1、一、系统建设目标依托互联网，运用先进成熟的计算机和通信技术，按照协同、实用、共享、定制、安全、移动、开放的原则，构建“一站式、一体化” 、高质量、高效率、智能化的信息化办公系统，为领导决策和机关办公提供信息服务，实现厅机关工作流程的智能管理，进一步提高工作效率，提升无纸化办公水平。办公系统采用 B/S 架构（即依托浏览器加载运行） ，支持电脑端和移动终端同步运行，可实现移动远程办公。办公系统的主要功能为：机关公文流转、上下公文传递、政务信息报送、会议通知发布、政务督查督办、个人事务管理、综合事务办理，以及辅助办公平台、人员用户管理、后台维护管理等功能。办公系统用户暂包括：教育厅机关处室、事业单
2、位工作人员，各市（州）教育局、有关县（区）教育局，各高等学校、有关中职学校，有关科研机构及行业协会。系统提供多信息空间管理，提供个人事务处理空间、部门（处室）信息展示空间、市州（高校）用户空间，根据需要自定义其他空间。二、主要功能概述1.工作事务有效协同。实现单位内部各用户之间的协同联系，按岗位职能设定用户角色，通过流程管理，实现公文流转、信息采编、印章管理、任务指派、督查督办、会议管理、日程安排、公文档案、个人事务处理等工作事务。2.系统内部信息交互。能够向机关处室、事业单位，以及教育系统发出公文、发布信息，以及接受其报送文件，各流程可无缝对接流转。通过系统资料库和数据处理，有效实现单位内、
3、系统内信息沟通交互。3.实现移动终端办公。支持在平板电脑、智能手机等移动终端上，实现不受时间和地点约束的移动远程办公，实现信息共享、工作协同、效率提高。4.实时高效查询检索。实现对系统产生的所有文件、流程、用户，以及各类事件、操作行为的精细筛选，按时段、用户属性、流程状态等分类筛选查询数据信息，生成方便查阅、导出、考核的工作文档，便于统计和考核。5.科学安全数据管理。运用计算机手段和逻辑分析，对系统产生的各类流程、各类数据有效进行分类管理和统计分析，有效监控系统数据运行状态。按工作规则，及时对产生的各类文件、信息进行归档、对流程、用户进行管理，对无效文件、流程及数据进行科学处理。6.人性化操作
4、界面。单位及用户可根据需要，自定义系统模块界面及个人工作界面，自主选择和设置常用的模块、栏目、操作按钮及相关信息。页面风格、栏目、模块、字段和输入条框清新亲和，方便操作。三、主要功能模块（一）公文签发管理平台。教育厅机关内部（含处室、单位） ，可实现公文审核、签批、发文的全流程处理（涉密件除外） 。各市州教育局、扩权强县教育局、各高等学校及有关中职学校，可在系统上实现方便、快捷、高效收取受理我厅发出的公文。1.发文流程设计。建立以起草人员为核心的全流程，发文过程包括：拟稿、核稿、相关处室会签审核、厅领导审核（签发） 、发文人员校核、排版、发布公文、政务公开和公文归档等环节。可根据工作需要，自定
5、义方便科学的发文流程。可根据工作职能，自主设置流程中某岗位的类别、属性及工作方式（竞争或指定） 。2.自定义发文稿纸。可根据厅机关实际工作情况，自定义发文稿纸及相关字段，可设置相关字段是否编辑的硬性要求，可采取下拉菜单或自定义形式对相关字段进行自主编辑。发文对象可自主编辑，并根据选择的发文对象进行发文操作，可自定义发文团体，发文稿纸上采取选择团体或自定义方式显示，当发文对象字数超过设定限制时，可点击更多查看完整对象。3.发文过程管理。各环节的修改痕迹可查看，办理意见可查看，相关办理人员可对发文进行跟踪、催办、督办、撤回等操作。公文发出后，可对收文对象的收取情况进行查阅、导出和催促。4.发文登记
6、薄。可自定义、新增、删改文号类型，根据流水号对文号进行管理，支持自主登记文号（特殊情况下未在系统流转的公文） ，授权相关人员进行文号分配，具备断号查找、回收、再利用功能。可根据时间段、发文人员、发文处室等自定义字段，对发文登记薄进行查询和导出文本。5.电子公文制作。打印室对流转到打印室的公文进行处理。编辑痕迹可见。可在系统中自定义公文模版等公文规范样式。支持制作 PDF 等形式公文，支持加盖电子印章，对电子印章采取加密操作。6.电子公文库。支持办结公文进行归档，实现规范化管理。系统中生成的公文，通过归档形式进入电子公文库，可实现按处室、发文人员等授权形式查阅公文。可按时间段等形式，自定义公文库
