1、 本科毕业论文 （ 20_ _届） 镇电公司电子文件管理案例分析 所在学院 专业班级 信息管理与信息系统 学生姓名 学号 指导教师 职称 完成日期 年 月 II 摘 要 信息技术的快速发展和广泛应用，电子文件越来越成为企业实施日常管理的重要工具之一。在政府机关、事业单位和企业中，信息化水平在 不断地提高。随着人们对电子文件的认识不断深入，渐渐发现信息资源和资金、技术一样都是企业相当重要的资源。电子文件发展迅速，其管理同时也存在的风险和问题。 本文首先解释了一些包括“电子文件”，“电子文件管理”，“电子文件管理系统”等概念，然后分析了电子文件的特点，并对电子文件管理的存在风险进行了分析，然后以镇
2、电公司的电子文件管理系统作为案例进行分析介绍。最后，为该公司在电子文件管理方面提供了一些意见和措施。 关键字：电子文件管理；真实性；完整性；可靠性 III Abstract With the rapid development of information technology and the broad application of information technology, e-records become one of the important tools of industry management more and more. Moreover, not only in the
3、 national government and the social organizations, also in the industries, the level of information has been developed higher and higher. As people continue to in-depth understanding of electronic records, people find that Electronic Records is important resources as cash and technologies. Electroni
4、c Records Management develops quickly; Electronic Records Management faces risks and problems at the same time. This paper firstly explains some concepts including “Electronic Records”, “Electronic Records Management”, “Electronic Records Management System”, secondly explain the character of electri
5、c records and analyze the risk on Electronic Records Management. Then paper explains a example of electronic records management system in Zhenghai power plant and makes a research on it. Lastly, paper provides some suggestions and advices to electronic records management in Zhenghai power plant. Key
6、words: electronic records management; authenticity; integrity; reliability; accessibility IV 目 录1 电子文件简介 .1 1.1 电子文件定义 .1 1.2 电子文件的分类 .1 1.3 电子文件的特点 .2 1.4 电子文件管理相关概念 .2 2 电子文件管理的风险分析和预防措施 .4 2.1 电子文件管理的风险分析 .4 2.1.1 电子文件管理前端控制不够深入的风险分析 .4 2.1.2 电子文件管理人员素质不足的风险分析 .4 2.1.3 电子文件的管理意识不强的风险分析 .5 2.1.4 电
7、子文件管理中在企业网络安全方面的风险分析 .5 2.2 电子文件管理风险防范措施 .5 3 电子文件基本质量要求及提高措施 .7 3.1 电子文件质量要求 .7 3.2 提高电子文件真实性 .8 3.2.1 电子文件真实性方面分析 .8 3.2.2 提高电子文件真实性的措施 .8 3.3 提高电子文件的可靠性 .9 3.3.1 电子文件可靠性分析 .9 3.3.2 提高电子文件可靠性措施 .9 3.4 提高电子文件的完整性 .10 3.4.1 电子文件完整性分析 .10 3.4.2 提高电子文件完整性措施 .10 3.5 提高电子文件可用性 . 11 3.5.1 电子文件可用性分析 . 11
8、3.5.2 提高电子文件可用性措施 . 11 4 镇电公司电子文件管理案例分析 .12 4.1 调查分析方法 .12 4.2 镇电公司电子文件管理介绍 .12 4.2.1 镇电公司电子文件产生阶段介绍 .13 IV 4.2.2 镇电公司 电子文件传递阶段介绍 .13 4.2.3 镇电公司 电子文件归档阶段介绍 .14 4.2.4 镇电公司 电子文件使用阶段介绍 .14 4.2.5 镇电公司电子文件存储阶段介绍 .14 4.3 对镇电公司电子文件管理方面的评析 .15 4.3.1 镇电公司在电子文件管理方面值得借鉴的方面分析 .15 4.3.2 镇电公司在电子文件管理需改进方面分析 .16 4.
