经费报销业务指南.DOC

1、1经费报销业务指南1报账一般注意事项使用合法票据：(可以上 http:/进行发票真伪查验)。报销票据必须是带有税务监制章、财政监制章的票据及行业的专用票据。原始票据基本内容应填写齐全，并加盖单位的财务专用章或发票专用章，付款单位或客户名称应为“合肥工业大学” 。原始票据不得涂改、挖补，如发现有错，应由出票单位重开或更正，更正处应当加盖出票单位财务专用章或发票专用章。若大小写金额不清楚、有误或涂改必须重新开具后方可报销。发票报销期限：当年 13季度的发票应于当年报销完毕，当年第四季度发票必须在次年 3月 31日前报销，因特殊情况造成第四季度发票需延至 6月 30日前报销的，需附情况说明并由经费负

2、责人签字后方可报销。所有票据逾期不予报销。原始票据粘贴方式：请把票据左边裁剪整齐，呈鱼鳞状从左向右粘贴在粘贴单（粘贴单大约为 A4纸张的一半大小）范围内，黏贴时左边留出一厘米装订距离，且勿伸出粘贴单外。面积较大的票据无需粘贴，请叠放整齐用回形针固定。原始单据需按业务分类粘贴。如：车船票、订票费、出租车票、通信费用发票、办公用品发票、购材料发票等。火车票、汽车票、轮船票、订票费按出差路线顺序、从左至右粘贴在粘贴纸上。粘贴时注意：车票上车次、票面金额、时间、乘车起止地点不能覆盖，要能看清楚便于核对查询。飞机票不用粘贴，按出差路线顺序，整齐放在差旅费报销单后； 原始单据过多，票面面积小的发票，如汽车

3、的停车费、过路过桥费等发票，先把发票按金额分类，相同金额粘贴一起并计算出每张粘贴单合计数(填写在粘贴纸右下角)便于核对。每张网上经费报销单所附原始票据不得超过 60张，粘贴单不够粘贴时，可续张粘贴，不能粘贴在反面，不得在网上经费报销单上直接粘贴票据。单据张数超过 60张时，需另填一份报销单。网上预约不等候报账采用无现金报销方式，报销款项将直接转入业务单位银行账户或个人银行卡。 2合肥工业大学开户银行及账号：户 名：合肥工业大学 开户银行：中国银行合肥宁国路支行 账 号：176703468988到外单位开具增值税发票还需以下信息：合肥工业大学税务登记号：340111400016984地址：合肥市

4、屯溪路 193号，电话：0551-629011352原始票据粘贴示例3职工探亲路费报销请填写网上“差旅费报销单”后，还需提供以下资料： 将车船票粘贴在票据粘贴单上，同时将张数和金额填写在探亲报销单右下角表格的相应位置并加以合计。打印“差旅费报销单”并经所在单位领导审批签字。3人事部门主管人员审批签字（并加盖人事部门公章） 。以上手续齐全到会计服务中心办理不等候报账投递手续。注：按学校规定，已婚职工，四年一次探望父母的，探亲路费只报路费总额大于工资条前两项之和 30%差额部分，若所花路费少于此数请不必报销。举例说明：探亲路费总额为 2000元，工资条前两项之和为 1000元则可报销的金额=200

5、0-100030%=1700 元4设备、仪器购置报销请填写网上经费报销单后（请根据设备种类填在“办公设备” 、 “专用设备购置”等栏目， ）还需提供：发票、设备仪器固定资产验收单、 “仪器设备申购单”或网上申报的“合肥工业大学集中采购申请表、经济合同等材料。具体要求如下：提供税务部门监制的有效发票。发票内容要求填写齐全，大小写金额相符，不得涂改，同时要加盖出票单位发票（财务）专用章；提供“仪器设备申购单”或网上申报的“合肥工业大学集中采购申请表”： 需到合工大信息门户的“网上竟价模块”填写“仪器设备申购单”报销的有：电子设备（笔记本电脑、平板电脑、服务器、工作站、打印机、多功能一体机、扫描仪、

6、传真机、移动存储设备） ，仪器仪表（照相机、摄像机、投影设备） ，印刷机械（复印机） 。需到合工大信息门户“采购申请模块”填写“合肥工业大学集中采购申请表”报销的有：台式电脑、单价在 5万元以上的乘用车、单台或一次性批量采购在20万元以上设备、空调机、办公家具等。单台或一次性批量采购在 50万元以上设备需公开招标。提供经济合同。凡一次或单项购置专用设备、仪器金额在 5万元以上的，需提供学校法人代表或由法人代表授权委托人签署的书面合同。提供大额资金审批单一次转账金额在 20万元以上，需填写大额资金审批单，经会计服务中心主任审批后才能办理付款。填写设备仪器固定资产验收单。仪器设备的名称、型号、单价