7、。支持文件归档、文件查询、文件借阅等。7.发文查询功能。具有对文件及公文单、文件流转路径记录进行查询，有模糊查询和高级查询等功能，具有公文借阅功能。支持按时间顺序检索和排序、发文单位检索和排序、关键字检索。（二）收文处理运转平台。可对系统内报送或外单位来文，进行受理、登记、拟办、签批、交办、督办、反馈、归档等环节进行流程式处理。1.来文登记。对系统内用户报送的公文，通过收文办理流程进行处理，实现“收文”变“处理”的一键式转换流程、无缝对接，并启动提取文件的相关字段信息。可根据来文类型进行分类登记。对外单位转来的纸质文件，可通过扫描枪提取公文的字段信息。录入登记后，启动收文办理流程。2.收文登记
8、薄。对来文登记的公文，根据来文单位、时间、文号、标题、签批意见、承办处室、办理情况等字段，建立厅机关收文登记薄，科学区分各办理状态，实现收文办理的台账式管理。可批量收取系统报送的文件或扫描录入的公文，批量启动流程，并区分未办、待办、办理中等状态。3.收文办理流程。可根据收文办理的实际情况，自主设计工作流程，体现登记、拟办、签批、交办、督办、反馈等工作环节，并根据环节和岗位属性，设置流程节点的属性。流程设计上，根据领导签批的具体意见，可进行跨节点交办或插入新的工作环节。4.分类拟办交办。根据来文的具体情况，选择送阅、直接交办、送签交办等形式，进行交办。收文运转工作人员根据办公室拟办意见，进行分类
9、交办。公文交办后，可查看承办处室的收取情况，并进行受理提醒。根据交办类型的不同，在办理结果反馈上有所区别。处室收到拟办件后，对拟办意见有异议的，提供相关依据与办公室达成一致意见，可重新交办。5.进度跟踪反馈。承办处室根据交办意见和领导签批意见，进行办理，交办时可设置办结实现及提前提醒。办公室对各文件办理进度进行跟踪，并可人工进行提醒和督办。可定期对办理中文件进行进度统计，生成办理进度表。（三）电子公文交换平台。1.机关公文报送。教育系统有关单位，可在系统实现向教育厅或有关独立法人单位报送公文，或实现教育系统内部机构间（如市州间、高校间）的公文传递。2.收文情况查询。可查看收文单位收取情况，并进
10、行收文提醒。3.流程无缝对接。收文单位可实现所收文件一键转化为本单位的收文流程。（四）档案管理借阅平台。对系统中的发文、收文进行电子归档和管理，并与省档案局的管理软件接通。1.流程自动衔接。发文流程结束后送交归档的文件，由档案管理用户根据归档的期限类别，进行相关操作，提取相关字段，完成档案要素索引。2.发文归档。发文流程结束后，公文进入电子公文库，并与四川省电子文件管理系统接轨，按四川省电子文件管理系统中文件著录标引的要素把文件基本信息（年度、保管期限、文件编号、附件、成文时间、载体数量等）及电子文件导入档案软件。3.收文归档。外来公文运转办结完毕后，按照机要室编号顺序自动存档到文件资料库。系
11、统中可进行所有办理公文的高效查询检索，按承办处室、来文单位、类型等关键字，进行查询检索。4.自动跳转和批量处理。对同一保管期限可批量选择多个文件同时归档，已归档文件可自动识别，不再重复归档。已归档文件的保管期限可以修改，每年按文件编号顺序形成当年发文清单（含发文编号、内容及拟稿人等文件基本信息） 。5.档案借阅和利用。借阅者在办公系统上检索档案目录，填写“四川省教育厅档案利用登记表”申请档案查阅，由责任处室审批通过后，再将该档案借阅给申请者，如已公开档案，则直接放权查阅利用。（五）信息报送平台。1.政务信息报送。教育系统各用户可向教育厅指定用户报送政务信息，通过整合 word 插件，方便信息文
12、本的复制或导入。2.信息报送互动。信息报送用户可查看所报送信息的查阅情况，收取信息用户可对所报信息进行情况反馈或点评。3.信息数据统计。系统可在信息报送模块对各用户信息报送及采用数据进行统计、生成报表。（六）督查督办管理平台。1.流程设置。支持定制流程，具有预置的通用流程，实现流程的添加、删除、更改等功能。支持自定义流程，以发起人为中心与任一用户实现文件流转（既星型拓扑结构） 。支持图形化流程设计，通过点击选择等方式简便的操作实现流程设置。2.督办单。包括文件标题、来文单位、督办号、拟办意见、领导批示、收文日期、附件、部门处理意见等要素。实现督办号自动生成，能够手工修改及预留号；支持收文日期自
13、动生成与手动输入两种方式；可将拟督办的文件及领导批示等有关信息作为附件进行链接；批示、批注等要求支持手写板。3.督办单流转。支持督办单退回、委托等功能。4.督办单分发。向任意部门发送督办单，具备签收、转发功能。5.日志管理。具有督办文簿、阅文记录等功能，对督办单流转的路径进行记录。6.查询功能。具有对督办单、督办单流转路径记录进行查询，有模糊查询和高级查询等功能。支持按时间顺序检索和排序、发文单位检索和排序、关键字检索，对即将到期的督办件进行自动提示。（七）各级会议管理平台。实现会议的申报、审批、安排、通知、记录、查询等的综合管理功能。1.在平台内部可以方便的发起会议，并通过多种途径进行会议消
