1、1北海市铁山港区档案局事中事后监管制度（共 3 项）第一项：档案安全监管档案安全监管是档案行政管理部门的重要职责，包含档案实体安全和信息安全。为切实改变“重指 导、轻监管” 局面，特制定本制度。一、监督检查对象列入国家专业档案目录的档案、保管期限 30 年或永久的档案、涉及国家安全、公共利益、重大公民利益的档案数据库，上述档案及档案数据的形成、保管单位。二、监督检查内容单位保管情况是否符合中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法及相关法律法规、技术标准、规范性文件中有关档案安全规定。三、监督检查方式（一）针对专业档案形成单位开展日常执法检查。2（二）针对公众关注度高、安全隐患大的档案
2、领域组织专项检查。（三）抽取 10%的单位开展现场检查。（四）根据投诉举报，开展执法检查。四、监督检查程序（一）铁山港区档案局对专业档案形成单位实施日常检查，日常检查分为定期和不定期巡查、回访。铁山港区档案局对辖区内专业档案形成单位的巡查频次每年不少于 1 次。铁山港区档案局可采取听取汇报、查阅资料、核查现场、安全测评等方式，对单位实施监督检查。对专业档案形成单位进行监督检查时，必须由 2 名以上档案行政执法人员参加，并出示有效证件，对监督检查的情况和处理结果在本级档案安全信息系统上予以记录，其中专业档案形成单位巡查、回访记录由被检查单位负责人签字确认后归档。专业档案形成单位应当指定有关人员配
3、合档案部门的监督检查工作，如实提供有关资料，回答相关问询，协助检查工作和安全测评。3（二）专项检查可由铁山港区档案局组织开展，也可由北海市档案局统一组织实施。铁山港区档案局对单位在监督检查中存在问题应按相关法律法规规定及时进行处理。（三）单位应每年度应当向铁山港区档案局提交自查报告。铁山港区档案局对单位的自查报告进行实地抽查时，被抽查的单位数应当控制在总数的 10%以内。（四）铁山港区档案局适时开展抽查，发现不符合安全保管条件的专业档案形成单位，区档案局将予以查处。（五）列入档案登记备份名册的单位，每年 9 月 30 日前向铁山港区档案局提交上年度档案工作情况报告（等同档案工作自查报告），说明
4、 30 年及永久保管期限档案保存情况，档案数据库运行维护情况，并对年度工作自查报告的真实性负责。铁山港区档案局对单位年度工作报告进行审核，填写档案安全年度工作自查审核汇总表报北海市档案局。由市档案局依据档案安全年度工作自查审核汇总表和各地档案安全评价、监督检查情况进行年度考核，并于次年 1 月底前汇总考核情况，在一定范围进行通报或发布预警、警示信息。五、监督检查措施及处理4（一）铁山港区档案局加强在档案收集、整理、保管、利用等环节的事中监管，加大档案管理的过程性监管力度，发现问题必须立即整改，情节严重的要按照有关法律法规进行处罚。铁山港区档案局适时开展安全测评，发现不符合安全条件的单位，将予以
5、查处或追责。（二）铁山港区档案局不定期进行档案信息安全后续监管督查，加强信息安全等级评定事后监管。（三）单位未定期提交自查报告的，铁山港区档案局责令限期改正，逾期未改正的，依据档案登记备份规章等规定，建议任免机关对责任人予以处分。（四）铁山港区档案局对单位在监督检查中存在问题按相关法律法规规定及时进行处理。5第二项：电子档案监管电子档案是归档的电子文件，其有易丢失、易篡改、难保存等特点。为了加强电子档案管理工作，预防档案信息安全事故，保障全市信息和网络安全，落实电子档案监管责任，特制定如下监管制度：一、监督检查对象本行政区域内的机关、企事业单位、团体。二、监督检查内容单位的形成、保管、利用、移
