1、会计档案管理办法武汉纺织大学经济学院 李云强,一、修订背景二、修订的主要内容三、新旧会计档案管理办法有关衔接的规定,财政部、国家档案局于1984年联合发布了会计档案管理办法，并于1998年对该办法进行了第一次修订。现行管理办法实施10多年以来，对于规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地为经济建设服务等发挥了积极作用。近年来，随着我国市场经济体制的不断健全、经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，会计档案的范围内容、承载形式、管理方式、应用程度等均发生了较大的变化，现行管理办法的有关条款已经无法适应新情况和新变化，突出表现在：,一、修订背景,（一）随着各单位信息化水平和精细化管理程度的
2、日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生和传递，并形成大量的电子会计档案，需要予以规范。（二）随着经营管理对会计核算多维信息需求的增加，会计档案数量大幅上升，档案管理工作面临着成本效率问题，会计档案的保管形式需要进行变革。（三）随着我国会计法律法规的不断完善，以及国家有关档案管理标准的出台或修订，会计档案的范围、保管、利用、销毁、交接等方面的规定，相应需要进行调整。,现行管理办法采用列举的方式，提出了四类应当归档的会计资料，但未对会计档案的内涵进行界定。列举之外的其他会计资料是否应当归档，缺少相应的判断标准，导致各单位在实际工作中的做法存在较大差异或者出现一些争议。,二
3、、修订的主要内容,新管理办法共31条，与原管理办法相比，主要作了以下调整：一是完善了会计档案的定义和范围。二是增加并明确了电子会计档案的管理要求。三是完善了会计档案的销毁程序。四是明确了会计档案出境的管理要求。五是调整了会计档案的定期保管期限，并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。,（一）明确会计档案的定义和范围 1、明确会计档案的定义 修订后的会计档案管理办法（以下简称新管理办法）对会计档案进行了定义： 会计档案是指各单位在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。,2、明确会计档案的范围根据会计法，新管理办法对会计档
4、案的范围进行了适当调整，规定会计档案应该包括：（1）会计凭证：原始凭证，记账凭证。（2）会计账簿：总账，明细账，日记账，其他辅助性账簿（3）财务会计报告：月度、季度、半年度、年度财务会计报告。（4）其他会计资料：其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。,（二）明确电子会计档案的管理要求随着互联网的飞速发展，云计算时代的来临，会计信息化步伐不断加快，电子会计资料正逐步取代纸质会计资料，在会计核算和财务管理中发挥着日益重要的作用。现行管理办法规定“采用电子计算机进行会计核算的
5、单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案”,1、规定单位内部形成的电子会计资料，可仅以电子形式归档保存同时满足的6个条件 在信息化时代，电子档案管理的法律规范和技术手段已经较为成熟，要求同时保存纸质和电子的会计档案意义不大，也大大增加了档案的管理成本。此外，所提的备案要求既有悖于国务院关于转变政府职能、简政放权的精神，也并不符合目前实际的做法。 为此，新管理办法删除了备案的规定，并进一步肯定了电子会计档案的有效性和可替代性（对纸质会计档案的替代），规定：单位内部形成的电子会计资料
6、，同时满足下列条件的，可仅以电子形式归档保存：,（1）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输； （2）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序； （3）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；,（4）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改； （5）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响； （6）形成的电子
7、会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。,2、对电子会计档案的移交、销毁等提出了有关要求，新管理办法对电子会计档案的移交（第十一条、第十二条、第二十四条）、销毁（第十八条）等也提出了有关要求。,（三）完善会计档案的销毁程序和要求会计档案的销毁是会计档案管理工作的重要环节，其中，销毁鉴定是销毁的前提和基础。现行管理办法第十条规定了会计档案销毁的具体程序，但未明确销毁前的鉴定工作和有关责任，同时要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”，这在一定程度上将销毁的最主要责任归于单位负责人。,在实际工作中，为避免可能发生的风险和承担的责任，对于已超过最低保管期限且符合销毁条件的
8、会计档案，单位负责人一般也不愿轻易销毁，会计档案销毁工作很难有效实施。,1、新管理办法增加了会计档案的销毁鉴定要求 第十六条单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。 第十七条会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。,2、新管理办法增加了会计档案的销毁程序 第十八条经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:(1)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、
