1、 上海电子信息职业技术学院 综合档案管理规章制度 2014 年 6 月 目 录 一、中华人民共和国教育部令（第 27 号） . 1 二、学院档案工作管理办法 . 8 三、综合档案实体分类法 . 12 四、综合档案立卷工作内容和方法 . 16 五、不需归档文件的范围及处理办法 . 20 六、电子信息学院归档范围和保管期限表 . 21 党办、纪委 . 21 组织、老干部、宣传、统战 . 22 工会、团委、院办 . 23 人事 . 24 监察、内审、保卫（武装部）、后勤 . 25 综合档案室、图书馆、信息中心、高教研究所、学 生处（学工部） . 26 招办、校企办、教务处、督导室 . 27 科研处、
2、基建、设备处 . 28 院办、秘书处、财务处 . 29 党办、院办、信息中心、学工部、团委（声像材料） . 30 二级学院和系、部 . 30 七、综合档案室主任岗位职责 . 33 八、综合档案室档案员岗位职责 . 34 九、综合档案查阅利用制度及流程 . 35 十、档案复制制度 . 37 十一、综合档案工作安全保密制度 . 38 十二、综合档案鉴定销毁和统计办法 . 39 十三、综合档案室库房管理制度 . 41 十四、电子文档归档管理制度 . 42 十五、重要文件（重大活动和项目）归档管理 制度 . 49 十六、党群类、行政类档案管理实施细则 . 51 十七、声像类档案管理办法 . 53 1
3、中华人民共和国教育部令 第 27 号 根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了高等学校档案管理办法，现予公布，自 2008 年 9 月 1 日起施行。 教 育 部 部 长 周 济 国家档案局局长 杨冬权 二八年八月二十日 高等学校档案管理办法 第一章 总则 第一条 为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据中华人民共和国档案法及其实施办法，制定本办法。 第二 条 本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 第三条 高校档案工作是高
4、等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。 第四条 国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。 国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。 第五条 高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是： （一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度； （二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展； （三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业
5、所需设备以及经费； （四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。 2 分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。 第二章 机构设臵与人员配备 第六条 高校档案机构包括 档案馆 和综合档案室。 具备下列条 件之一的 高等学校 应当设立档案馆： （一）建校历史在 50 年以上； （二）全日制在校生规模在 1 万人以上； （三）已集中保管的 档案 、资料在 3 万卷（长度 300 延长米）以上。 未设立档案馆的 高等学校 应当设立综合档案室。 第七条 高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理 设施 。 需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档
6、案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。 第八条 高校档案 机构 的管理职责是： （一） 贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政 策，综合规划学校档案工作； （二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实； （三）负责接收（ 征集 ）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料； （四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源； （五）组织实施档案 信息化 建设和电子文件归档工作； （六）开展档案的开放和利用工作； （七）开展学校档案 工作人员 的业务培训； （八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能； （九）开展国内外档
7、案 学术 研究和交流活动。 有条件的高校档案机构， 可以 申请创设爱国主义教育基地。 第九条 高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。 馆长、副馆长和综合档案室主任（馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人），应当具备以下 条件 ： （一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历； （二）有组织管理能力，具有 开拓 创新意识和精神； （三）年富力强， 身体 健康。 第十条 高等学校应当为 高校 档案机构配备专职档案工作人员。 高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务
8、确定。 3 第十一条 高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识 以及 现代化管理技能。 第十二条 高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。 第十三条 高等学校对长期 接触 有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。 第三章 档案管理 第十四条 高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核 与评估制度，定期布臵、检查、总结、验收档案工作，明确岗位 职责 ，
9、强化责任意识，提高学校档案管理水平。 第十五条 高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是： （一）党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各 党群 部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。 （二）行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、 行政管理 的材料。 （三）学生类：主要包括 高等学校 培养的学历教育学生 的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。 （四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究
10、等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的高等学校教学文件材料归档范围（ 87）教办字 016 号）的相关规定执行。 （五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的科学技术研究档案管理暂行规定（国档发 1987 6 号）执行。 （六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发 1988 4 号）执行。 （七）仪器设备类：主要 包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在 10 万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。 （八）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录
11、像等。 （九）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校 4 出版社出版物的审稿单、原稿、 样书 及出版发行记录等。 （十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开 展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。 （十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法（财会字 1998 32 号）执行。 高等学校可以根据学校 实际情况 确定归档范围。归档的档案材
12、料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。 第十六条 高等学校实行 档案 材料形成单位、课题组立卷的归档制度。 学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时 整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查 合格 后向高校档案机构移交。 第十七条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的电子公文归档管理暂行办法以及 电子文件归档与管理规范 （ GB/T 18
