1、1 毕业论文文献综述 信息管理与信息系统 汉中荣森矿业开发公司办公系统设计与实现 随着信息科学和信息技术的飞速发展 ,办公自动化在企业管理中的作用越来越重要。通过资源的积累与共享提高企业的办公质量和效率 ,提高领导者的管理水平 ,企业运行的高效率，信息的共享和利用，并且主动的获取最新的信息，实现现代化企业管理的科学化。所以，办公自动化在推动企业信息化建设等方面都起着举足轻重的作用。 本文将主要对办公自动化系统融入到企业管理系统的动因和应用做一个综述。 1 概述办公自动化系统的现状 办公自动化是随着信息技术的发展而发展 起来的一门技术，利用科学技术尽可能的利用信息资源将企业的管理合理化、规范化、
2、高效化，通过收集与分析数据，为领导者提供决策依据。并且可以达到信息共享与交流 ,实现协同工作实现敏捷的管理。办公自动化是通过现代的科学技术与人类的行为结合起来的一种人机结合的系统，主要运用于办公管理领域，大部分的工作是有计算机来完成的。温泉（ 2009）提到：以信息化来武装企业，目前已经是大势所趋。办在实际工作中，计算机网络的发展给人们带来了更高的信息共享需求，使得企业越来越需要与外界进行信息交换共享；而企业经过长期发展，内部更注重企业 知识的积累和企业文化的沉淀，不仅需要新知识迅速的流入渗透积累，并且需要旧知识充分挖掘再次实现价值。 1。 办公自动化系统从 20 世纪 70 年代开始发展迅速
3、，尤其是在以美国为主的发达国家都不惜巨资重视办公自动化的发展。吴胜斌（ 2009）提到： 20 世纪 90年代以后，国外的办公自动化的发展趋势为如下四个方向 :（ 1）办公自动化设备向着高性能、多功能、复合化和系统化发展；（ 2）办公自动化系统向着数字化、智能化、无纸化和综合化发展；（ 3）以计算机为核心的办公工作站将向处理文字、数据、声音、图形的多媒体方向发展；（ 4）通 信在办公自动化系统中的地位将进一步增强，可以充分利用现代化通信技术，建立全球的网络体系2。 我国的办公自动化系统经过十几年的发展，己经取得了十分明显的进步，2 产品种类日趋丰富，技术日益成熟。我们日常工作的大部分内容都可以
4、归入办公自动化处理的范畴，如文字处理、文件撰写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、生产管理、技术管理、质量管理、成本计算、财务计算、劳资，人事管理等等，其中核心是公文管理。我国的办公自动化发展的特点是起步晚、发展迅猛，首先是为政治、经济、国防服务。目前，我国 的办公自动化系统正朝着集成化、网络化、多媒体和智能化的国际水平发展。各国的经验表明 :国家经济现代化必须依赖各级管理水平的提高和办公自动化。因此，办公自动化必将对我国整个社会生活的各个方面产生深刻的影响。 但是，国内的办公自动化市场还存在着一定的缺陷，目前，国内办公自动化系统的开发商水平参差不齐，没有根据国
5、内企业的运作的特点来设计系统，而是仿照外国的技术，以至于系统的实施变得困难。不仅仅是开发商，使用者也没有好好地运用软件，没有投入更多的资金去完善系统和培训员工，使得软件的使用性大大降低。蔡建强（ 2008）认 为：从技术来看，普遍存在如下缺点 :（ 1）为用户考虑的少，软件的柔性构造功能差。当前很多 OA 软件过分强调了软件之间功能的横向对比，为用户考虑的实际功能比较少，结果导致软件大而全，而真正为用户接受的功能模块很少；（ 2）开发手段单一，平台依赖性严重。很多 OA 开发商采用的开发模式是“群件平台 +适当定制”的模式，问题是在与其他系统的接口方面、定制复杂应用方面和集成其他软件和设备方面
6、，由于群件平台建的太高，造成可供开发商发挥的空间太小，很多功能很难实现3。 从办公自动化的国内外现状看来：我国办公自动化的起步较世界水 平较晚，但是发展迅速，取得了十分明显的进步， 产品种类日趋丰富，技术日益成熟。但是， 发展水平参差不齐，有的地方还存在缺陷，需要改进。 2 办公自动化系统的分析 2.1 系统设计的原则与目标 企业办公自动化是企事业单位的辅助系统，现在企业越来越依赖于办公自动化系统。所以，办公自动化系统的优劣影响着企业的工作效率与工作质量。 席淮颖（ 2010）提到：办公自动化系统的设计原则主要有以下几个方面：（ 1）实用性原则：软件的实用性始终是软件开发的首要原则；（ 2）