14、息的通知，如短信通知、在线提醒等。开会前，系统会发出消息提醒与会人员参会，避免遗忘。2.参会人员可以进行会议回执。3.可以实现会议室资源的分配和调度。4.会议可以指定人员上传会议纪要，方便与会人员查阅、审定会议纪要。5.对收到的会议通知进行自动归集、提醒。（八）辅助事务办公平台。可实现电子公告、讨论、调查功能，按照工作需要设置不同性质的公告、讨论、调查区。可按部门、人员、级别等多类别，选择知晓范围。支持 WORD 格式排版，可对公告进行统计查看。1.公告。按组织、部门和职务级别发布。公告支持 Word/Excel 格式，可再现公告原文的格式。2.新闻。可发布厅内重大事件新闻。3.调查。可发布调
15、查信息，并按类别或自定义调查对象。调查具有投票功能，调查结果可设置授权特定人员知晓和使用。4.讨论。使用电子白板，每个用户或特定范围用户可进行互动讨论，强化事项沟通，辅助团队建设。（九）个人事务管理平台。1.个人界面设置。提供独立的、高度集成的个人办公事务管理工作界面，工作管理方式可根据个人、岗位、职务要求进行选择性配置。2.个人事项处理。新建工作、新建公文、新建表单审批、新建日程和会议等；待办事宜提醒，收集整个系统中与登录用户相关的待处理信息，通过工作管理引擎提交到个人待办事宜中；提供处理策略，可回退、撤销、提交、加签、会签、事件可跟踪、暂存待办、转发、常用语批示等；提供个人文件夹、个人文件
16、借阅、个人文件安全授权管理；支持相关内容搜索、打印等功能。3.个人消息提醒。提供人员在线及各种最新信息（事务办理、公告等）提醒，供在线交流和信息提醒。4.个人信息管理。提供个人事项代理设置，可对个人信息、密码进行修改设置。5.系统通讯录。可按授权查看系统其他用户信息，并按部门、人员进行查询。代理代办设置。（十）移动办公管理平台。提供移动终端（Android 或 IOS 操作系统、平板电脑及手机）的移动办公管理机制，并充分发挥现有移动终端的技术特色，如触控技术、语音技术等网络技术，使用应流畅、简便、安全。通过移动终端控制实现对用户身份的识别和认证，在保证系统安全性的基础上，方便的实现各项日常工作
17、的移动处理。1.事务办理。通过移动终端的触屏点击、拖拽等方式，方便的实现系统中待办事项中各项的工作事项处理；2.公文处理。通过移动终端，可以实现对公文事件的处理，并可通过在移动端上安装正版 office 软件，实现对公文正文的查看；3.拍照功能。通过移动终端提供的摄像头，可以将当前场景拍照后作为附件直接上传到系统中；4.消息查看、新闻公告查看等。5.移动端新建任务或事件。可设置简单应用审批流程，上传语音、图片或视频文件。（十一）自主流程管理平台。1.制度化管理流程。可预置标准工作流程，实现流程的添加、删除、更改等功能。支持自定义事件流程，以发起人为中心与任一用户实现文件流转。支持图形化流程设计
18、，通过鼠标点选等简便的操作实现流程设置。2.固定的制度化管理流程。支持根据实际管理制度，事先将固定化的流程发布为模板，授权给相关人员调用，发起者不能任意修改流程；通过指定的流程管理者可对流程进行督办和催办。3.自定义事件流程。支持发起者根据自身的管理需要，自定义配置流程审批节点。发起者可对流程进行督办和催办，并可设置跟踪，实时了解事件的办理进度和结果。4.图形化流程引擎。固定制度化流程和自定义事件流程，均应采用图形化流程引擎进行鼠标点选操作，采用可视化、图形化的直观操作方式，使流程设置或操作简便易学。5.智能化流程控制。流程设置应具备智能化特点，可根据系统预置的条件进行自动流程匹配和节点自动流
19、转，简化系统应用操作，降低人工学习成本。（十二）自主业务管理平台。系统可预置或根据需要新建各类应用型表单。用于完成机关日常工作中所需的业务审批样式、表单填写与处理流程管控等要求。根据日常工作需要，随时方便的对业务审批表体、流程、授权等方面进行修改和变更，满足内部管理工作的需要。不需二次开发即可通过简单的设置完成业务审批单据制作和修改，审批流程可根据各种条件方便的设置分支判断条件，自动进行流转。表单执行情况可查询和统计，方便查看。表审批表应能实现重复字段数据的录入，并可针对不同流程节点，实现不同的数据呈现，并针对不同角色开放不同的信息资源。1.常用业务审批单据。可预置通用审批单据并可授权调用，对通用审批单格式进行修改，以满足具体日常工作需求。如：出差管理、印章管理等审批流