13、894-2002）执行。 第十八条 高校档案材料 归档 时间为： （一）学校各部门应当在次学年 6 月底前归档； （二）各院系等应当在 次 学年 寒假前归档； （三）科研类档案应当在项目 完成 后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。 第十九条 高校档案机构 应当 对档案进行整理、分类、鉴定和编号。 第二十条 高校档案机构应当按照国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报 校长 批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。 第二十一条 高校档案机构应当采用先进的档案保护技
14、术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字 迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案 应当 及时数字化，加工成电子档案保管。 第二十二条 高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。 第二十三条 高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少 5 保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构 保存 。 第二十四条 高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据 为己有。 对于个人在其非
15、职务活动中 形成 的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。 高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。 第二十五条 高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。 档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。 第二十六条 高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况 统计 报表。 第四章 档案的利用与公布 第二十七 条 高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权 公布 学校档案。
16、属下列情况之一者，不 对外 公布： （一）涉及国家 秘密 的； （二）涉及专利或者 技术 秘密的； （三）涉及个人 隐私 的； （四）档案形成 单位 规定限制利用的。 第二十八条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。 境外组织或者个人利用 档案 的，按照国家有关规定办理。 第二十九条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。 涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及 重大 问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。 第三十条 高校档案机
17、构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构 负责人 批准。 加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。 第三十一条 高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按档案著录规则（ DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档 案创造便利条件。 6 第三十二条 高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。 高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费 用；用于个人或者商业目的的， 可以 按照有关规定合理收取费用。 社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高
18、校档案机构应当无偿和优先提供。 第三十三条 寄存在高校 档案 机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。 第三十四条 高校档案 机构 应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。 第三十五条 高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展 档案 宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。 第五章 条件保障 第三十六条 高等学校 应当 将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。 第三十七条 高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管
19、理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照档案馆建设标准（建标 103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。 存放涉密档案应当设有专门库房 。 存放声像、电子等特殊载体档案，应当配臵恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。 第三十八条 高等学校应当设立专项经费，为档案机构配臵档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。 第六章 奖励与处罚 第三十九条 高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励： （一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的； （二
20、）在档案的保护和现代化 管理 工作中做出显著成绩的； （三）在档案学研究及档案史料研究工 作中做出重要贡献的； （四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的； （五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。 7 第四十条 有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。 （一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的； （二）违反保密规定，擅自 提供 、抄录、公布档案的； （三）涂改、伪造档案的； （四）擅自出卖、 赠送 、交换档案的； （五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的； （六）其他违反档案
21、法律法规的行 为。 第七章 附则 第四十一条 本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校。 第四十二条 高等学校可以根据本办法制订实施细则。 高等学校附属单位（包括附属医院、校办企业等）的档案管理，由学校根据实际情况自主确定。 第四十三条 本办法自 2008 年 9 月 1 日起施行。国家教育委员会 1989年 10月10 日发布的普通高等学校档案管理办法（国家教育委员会令第 6 号）同时废止。 8 学院档案工作管理办法 （ 2014 年 6 月修订） 第一章 总则 第一条 为规范学院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案。 根 据中华人民共和国档案法和教育部、国家档案局制定的高等学校
22、档案管理办法及其实施办法，特制定本规定。 第二条 档案工作是学院的重要基础工作之一，也是衡量学院教育质量、科研和管理水平的一个重要标志。因此，学院领导、各部门负责人要把档案工作纳入本部门工作计划和工作议事日程。加强领导，做好档案的布臵、检查、总结和验收工作。 第三条 综合档案是指学院在从事招生、教学、科研和党政管理等活动中直接形成的，有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。 第四条 严格实行部门立卷归档制度。学院 各门类和不同载体的档案，必须实行集中统一管理。以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发和利用。 第二章 职能机构 第五条 我院的档案工作，接受上海市教委
23、的领导。同时在业务上接受区、市级档案局等上级部门的监督、检查和指导。 第六条 成立由院领导为主任、相关职能部门负责人为委员的学院档案工作管理委员会，领导全院档案工作。 第七条 学院综合档案室是学院档案工作委员会的常设工作机构。它既是学院档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本院档案的职能部门。 综合档案室应配备政治上可靠，热爱档案专业，工 作认真踏实；具有一定文化水平和专业知识，懂计算机管理，有组织和管理能力的人员担任。综合档案室设主任一名，专业和兼职档案人员若干名。 第八条 学院 各部门应有一位行政负责人主管本部门的档案工作，并确定一名专职或兼职档案员负责做好本部门的档案工作。 第九条 学院档案工作管理委员会的基本任务： （一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，领导全院档案工作； （二）审核批准学院档案工作规章制度； （三）研究并决定档案工作的重大事宜； （四）协调并解决档案工作中存在的问题。 第十条 学院综合档案室的基本任务：