7、易用性原则 :办公自动化的界面要结构清晰，流程合理，功能一目了然 ；（ 3）可靠性原则：可靠性原则要求系统在容错、抗干扰、安全保密和数据一致性方面全面考虑；（ 4）3 先进性原则：系统设计采用先进的、符合工业标准的系统平台、体系结构和开发技术；（ 5）可扩展性原则 :办公自动化系统目前正朝着知识化、集成化的层次发展 4。 由于办公自动化是企事业单位日常办公的辅助系统，且随着办公自动化系统的广泛应用，使人们的日常工作越来越依赖于自动化系统，因此办公自动化的优劣直接影响了人们的办公效率和质量。科维茨（ 2005）提到：在办公自动化的过程中，要贯彻经济性、实用性、先进性、安全性、快速见效、 逐步建设
8、原则。要保护已有投资，在原有投资的基础上延续建设，并要考虑项目的投资效益情况。虑办公自动化系统的特殊性，要重点解决好办公系统的关键工作。工程作为多部门跨网络协作的大规模、全公司性的系统，为满足系统在很长的生命周期内有持续的可维护和可扩展，获得更高的发展起点，应采用先进和成熟的技术。应采用合理的系统体系结构，建立对办公自动化系统运行的集中管理和监控 5。 郭正红 提到： 日常办公需求，提高办公效率，保障关键信息在决策层、管理层、实施层，迅速、准确的传递，提出建设企业内部办公系统的规划和目标，目的在于为企业 搭建高效灵活的网络应用平台，加强协作，提高企业整体工作效率，保证信息资源高效地收集、传输、
9、存储和共享，为企业的健康发展提供强有利的信息服务和决策支持 6。 个人认为：利用网络通讯基础及先进的网络应用平台 ,建设一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化、信息管理电子化系统 ,为管理部门提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务 ,实现档案管理自动化和办公事务处理自动化 ,以提高办公效率和管理水平。 2.2 办公自动化系统需求分析 办公自动化系统的建立是需要进行用户需求调查与分析的，这是一个重要的环节，用来 确定系统的目标。 俞梁（ 2009）认为：随着网络的高速发展，办公自动化系统逐渐受到关注。大型企业需要高层次的网络办公自动化，他们往往会选择大型的软件公司合作开发，所需的
10、开发费用和维护费用也是非常高昂的。这些高昂的费用并非大多数中小企业能承受得起的，而对中小型企业来说存在一个很大的低成本办公自动化系统的需求。系统整个分析设计过程所做的主要工作就是 :从公司当前存在的主要办公问题出发，研究公司对系统的需求，进而通过数据建模和过程建模了解系统的信息存储和流动，然后进行结构设计等系统设计工作，最后就是系统的实现 7。 网络化的办公管理，使企业更加规范，实现了通过网络对信息进行发布、传递接收等一系列功能。隋懿（ 2010）认为：办公自动化大体可分为：一方面4 是通过收发电子邮件为主的方式，与其它员工交流各种信息，基于工作流的方式实现诸如请假申请、物品申领审批过程；员工
11、管理个人日程安排，各种图书资料的查阅等日常办公功能。另一方面则是面向公司办公业务方面的业务管理功能，即完全采用计算机技术处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享信息、交流信息，高效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作 8。 个人认为 ：办公自动化系统的建立，需要进行用户需求调查与分析，以确定系统目标，这是系统建设的重要环节。中小企业需要规模相对较小，但其在功能上对系统的需求却是全面的。 2.3 办公自动化系统的要求 一个企业对信息数据的掌握程度、处理能力，体现了一个企业对市场的敏感程度，数据的真实性、准确性直接决定着企业的发展方向。张刚刚（ 2008）提到：办公自
