1、1天津外国语大学滨海外事学院档案归档工作规范1. 引言1.1 为全面、真 实地记录学院发展的历史，使档案归档工作程序化、规范化，依据天津外国语大学滨海外事学院（试行）和中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则（DA/T22-2000）等法规、规章制订本规范。1.2 本规范适用于本院各部门的归档工作。1.3 本 规范适用于党政、教学、科学研究、基本建设、 仪器设备、外事、声像、实物等八类文件材料归档工作。1.4 本规范主要适用纸质档案的归档工作。2. 归档工作的基本原则2.1 归档文件为各部门在职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种载体的文件材料。2.2 遵循文件的形成规律，保持文件
2、之间的有机联系和系统性，区分不同价值，便于保管和利用。2.3 保证档案的原始性、真实性，归档文件须为原件。特殊情况，归档复制件时，需注明文件原件的所在 单位。2.4 除有特殊要求外，归档文件为一份。2.5 手 续完 备，制作和书写材料利于长期保存。归档文件的标识项需完整，如形成部门（单位）、时间（如年月日等）、责任人（如 签字）等。3. 归档范围3.1 天津外国语大学滨海外事学院各类档案档案归档范围规定的应归档的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。3.2 有助于了解档案内容、立档部门历史的资料，有助于管理和利用档案所必需的专用设备。 23.3 国内外与学院有关的各种具有保存价值的材料。4
3、. 归档分工4.1 部门分管档案工作的主管领导，应把涉及相应范围的档案工作列入职责范围，督促兼职档案员、工作人员认真做好平时立卷和整理归档工作。4.2 部门兼职档案员负责组织、协调本部门的立卷归档工作。工作人员须分工明确，协同配合。4.3 全院性、综合性的文件材料由学院办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的归档。4.4 由两个以上部门合作完成的工作或项目，在工作或项目完成后，协作部门将有关材料送主办部门，由主办部门负责完整材料的归档。5. 归档程序5.1 定义5.1.1 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。5.1.2 件归档文
4、件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件， 转发文与被 转发文为一件， 报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。5.2 质量要求5.2.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。5.2.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。35.3 整理方法部门日常预立卷 检查调整 归档文件排列 拟写案卷标题 卷内文件编号 填写/录入卷内文件目录 填写备考表 填写案卷盒封面 整理案卷 部门日常预 立卷：各归 档部门根据文件材料形成 规律，参照 天津外国语大学滨海外事学院档案
5、归档范围，预先编制案卷类目，将平时办理完毕的文件，随时按照案卷类目分别立卷。具体做法：每年初或学年初为本部门将要形成的文件进行分类，每类文件分别准备一个卷盒；平时在文件办理完毕以后，分门别类的将文件归入相应的卷盒之中。检查调整： 在平时预立卷基 础上，将每 类每一事由的文件材料，根据立卷要求和方法加以审查调整，准 备组合成案卷。归档文件排列： 要求保持文件之 间的联系，有条理地依次排列，给每份文件以固定的位置。卷内文件材料按时间、 问题、重要程度等要素排列。立卷人员可根据文件的具体情况选择一种或者结合运用两、三种排列方法。但无论采取哪种排列方法，都必须注意几种固定的排列顺序：正文在前，附件在后
6、；正本在前，定稿（签发稿）在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；结论性材料在前，依据性材料在后。拟写案卷标题 ：标题是案卷封面上最重要的 项目，是直接指引和帮助利用4者查找档案的向导。案卷标题一般由责任者、年度、内容（ 问题）、名称（文种）组成，要求文字简练，概括准确，能准确揭示文件材料内容。题名不超过 50 个字。卷内文件编 号：归档文件 应依分类方案和排列顺 序逐件编号，在文件首 页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（ 见图 A1）。并且按件组卷的，每
7、件需打页码。如件本身有 页码， 则不打页码。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如 1978。保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。件号：文件的排列顺序号。机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编 件号的编制方法为 ：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。（全宗号） （年度） （室编件号）*（机构或问题） （保管期限） （馆编件号）（图 A1 归档章式样）填写/录入 归档文件目录：其位于卷内文件之前，EX
8、CEL 编辑制作归档文件目录。 归档文件应逐件编 目。来文与复文作 为一件 时，只 对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图 A2）。件号：填写室编件号（阿拉伯数字“1” 开始）。责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。文号：文件的发文字号如:“津滨外201020 号”。题名：即文件标题，一般照实抄录或录入。无 标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“ ”号，例： 标题为“会议纪要” 的文件,应概括出主要内容写5为“ 院长办公会议纪要”，自 拟标题在不改变文件原意的基础上，可适当简化。日期：文件的形成时间，以 8 位阿拉伯数
9、字标注年月日，如 19990909。如月日不详，用 0 代替。页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。备注：注释文件需说明的情况。归 档 文 件 目 录件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备 注（图 A2 归档文件目录式样）填写备考表： 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查 人和日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 （即部门负责人）日 期：归档文件整理完毕的日期。填写案卷盒封面：案卷封面全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、室编
10、 盒号、馆编盒号组成。1、全宗号：即天津外国语大学滨海外事学院全宗号，均为 1。2、年度：填写卷内文件所属的起止时间。3、保管期限：将立卷时确定的案卷保管期限填上。4、机构（问题）：归档部门。5、室编件号：即起止件号。 （盒内第一件文件件号/最后一件文件的件号）6、室编盒号：即归档部门向档案部门移交档案时档案盒的排列顺序号（由档案部门统一编制）。7、馆编盒号：填写类目名称，即分类方案的一级类目，如 DZ1，JX2 等。6整理案卷：按照归档文件目 录、文件材料、 备考表的顺序整理。装盒前要求：1、拆除金属物：去掉材料上的大头针、曲 别针、订书钉 等金属物，需要装订的可以用不锈钢订书钉装订，或者非
11、金属物品，例如：多页夹、拉杆 夹等等。2、修补裱糊：对破损、不合规格的文件要进行修补和裱糊。3、取齐：检查所有文件材料是否按 16 开或 A4 规格大小形成。如不是，则需要裁切、贴边、折边，使之成 为 16 开或 A4 规格大小，采取左上对齐的方式。5.4 案卷归档及注意事项1、归档时间：按天津外国语大学滨海外事学院归档管理规定中关于归档时间的规定办理。2、手工书写的材料不得使用圆珠笔、 铅笔书写，一律使用不褪色的碳素（ 蓝黑）墨水书写。3、案卷封面标题确切，文字简明，无错填漏填项目。4、归档文件材料应归原件。若不能归原件，则可归 一份复印件（复印件上必须加盖立卷单位红章），并注明原件出处。5、文件材料的形成时间（年、月、日）、签字、盖章等手续必须完整。 6、移交档案时，交接双方当面检查，综合档案室根据有关 标准进行验收，经验收合格后办理移交手续。移交时填写档案交接收据，一式两份，双方各 执一份备查。不符合要求者，综合档案室有权退回，限期整改后重交。天津外国语大学滨海外事学院综合档案室2015 年 11 月 25 日
