1、有关电子邮件的规范化电子邮件，又称电子函件或电子信函。它方便、快捷和易于掌握的特性，使它成为最近10年中最重大的商业管理工具之一，是当今 E时代 OFFICE最便捷不可或缺的办公工具,它也可以使公司高层执行人员有效管理遍布在各地、各部门的所有员工； 一个公司的电子邮件网络，深刻体现着一个公司的管理文化；而一封电子邮件，也通常透示出发行者的业务专业素养与个人的秉性与魅力，许多时侯别人是通过电子邮件来了解您本人的。但，目前，公司的电子邮件确实是有点“满天飞”的状态，发送邮件非常不严谨，首先体现在越级发送上；公司的组织架构是支持公司正常运作而设立的，需要的是不同的管理层，不同的部门有各自的承担与各司
2、其责；原则上纵向的报告不能越级发送，需要直属的部门领导确认，逐级汇报（这不是等级森严，是要求逐级承担） ，而不是动不动就抄送（CC）至总经理/董事长；而高层也并不需要这种看起来原汁原味实则杂乱无章的信息，需要的是定期梳理（不是过滤）系统的信息（比如周/月 KPI总结数据） 。 这种越级发送就使各部门职能形同虚设，组织效率低下，员工逐渐养成对高层的依赖（而不是岗位责任制，逐级解决问题，逐级把关） ，如果直接一脚把求踢给老板，不愿意承担责任，企业就很难正常运转。同样，上层向下层指示也应遵循逐级的方式，避免部门或责任者被忽略与架空的误会。当然，重要的，突发的事件或信息是可以不拘泥于形式以最快的速度直
3、接抄送或布告通报、传递、运用的。电子邮件的使用非常广泛，而在形式上目前不可能统一为任何一种结构，但电子邮件不是 QQ网络聊天，也不是手机短信，太随意，太五花八门；因此，发电子邮件并非只是用键盘打出一条信息然后点击“发送”就行了。下面的一些电子邮件撰写与发送通常规范，是值得注意的。1、 什么情况用 email相比电话，email 的优点是，我们可以重复的阅读这些文字，另外往来的信件还可以成为沟通的证据。但是对方回信可快可慢，人家不回你也没办法。所以，急需对方响应的事情，最好打电话，或者一个电话配合一封 email。2、to, cc, bccto 的意思大家都知道，但注意要慎选收件人只寄送邮件给相
4、关者常常随意四处散发电子邮件，别人可能会开始忽略你的邮件，亦会成网络的负担 cc 和 bcc 的物件，都是会收到信。cc 呢，中文翻译成抄送，顾名思义，这信不是给你写的，抄一份给你过目下，也就是知会的意思。cc 这个缩写事实上来源于 carboncopy。啥叫 carbon copy 呢？过去没有复印机，人们同一封信想写两份怎么办呢？用复写纸，对吧。carboncopy 大概就是这个意思。bcc 呢，中文翻译成暗送，blind carbon copy。收信人，能够看到这封信 to 谁 cc 谁，但看不到 bcc 的对象。用好 to, cc, bcc，可以省好多话，明眼人一看就知道发信人的意图。
5、3、 reply to all, forward收到一封信，有 reply（回复）和 reply toall（回复全部）的选项。reply 会把回信发给from 的那一个人，而 reply to all 呢，会把回信寄给 from, to,cc 的所有人。这是一个很方便又很敏感的功能。有些信 to 的名单里有几十，甚至上百人。你的回信，跟他们每个人都相关么？或者说，他们每个人都希望收到你的回信么？如果 不是，那么请不要 replyto all。每个人都不喜欢自己的信箱变成 bbs 或垃圾筒。在确认所有人都接受这种行为之前，请不要这么做！反过来说呢，如果你想给几十甚至上百人同时发信时，可以把这些
6、人都放进 bcc 列表，然后在信件的正文开头，写明白 to 谁 cc 谁。这样就不怕喜欢 replyto all 的人了，因为bcc 的名单是不会呈现给收件人的，他 reply to all 也只能回信给你一个人。forward 的功能是把邮件（包括其附件）转发给其它人。但是使用 fwd 也要注意，考虑一下是否原来的发信人就不愿意这封信的内容给你想转发的人知道，那么从诚信以及专业的角度上来说，就不应该把信转发给第三方。4、标题 一封 email 的标题很重要，不但因为这是收信人对这封信内容的第一印象，更因为一两个月过后，如果收信人想查找关于某件事的旧信，他首先会从搜索/归类标题入手。换位思考一
