1、1中国科学院计算机网络信息中心国际合作交流与外事工作管理办法2012 年 5 月修订版第一章 总则一一一为了规范中国科学院计算机网络信息中心（以下 简称中心）的国际交流活动和外事工作，有效地组织和管理国际合作项目的实施，促进国际交流合作的开展，依据国家相关部门和中国科学院国际合作相关管理规定， 结合我中心实际，特制定本管理办法。一一一国际合作交流是围绕中心定位和发展 战略，结合国家和院重大科研项目等方面组织开展的国际合作与交流活动。国家合作交流的形式包括国际项目合作，科研合作，交流讲学，考察访问或接待考察访问，召开或参加国际学术会议，以及以公派身份出国（境）留学、进修、培训等。一一一国际合作交
2、流旨在通过国际间交流和合作，跟踪国 际技术研究前沿，保持技术领先，增 强中心科技自主创新能力，进一步提升信息化基础服务能力，促 进信息化应用发展，为我国和我院的信息化事业做出更大贡献。第二章 组织管理体系和职责一一一国际合作交流工作的组织体系职责分工如下： 2(一) 中心主任：对全中心的国际交流合作全面负责。(一) 科技处：中心的国际合作交流工作归口科技处进行管理。主要负责中心的国际合作项目的组织与管理；中心外事工作的管理与协调；接待来访、对外联络及办理出访手续；指导各业务部门办理出访手续等。 (一) 业务部门负责人：向中心主任负责，负责本部门的国际合作交流和外事管理工作，及时通报本部门的国际
3、合作交流工作动态。(一) 业务部门外事协调人：各部门设外事协调人，负责协助编制各部门年度外事活动计划和总结、撰写本部门外事宣传材料、接待外事访问以及因公出境活动的办理等外事工作。(一) CNIC 国际交流专家委员会：对中心整体国际交流合作发展规划、重大事项及“CNIC 国际会议基金”项目的遴选等，提出咨询建议。第三章 国（境）外来访 一一一国（境）外来访是指国（境）外人员为公 务目的而对我中心进行的短期访问，包括考察、 讲学、合作科研等活动。一一一邀请国（境）外人员来中心访问须有明确目的和 实质性交流内容，讲求实效；既顾及同类交流项目的连续性，又注重积极审慎地开拓确有前景的新领域。3一一一邀请
4、 国（境）外人员来访的审批程序：（一） 由业务部门邀请国（境）外人员来访，或（境）外人员顺访或临时来访的， 业务部门外事协调人应通过 ARP 系统国际合作模块提出申请，应详细阐明邀请国（境）外人员来访的目的和实质性交流内容。经国际合作主管、科技处处长审核后，报中心主任审批。由中心层面邀请来访的，直接由科技处通过 ARP 系统国际合作模块提交申请报中心主任审批。（二） 签发邀请函与“被授权单位邀请函” 。如需发邀请函与“被授权单位邀请函”， 应由邀请部门（所级邀请由科技处），通 过 ARP 系统国际合作模块提交申请，经中心主任批准后签发。一一一 外事接待。外事应按照我院有关规定要求的接待外 宾的
5、礼仪、 规格和标准进行。一一一 业务部门或中心层面邀请来访的，应由业务部门或科技处通过 ARP 系统国 际合作模块填报申请 ，来访前需根据来访者的级别和重要性制定接待计划，经中心主任批准后，请中心有关领导和有关人员参加，相关业务部门应协助做好接待工作。一一一 来访人员住宿应安排涉外酒店，确保来访人员访问我中心期间的人身及财产安全。一一一 来访人员的伙食费、宴 请、赠送礼品 标准参照中科院相关规定执行。 根据来 访人员的实际情况，可适当安排市内、市郊的参观游览活动。4一一一 在国（境）外人员的来访接待过程中，应本着勤俭节约原则，妥善安排好来访人员的食宿及交流等工作。接待人员应严格遵守外事纪律，
6、态度热情，细致周到，保 证安全，注意工作效率。有重要情况应在第一时间内报科技处。一一一 来访总结。接待结束后，邀请部门应酌情提交来访总结（来访结束后 2 周内）或相关新闻稿件（来访结束 2 个工作日内），与来访人员在中心期间的相关文字、影像等资料一起报科技处备案。第四章 因公出国（境）一一一 因公出国（境）是指为公务目的而进 行的短期出国（境）访问、考察、讲学、合作科研、出席国际会议等出 访活动。一一一一 中心领导出访参照中国科学院所级领导因公临时出国管理办法执行。一一一一 出访原则。(一) 公务出访应重点围绕中心的科技管理创新与发展进行。要有明确的公务目的和实质性内容，讲求时效，精简节约、按