9、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。(2)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。,(3)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。,监销是保证销毁工作按照规定程序和要求进行的一项制度安排。现行管理办法规定，“销毁会计档案时，应当由档案机构和会
10、计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销”。,会计档案销毁属于单位的内部管理事务，由内部相关部门进行监销已经能够起到应有的监督作用，国家机关销毁会计档案再由财政部门、审计部门派员监销，实际意义不大，也增加了行政管理成本。,为此，新管理办法删除了财政部门、审计部门派员监销的规定，同时进一步明确单位内部组织监销的有关要求，规定“单位档案机构、会计机构、审计机构共同负责组织销毁工作，并共同派员监销。电子会计档案销毁时，还应当由信息系统管理机构派员监销。”、“监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁
11、清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。”,（四）结合实际需要完善或修改相关内容 1、延长会计档案移交档案机构（档案工作人员）的期限 现行管理办法要求会计年度终了后，会计档案可暂由会计机构保管一年，一年后应当移交本单位档案机构统一保管。实际工作中，很多单位会计机构的需要应对会计师事务所的审计以及业务主管部门、审计部门、税务部门等的检查，通常近三年的会计凭证、账簿、报表需要随时查阅。为减少审批手续，提高工作效率，会计机构往往申请推迟档案移交的时间。,新管理办法第十一条规定： 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位
12、档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。,2、对会计档案的移交提出了有关要求 第十二条单位会计管理机构在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的
13、准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。,第二十四条单位之间交接会计档案时,交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。电子会计档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子
14、会计档案的准确、完整、可用和安全。,3、完善会计档案利用的有关要求。 现行管理办法规定：“各单位保存的会计档案不得借出”。实际工作中，在业务主管部门的检查、国家审计部门的审计中或者出于司法需要，会计档案会被借出。 新管理办法第十三条规定： 单位应当严格按照相关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。 单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。,4、明确代理记账中涉及的会计档案管理问题 近年来，我国会计服务外包发展迅速，很多小企业委托中介机构代理记账。因此，新管理办法第二十六条规定“单位委托
15、中介机构代理记账的，应在签订的书面委托合同中，明确会计档案的保管要求及相应责任”。,5、将会计档案的定期保管期限由五类改为两类 根据会计档案的实际利用情况，将会计档案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类，删除了三年的定期保管期限类别，并相应调整了附表中的保管期限。 第十四条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。,企业和其他组织会计档案保管期限表,财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表,财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表注：税务机关的
16、税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理,（一）关于保管期限的衔接规定1、新管理办法与原管理办法规定的最低保管期限不一致的，按照新管理办法的规定执行。 2、已到原管理办法规定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鉴定可以销毁但尚未进行销毁的会计档案，应按照新管理办法的规定组织销毁；已到原管理办法规定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鉴定予以继续保管的会计档案，应按照新管理办法确定继续保管期限（最低继续保管期限等于新管理办法规定的最低保管期限减去已保管期限，下同）。,三、新旧会计档案管理办法有关衔接的规定,3、已到原管理办法规定的最低保管期限，但2015年
17、12月31日前尚未进行鉴定的会计档案，应按照新管理办法的规定进行鉴定，确定销毁或继续保管。确定销毁的，应按照新管理办法的规定组织销毁；确定继续保管的，应按照新管理办法确定继续保管期限。 4、未到原管理办法规定的最低保管期限的会计档案，应按照新管理办法的规定重新划定保管期限。,（二）关于电子会计资料归档的衔接规定1、单位如在新管理办法施行前已利用现代信息技术手段开展会计核算和会计档案管理，其有关工作符合企业会计信息化工作规范（财会201320号）的要求，所形成的、尚未移交本单位档案机构统一保管的会计资料符合新管理办法第八条、第九条规定的电子会计档案归档条件的，可仅以电子形式归档保管。2014年以前形成的会计资料一律按照原管理办法的规定归档保管,2、各单位根据新管理办法仅以电子形式保存会计档案的，原则上应从一个完整会计年度的年初开始执行，以保证其年度会计档案保管形式的一致性。,
