重要人物的简报、照片、材料 永 久6 上级有关学生思想政治工作的文件 30 年7 本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 永 久8 学生思想政治工作典型调查材料和统计 30 年9 学生工作部工作计划、报告、总结 永 久10 关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件 30 年11 全校各二级学院专兼职辅导员名
6、单 30 年DQ15 统 战（统战部）1 上级关于统战工作的文件 30 年2 本校统战工作计划、决定、报告、通告、总结 永 久3 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永 久4 本校各级人大代表、政协委员名册审批材料 永 久5 台、港、澳和侨务工作材料 30 年6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 30 年7 统战工作重要会议记录 30 年DQ16 工 会（校工会）1 上级有关工会工作的文件 30 年2 工会工作计划、报告、决定、总结、统计材料 永 久3 教职工代表大会、会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等材料） 30 年4 表彰工会先进集体、个人
7、的材料 永久5 处分会员的有关材料 30 年6 工会会议记录、纪要、简报等 永久7 教职工代表大会、会员代表大会的有关提案及办理情况材料 永久8 基层工会干部、会员名册 30 年9 妇女工作 30 年10 家属工作材料 30 年DQ17 团 委31 上级关于团的工作文件 30 年2 本校团代会文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、讲话、大会发言和大会通过的文件） 永 久3 本校学生代表大会文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件） 永 久4 团委工作计划、报告、总结和规章制度、统计材料 永 久5 团委工作典型的材料 永 久6 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 永
8、久7 处分团员的材料及复查材料 永 久8 入团、离团的材料及名册 永 久9 团干部、团员名册 30 年10 团委会议记录、纪要、简报等材料 30 年11 学生会文件、材料 30 年12 本校学生组织参与的各种学会、社团的材料 永 久13 各分团委的有关材料 30 年14 研究生会的有关材料 30 年15 团委牵头进行的重大活动的有关材料、照片 永 久16 学生社会活动、勤工俭学、社会实践的有关计划、总结材料、照片 30 年二、行政类档案归档范围和保管期限表XZ11 行政综合（学校办公室）1 上级有关高校行政管理的综合性文件 30 年2 全校性的规章制度 永 久3 学校年度、学期工作计划、报告、
9、总结 永 久4 校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要 永 久5 全校性的工作会议、座谈会文件 30 年6 校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 30 年7 学校评估材料 永 久8 本部门内部管理规章制度 永 久9 本校向上级的请示及其批复 永久10 本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷） 30 年11 有关全校性工作的调查材料和经验总结 永 久12 学年报表及综合统计 永 久13 启用印章的文件及印模 永 久14 本校历史沿革、情况介绍 永 久15 本校大事记、简报、信息、动态等 永 久16 校史工作材料 永 久17 校友工作材料 30 年18 校庆工作材料 30 年19 群众来信来
10、访文件材料 30 年20 普选工作材料 10 年21 上级有关与本院、所、中心的来文 30 年22 院、系、所、中心会议记录、纪要、简报 30 年23 院、系、所、中心工作计划、总结、报告 30 年424 院、系、所、中心开展各种学术活动的文件 30 年25 院、系、所、中心与国内单位协作的材料 30 年26 院、系、所、中心统计年报及重要资料 30 年XZ12 人 事（人事处）1 上级机关有关人事工作的文件 30 年2 本校人事工作的规章制度 30 年3 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录 永 久4 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复 永 久5 关于校内机构设置、变化的文件材料
11、永 久6 人事处权限内的干部任免文件及名册 永 久7 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 30 年8 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料 30 年9 教职工动态月报 30 年10 师资培养、管理工作计划、规定、总结 永 久11 教师进修计划、安排、总结 30 年12 教师工作量的规定及执行情况 30 年13 教师业务考核材料 30 年14 人事统计报表 永 久15 教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表 永 久16 系、教研室、研究室正副主任名册 30 年17 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表） 30 年18 教职工工资调整材料、名册 30 年19
12、教职工转正定级材料 30 年20 教职工校内调动材料 30 年21 教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信） 30 年22 教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根） 30 年23 教职工援外和支援边远地区材料 10 年24 教职工退职、离职和出国的有关材料 30 年25 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料 30 年26 教职工退休后重新工作的材料 30 年27 教职工福利工作 30 年28 教职工作商调函件 30 年29 使用临时工有关材料 30 年30 人民来信来访材料 30 年31 职工社保、医保方面的文件、材料、报表等 30 年XZ13 审
13、计（监察处、审计处）1 上级有关监察、审计工作的文件 30 年2 本校监察、审计工作方面的规章制度 永 久3 监察、审计工作计划、总结、调查报告 永 久4 监察审计工作统计年报及重要报表 永 久5 干部离任审计、专项审计材料 永 久5XZ14 武装、保卫（保卫部）1 上级有关公安保卫工作的文件 30 年2 本校公安保卫工作方面的规章制度 30 年3 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表 永 久4 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书 30 年5 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 30 年6 要害部门的公安保卫、消防工作 30 年7 保卫
