1、 1 上海理工大学 学生 档案 管理 条例 一、 档案馆学生 档案室 的职责 1、保管 本、专科 学生 档案，为 学生 积累 在校信息 ； 2、收集、鉴别和整理 学生 档案材料； 3、办理 学生 档案的查阅、借阅和转递； 4、登记 学生学籍 变动 、处分 情况； 5、为有关部门提供 学生 情况； 6、做好 学生 档案的安全、保密、保护工作； 7、调查研究 学生 档案工作情况，制定规章制度，搞好 学生 档案的业务建设和业务指导； 8、进一步推进学生 档案 网络 化管理； 9、定期向 档案馆 移交 部门的文书档案 ； 10、办理其他有关事项。 二、 学生 档案工作人员的职责 1、保管全 部在籍 本
2、、专 科 学生的档案及遗留学生 档案； 2、严格遵守中华人民共和国档案法和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容； 3、重视档案建设工作，收集、鉴别和整理全校 学生 档案材料，及时充实档案内容； 4、 办理全校 学生 档案的查阅、借用和转递工作； 6、 登记全校 学生学籍 变动和 处分 情况； 7、研究摸索 学生 档案工作规律，不断完善各项规章制度，争取早日实现 学生 档案工作制度化、规范化、科学化； 8、坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事； 9、 做好学生档案转递工作，并做好登记工作。 10、 努力做好档案库房建设管理工作， 做到清洁、整齐，确保库房安全。 2 11、定期将
3、文书档案移交档案馆并在档案管理系统登记，做好移交工作。 三、 学生 档案材料收集归档工作制度 1、档案管理人员要经常了解和掌握 学生档案 的信息，与有关部门保持经常联系，主动收集应归 学生 档案的材料 。 2、档案管理人员要 及时登记学生学籍变动情况 ，发现材料漏缺，应主动索要。对不符合归档要求的材料，应退回重新办理或及时通知有关部门，补送材料或补办手续。 3、在有关部门专人的密切配合下，及时将新形成的应归档案材料在一个月内 准确 、 及 时送交档案室归档，并形成制度。 4、对收 集的归档材料， 必须做到逐份检查登记，不属归档材料一律不得进档案 。 四、 学生 档案材料鉴别归档制度 1、档案室
4、对收集来的材料，要 认真做好材料的鉴别工作。要维护档案 内容的真实性。 2、鉴别工作应根据材料的具体情况和保存价值，确定材料是否归档。 3、鉴别中要维护档案材料的完整，对缺页、破损、霉烂变质和字迹模糊不洁的材料，要查清注明，进行复制、裱糊和技术加工。 4、经常性的对档案材料进行认真鉴别和选留。 五、 学生 档案转递工作制度 1、 学生因 退学、转学、考研 等 原因、学籍 离开本 校的 ，应及时将档案材料转至 学生户口所在地的人事局或人才服务中心 ，做 到“档随人转”。 有就业意向的应届毕业生，档案单位以就业协议为准，未就业学生档案投递至户籍所在地的人事局或人才服务中心。 2、全校 学生 的档案
5、，凡需转移投递的，应送学校办公室通过机要方式 转递或派专人送取，不准公开邮寄或交本人自带 ，做好转递过程中的登记、移交手续，以落实责任段 。 3、转递档案必须认真填写 上海理工大学学生档案转递通知单 ，并按项目详细登记 清单 ，密封包装，并盖封口章，要严格履行档案转递的登记、注销、寄出手续。 3 4、转递档案时必须写清楚 档案转递单位 详细地址，以免产生投递失误。 转递单位必须有接收机要资格 ，否则不予寄送。 5、转出的档案必须完整齐全 ，能够表明学生在校情况 ，并按规定认真整理装订，不得扣留材料。 6、 接收 转入的档案要认真核对，确实无误时，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回， 学生入学
6、后一个学期 内未收到档案， 须发出 调档函催调档案 。 8、严格执行转递制度，避免产生 查不到下落的档案。保管机要文件交寄单，作为查询档案去向的原始资料。 9、根据沪机要 2009函 2 号 ，机要通信办理查询的有效期限是：自机要件（学生档案）交寄至日起，一年以内可以受理查询。 六、 学生 档案查（借）阅工作制度 为了加强我校 学生 档案的管 理，凡查（借）阅档案者，必须履行有关手续，具体规定如下： （一） 查阅范围 1、凡因 学生 奖惩、组织处理、 入党入团、参军、出国 等需要查阅本人档案的； 2、因 录用单位需要政审学生而需要查阅学生档案的 ； 4、政法部门等单位因侦查、审理和公证必须通过
