1、XXXX 公司合同管理办法第一章 总则第一条 目的规范公司合同管理程序，明确管理职责，界定管理层面，防范经营风险，提高管理效率，根据中华人民共和国民法通则 、 中华人民共和国合同法及有关法律法规，结合我公司实际情况指定本合同管理办法。第二条 适用范围公司各部门以公司名义对外签订的所有经济合同一律采用本办法、非经济类合同的签订参照本办法的具体规定执行。第三条 合同定义本办法所称合同是指除劳务合同外，公司在生产经营过程中与法人、自然人或其他经济组织之间所签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。第四条 合同管理的定义合同管理是指对市场调研、资信审查、意向接触、谈判、合同拟定、审查会签、签署、备
2、案、履行、变更、终止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。第五条 合同分类合同包括采购合同、销售合同、借款合同、租赁合同、建设工程合同、运输合同、技术合同、保管合同、仓储合同、服务合同等，公司对外采购单列入经济合同进行管理。第六条 合同管理体制合同管理是公司管理的重要内容，是指公司内部法律监督机制的重要组成部分，公司实行预防为主、分级管理、统一授权、分工负责、归口把关的合同管理体制。合同管理实行承办部门负责制与审查会签责任制相结合的责任制度。第二章 合同管理的部门分工与职责第七条 归口主管部门及职责公司法务合约部为合同归口管理部门，对公司合同实行综合归口、分类建档并实施跟踪管理制度，跟踪管
3、理贯穿合同谈判、起草、签订、履行、诉讼的全过程，以及时预防合同风险。法务合约部部在合同管理工作中的主要职责是：（1）贯彻执行合同管理的法律、法规和规章制度，为合同承办部门提供法律服务，包括提供合同范本、进行资信审查等；（2）建立健全公司合同管理制度，监督、检查各部门合同履情情况；（3）参与重大合同的论证、谈判、起草、审查、签订工作。（4）统一管理法定代表人委托书和公证、签订事宜，管理合同专用章；（5）负责合同备案文本的管理，执行合同登记、统计及报告制度；（6）组织合同管理知识培训；（7）在会签或参与重大合同谈判过程中，负责审查合同主体、内容、形式的合法性、严密性、可行性；（8）参与合同纠纷的协
4、商、调解、仲裁或诉讼活动；（9）其他相关管理工作。第八条 合同管理体制需要以公司名义订立各种具有履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门。承办部门应根据项目需要指定合同承办人。合同承办部门职责：（1）指定合同承办人，进行市场调研，意向接触，资信调查，报请部门负责人审批；（2）组织合同的谈判；（3）对法务合约部提供的合同范本或经法务合约部审核修改的对方范本进行填充，并组织审查会签；（4）组织合同的签订，办理所需的法定代表人授权委托书；（5）负责合同的履行、变更、解除及纠纷处理；（6）收集本办法的执行情况信息，提出修改意见；（7）其他需要承办部门负责的工作。第九条 合同审查会签部门及职责合同签订
5、之前应当经财务中心、审计督察部、法务合约部，以及合同项目所涉及的相关业务管里部门审查会签。相关业务管里部门范围，由承办部门根据项目所涉及的计划、归口管理、综合事务、劳动、人事、安全、技术、生产、建设等问题确定：（1）财务中心负责对合同支付方式的合理性、风险性、财务手续的合理性、合规性，担保财产合法性、安全性进行审查。（2）审计督察部负责对合同审批手续的合法性以及合同价款的合理、合法性进行审查。对合同办理的程序及相关当事人行为的合法性、合规性、真实性进行监督检查。（3）相关业务部门按本部门职责，负责对合同所涉及本部门业务范围的相关条款的合法性、可靠性、可行性、安全性是否符合相关标准及政府文件规定
6、等问题提出审查意见。（4）法务合约部审查会签职责，按本办法第七条第二款第（7）项的规定执行。第十条 合同承办人职责承办人应对合同自签订时起至履行完毕止的全过程负责，对期间出现的任何与合同有关的问题，按国家有关法律规定及本办法的规定，须及时与本部门负责人、法务合约部进行协商，并以承办人为主进行处理。第十一条 监督主管部门法务合约部依其职责对合同订立、履行、变更、解除全过程进行跟踪、管理；审计监督部依其职责对合同办理的程序及相关当事人行为的合法性、合规性、真实性进行监督检查。第三章 合同签订的一般程序第十二条 合同草签（1）资信调查，确定合作主体是否符合签约要求、是否具备履行合同的能力，包括：a具