9、3.3 镇电公司在电子文件管理改进措施 .17 结 论 .19 参考文献 .20 1 信息技术已经广泛地应用到人们的日常生活和生产中。信息技术的不断发展使用以及办公自动化进一步普及，电子文件应运而生。通过档案人员的采集、鉴定、整理，将有价值的电子文件进行归档，成为企业的档案。企业档案作为企业资产权益的原始凭证，是维系企业生存和发展的生命线和保护神，企业档案工作做得好坏，直接关系到企业的合法权益 （李瀛望， 2008） 1。企业档案工作做得好，可为企业带来可观的经济效益。电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵；接入互联网所遇到的非法访问则难以计数，现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不
10、胜防 （兰家友；李文剑， 2010） 2。电子文件的管理成为当前企业一项严峻的管理任务。 1 电子文件简介 1.1 电子文件定义 电子文件，在电子文件归档与管理规范（ GB/T18894-2002）中关 于电子文件的定义，即电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式记录于磁带、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理、并可在通信网络上传输的文件，涵盖其从生成到永久保存或销毁的全过程（ 百度百科 ， 2002） 3。最常见的电子文件如 Word 文件， Mp3 音乐文件， Avi视频文件等。 1.2 电子文件的分类 2006 年国家档案局组织的一项调查表明：中央和国家机关、中央企业已有将近
11、 80的单位采用了办公自动化或电子政务系统，已产生各种类型电子文件近 2 亿件 （鲁仲生；姜梅， 2008） 4。随着电子文件数量的不断增 加，其种类也不断增加。 按照文件保存的载体可分为，软盘文件、硬盘文件、光盘文件、磁带文件等。 按其信息存在形式可分为文本文档（ text）、数据文件（ data）、数据库文件（ database）、图形文件（ graphic）、图像文件（ image）、视频文件（ video）、音频文件（ audio）、程序文件（ program）、多媒体文件（ multimedia）、超文本文件（ hypertext）、网页文件（ web page）、电子邮件（ E m
12、ail）（ 冯惠玲；赵国俊， 2009） 5。 按其产生来源的部门可分为，财务部门 文件，生产部门文件，销售部门文件，采购部门文件。其中财务文件包括记账凭证，财务报表，2 财务报告等。生产部门文件包括工时信息文件，生产工艺图纸，工程进度信息文件等。 一些国外学者也对电子文件进行分类，他们认为 电子文件分为文本文件 (文件生产由字处理方案或由其他的软件 )， 数据文件（计算机存储文件，有时文字作为定量值的信息，于是可使用算术操作流程处理数据的文件）；模拟音频和视频记录（声音文件和图像回放）；分类数据（通过遥感系统收集的信息） ； 数据库（结构化的相关资料搜集） ； 机器指令集（由智能机器操作创建
13、的记录） ； 图像文 件（记录载有电脑，通常为硬拷贝存在处理的图像前转换成图像）和数字文档（文件的数字 、 数据 、 影像或声音记录在一个统一的结构数字组成） （ Justus Wamukoya； Stephen M Mutula， 2005） 21。 1.3 电子文件的特点 查阅了国内外电子文件相关的文献资料，将电子文件的特点归纳如下： （ 1）修改方便 较纸质文件而言，电子文件可以直接通过计算机设备进行处理和更改。只需在需要修改的地方进行修改即可，提高了文件处理效率。 （ 2）有利于环境保护 在文件的反复修改过程中，如果使用传统的纸质文件进 行处理，将会产生大量的纸张浪费。对于这些不易再生
14、的资源的不合理使用，就有可能会影响环境。 （ 3）减少文件传阅成本 在网络下可以实现的文件共享，减少文件在传阅过程中的成本。 （ 4）实现在网络下的最大化共享 人们通过互联网可以轻松的上传自己已有的非纸质资源，人们可以进行下载，提升文件共享范围。 （ 5）信息存储形式的多元化 在文件的存档方面，当前的存储介质可以存放音频视频文档等多种形式的文件类型。 1.4 电子文件管理相关概念 （ 1）电子文件管理概念 3 电子文件管理是运用文件管理系统原则和规范，对电子文件的形成、接 收、保管、利用和处理进行高效系统的管理活动，包括以电子文件的形式进行捕获并保存业务活动即使为证机和信息的过程 （ 朝乐门；