14、工作简报 30 年8 上级有关武装、人防、民兵、年训工作的文件 30 年9 本校武装部职责范围内的规章制度 30 年10 武装部工作计划、总结、调查报告 30 年11 武装部工作统计年报及重要报表 30 年12 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡） 30 年13 人口普查、户口工作的文件材料 30 年XZ1 5 后 勤（后管处、资产经营公司）1 上级有关后勤工作、资产经营工作的文件 30 年2 本校后勤集团及各中心、公司、医院规章制度 30 年3 本校后勤工作计划、报告、调查材料 30 年4 房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结 30 年5 防震、防汛、三废治理工作的文件材料 30
15、 年6 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件 30 年7 后勤工作、总公司工作简报 永久8 师生员工健康状况调查材料及统计表 永 久9 本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册 30 年10 车辆工作的有关文件材料 10 年11 伙食工作的有关材料 10 年12 校园绿化工作的有关材料 10 年XZ16 档案、图书、文博（图书馆、档案馆）1 上级有关图书、情报、档案、博物工作的文件 30 年2 档案、图书、文博工作规章制度 30 年3 档案、图书、文博工作计划、报告、总结 30 年4 档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报 永 久5 档案、图书、文博部门与
16、校外交流的有关材料 30 年6 档案馆指南、全宗介绍、档案材料移交清单、销毁清册等 永 久XZ17 发展规划（发展规划处） 1 上级有关指导性文件、通知 30 年2 学校教育事业发展规划、计划及上级批复 永 久3 学校与合作单位签署的协议、备忘录等材料 永 久4 学校转型发展相关计划、报告、总结等 永 久5 本部门规章制度、上报材料 永 久6 工作简报等 永 久XZ18 信息化（信息化处） 1 上级有关信息化工作的指导性文件、通知 30 年62 数字化校园建设工作规划、实施计划、工作计划、总结以及检查验收等材料 永久3 学校网络信息安全规划、实施计划、总结等 永久4 学校信息化工作、信息安全等
17、方面的规章制度 永久XZ19 精准扶贫（精准扶贫办公室）1 上级有关精准扶贫、走基层等方面的文件、重要通知 30 年2 学校精准扶贫工作规划、实施计划、工作计划、总结 永 久3 学校精准扶贫工作各类上报材料等 永 久4 精准扶贫工作的规章制度 永 久5 学校领导及相关单位参与精准扶贫工作的相关材料、简报、照片、视频等 永 久XZ21 督导（教学科研督导组、管理督导组）1 学校关于督导方面的规划、工作计划、总结等 永 久2 部门内部相关规章制度 永 久3 督导工作相关材料、简报及照片等 永 久三、教学类档案归档范围和保管期限表JX11 综 合（教务处、继续教育学院）1 上级下达的有关教学工作的文
18、件材料 30 年2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等各方面的指示、规定、办法 永 久3 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结 永 久4 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 30 年5 非学历教育的培训班、进修班材料 30 年6 统计报表 永 久7 学生运动会材料 30 年JX12 学科与实验室建设（教务处、各二级学院）1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 30 年2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料 永 久3 重点学科、专业、实验室建设材料 永 久4 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料 30 年5 学科、专业、实验室建
19、设统计报表 永 久JX13 招 生（招就处、继续教育学院）1 上级有关招生工作的文件材料 30 年2 招生计划、规定、生源计划 永久3 新生录取材料及新生名单 永久4 委培、代培计划、合同及名单 30 年5 招生宣传（招生简章）、招生工作总结 永久JX14 学籍管理（教务处、学工部、二级学院、继续教育学院）1 新生入学登记表 永 久2 学生学籍卡片 永 久3 学生成绩总册 永 久4 在校学生名册 永 久5 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学） 30 年6 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级） 30 年7 学生处分材料 30 年7JX15 课堂教学与教学实践（教务处、各二
20、级学院、继续教育学院）1 各专业教学计划、教学大纲 永 久2 课程建设要求及安排、校历表、课表 30 年3 各系、科、专业课程试题库 30 年4 典型教案、重要备课记录 30 年5 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料 10 年6 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 10 年JX16 学 位（教务处、学位办、继续教育学院）1 上级有关学位工作文件材料 30 年2 本校学位评定条例、办法及计划、总结 30 年3 学位委员会会议记录、决定 30 年4 学位委员会授予各层次学位清册 永 久5 本科生优秀学士学位论文 30 年6 博士、硕士研究生学位论文及评审材料 30 年JX17 毕业生（学工
21、部、招就处、学位办、各二级学院）1 上级有关毕业分配的文件材料 30 年2 毕业生工作计划、简报、总结 30 年3 毕业生供需统计、计划、合同 30 年4 毕业生正式就业方案及调配派遣名册 永 久5 毕业证、派遣证存根领取签收册 30 年6 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 30 年7 毕业生名册(应记载学生基本情况、毕业证编号、学位证编号 ) 永 久8 毕业生合影照片（背面注明姓名） 永 久JX18 教 材（教务处、继续教育学院）1 自编、主编教材 30 年2 各院、系各专业使用教材目录 30 年3 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集 30 年4 其他有保存价值的自编参考资料 10 年