7、、数量、金额要填写清楚；经费主管、学院验收保管、经手等责任人需签字（章） 。审核主管和会计需实验室与基地建设办公室签字（章）并验收编号。4以上手续齐全到会计服务中心办理不等候报账投递手续。注：使用科研经费研制组装的产品或使用科研经费购置的设备需交付项目委托单位的，必须在项目合同或补充协议中注明其名称、数量和金额，其形成的资产不需办理学校资产登记手续。5办公用品、材料物资采购报销请填写网上经费报销单后（购买办公用品请填在“办公费”栏目，材料物资采购请填在“购买材料”栏目） ，还需提供：发票、清单（1000 元以上） 、经济合同（10000 元以上） ，具体要求如下：提供税务部门监制的有效发票。打

8、印出网上经费报销单，经费负责人、经办人签字。办理办公用品、材料物资采购验收。单笔购置办公用品 1000元以上，科研经费购买实验材料物资，需填写材料经费报销单，由经费主管、经办人、验收人签名或盖章。预算经费购买的材料物资，填写材料经费报销单，由经费主管、经办人、验收人签名或盖章；到实验室与基地建设办公室登记、盖章。一次购置多种办公用品和材料超过 1000元的，须提供销售单位盖章的明细清单。一次购置材料物资金额在 10000元以上的，需提供经济合同。报销款项将直接转入业务单位银行账户或个人银行卡。（7）一次转账金额在 10万元以上，需填写大额资金审批单，经会计服务中心主任审批后才能办理付款。（8）

9、以上手续齐全到会计服务中心办理不等候报账投递手续。6购置家具报销请填写网上经费报销单后（请填在“办公家具”栏目中） ，还需提供：发票、家具固定资产验收单、经批准的合肥工业大学集中采购申请表 。具体要求如下：提供税务部门监制的有效发票。购买家具需通过校信息门户网上填报合肥工业大学集中采购申请表 ，批准通过后，方可购买。机 关 购 买 办 公 家 具 ， 在 填 表 前 须 经 过 机 关 事 务 管 理 办 公 室 批 准 后 ， 方 可 进 行网 上 填 报 。办理家具验收。5填写家具固定资产验收单，家具的名称、数量、单价、金额要填写清楚，经费主管、经办人员、单位验收保管等责任人签名或盖章，国

10、资办公室签字（章）并编号。报销款项将直接转入业务单位银行账户或个人银行卡。一次转账金额在 10万元以上，需填写大额资金审批单，经会计服务中心主任审批后才能办理付款。以上手续齐全到会计服务中心办理不等候报账投递手续。7交通、出版、通信、业务费等各项费用报销请填写网上经费报销单后（请根据业务种类，分别填在“交通费” 、 “印刷费” 、 “电话费” 、 “邮寄费” 、 “网络通讯费” 、 “业务费” 、 “维护费” 、 “发明专利”或其他等栏目中） ，还需提供：发票、相 关 材 料 等 。 具 体 要 求 如 下 ：提供税务部门监制的有效发票或专用票据（各类预交费用、押金等均不得报销） 。租用外单位

11、车辆费用达到 3000元以上，必须提供双方签字盖章的租车合同或协议。打印出网上经费报销单，项目经费主管、经办人员签字。报销出版费，需要提供专著出版合同，合同中对稿酬和回赠书本未作明确规定的，需承诺收到稿酬和出售书本款后冲销报销出版费；报销版面费需提供论文录用通知或论文交费通知或公开发表的论文目录复印件。一次性支付加工、测试（实验）费金额达 10000元以上的，需提供经济合同和检测报告（或清单） ，委托校外单位一次性测试、加工达 10000元以上的，还需提供测试单位相关证书，具体参见外协费的报销。一次性支付印刷费超过 1000元的，须提供印刷单位盖章的明细清单。(6)一次转账金额在 10万元以上