6、交电子档案行为是否符合中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、电子档案移交与接收办法（档发2012 7 号）及相关 电子档案安全技术规范的有关规定。主要检查下列事项：（一）是否建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记、保证电子文件（电子档案）的产生、处理过程符合规范。（二）是否采取可靠的安全防护技术措施，保证电子档案的真实性。6（三）是否建立电子档案完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。（四）是否建立电子档案有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。（五）电子档案的处理和保存应符合国家安全保密规定，针对自然灾
7、害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方法等。（六）其他法律法规规定的检查事项。三、监督检查方式（一）全面检查。由铁山港区档案局制定计划并组织实施，每年检查数量不得少于本辖区单位总数的 15%25%，重点针对群众举报投诉或存在安全隐患的单位。同时，根据重点监控单位范围，确定辖区内 5%左右的部门为重点监控单位，完成每年现场检查 1 次等要求。（二）专项检查。7以区档案局为主，针对重大隐患问题、网络安全重点领域、上级交办事项等开展专项监督检查。重大、疑难、复杂问题及时向市档案局和自治区档案局报告，
8、或由市档案局和自治区档案局组织力量查处。（三）按照属地管理原则区档案局根据群众投诉举报，其他部门移送开展检查。（四）日常监督检查。区档案局定期或不定期开展抽查。四、监督检查程序区档案局在实施安全监督检查时，应当有 2 名以上档案行政执法人员参加，并出示有效的行政执法证件。区档案局对单位实施监督检查，应当对每次监督检查的内容、发现的问题及处理情况作出记录，并由参加监督检查的行政执法人员和被检查单位的有关负责人签字后归档。被检查单位的有关负责人拒绝签字的，行政执法人员应当将情况记录在案。区档案局在依法履行监督检查职责时，可以行使下列职权：（一）进入现场进行检查，向单位和信息中心的负责人和其他有关人
9、员调查、了解有关情况。8（二）根据举报或取得的涉嫌违法证据，查阅、复制电子档案“收、管、用 ”、信息系 统运行及其他有关 资料。（三）对有证据表明不符合安全技术规范要求或存在严重事故隐患的电子档案管理系统予以查封、扣押。（四）对不按规范进行保管的电子档案，物理实体实施查封、扣押。（五）对违反档案法律规定的行为作出行政处罚决定或行政处分建议。五、监督检查措施区档案局在依法履行职责过程中，发现违反中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法和相关安全技术规范要求的行为或电子档案管理存在安全隐患时，应当以书面形式发出档案监督检查执法通知书，责令有关单位及时采取措施予以改正或消除安全隐患。紧急情
10、况下要求有关单位采取紧急处置措施的，应当随后补发执法通知书。区档案局在依法履行职责过程中，发现重大违法行为或电子档案管理存在严重安全隐患时，应当责令有关单位立即停止违法行为、采取措施消除安全隐患，并及时向我区信息和网络安9全主管部门和市档案局报告。由市档案局采取必要措施及时予以处理。对违法行为、严重安全隐患的处理需要区政府和有关部门的支持、配合时，区档案局应当报告区政府，并通知其他有关部门。有关责任单位应当采取必要措施，及时予以处理。六、监督检查处理（一）责令改正。（二）建议处分。10第三项：重大案件查处根据国务院关于加强法治政府建设的意见（国发2010 33号）要求，自治区档案局主要行使档案
11、行政执法监督指导、协调跨区域执法和重大案件查处职责，对一般行政处罚案件实施属地管理。现制定本制度。一、自治区档案局负责查处的重大案件范围重大案件主要指涉案档案价值巨大、违法行为情节恶劣、存在档案安全重大隐患、社会影响力大的案件。（一）涉案档案巨大的案件，是指涉案档案属于二级以上档案，或档案价值金额超过 50 万元（含 50 万元）以上。（二）违法行为情节恶劣的案件，是指屡查屡犯，3 年内 2 次以上因同一违法行为被处罚的；妨碍执法检查，暴力抗法、围堵执法人员的；转移、毁灭证据或擅自破坏涉案物品查封状态的；伪造有关文件、证件，或作假证、伪证，或威胁证人作假证、伪假的；违法行为造成严重后果或重大事故的。