12、动化系统应用的主要内容有：（ 1）基于门户和先进的办公平台；（ 2）实现多方位的业务协同，系统从人与人之间的办公协同、生产分厂之间的办公协同以及企业各部门之间的办公协同三方面将企业 办公业务协同；（ 3）统一的知识库管理；（ 4）加强业务进程监控功能；（ 5）个性化系统 9。 虽然汉中荣森矿业开发公司规模相对较小，但是还是需要一个需求功能全面的办公自动化系统，可以采用计算机处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享信息、交流信息，高效地协同工作，增强企业的市场竞争里；既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作。 3 办公自动化系统的实现 办公自动化是服务于企事业日常办公业务的处理技术
13、，将信息化过程与 日常办公业务流程融合起来，有效地管理信息资源。通过人机结合使办公人员充分利用信息 资源来提高办公效率。办公自动化对传统的办公模式与业务流程进行提炼，从而达到辅助办公、优化业务流程的目的。 3.1 系统功能 一般办公自动化系统的功能模块主要有：系统登陆模块、日常管理模块、业务管理模块以及用户管理模块。杨晓梅（ 2009）提到： 办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现 ,因此办公自动化系统是5 典型的文档处理系统。主要分为八大功能子模块 :公文管理、邮件管理、表单管理、档案管理、人事管理、日程安排、公共信息管理、会议管理 10。 3.2 办公自动化在企
14、业中的实现 随着信息系 统在社会生活中所占的比重越来越大，政府与企业凭借着雄厚的资金和人才优势，加快了我国信息化的步伐。目前，我国大部分中小企业为了提高企业的适应信息化的能力以及自身的竞争压力，打算或者正在建立符合企业自身特色的办公自动化系统。张丽君（ 2009）提到：对于中小型企业来说 ,由于自身信息化基础比较薄弱 ,计算机软、硬件配置较差 ,员工素质参差不齐 ,且经济实力并不雄厚 ,不可能像政府或大公司、大企业一样投入大笔资金进行信息系统建设。为此 ,在进行中小企业办公自动化系统的实现时 ,要着重考虑以下几个方面：系统基本目标、系统结构设计、 系统功能设计 11。 汉中荣森矿业开发公司是一
15、个典型的中小型企业，企业中的信息化基础是、计算机软硬件配置、员工素质与大型企业相比都存在着很大的差距，所以在设计办公自动化系统之前应先对企业的需求进行调查分析，明确企业办公自动化系统的基本目标、系统结构与功能的设计，可以让系统在企业的日常工作中很好的实现。 4 系统安全性技术研究 随着 Internet 的快速发展， Internet 己经成为企业不可缺少的一部分。随着 Internet 的引入，企业办公自动化系统的安全性的要求也越来越高。目前我国办公自动化系统的建设还不 是很完善，一般企业办公自动化系统的设计方案都太简单，存在很多漏洞和安全隐患 :系统的身份认证很简单或者没有，用户的权限过宽
16、，重要数据没有保密，忽略系统运行环境的安全等等。企业的办公自动化系统一旦某个方面出现问题，轻则影响系统的正常工作 :网络瘫痪、资料外泻、数据被篡改、电脑中毒等 ;重则导致企业机密泄漏、系统崩溃等，后果将不可估量。庞德明（ 2009）提到 : 要正确认识办公自动化方面存在的一些隐患，首先要对办公自动化网络常见的安全问题进行认真探析。办公自动化存在的安全问题主要有： 互联网病毒的入侵与传播 、 黑客信息技术 的传播、系统数据的窃取 12。 张苗（ 2008）提到：为了确保信息安全，避免网络的威胁和攻击，防止对网络资源的不正当存取，设置防火墙是一种有效的手段。从物理上的系统解释，防火墙是 Intra