12、，需填写大额资金审批单，经会计服务中心主任审批后才能办理付款(7)以上手续齐全到会计服务中心办理不等候报账投递手续。8各种劳务、三助津贴、奖酬金、专家评审费报销各类劳务、津贴、酬金等的发放须采用银行卡的形式发放，一律不得支取现金。请登陆校信息门户“天翼酬金系统” （用户名、密码暂时与原财务信息查询系统用户名、密码一致） 。打印出系统自动生成的“合肥工业大学学生薪酬发放表” ， “合肥工业大学教工其他收入发放表”或“合肥工业大学劳务发放表” ，经项目负责人签字后，投6递到会计服务中心报账大厅，报账款项直接转入个人银行卡。给在校本科生发放三助津贴：在发放三助津贴前，请学生凭本人身份证和学生证到中行

13、宁国路支行（工大电子城）办理长城工大联名卡。请将经项目负责人签字确认的学生学号、姓名、学院、专业、身份证号及中行宁国路支行开户的已激活长城工大联名卡卡号等信息送交 2号行政办公楼128房间。待学生数据录入更新后，项目负责人即可通过“天翼酬金系统”进行发放。若学生本人银行卡卡号变动，请及时到 2号行政办公楼 128室办理银行卡号变更手续，避免影响三助津贴的发放。请在办理银行卡号变更手续两个工作日后，再进行三助津贴发放工作。(6)给校外人员发放劳务时，被发放人员必须持有中国银行合肥宁国路支行或者农业银行合肥金穗支行的银行卡，若无银行卡请先到相应银行柜面办理银行卡后，再进行劳务费发放工作。(7)注意

14、事项：一般预算类经费不能领取劳务费、专家评审、专家咨询等人员经费。教改、教研等项目领取的人员经费总数，不超过总经费 15%的比例。计划类科研经费领取的人员经费，不超过本项目预算批复的人员经费总额。9办理借款请填写网上”借款单”借款人必须为学校在编职工。填明借款用途、事由，按经费管理渠道分别由单位负责人或科研项目负责人签字批准。借款单中的“借款人”和“负责人”不能是同一人。（若经费主管为“借款人”，则“负责人”需为其他副处级以上领导签字审批）:支付基建、维修工程和购置大型仪器设备借款达到 20万元,其他经费借款达到 10万元必须填制“合肥工业大学大额资金审批单”,符合招标条件的必须出示招标文件（

15、合同）原件。科研协作费、试验（测试）费、材料及加工费超过 1万元，必须出示与收款单位签订的合同和协（和）作单位的相关证书（即：合作(外协)单位是公司、企业的，应提供收款单法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书等相关资料；合作(外协)单位是高校、科研院所、社会团体等公益性组织的，应提供收款单位组织机构代码等相关资料） 。实习经费借款，必须提供“合肥工业大学实习经费预算表”7出国旅借款：公用预算经费必须提供学校文件和安徽省外事办批件（或确认件）的复印件；科研经费必须提供邀请函复印件。注意事项：借款应一事一借，一事一清，不能一借多用，长期挂账，对于不符合原借款用途的，财务部门有权拒绝办理

16、。所借款项必须限期结算，前账不清，后账不借。差旅费应于出差回来一个月内冲销；购买设备、材料，工程借款等款项应在取得票据并办妥相关验收手续后及时冲账。对超过规定期限并经多次催款仍不归还的，财务部将按照相关规定处理。10差旅费报销请在网上填写“差旅费报销单” 。准确填写每名出差人姓名、人数、职称职务、起止日期、各项明细费用，没列出明细项目的费用按实际费用金额填写在“其他费用”栏内, 打印出“差旅费报销单” ，需经费负责人签字审批，经费主管自己出差时由单位其他副处级以上领导签字审批，科研出差自带车必须提供车牌号且有过路过桥费等证明出差时间。按照规定方式粘贴票据。提供会议通知。参加会议须提供书面会议通

17、知，交纳会议费的需在会议通知中注明，报销时需提交会议期间食宿自理证明，方可享受伙食补助。乘坐火车软卧审批填写乘坐软卧车票经各自分管的校领导审批（校级领导、正高级职称及使用科研经费出差的人员不需审批）。注意事项：只有来回车票，没有住宿费，除提供确凿证据证明出差天数外，在预算类项目经费报销，超过一个星期的按 5天时间给予差旅费补助；在科研经费报销，超过一个月的按 15天时间给予差旅费补助。另春节假期的差旅费不予补助。只有单程票而无住宿票的只报车费。乘坐飞机报销，需同时提供飞机票和登机牌。单位安排的出差不准使用私家车。除科研经费外，不得从任何经费报销汽油费、过路过桥费、保养费、保险费等与私家车使用相

