1、- 1 -芜湖市公共资源交易招标采购档案整理标准（试行）1范围本标准规定了芜湖市公共资源交易招标采购档案（以下简称招标采购档案）的整理原则和方法。本标准适用于芜湖市公共资源交易招标采购档案的整理。2定义2.1招标采购档案指政府在公共资源交易招标采购过程中产生的，具有保存价值的文字、图表、声像及纸质、磁盘、光盘等不同形式和载体的记录。2.2整理归档文件以“卷” 为单 位进行组卷、分类 、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架（电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等）使之有序化的过程。2.3案卷案卷，指由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。立卷，即组合案卷，将若干
2、文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。2.4项目编号招标采购过程中，给招标采购项目编制的代号。3整理原则- 2 -3.1招标采购档案整理，应遵循真实性、完整性、系统性原则。3.2招标采购档案整理，应区分不同价值，便于保管和利用。3.3招标采购档案整理，应符合文档一体化管理要求。保证纸质文件和电子文件整理协调统一，便于计算机管理。4整理要求4.1组卷同一项目，同一招标采购环节产生的文件材料可组为一卷或若干卷，每卷文件材料总页数不超过200页，或者厚度不超过25mm为宜。已装订成册的投 标文件、图 册等不可拆分的项目材料可单独立卷。招标采购环节可分为：委托、招标、评审、中标、其他（详见附件1）。
3、4.1.1卷内文件排列卷内文件按时间结合招标采购环节排列；同一招标采购环节文件，按文件形成时间的先后顺序排列。4.1.2卷内文件目录卷内文件目录设置序号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目（详见附件31）。a）序号：填写卷内文件排列顺序号。b）责任者：制发文件的组织和个人，即发文机关和署名者。c）题 名：文件标题。没有 标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟- 3 -内容外加方括号“ ” 。d）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如20180530。e）页 号：即卷内文件所在页号。填写时除卷内最后一份文件需填写起止页号外，其
4、余只填写首页页号。f）备注：注释文件需要说明的情况。4.1.3案卷封面案卷封面的项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件数、页数、项目编号、档号（详见附件34）。 a）全宗名称：填写立档单位名称，应使用全称或规范简称。 b）类目名称：填写档案类别和项目名称，如：工程建设项目。c）案卷题名：填写卷内主要文件内容，如：XXX项目委托函、立项批复等相关材料。d）时间：填写卷内文件形成时间段，如：2017年3月1日至2017年6月1日。e）保管期限：填写案卷划定的保管期限，如：永久、定期30年、定期10年。f）件数：填写卷内文件总件数。g）页数：填写卷内文件总页数。h）项目编号：
5、填写该项目编号。i）档号：填写该卷档案的档号。4.1.4单独立卷的投标文件，不适合装订的采用档案袋进行封装，档案袋内容应与案卷封面一致，在档案袋上粘贴案卷封面- 4 -。4.1.5备考表备考表置于案卷文件之后，项目包括卷内文件情况说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期（详见附件32）。a）卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。b）立卷人：负责立卷整理归档文件的人员签名或签章。（负责整理案卷的人员）c）立卷日期：归档文件立卷整理完成日期。（立卷完成日期）d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。（负责检查案卷质量的人员）e）检查日期： 归档文件 检查完毕
6、的日期。（检查完毕日期）4.2分类4.2.1立档单位应对招标采购档案进行科学分类，保持分类方案的一致性和稳定性。4.2.2招标采购档案采用年度项目类型保管期限的方式进行三级分类。a）按年度分类按项目招标采购档案归档年度分类。跨年度完成的项目，档案归入归档年。b）按项目类型分类招标采购档案按项目类型分为4类，工程建设（GCJS）、工程服务（GCFW ）、采购货 物（CGHW）、采 购服务（CGFW ）。- 5 -c）按保管期限分类招标采购档案按保管期限分为3类：永久（Y）、定期30年（D30）、定期10年（D10）（详见附件2）。4.3案卷排列案卷应在分类方案的最低一级类目内，按招标采购环节“委
7、托、招标、评审、中标、其他”，结合时间顺 序排列。4.4编号4.4.1案卷应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。4.4.2招标采购档案档号结构为：全宗号-档案门类代码年度-类别代码 项目序列号-保管期限- 案卷号。如：0265-ZBCG2018-GCJS0001-Y-0001（芜湖市公共资源交易中心、2018年招标采购档案、工程建设类第一个项目、永久保管、第一卷）。4.4.3档号按照以下要求编制：a）全宗号：档案馆给 立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照档号编制规则(DA/T 13-1994) 编制。b）档案门类代码年