17、net 和 hitemet 间设置的一种过滤器、限制器。它用来控制信息6 流的流动，通过制定一系列规则允许或拒绝不同类型的通信，并执行所制定的路由决策 13。 办公自动化的安全访问机制是很重要的， Jeff Prosise提到： 除了代码访问安全机制，运行语言还支持基于角色的安全机制。基于角色的安全机制建立同代码访问安全机制一样的 权限模板，只是这些权限是建立在用户的身份之上，而不是建立在代码的标志之上。角色表明了用户所属的类，并且可以在开发和配置阶段定义。给予权限的策略被分配到每个预定义的角色。在运行时刻，用户的身份被确定，代码将代表这个身份运行。运行语言决定用户是哪个角色的成员，然后给予基
18、于这个角色的权限 14。 解决办公自动化中存在的安全问题，需要对办公自动化的网络安全隐患进行分析，所以我们要从防范方面来解决办公自动化的网络安全。 熊宇珍（ 2009）提到： 通过以下七个方面，来着手解决办公自动化网络安全问题 。（ 1） 教育防范 ： 要加强 网络道德教育 ；（ 2） 保密防范 ： 要建立网上保密工作机构 ， 提高安全意识，落实安全措施，从源头上抓安全防范 ； （ 3）制度防范 ： 要建立健全信息防御法规制度，严格信息安全管理工作，做到有章可循 、 依法办事 ；（ 4） 黑客防范 ： 目前网络安全的防护措施多数是采用网络防火墙软件，监视和预防黑客程序的入侵，并在受到入侵时预告
19、报警；（ 5）病毒防范 ；（ 6） 密码防范 ；（ 7）技术防范 ： 要加强网络防御，阻止未经授权非合法用户进入系统，最可靠的方法是对计算机进行物理隔绝 15。 徐旸（ 2010）提到：办公自动化平台系统为各部门服务，由于其所处 的地位决定了它所涉及的信息都具有一定密级。因此办公自动化系统的安全性尤为重要，这不仅是单位信息安全保障的需要，也是能否顺利实施推广的总要条件之一。在开发系统时，充分利用了系统平台所提供的各种安全机制。具体实施有：系统资源安全；服务器安全；数据库安全；文档记录安全；操作权限控制；系统网络安全 16。 针对汉中荣森矿业开发公司现行发展状况，商业机密极其重要。为了保证公司能
20、够在竞争中取胜，避免机密外泄，以及公司更好的运作发展，应加强对网络安全的监管。 7 参考文献 1 温泉基于工作流的 OA 系 统的研究与应用 D北京：中国地质大学， 2009. 2 吴胜斌 基于工作流的办公自动化系统研究与实现 D 长沙 : 中南大学 ， 2009. 3 蔡建强 基于 B/S 的办公自动化系统的设计与实现 D 北京：中国地质大学 ， 2009. 4 席淮颖 基于 .NET 架构的 办公自动化系统设计 D上海：华东师范大学， 2010. 5 Benjaman L.Kovitz Practical Software Requirements A Manual of content
21、and styleM北京： 机 械工业出版社 ， 2007. 6 郭正红 基于 B/S 结构的办公自动化系统的研究与开发 D天津：天津 大学 ,2009. 7 俞梁 企业办公自动化系统设计与开发 D上海：华东师范大学， 2010 8 隋懿中小企业办公自动化系统设计与实现 J现代经济信息， 2010（ 3） . 9 张刚刚办 公自动化（ OA）系统的设计与实现 D济南：山东大学， 2008. 10 杨晓梅 企业办公自动化系统的开发与实现 J山西煤炭科技， 2009（ 1） . 11 张丽君关于中小企业办公自动化的实现 J山西科技 ,2009（ 1） . 12 庞德明办公自动化网络的安全问题研究 J电脑知识与技术， 2009（ 6） . 13 张苗基于工作流的办公自动化系统的研究与实现 D成都 : 西南交通大学， 2008. 14 Jeff Prosise Microsoft.Net Inside Programming M北京：清华大学出版社， 2008. 15 熊宇珍办公自动化网络安全的探讨 J科技经济市场， 2009（ 1） . 16 徐旸 办公自动化系统设计与实现 D长春： 吉林大学 ， 2010.
