1、1江苏省档案系统专业技能竞赛理论测试知识要点（供参考）1、行文制度、行文关系、行文方式的含义。行文制度是行文关系、行文方式和行文规则的合称。行文关系是指机关单位之间文件往来而形成的关系。包括上行关系、下行关系、平行关系三种。行文方式就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类。包括上行文、下行文和平行文三种。2、党政机关公文处理工作条例中规定的文种及适用范围。决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。其适用范围分别为：（1）决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。（2）决定：适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关
2、不适当的决定事项。（3）命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关 单位和人员。（4）公报：适用于公布重要决定或者重大事项。（5）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（6）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（7）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（8）通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事2项，批转、 转发公文。（9）通报：适用于表彰先进、批评错误、 传达重要精神和告知重要情况。（10）报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（11）请示：适用于向上级机关请求指示
3、、批准。（12）批复：适用于答复下级机关请示事项。（13）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（14）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（15）纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。3、通知、报告、请示、函、意见等文种拟写的方法和要求。标题：一般为发文机关、事由、文种三部分组成，也可是事由、文种两部分组成。正文的拟写：通知一般由通知缘由、通知事项、通知要求 组成。报告一般由报告目的、报告内容（主要情况、存在问题、 经验教训、今后打算四部分构成）、报告惯用结 束语（专此报告、特此 报告等）组成。
4、请示一般由请示缘由、请示的具体事项及意见、 请示惯用结束语（以上当否，请批示等）组成。函一般由出函的原因、要联系的事项与意见或答复对方提出的问题与要求、惯用结束语（请予研究函复、特此函复等）组成。意见一般由提出意见的目的、依据或阐述所布置工作的意义和重要性，意见3的具体内容（原则性要求、政策性措施、处理意见），提出号召、希望、监督要求等组成。4、党政机关公文处理工作条例中规定的公文行文规则的内容。行文规则是指机关之间行文时所遵循原则的总称。行文规则有：行文应当确有必要，讲求实效，注重 针对性和可操作性。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被
5、越过的机关。向上级机关行文，应当遵循以下规则：（1）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（2）党委、政府的部门向上级主管部门请示、 报告重大事项， 应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。（3）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报 上级机关。（4）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（5）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关 负责人名义向上级机关报送公文。（6）受双重领导的机关向一个
6、上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。向下级机关行文，应当遵循以下规则：（1）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。（2）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下 级党委、政4府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府 发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项， 经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。（3）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。（4）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当 责令
7、其纠正或者撤销。（5）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部 门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。5、党政机关公文处理工作条例中规定的公文办理程序。公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。收文办理主要程序是：（1）签收。对收到的公文应当逐件清点，核 对无误后签字或者盖章，并注明 签收时间。（2）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。（3）初审。对收到的公文应当进行初审。初 审的重点是：是否应当由本
8、机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会 签，是否符合公文起草的其他要求。 经初审不符合5规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。（4）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。 紧急公文应 当明确办理时限。承 办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。（5）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、
9、误传 、延 误。（6）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。 紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。（7）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。发文办理主要程序是：（1）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印 发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。（2）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。（3）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。（4）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。涉密公文应当通过机