18、关的费用。11出国费用报销8请填写网上“差旅费报销单” （用于填写合肥至出入境城市之间发生的差旅费）和网上“出国费用报销单” （用于填写境外发生的差旅费）后，还需提供：交通费发票、刷卡记录、汇率表、邀请函或学校文件材料及安徽省外事办批准公文等材料，具体要求如下：需提供学校文件和安徽省外事办批件（或确认件） ；科研经费安排、持因私护照出国，需提供国际事务部批准的因公出国申请表和项目预算书、邀请函，便能报销来回旅费并领取出国补助。若未经国际事务部批准，仅凭邀请函或会议通知，只能报销来回旅费和会议相关费用。 若受聘到国外参加研究，并由对方提供住宿费用，则只报来回路费。需提供的其他资料：报销出国费用须

19、提供刷卡证明。报销时还需提供出国期间某日的出访问国家的汇率及财行2013516 号因公临时出国经费管理办法附表 2中规定的到出访国相应的汇率。发票、邀请函（会议通知）等重要资料需翻译成中文，并签署经办人姓名。护照的出入境记录复印件。12图书资料报销请填写网上经费报销单（填在“购置图书”栏目）后，还需提供：图书固定资产验收单或资料验收单、发票等材料，具体要求如下：提供税务部门监制的有效发票。 办理图书资料验收购买图书，填写图书固定资产验收单，图书的名称、数量、单价、金额要填写清楚，经费主管、经办人员、单位验收保管等签名或盖章，图书馆验收签字（章）。购买报纸期刊等资料，填写资料验收单，资料的名称、

20、数量、单价、金额要填写清楚，经费主管、经办人员、单位验收保管等签名或盖章。图书专项经费购买图书，需通过公开招标并提供招标合同，办理图书资产验收手续；订购报刊资料，年终装订成册后，在图书馆办理固定资产验收手续。购买图书资料在 1000元以下的，报销款项可转入个人银行卡，在 1000元以上的，一律采取转账付款方式。 一次转账金额在 10万元以上，需填写大额资金审批单，经会计服务中心主任审批后才能办理付款。以上手续齐全到会计服务中心办理不等候报账投递手续。 913.房屋改建、扩建、装饰、维修等的报销请填写网上经费报销单（根据业务类别分别填在“其他固定资产购置” “大型修缮”等相应的报销栏目）后，还需

21、提供以下资料：提供合肥市建筑业发票(若合同中有质保金条款的，应一次性开具全额发票)发票内容要求填写齐全，大小写金额相符，不得涂改，同时要加盖出票单位发票(财务)专用章。工程造价在 50万元(系统集成、网络工程为 30万元)及以上的项目，需公开招标并提供招投标文件，如未经公开招标程序应提供招标工作小组审批通过的申请表。工程造价在 550万元之间的应由校园建设办公室委托招标入围的小型维修中标单位施工。提供工程竣工结算单，施工合同和审计报告。5000元以上的工程，除必须按上述程序办理以外，还必须经过审计，根据审计报告和经审核的工程决算单，支付工程款。工程按合同支付进度款需由监理部门或审计部门审批签字

22、。工程款应转账支付，单笔付款超过 20万元需办理大额资金审批手续。打印网上经费报销单，单位负责人签字并加盖单位公章。以上手续齐全到会计服务中心办理不等候报账投递手续。14科研项目举办会议请填写网上经费报销单（填在“会议费”栏目） ，还需提供：发票、会议通知、会议清单或委托合同等，具体要求如下： 科研项目批复的经费预算中含有会议费。标准参照中央国家机关会议费管理办法财行2013286 号。报销需提供的材料：会议通知（会议通知上必须写明会议主题、会议内容、会议时间、举办地点、收取会务费情况等） 。提供会议费发票和会议清单（会议清单需列明住宿、餐饮、场租等各项费用金额并加盖公章或发票专用章） 。国家级项目须提供参会人员签到表。 若 委 托 外 单 位 代 为 举 办 ， 须 提 供 与 该 单 位 签 订 的 委 托 合 同。15科研项目外协费的报销10请填写网上经费报销单（填在“协作费”栏目） ，还需提供发票、经费预算、外协合同及对方资质证明等材料，具体要求如下：科研项目批复的经费预算中含有外协费。合作(外协)项目合同。合作(外协)单位是公司、企业的，应提供收款单法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书等相关资料；合作(外协)单位是高校、科研院所、社会团体等公益性组织的，应提供收款单位组织机构代码等相关资料。