15、 哈斯额尔德尼 ， 2008） 6。当今电子文件管理中不仅需要将先进的信息技术作为手段，还需要科学的与时俱进的理论作指导，更需要新型复合人才进行具体的电子文件管理活动。 （ 2）电子文件管理系统概念 采用计算机及其网络设备、相关处理软件以及管理制度与规范所构成的电子文件管理系统，对电子文件进行捕获和管理并提供导航就利用的信息系统。这些系统保留了适当的背景信息（元数据）以及文件之间的连接关系，以保存文件的证据价值 （安小米等， 2008） 7。现代企业利用信息管理系统对电子文件进行管理，包括电子文件的形成、接收、保管、利用和处理活动。此外有效的信息管理系统还应保证电子文件在其生命周期的个阶段的真
16、实性、可靠性、完整性、可用性的要求。 4 2 电子文件管理的风险分析和预防措施 电子文件管理过程中的风险随时存在，只有认识并防范这些风险才能保证电子文件的真实性和完整性，才能最大限度地为企业业务活动的持续开展提供真实有效的信息支持与信息保障（张桂珍；程 轶， 2007） 8。 2.1 电子文件管理的风险分析 2.1.1 电子文件管理前端控制不够深入的风险分析 电子文件的真实性是电子文件管理的基础，当前档案部门对文件的管理主要是在后端控制，就是对已经生成的电子文件在信息管理系统中的真实性，完整性，可靠性以及可使用性加强管理，而忽视了文件在生成前和生成过程中的真实性和完整性的管理控制 （王萍；宋雪
17、雁， 2006） 9。如果文件在创建时的真实性就遭到破坏，后面的一切工作就变得毫无意义了。加强前端控制可以提高电子文件的质量，这样企业不但增加了没有效益产出的投入，还增加了企业资源的浪费。重视电子文件在产生前和产生过程中对质量 要求的控制是非常有必要的。 2.1.2 电子文件管理人员素质不足的风险分析 应用计算机技术对档案信息进行查询和管理，使档案资源标准化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、档案信息资源共享化、信息检索便捷化、服务远程自动化（ 张玮琼， 2008） 10。在我国的高等教育中，档案学科多以文科为主，以工科为背景的信息技术课程设置相对欠缺，这就使高校无法培养出既懂档案业务又有
18、 IT知识的档案信息技术人员，由此一来，常常出现档案馆 (局 )偏重档案业务不熟悉信息技，而 IT提供商又不懂档案业务。与档案业务脱钩，开发出的档案信 息系统无法满足档案业务需求（ 介文红， 2010） 11。于是在电子文件管理过程中，可能会 出现以下情况： 1） IT供应商依照档案部门的要求设计管理系统，但会出现无法真正理解或是误解档案部门对系统的要求情况，于是该系统可能无法完全达到档案管理的要求。 2）档案部门人员不擅长信息技术，会出现由于人员操作不当而导致文件的安全性降低。档案人员难以使用比较专5 业的语言告诉 IT供应商系统出现的问题，这将会延长问题解决的时间。 2.1.3 电子文件的
19、管理意识不强的风险分析 2006 年国家档案局组织的一项调查表明：中央和国家机关、 中央企业已有将近 80的单位采用了办公自动化或电子政务系统，已产生各种类型电子文件近 2 亿件，成为各项工作真实记录的重要组成部分（鲁仲生；姜梅， 2008） 4。此外，每个扩展型企业都有可利用的重要商业信息，例如产品说明书、营销计划以及大量交易的产品信息（ Scott Dynes， 2002） 22。然而，大部分企业目前只重视纸质文件的管理工作，忽视了电子文件管理，出现企业重要信息外流的现象，例如供应商的样品图片，产品的价格以及产品质量检测结果等具有商业信息价值的重要的文件从企业内部泄漏出去。另外，一些企业没
20、有 建立对外来的电子文件进行有效管理制度，其中重要的电子文件就可能由业务人员随意地处理掉。 2.1.4 电子文件管理中存在企业网络安全方面的风险分析 企业一般将经常使用的电子文件保存在数据库中。保证存储数据库中电子文件的真实性、可靠性和可用性很大程度上要依赖于企业网络环境的安全。当企业信息系统遭受到黑客攻击、病毒感染，此时的电子文件将会遭受着非法更改、查看、使用、窃取，破坏其真实性、可用性和可靠性。 2.2 电子文件管理风险防范措施 （ 1）加强电子文件前端控制 拟稿人员在拟定电子文件之前，必须充分理解该目标文件 的内容、作用、类型、使用对象。在文件的拟定时，需要尽可能地用简洁的文字将文件的内容表达清楚，做到简洁明了。同时，拟稿人还应明确文件的类型，正确使用文件管理系统中提供的文件格式。电子文件的制作人员应对其制作的电子文件的真实性和能被保管、保存负有责任（ 许莉萍， 2010） 12。 此外 ， 有些文件可能需要多个部门合作执行，文件的拟定人员需要针对不同的部门拟定不同文件，这样可以保证部门文件信息的安全性，防止某部门文件信息在其他部门间泄露。 （ 2）国家应重视电子文件管理，努力培养复合型人才 国家应重视电子文件管理，增加 在电子文件管理方面研究的投入，包括资