7、下，不是每个人的信箱里，都像你只有这么少的信，有些人就是靠 email来跟踪、梳理自己工作的。有的朋友发信忘记写标题，有些朋友想起给谁发 信说件新的事，懒得重新写信找地址簿，就直接回复人家上回发给你的一封信，这都是很不好的习惯。一个标题，就好像 bbs 上的一个主题楼一样，一定要专楼专 用。在写标题的时候也要注意对自己的邮件重要性作个判定，并且进行标识（在 Foxmail中，重要性高的邮件是红色感叹号，重要性低的邮件是向下的箭头） 。这样做的目的是让收信人了解这封信的轻重缓急，当他有很多邮件需要处理的时候，可以帮助他提高效率。设置信件的优先等级要适当。如果确实是一封相当重要（import） 、
8、紧急的（urgent）邮件，可设为高优先级。否则，应当设为普通（common）优先级。5、正文正文的要求就三点，语言得体、内容清晰、保持冷静。语言得体，比如你求素未谋面的师兄师姐帮忙，就应该先问个好寒暄几句，称赞对方名声在外，然后再切入主题，最后询问对方是否有空帮这个忙？如果直接就说有这么一事你干不干吧，要决定干就抓紧，deadline 回头我再通知你，这就不大合适。事情复杂的时候，内容一定要写清晰，这不是写小说，能分段、分条，尽量不要一大坨字写在一起；要适宜容易阅读的形式邮件中段落不宜过长，可以采点列方式浓缩信息，并且适时在邮件中增加空白处，以减少收件者在阅读时的压迫感清楚告诉对方你的期望不
9、要让收件人在看完邮件后，仍然不知道你寄发电子邮件的原因 全文尽量不要用超过两种字体，超过两种颜色。6、签名檔首先，把你的姓名、单位、头衔、联系方式写在签名檔里，它能够告诉对方你是谁，有了它，你正文可以少写一两段话。另外呢，签名檔写上一句比较有特点的话，能够帮助收信人对发信人产生一种印象。公司里，很多人的签名檔是千篇一律的Best Regards,XXX因为工作中，大家不大愿意表露自己的个性，这可以理解。但如果有人的签名檔是：Smiles,XXX是不是给人很清新亲切的感觉呢？7、附件要起一个合适的文件名，别人下载后，不用另起名了。8、尽可能不用带背景的信纸，节约带宽，而且正常收集的图片默认是不显
10、示的。9、 检查邮件语气写完电子邮件后，从头到尾读一次，注意语气是否够专业、邮件中有没有字句可能引发误会、用一个温馨的开头或结尾，会不会让对方的感觉更好些等 10、最后总检查按下寄送邮件的按钮前,确定邮件中有无错字、标点符号使用是否有误，以及是否将所需附件附上 11、附件档案尽量使用公司档案 SERVER共享的方式公布，如有必要以附件发出，以不超出1M为原则，并执行使用压缩如上指引的正规格式有时是有用的，而有些时候不太正规同样有用，比如，要提醒所有相关人员准时参加几点的会议，只需“remind”只言片语就可。电子邮件的规范化条例是以资指引的，而不是画地为牢。而刚刚由 MIS 发布的“网络信息安
11、全管制规范”(COD-WI-A371 )可以说是电子邮件的基本管理规范的制度性文件，包含用公司的电子邮件可以做和不能做的所有方面：电子邮件的危害；电子邮件好的实践；电子邮件用于私人使用的限度；电子邮件对公司网络资源的消耗；列出被禁止的内容；定时删除电子邮件；电子邮件监视等等。因此，需要特别明确几个事实：1.电子邮件实际上是无法被销毁的，它永远存在，或许在你的已删文件夹，或许在你的发送文件夹，或许在公司的备份磁带，或许在邮件的原发送者或接收者的计算机里，或许在邮件的打印稿中。2.电子邮件并不总是私人的，公司有权力监控 域名下的所有电子邮件。3.电子邮件从来无法匿名，不要轻率地以匿名形式写电子邮件或转发电子邮件，包括网络来的垃圾；因此，规范化使用电子邮件，对每个人的工作非常重要！
