1、 本科毕业论文 （ 20_ _届） 电子档案的证据效力研究 所在学院 专业班级 信息管理与信息系统 学生姓名 学号 指导教师 职称 完成日期 年 月 I 摘 要 电子档案的证据效力随着计算机技术在各个领域的广泛运用已日渐被人们所关注。在各种社会实践活动中必然会产生大量的电子档案，并且电子档案在海量存储与输出、处理快速便捷等方面具有纸质档案不可比拟的优越性逐渐取代纸质档案。 在办公无纸化及电子商务、电子政务等迅猛发展的今天，若对电子档案的证据效力不能保障，则以电子档案为依据的电子证据将无法证明事实发生的存在，将会严重阻扰信息化时代的发展脚步。 本课题主要通过案例对电子档案的原始性、完整性及真实性
2、进行分析，研究确保电子档案的证据价值与电子档案的这三个属性之间的关系，探讨了在确保电子档案的原始性、完整性及真实性方面的技术方法的障碍及解决办法，对电子档案管理理念上的弊端及改进办法提出了建议。 关键词： 电 子档案 ； 证据效力 ； 真实性；原始性；完整性 II Abstract Evidence effect of electronic records with the extensive application of computer technology in various fields has been increasingly concerned by the people.In
3、 all kinds of social activities will inevitably produce a large number of electronic records,and electronic records have replaced paper records gradually by their unsurpassed superiority in mass storage and output,handle quickly and easily.Nowadays,with the rapid development of paperless office,e -
4、business, e - government affairs,if the evidence effect of electronic records cannot be protected,the electronic evidence which depends on the form of electronic records will not be able to prove the facts exist,it will seriously interfere in the era of informationization pace of development. This p
5、roject mainly through case studies on electronic records of originality, integrity and authenticity for analysis,studies on ensuring the value of the electronic records and electronic records relationship between these three attributes,explores to ensure that electronic records of originality,integr
6、ity and authenticity of the technical methods of obstacles and solutions,puts forward suggestions on the disadvantages and improvement of managementconcepts of electronic records management. Keywords:Electronic Records;Evidence Effect;Authenticity;Originality;Integrity III 目 录 1 电子档案的特性 .1 1.1 对环境的依