10、要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。6需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及 时收集齐全、整理归档。两个以上机关 联合 办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关 职务的，在履行所兼 职过程中形成的公文，由其兼职 机关归档。6、党政机关公文处理工作条例和党政机关公文格式规定的公文版式及格式要求公文版式：公文用纸幅面采用国际标准 A4 型，其成品幅面尺寸为：210mm297mm。特殊形式的公文用纸幅面，根据 实际需要确定。版面页边与
11、版心尺寸：用纸天头（上白边）为 37mm1mm，公文用纸订口（左白边）为 28mm1mm，版心尺寸 为 156mm225mm。字体字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用 3 号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。行数和字数一般每面排 22 行，每行排 28 个字，并撑 满版心。特定情况可以作适当调整。文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜， 误差不超过 1mm。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。公文格式：公文一般由份
12、号、密级和保密期限、紧急程度、 发文机关 标志、发文字号、签发人、标题 、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。7（1）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文 应当标注份号。（2）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。（3）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据 紧急程度， 紧急公文应当分别标注“特急 ”“加急”，电报应 当分别标注“特提”“特急”“加急”“ 平急” 。（4）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“ 文件”二字组成，也可以使用发
13、文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。（5）发文字号。由发文机关代字、年份、 发文顺序号 组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。（6）签发人。上行文应当标注签发人姓名。（7）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。（8）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。（9）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。（10）附件说明。公文附件的顺序号和名称。（11）发文机关署名。发文机关全称或者规范化简称。（12）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期
14、。（13）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标 志的普发性公文和电报可以不加盖印章。（14）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。（15）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。8（16）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。（17）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。（18）页码。公文页数顺序号。7、党政机关文件分类的基本原则。（1）根据文件的形成规律和特点（2）保持文件之间的自然联系（3）适当照顾文件的保存价值（4）便于保管和利用。8、立卷：立卷是指文件处理部门
15、或人员将办理完毕的、具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程。立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。简言之，就是按文件特征分类和组卷。具体立卷程序包括拟（修）订立卷类目、归类和组卷、确定案卷的保管期限、拟写案卷标题、案卷的编目与 编号、填写与装 订、归 档等七个工作环节。案卷质量要求的总原则是指案卷必须符合立卷的基本原则，即遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区 别 不同价值，便于保管和利用。9、我国传统的档案学理论中关于文件的“六大特征”：问题特征、作者特征、名称特征、时间特征、地区特征和通迅者特征。10、归档
16、的含义。9办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案管理部门保存的过程。11、归档制度的内容。归档制度包括归档范围、归档时间、 归档份数、 归档 质量要求、归档手续等内容。12、我国档案按照载体形式分类。一般可分为甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、音像档案、电子档案、实物档案等。13、我国“档案”的词源。迄今所见最早对“ 档案” 这 一名词的说明， 见于杨宾所著的柳边记略（清康熙四十六年）中。该书记载 ：“边外文字,多书于木,往来 传递者曰牌子,以削木片若牌故也; 存储年久者曰档案,曰档子,以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字 书于纸者,也呼为牌子、档子矣。”14、档案的本质
17、特性。档案是人们在社会实践中直接形成的原始性信息记录，对以往社会实践具有直接的原始记录作用，所以，原始记录性是档案的本 质特性。 这不仅是档案区别于其他事物的根本所在，而且从根本上决定着其管理方法的基本取向。15、档案管理的基本环节。收集、整理、鉴定、保管、 统计、利用。 16、档案工作的基本原则。档案法第五条规定：“ 档案工作 实行统一领导，分级管理原则，维护档案的10完整与安全，便于社会各方面的利用。”这是用国家法律的形式确定的我国档案工作基本原则。17、档案的来源原则。国际档案理事会最新修订的档案术语词典将来源规定为“向文件中心或档案馆移交文件之前，在事务 活动过程中形成、保管和利用文件
18、的组织或个人。 ”来源就是通常所说的档案形成者，包括机关、组织和个人。来源原则指的就是档案馆按照来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。18、来源原则形成和发展历史。来源原则从产生到完善经历了长期的发展过程。（1）起源法国的“ 尊重全宗原 则” 。（2）形成德国的“ 登记 室原则” 。（3）理论论证荷兰手册的贡献。（4）普遍认可布鲁塞尔大会。（5）灵活运用英国和美国的“组合” 思想。（6）部分修正德国的“自由来源原则” 。（7）丰富和发展苏联和我国“体系化的全宗理论” 。19、来源原则的基本内容。来源原则的基本内容可以归纳三个基本点：即尊重来源、尊重全宗的完整性、尊重全宗内的原始整理体系。（1）尊重来源指档案馆首先应按照来源标准整理档案，保持其形成者之间的