8、度：档案门类代码由“招标采购”4 位汉语拼音首字母“ZBCG”标识。年度为归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2018”。c）类别代码 项目序列号：类别代码由招标采购档案分类，如“工程建设 ”4位汉语 拼音首字母“GCJS”标识。项目序列号是招标采购过程中对具体项目分项目类别编制的流水号。- 6 -d）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y” 、“D30”、“D10”标识（详见附件 2）。e）案卷号：案卷号是归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0001” 。4.5编目4.5.1案卷应依据档号顺
9、序编制案卷目录。编目应准确、详细，便于检索。4.5.2案卷目录设置序号、档号、项目编号、案卷题名、页数、代理机构名称、备注等项目（详见附件37）。4.5.3案卷目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的案卷目录，应编制封面（详见附件38）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、项目类别，案卷目录可以按年度分类别装订成册。5修整、装订、编页、装盒、排架5.1修整5.1.1 归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。5.1.2 归档文件已破损的，应按照档案修裱技术规范(DA/T25-2000)予以修复；字迹模糊或易褪变的，应予复制。5.1.3 归档文件应按照保管期限要求去除易锈
10、蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。5.1.4 对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的- 7 -前提下进行折叠。5.2装订5.2.1归档文件以“卷 ”为单位装订。归档文件装 订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，尽量维持不变。5.2.2招标采购档案一般使用“三孔一线” 装订。5.3编页5.3.1页码逐页（空白页不编页码）编制，页码标注在文件的正面右下角，反面左下角处。已装订成册并按要求编制页码的，可以保持原有页码不变。5.3.2招标采购档案，按卷编制页码。5.4装盒5.4.1
11、档案盒a）档案盒封面应标明全宗名称等内容（详见附件35）。档案盒的外形尺寸为310mm220mm（长 宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm、60mm等。b）档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、项目类别、项目编号、保管期限、起止卷号、盒号等（详见附件36）。其中，起止卷号填写盒内第一卷和最后一卷案卷号，盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。c）不同年度、不同项 目、不同保管期限的案卷，不可以装入- 8 -同一盒内。5.4.2盒内备考表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期
12、（详见附件33）。a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。b）整理人：负责整理的人员签名或签章。c）整理日期：整理完成日期。d）检查人：负责检查案卷质量的人员签名或签章。e）检查日期： 检查完 毕的日期。5.5排架5.5.1归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。5.5.2招标采购档案按年度、项目类别、项目序列号（具体项目）、保管期限顺序排列。6特殊载体档案的整理照片的整理参照照片档案管理规范（GB/T 11821-2002）标准执行。数码照片的整理参照数码照片归档与管理规范（DA/T50-2014）标准执行。磁
13、盘、光盘等不同载体档案的整理按照国家相关规定和标准执行。7归档电子文件的整理要求- 9 -归档电子文件的整理参照数字档案室建设指南（2014年）、电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T 18894-2016）、基于XML的电子文件封装规范（DA/T 48-2009）、电子文件归档光盘技术要求和应用规范(DA/T38-2008) 等标准执行。附件：1. 芜湖市公共资源交易招标采购文件材料归档范围和保管期限表2. 芜湖市公共资源交易招标采购档案分类方案及档号编制规则3. 芜湖市公共资源交易招 标 采 购 档 案 参 考 样 式- 10 -附件1芜湖市公共资源交易招标采购文件材料归档范围和保管期限
14、表类别 步骤 归档范围 保管期限 备注1、代理抽取资料 永久2、委托函 永久3、立项批复（或审查文件） 永久 如有4、建设工程规划许可证 永久 如有5、建设规划用地许可证 永久 如有6、资金落实证明 永久7、施工图审查批准书 永久 如有8、招标项目有关的领导批示、文件材料 永久9、招标控制价 永久 如有10、工程量清单 永久 如有11、业主相关申请材料或情况说明 永久12、开标前会议论证资料 永久 如有项目委托文件及其附属材料13、招标采购项目委托代理协议书 永久1、招标文件 永久2、招标公告（或邀请书） 永久3、招标文件备案表 永久4、澄清答疑、质疑回复材料 永久 如有5、变更招投标方式审批材料 永久 如有6、投标人报名登记材料 永久 如有招标环节资料7、报名登记表 永久 如有工程建设类评审环节资料1、项目招标阶段情况移交说明 永久