7、赖性 .1 1.2 信息与载体的可分离性 .2 1.3 信息共享带来的不安全性 .2 1.4 使用技术与载体的不稳定性 .2 2 电子档案的原始性、完整性和真实性与其证据效力的关系 .3 2.1 原始性对电子档案的证据效力的影响 .4 2.2 真实性对电子档案的证据效力的影响 .4 2.3 完整性对电子档案的证据效力的影响 .5 3 削弱电子档案的证据效力的因素 .6 3.1 认识上的障碍 .6 3.2 技术上的障碍 .6 3.3 管理上的障碍 .7 4 保障电子档案证据效力的策略分析 .8 4.1 保障电子档案的证据效力的技术策略 .8 4.2 加强电子档案的有效性管理 .9 4.2.1 提
8、前介入管理 .9 4.2.2 全程情况记录 .10 4.2.3 加强电子档案利用环节的管理措施。 .11 4.2.4 建 立对电子档案归档的专线。 .11 4.2.5 选择一个电子文件专门的汇集点进行归档。 .12 4.2.6 加强计算机软、硬件设施管理 .12 4.2.7 加强对电子档案管理知识的培训 .13 结 论 .14 参考文献 .15 1 自 20 世纪 90 年代以来，随着信息技术与计算机网络技术的发展及信息的载体，存储、传递及使用等的方式的转变，“无纸化”一词已普及人们生活工作的广大领域。同时，信息化的大发展也促成了电子档案的产生。而电子档案所具备的操作方便、传递快捷、易实现资源
9、共享、存储空间小、表现形式多样 、易于复制等纸质档案所无法比拟的优越性注定了电子档案在档案界将取代纸质档案的大发展趋势。但是，这些电子档案在发挥他们的优越性的同时也为我们在使用及管理过程中带来了很大的困难。 所谓的 电子档案是按照档案管理规范有目的保存起来的具有参考凭证价值的、包含背景信息的、采用一定的形式封装起来的电子文件 1。而电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件 2。 作为档案的基本属性便是具备原始记录的特性，要将电子档案作为证据来使用就必须确保电子档案具备其原始的记录特性，保障 其的对客观事实的凭证效力。同时，电子档案还应具备真实性
10、与完整性才能保证其凭证价值。而与纸质档案子相比，电子档案是电子文件的归档结果，其内容信息与其载体是可分离的，不能像纸质档案一样可以将它的制成材料（纸张）、字迹材料及字迹这三者永远结合在一起，做到这三者的一体化。不具备白纸黑字、铁证如山的凭证说服能力。同时电子档案易于修改、复制、粘贴、传递，并且在使用过程中对计算机设备有很大的依赖性，造成了电子档案在读取上有一定的难度，并且信息化网络的大发展也使得电子档案易受到病毒、黑客等的攻击，使得同时在对电子档案的管理 理念及技术手段上也与原来的纸质档案上存在着很大的差异，特别是计算机技术飞速发展促进了信息载体与信息表现的格式的不断更新换代，加大了人们对档案
11、电子档案管理的难度，对如何切实保障电子档案的原始性、完整性及真实性提出了更大的挑战。 1 电子档案的特性 1.1 对环境的依赖性 电子档案是 以数字代码所构成的，并且 只有通过计算机解码才能被识读，所以电子档案具有 非直读性与对环境的依赖性。这就使得在保障电子档案的长期 的读取性中 具有一定的难度。电子档案在创建、 读取 及一些列有关的活动中都离不开计算机平台。然而现今的计算机技术 发展十分的快速，计算机系统、软件及存储设备的也在不断的更新升级，致使旧的计算机系统形成的电子档案2 在新的计算机系统上不可取读的问题。同样的，在一台计算机上形成的电子档案因缺乏相应的软件的支持而造成电子档案在另一台
12、计算机上不能取读的问题。这就 增加了电子档案的保管与利用的复杂与困难 。 1.2 信息与载体的可分离性 由于电子档案是以数字编码形式存在的，与纸质档案的信息与载体的一体化性质不同，电子档案内容与载体具有可分离性，在使用与管理过程中其内容信息很容易被更改、复制和添加及删除且不易留下痕迹。这就使得电子档案的原 始性、完整性及真实性难以得到保障，大大增加了电子档案作为证据使用的难度。 1.3 信息共享带来的不安全性 由于全球化、信息化及网络化的发展，使得英特网这个开放的全球性网络平台在带来信息共享便利的同时也为电子档案的安全管理带来了巨大的挑战。电子档案在发送、接收、保管、归档时很容易收到网络上的病
13、毒侵害及网络黑客的攻击，使得电子档案的内容受到泄密、篡改及伪造。这就使得电子档案的原始性、真实性及完整性难以得到保障。 1.4 使用技术与载体的不稳定性 随着计算机技术与存储设备的快速更新，使得电子档案的保管部门难以及时 了解并掌握新的管理知识及技术，并且作为电子档案的载体对环境的温度、湿度、防磁性、抗机械性损伤、抗病毒等条件都有较高的要求，加之电子档案的信息取读与存储都需要计算机设备的支持，一旦计算机设备受到破坏或技术的落后就会直接导致电子档案的信息缺损甚至丢失不能够被读取，使之成为无效的信息。这样就大大增加了电子档案管理的管理难度及费用。 3 2 电子档案的原始性、完整性和真实性与其证据效