7、需派出，根据工作需要有计划、有步骤地进行。(一) 不得出国执行与本人分管工作或承担科研项目无关的任务。(三) 出访必须有外方对口单位和人员的邀请。管理性质的出访，邀请单位和邀请人应与出访人的身份和出国任务相称。5（四）出访路线应兼顾主、顺访单位，提高效益，不得擅自增访、延长时间或改道。 （五）出访团组人员应少而精，团组人员总数原则上不超过 6 人，如因特殊情况需超过规定人数的，应在申请中详细说明理由。（六）出访应尽量压缩在外停留时间。出访一国，在外停留时间最长不超过 6 天；出访两国，不超过 10 天；出访三国不超过 12 天。所级领导一年在境外停留累计时间(包括临时出 访、合作研究、 进修培
8、训等)不得超过 2 个月(纳入院高访出国计划者除外 )。一一一一 （七）在 读研究生原则上不派出，如参与业务部门的国际合作项目，并获得经费资助， 经导师、 业务部 门负责人同意，中心主任批准后准许派出。在 读研究生出访使用个人因私护照。 出访计划制定。根据院有关要求，每年 11 月份中心将组织各部门申报次年的出访或参加境外学术会议、学 术交流计划，科技处汇总后形成CNIC年度外事出访计划表（简称出访计划），经中心主任审批后，由科技处报送院国际合作局备案。出 访计划一般包含以下几类情况：一一一 中心组团出访一一一 业务部门组团出访（三）出国（境）讲学或参加学术会议（四）参加上级部门组团出访一一一
9、一 临时 出访。出访计划外且确有必要的临时出访的项目，按“ 一事一报” 的原则进 行报 批。6一一一一 出 访审批流程：一一一 出访人员在获得接待方邀请函，落实 出访日程和出访经费来源后提交出访申请报告。一一一 各部门外事协调人原则上提前 2 个月通过 ARP 系统国际合作模块提交申请，经业务部门负责人签署意见后提交科技处国际合作主管审核。一一一 科技处处长审核后， 报中心主任审批。一一一 经中心主任审批后，提交院国 际合作局 审批。一一一 中心领导不能签发本人的出国请示文件。一一一一 公 务出国手续办理。公 务出国手续办理按照科技网发外字2005023 号关于 办理公务出国手续的规定执行。原
10、则上不允许持因私护照执行公务出访任务。一一一一 出 访总结。各业务部门应对本部门出访人员在国（境）外的出访活动提出具体要求， ，出访人员结束出访后应于一个月内将书面出访项目总结与费用核销材料一并报科技处，由科技处报中心主任阅示并审批。一一一一 出 访人员出国（境）使用经费管理。（一）出国人员需执行财政部、外交部颁布的关于临时出国人员费用开支标准和管理办法的规定的开支标准和开支范围。（二）根据中心规定的“费用开支标准” ，本着不超 标住宿的原则，7合理安排出访人员在国外的住宿。如需入住会议指定宾馆而超出标准的，外事协调人在借款环节应对费用可能超支部分予以说明，经中心领导批准后超出预算标准的部分，
11、可据实报销。（三）对于对方组织单位统一提供食宿安排的出访项目，科技处及各业务部门外事协调人应严格把关，前期做预算借款时应将中心补助的相应住宿部分费用扣除。 （四）出国人员在国外原则上不赠送礼品、不搞宴请。确需赠送礼品的，原则 上从国内购买，并依据中办发199326 号文件国务院关于在对外公务活动中赠送和接受礼品的规定。确需宴请的，应写明宴请人员、次数连同出国活动计划一并报批。宴请标准考虑到不同国家和业务需求的不同，标准会有所不同，针对预计会超过标准的宴请，出访团体应提前提出申请，说明原因，由中心主任审批同意后实报实销。（五）出国人员在国外的公杂费以包干形式发给个人，用于市内交通费、邮电 和办公