7、档案取得旁证材料的，可查阅有关材料。 （二） 查阅手续 1、外单位（市各级公证机关）要求查阅我校 学生 档案，应凭查阅 学生 档案审批表 ，或由单位开具查档介绍信 ，并符合有关审批手续，由档案室提供查阅。 2、校内 教师 应工作需要查阅 学生 档案，应统一填写查阅 学生 档案 登记表，写明查档原由、时间、是否复印档案内容 。 （三） 注意事项 在查阅 学生 档案时应注意以下事项： 1、外单位派出的查阅人员，必须是中共党员，并持有手续完备的“审批表”和本人证件。 4 查阅者若非中共党员，但确因工作需要，可由档案管理人员根据党的保密原则代查有关内容。 3、档案室不得提供学生自行查阅档案，如需复印档
8、案内材料，遵循回避原则并登记。 4、档案原则上不借出使用，如确 因特殊情况必须借出使用时，应在“审批表”上说明理由，并经档案室批准后方可外借。借出时必须严格履行登记手续，及时归还。 5、查阅或借用 学生 档案，严禁对档案进行圈划、抽取、折叠、涂改、增添。查阅者应严格遵守保密制度和阅档规定，不得泄露或传播档案内容。借阅者应对学生 档案妥善保管，不得擅自转借他人，不准给无关人员翻阅，不准擅自拍摄、复制档案内容。 6、 学生 档案应在指定地点查阅。 七、 学生 档案检查核对制度 1、我校 本、专科 学生 的档案一律 按学号排列 入 档案柜 保管。 2、凡 服刑、 死亡人员档案一律从 在校学生 档案
9、柜中抽出另行专柜 保管。 3、每学期进行一次箱内库存档案核对 、登记 工作，应做到放置无误，如发现缺少及时查找。 4、凡是发现档案里有任何差错及时纠正。 5、努力做好平时档案库房的 维护 工作，做到勤检查，勤核对，防止档案受损、虫蛀、霉烂、变质和档案存放过紧过松，以及门窗不牢固等情况发生，发现问题及时解决。 八、 学生 档案保管保密制度 为做好我校 学生 档案的保管保密工作，特做如下规定： 1、 学生 档案库房应列入重点要害部门，库房必须牢固、适用，并配备必要的安全设备。 2、为确保 学生 档案的安全保密，档案管理人员要认真履行职责，保管好 学生 档案，严防档案丢失，散落和损坏，防止失密和泄密
10、事故的发生。 3、严格按规章制度办事，对不符合手续规定要求查阅、调取 学生 档案的，应予拒绝。 5 4、查（借）阅档案者，应严格保密，不得向无关人员泄露或向外公布档案内容，不准给无关人员和本人翻阅。 5、严格遵守保密制度，未经批准，不得复制档案材料；不得用电话索取或提供档案内容。 6、工作中摘录的档案材料应负责保管好，不得给无关人员阅看，用毕后应立即自行销毁，废纸不得乱扔，应按保密制度予以销毁。 7、严禁任何个人私自保存他人的档案。 8、 档案室应有专人负责保管，非档案工作人员不得擅自进 入 档案库房。 10、做好节假日安全保密工作和平时的安全检查工作。 11、严禁在库房内吸烟和乱丢废纸等。
11、九、 送交档案材料归档制度 1、凡 考入我校研究生部的学生，档案由档案室直接移交至研究生部，移交过程中填写移交清单，以清手续，并登记 。 2、 凡留校工作的应届毕业生，档案直接移交人事处档案管理部门，移交过程中填写移交清单，以清手续，并登记 。 3、其他情况档案无法采用机要方式投递的，可专人送交档案，移交过程中填写移交清单，以清手续，并登记。 本条例 即 日起生效，由 档案馆 负责解释。 二一年九 月 十六 日 6 附件： 阅档须知 一、凡需查阅我校保管的 学生 档案，必须符合 学生档案 查阅范围，并按照我校的 学生 档案查（借）阅工作制度办理有关登记 手续。 二、注意保密，不准让无关人员翻阅，不准边阅边议档案内容，不准向无关人员泄露档案内容。 三、爱护档案，严禁涂改、抽取、折叠、添加、圈划。发现有遗失或损坏情况，应及时报告，以便作必要处理。 四、未经 批准，不得任意摘录和复制档案材料，档案内容未经允许 不得摘抄和引用。 五、摘抄的材料应负责保管好，不得给无关人员阅看，用毕应立即自行销毁 。废纸不得乱扔，应按保密制度予以销毁。 六、查阅档案时，保证档案室的安全和整洁 。 七、查阅档案者，应对所查档案的安全保密负责。