14、力的关系 由于电子档案是根据档案管理规范采用一定形式保存起来的具有参考凭证价值的以数字代码形式存在并依赖计算机设备来来取读与处理的可在网 络上进行传送的文件。在电子档案管理中，由于电子档案具有数字化信息的属性，其信息与载体的具有可分离性，易改动、易出错、易消失、易受攻击，决定了电子档案的原始性、完整性和真实性问题一直是阻碍其成为权威凭证的最大障碍4。所以传统鉴定档案记录原始性的方法已无法沿用在归档电子档案的方法上，电子档案的内容信息的原始性、完整性和真实性是用来判定电子档案是否具备凭证价值，具有证据效力的重要的不可或缺的三个要素，同样也是确定该电子档案具备证据效力的惟一标准。但鉴于电子档案的在
15、其特性上的局限性，使得人们在确保电子档案的原始 性、真实性及完整性方面存在很大的难度。 2010 年，叶向阳在 “ 关于电子档案的证据效力问题 ” 里提出：只要所提供的电子档案具备真实性、合法性、关联性，就可以进入诉讼审查的范围，可以作为证据来采信 3。所以保障电子档案内容信息的原始性、真实性和完整性对保证电子档案证据效力是非常重要的。 随着计算机 技术与 网络技术 不断发展 ，电子邮件 已经渐渐 成为 企业对内 与对 外 的信息沟通的主要工具之一 。电子邮件 所 记录 的常常是企业 日常 的 业务活动， 是企业对内及对外信息交流活动的历史见证， 对 企业 来说具有 重要 的参考凭证价值。 所
16、以越来越多的企业也 逐渐认识到了电子邮件的证据价值和情报价值，将电子文件的管理理念运用到电子邮件管理中，将企业的电子邮件视作企业电子档案管理的一项事务。因此保障电子邮件的原始性、完整性及真实性可以为以后的相关纠纷中起到相当重要凭证作用。 2004 年 3 月，上海合家购物有限公司 上海市黄浦区人民法院 上诉其职员 程瑞利用其工作电脑先后 4 次向收件人为 的邮址发送了 自己公司 的 “ 每日收货和收货单报告 ” 、 “ 目录产品 ”、“ 样品仓库出库清单 ”、“ 内部物品借用单 ”的 电子邮件。 经查实 为上海合 家购物有限公司的对手公司上海涤兰贸易有限公司的法定代表人的电子邮箱 2004
17、 年 4 月， 原告合家购物有限公司 以被告程瑞泄露商业秘密为由，将其开除。当年 8 月，原告 将电子邮件信息经 向上海市公证处 公证， 提出证据保全申请，后在公证人员的监督下，原告技术人员当场提交电脑硬盘一个并安装在公证处电脑上， 将硬盘里的 相关数据备份刻录至光盘中，并封存了光盘。诉讼中，原告将公证机关封存的含有电子邮件内容的光盘作为主要证据，提交法庭，要求确认被告的行为构4 成商业秘密侵权 。 经 法院审理认为，对原告所提供的电子邮件的 证据效力 予以认定。因为存有 电子邮件的光盘是经公证机 公证并 关保全过的；原告公司邮件服务器采用MDaemon 软件，具有假地址检测功能、发送邮件认证
18、功能，其中发送邮件认证功能，具有本地用户发送认证机制，可以防止他人冒用原告员工的邮址，保证所发邮件出自本人邮址；被告程瑞在原告单位工作期间，原告为每位员工安排一个个人系统用户名，由员工自行设定和修改其对应的密码，只有在用户名和密码一致的情况下，才能发送邮件；被告程瑞在其所使用的电脑上自行设定有密码，且该密码仅为被告程瑞一人知晓。对涉案电脑具有上述功能，被告程瑞未提出异议，亦未提供电脑数据被修改 的证据。因此法院确信涉案电子邮件未被 添加、 修改 及伪造 ，对其证明力予以确认。被告程瑞、被告涤兰公司均构成了对原告商业秘密的侵害。 根据该案例我们可以认识到如下几个问题： 2.1 原始性对电子档案的
19、证据效力的影响 所谓电子档案的原始性就是指电子档案的内容、结构及背景信息等都处于原始的生成状态。只要内容、结构和背景信息都保持原始状态，那么我们就可以说电子文件的原始性得到了保障 5，也就是说电子档案的原始性也得到了保障。所以认定和维护电子文件的原始记录性是十分重要的，电子文件的原始记录性得不到有效地认定和维护也 就无法保证它具有参考价值 6，从而使得电子档案的原始性也受到威胁。但是，与传统纸质档案相比，电子档案的原始性不能通过其内容或载体、形式表现出来，不具备纸质档案内容所能表现出的字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料等，使得以虚拟的电子形式存在的电子档案的原始性难以得到分析与判断。特别是在归档