22、附录： 存二级学院教学类档案1 本科生毕业论文及评审意见 30 年2 课堂教学材料、课程进度表 10 年3 教师任课安排、教案 30 年4 优秀实习报告 10 年5 本专业教学检查、调查材料及总结 10 年6 教师工作量核算、登记材料 10 年四、基本建设类档案归档范围和保管期限表（基建处）JJ11 综 合1 上级有关基建工作的文件 长 期2 基建工作规章制度 长 期3 基建工作计划、总结、简报 长 期4 基建工作总体规划 永 久5 基建工作年度（季度）总结、统计报表 长 期6 基建工程财务预、决算 永 久87 全校性总体规划、设计总平面图 永 久8 水、电、气管道分布图 永 久9 地质勘探、
23、地形测量材料 永 久JJ121 可行性研究1 项目建议书及上级批复 永 久2 可行性研究报告 永 久3 项目评估 永 久4 环境预测、调查报告 永 久5 设计任务书及计划任务书 永 久JJ122 设计基础1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明 永 久2 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录 永 久3 水文、气象、地震等其它设计基础材料 永 久JJ123 设计文件1 初步设计 永 久2 技术设计 永 久3 施工图设计 短 期4 技术秘密材料、专利文件 永 久5 设计计算书 长 期6 关键技术实验 永 久7 总体规
24、划设计 永 久8 设计评价、鉴定及审批 长 期JJ124 工程管理文件1 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永 久2 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永 久3 施工执照 永 久4 环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书 永 久5 产权证书 永 久JJ125 工程管理文件土地施工文件 （1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 短 期（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 长 期（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定 长 期（4）建筑材料实验报告 长 期（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 永 久（6）土建施
25、工定位测量地质勘察 永 久（7）土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图 永 久（8）隐蔽工程验收记录 永 久（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 永 久（10）分项、分单位工程抽量检查、评定 长 期1（11）交工验收记录证明 长 期9（12）竣工报告、竣工验收报告 永 久设备及管线安装施工文件 （1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 短 期（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长 期（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 长 期（4）隐蔽工程检查验收记录 长 期（5）强度、密闭性试验报告 长 期（6）设备调试记录 短 期（7）
26、施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 长 期（8）系统调试、实验记录 长 期（9）管线清洗、通水、清毒记录 短 期（10）管线标高位置、坡度测量记录 长 期（11）中间交工验收记录证明、工程质量评定 长 期2（12）竣工报告、竣工验收报告 长 期电气、仪表安装施工文件 （1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 短 期（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长 期（3）调试、整定记录 长 期（4）性能测试和校核 长 期（5）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 长 期（6）操作、联动试验 短 期（7）电气装置交接记录 短 期（8）中间交工验收记录、工程质
27、量评定 长 期3（9）竣工报告、竣工验收报告 长 期JJ126 竣工验收1 竣工验收报告 永 久2 全部竣工图纸 永 久3 质量评审材料 永 久4 工程现场声像材料 永 久5 竣工验收会议决议文件 永 久JJ127 基建财务、器材管理1 财务计划、年度计划 短 期2 工程概算、预算、决算 永 久3 主要材料消耗、器材管理 短 期4 交付使用的固定资产 永 久JJ128 生产技术准备、试生产1 技术准备计划 短 期2 试生产管理、技术责任制 长 期3 试车方案、产品技术参数、性能、图纸 短 期4 设备试车、验收、运转、维护记录 长 期5 安全操作规程、事故分析报告 长 期6 技术培训材料 短 期
28、7 工业卫生、劳动保护材料 长 期10五、科学研究类档案归档范围和保管期限表（科技处、彝研中心、项目组等）KY11 综 合1 科研行政管理文件材料 长 期2 科研计划管理文件材料 长 期3 科研成果管理文件材料 长 期4 科研经费管理文件材料 长 期5 申报科学基金及有关批复 长 期6 学会工作（学术活动）材料 短 期KY121 科研准备阶段1 开题报告与课题调研论证材料 长 期2 任务书、合同、协议书 永 久3 课题研究计划、设计 长 期4 计划执行情况、计划调整或撤销报告 短 期5 课题投资和预决算材料 短 期KY122 研究实验阶段1 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配
29、方、工艺流程及综合分析材料） 永 久2 数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果） 永 久3 设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等） 永 久4 研究工作阶段小结、年度报告 长 期5 配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等 永 久6 样品、标本等实物的目录 永 久KY 123 总结鉴定阶段1 研究报告、研制报告 永 久2 论文专著 永 久3 工艺技术报告 永 久4 技术诀窍报告 永 久5 专家评审意见 永 久6 鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见） 长 期7 鉴定证书 永 久8 推广应用意见 长 期9 课题工作总结 长 期JJ124 申报奖励阶段1 科研成果登记表 永 久2 科研成果报告表 永 久3 科研成果奖励申报与审批材料 永 久4 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件 永 久5 专利申请书或证书原件或影印件 永 久KY125 推广应用阶段1 转让合同、协议书 永 久2 生产定型鉴定材料 永 久3 成果被引用或投产后反馈意见 短 期4 推广应用方案及实施情况 长 期