7、有履约能力。b具有履约行用：无严重违约事实。c在签署本合同时，不存在任何司法机关、仲裁机构或行政机关作出的任何对履行本合同产生重大不利影响的判决、裁定、裁决或具体行政行为或其他法律程序。d其他与合同签订、履行相关的事项。对不符合前款规定的当事人，如果必须与其签订合同时，应由其提供合法、真实、有效的担保。（2）合同填充根据法务合约部提供的对方合同范本进行合同内容的填充：a价款与支付方式或合作条件、双方权利与义务、违约责任、争议解决方式等。b合同有效期限的确定。c合同文本分数应按实际需要确定，但我方至少保存两份用于存档和备案。第十三条 谈判重大合同应组成谈判小组进行谈判，一般应有财务中心。法务合约
8、部、审计督察部、技术及与合同内容相关的部门人员参加，承办部门负责组织和确定具体人员范围。（1）召开准备会议，明确谈判事项，确定谈判原则、策略、重点及主谈人员，统一部署。（2）承办人对谈判中遇到的重大问题，应及时向本部门负责人汇报。（3）谈判结束后，承办人制作谈判纪要，并经我方全体参加人员签字确认。内容包括：a准备会议情况，包括会议时间、参加人员、形成的一致意见、声明保留意见、法律意见等。b谈判情况，包括进展情况、取得的成果、双方存在的主要分歧，以及下一步我方谈判人员提出的应对意见。第十四条 审查会签（1）承办人填制合同审批表，附合同草案等经承办部门负责人签署后送会签部门签署意见。（2）会签部门
9、应提出具体审查意见，并由审核人签字。第十五条 审批承办人将各部门会签后的合同审批表连同合同草案送交法定代表人审批。第十六条 签署与备案（1）经审批的合同由承办人将正式合同文本送交法定代表人或其授权委托的代理人签署。（2）法定代表人授权委托代理人签署的，应由承办人会同法务合约部办理授权委托书。（3）合同签署后，承办人送法务合约部加盖合同专用章。法务合约部保留合同原件备案。第十七条 公司各部门一律不得以自己名义对外签订合同或履约性质的任何书面文件。第十八条 法定代表人不亲自签署而授权代理人签署合同，应办理授权委托书。第十九条 除即时结清外，签订合同一律采用书面形式。第四章 合同签订的程序第二十条
10、对于数额及风险较小的合同，以及特殊紧急情况下的应急事项合同，可不经谈判、会前程序，直接按本办法第十二条、第十五条、第十六条的规定办理。第五章 履行程序第二十一条 合同经签字、盖章，且约定的生效条件成就时方可实际履行。合同生效之前，不得实际履行。第二十二条 承办人按合同约定，承担通知义务，组织合同的履行，办理相关事项，并及时填写合同履行情况统计表 ，按季度报法务合约部备案。第二十三条 承办部门实施履约跟踪统计，掌握实际率约情况。对出现的各种问题，及时获取证据、协调处理并向法务合约部及相关部门报告。第六章 变更或解除程序第二十四条 合同需变更或解除时，合同承办部门应在与法务合约部等部门沟通后，以书
11、面形式通知他方，说明变更或解除合同的原因和答复的期限。变更或解除合约的协议草案一经达成，需按本办法第三章的相关规定办理。第二十五条 合同承办部门收到合同他方要求变更、解除合同的书面文件、电话、邮件等，应及时与法务合约部等部门沟通，请示法定代表人后，在规定或约定的时间内说面答复对方。如必须变更或解除，应与他方达成变更或解除的书面协议草案，确定索赔条件，并按本办法第三章相关规定办理。第二十六条 对不可抗力或国家政策调整原因而使合同不能履行或延期履行的，应及时书面通知对方或及时取得对方遇有上述情况的证明材料，主动与合同有关各方协商处理。第二十七条 有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更
12、协议上加盖担保单位的公章或合同专用章。第二十八条 需有关行政部门批准的合同，变更或解除合同应报原批准部门批准。第二十九条 经公证、鉴定的合同，所达成的变更或解除合同的协议需报原公证、鉴定机关备案第三十条 涉外合同的变更或解除，法律有特殊规定的应按规定办理。第七章 纠纷处理第三十一条 合同他方当事人违反约定或提出履行异议的，承办部门必须协同法务合约部在法定或约定的时间内以法定或约定的方式答复。第三十二条 出现纠纷，承办部门应立即向法务合约部报告，重大情况向法定代表人报告，并收集整理处理合同争议的文件和证据资料。第三十三条 合同纠纷协商、调解应由合同承办部门与法务合约部共同进行。协商或调节达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。协商或调节不能达成一致时，应在法律规定的时效期限内，可按合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷，承办部门应同法务合约部确定代理人、应对方案等，并向总裁请示。