12、用品等项目，其中酒店到机场往返的市内交通费超出当天公杂费标准的可实行实报实销，但同时扣除当日公杂费。（六）需要在出访国家城市间进行公务活动而发生的交通费的出国人员，应在 ARP 系统国 际合作模块申报时列明城市名称，报中心领导批准。出国人员在批准的计划内旅行，其城市间交通费凭有效的城市间原始交通票据实报实销。另外，针对一些公共交通不发达的国家，在出访过程中不同城市/地区间交通存在需要租车的情况，在 ARP 系统国际合作模块申报时应提出申请，经中心主任审批同意，出访结束8后根据票据实报实销。 （七）原则上出访人员每人只购买一份航空意外险。（八）出国任务批件是报销出国费用的依据。对于未按规定报批、
13、未获出国任务批件的人员，不得报销出国费用。出访人员须按出国任务批件注明的国家数、人数、天数核销出国费用。未经批准增加访问国家、延长 在外天数或超标开支，发生的费用不得报销。未涉及我方邀请而承担的外单位参团人员的费用，应提前通过签报提出申请，经中心主任审批同意后严格按中心预算执行。一一一一 科技 处负责出访人员的外事纪律、礼仪教育和国家安全教育。出访人员为涉密人员的，由中心保密办负责教育。(一) 在境外期间不得出入有明显敌视或分裂我国的政治内容的场所、赌 博场所和色情场所。(一) 遵守和尊重出访国家（地区）的法律、法规和习俗。(一) 不得从事有损我国利益和安全的活动，维护国家和民族的尊严， 坚
14、持原则， 严 守机密，不做有 损国格、人格的事。(一) 积极得体地宣传我国和我中心，体现我中心的良好风貌和水平。第五章 在华举办国际会议一一一一 在 华举办国际会议是指以中心名义在我国境内( 不含港、澳、台地区) 举办、承 办的有国外代表出席的会议、论坛、研讨会、报告9会和交流会等。 一一一一一在华举办国际会议应符合我国外交大局和 对外工作方针，符合我院知识创新工程和科技发展的需要，符合中心战略发展的要求。坚持以我为主，目的明确。一一一一一业务部门举办各类国际会议，需在国 际会议举办前至少 3 个月向科技处提交申请报告，经中心主任审批后，由科技处向院国际合作局报送请示。一一一一一国际会议的组织
15、及申报流程应严格按照 中国科学院关于在华举办国际会议的管理细则（科发际字2006191 号文件）执行。 一一一一一在华举办国际会议应遵循国际惯例，同 时应严格执行财政部关于印发在华举办国际会议财务管理暂行规定的通知(财外字1997543 号) ，从 严控制经费 支出。一一一一一如需申请院国际合作经费的支持，按院关于国 际会议资助的相关文件办理。 第六章 国际合作项目一一一一一 国际合作项目应围绕中心定位和 发展战略，以跟踪国际技术研究前沿，进一步提高信息化基础服务能力，促进信息化应用发展为目标开展。本着平等互利、优势互补、共同提高、成果共享的原则，有计划、有组织、有重点的开展多形式、多 层次的
16、合作。10一一一一一各部 门应多渠道积极争取国际合作项目经费，严格遵守国际合作经费的管理规定， 专款专用。一一一一一 凡中心各业务部门的国际合作交流 项目( 协议)的洽谈、 谈判、审批、签署、 执行和 经费管理及研究工作进展的全过程，均应参照中心发布的CNIC 科研（工程）项目管理办法进行管理。一一一一一双方在尊重知识产权的原则下，根据成果的性 质和项目合作的方式，在签订合同时明确成果产权归属关系。属双方共享的科技成果的处理，如 发表、推广、转让、申请专 利等，均需双方共同协商确定。第七章 涉外保密一一一一 安排外事活动，要 严格按照批准的计划进行，不得随意变更。外国专家、华侨 来我中心参观、 访问讲 学时，接待人员应事先确定好参观、访问的路线，统一介绍内容。 举办 大型的外事活动（如外国大型代表团来访或举办国际性会议等活动）应加强与科技处的联系，共同做好安全保密工作。一一一一一 任何个人和部门未经批准不得擅自在涉外媒体上 发表任何形式的有关本中心的宣传。一一一一一 各种正式涉外宣传材料，包括文字、图片、光盘等，均应将副本报科技处备案，并存入网络中心外事档案。一一一一一 国际合作项目如涉及我所科研成果、技 术等科技秘密和国家安全等内容，需严格按中心现行科技保密的有关规定执行。