20、、使用及保存过程中时常会存在使电子档案失去其原始性的危险。 在上述案例中， 原告 上海合家购物有限公司将电子邮件的内容信息经 上海市公证处 公正过并保全的，基于 MDaemon邮件服务器的功能加上并且 被告程瑞在其所使用的电脑上自 行设定有密码，且该密码仅为被告程瑞一人知晓 ， 程瑞没有 提供电脑数据被修改的证据 ， 因此法院确信涉案电子邮件 内容 未被 添加、修改 。由此可以证明这些电子邮件的具备原始性的，由此涉案的电子邮件被认定具有证据效力。 2.1 真实性对电子档案的证据效力的影响 5 电子档案的真实性是指电子档案的内容信息能够如实地、完整地、准确地反映出电子档案的记录对象。 电子档案的
21、真实性保障是伴随电子档案的生命始终的不间断的过程，并且是保证电子档案的凭证价值基础。但是，电子档案易于复制、修改甚至于伪造且不易留有痕迹使得电子档案的内容信息容易失真 ，加上网络病毒、非法访问、信息载体及技术的不稳定性等多种问题都给电子档案的真实性保障带来很大障碍。 上述案例中， 原告 上海合家购物有限的 邮件服务器采用 的是 MDaemon软件，具有假地址检测功能、发送邮件认证功能，其中发送邮件认证功能，具有本地用户发送认证机制，可以防止他人冒用原告员工的邮址，保证所发邮件出自本人邮址 ，并且 被告程瑞在原告单位工作期间，原告为每位员工安排一个个人系统用户名，由员工自行设定和修改其对应的密码
22、，只有在用户名和密码一致的情况下，才能发送邮件 ，因此也排除了是有其他人冒名发送或修改的可能性， 证实了这些电子邮件的真实性，合家购物公司才能以此为证赢得诉讼。 2.3 完整性对电子档案的证据效力的影响 电子档案的完整性是指电子档案的内容信息、结构信息、背景信息及元数据等没有缺损。上述案例中 涉案的电子邮件的内容信息已经公证处公证，发送者、发送时间，接受者等相关的背景信息也十分清楚，并且也排除了他人修改造假的可能性，涉案电子邮件的完整性完全得到了保障，这样便使得电子邮件的证明力度得到了大大的提升，最终合家购物有限公司得以胜诉。 所以电子档案的完整性保障是至关重要的。但是电子档案经常处于流动的状
23、态，若不能得 到及时的捕获，会增加信息丢失的可能性；电子档案的结构复杂，存储方式繁多，易使信息缺失；电子档案的背景信息会随档案的处理过程而累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子档案的来龙去脉不清； 电子档案的元数据的完整性，会影响电子档案读取的有效性。电子档案归档重要环节便是对元数据进行详细的登录，此间发生任何的疏漏都将可能导致电子档案的证据效力得不到保障。 6 3 削弱电子档案的证据效力的因素 在计算机技术飞速发展的现今，电子档案以其便捷、经济、高效等优点，在各个领域显得越来越重要。但是，基于电子档案本 身所固有的一些特性上的缺陷，使得在电子档案的原始性、真实性和完整性等方面加
24、大了电子档案管理难度，另外在对电子档案的认知上、技术上及管理上的不足也是影响电子档案证据效力的重要因素。 3.1 认识上的障碍 档案界将档案的原始性、真实性看作是确保其证据价值的基础。因此，电子档案的证据效力要想得到保障就必须要确保其原始性、真实性。然而，由于受传统的纸质档案管理理念的影响拘泥于”原件“的概念，认为档案的核心必须是具备原始性。而对于电子文件来说，虚拟化的制作方式和便于拷贝的特点使得其“原件”和”复印件“难以区分，传统意 义上的”原件“概念已难以成立 7。 而电子档案的内容信息与载体具有可分离性，在使用与管理时容易被复制、修改且不易留有痕迹，这样便使人们在对电子档案的原始性、真实
25、性上会产生很大的怀疑，并且电子档案是有数据编码形式存在的虚拟档案，只有通过计算机设备才能取读，对于计算机设备具有很大的依赖性，一旦取读设备或存储设备受到破坏，电子档案就会随之失真甚至丢失，这种不稳定性就增加电子档案可以作为证据来使用的难度从而也大大降低了人们对电子档案可作为证据来使用的可信度。 3.2 技术上的障碍 要想保证电子档案具有证据效力，就 要保障电子档案具备原始性、真实性、完整性及有效性，但是基于电子档案的内容信息与载体是可分离的，且对计算机设备具有依赖性，加之计算机技术与通信技术的快速发展，加快了操作系统、存储设备及格式 的更新升级速度。使得人们在管理电子档案的时候就需要不断的及时的对电子档案进行存储介质的转换及格式的更新才能保证电子档案可以长期取读与保存，延长电子档案的寿命。 电子文件管理的各个环节几乎都要依赖计算机系统，包括计算机硬件、操作系统和软件。不兼容的计算机和应用软
