1、1恳 亲 大 会 策 划 接 待 服 务竞 争 性 谈 判 文 件项目编号：H MZB2017040 采购单位： 广州市白云区人民政府办公室采购代理机构：广东宏茂建设管理有限公司编制日期：2017 年 10月2温馨提示：供应商谈判特别注意事项1、请供应商特别留意谈判文件上注明的谈判响应文件递交截止时间，逾期送达或邮寄送达的谈判响应文件我司恕不接收。因此，请供应商适当提前到达会议室。递交谈判响应文件时间为谈判响应文件递交截止时间前半小时。2、谈判保证金用于保护本次谈判免受谈判方的行为而引起的风险，为本次谈判的必要组成部分，建议谈判方仔细阅读谈判文件中关于谈判保证金的描述。以银行转账方式交纳谈判保
2、证金的，谈判公告发布之日起至递交谈判响应文件截止时间的前一天 16：30 前到达账户（以银行到帐时间为准） ；因转账当天不一定能够达账，为避免因谈判保证金未达账而导致报价被拒，建议提前转账。三、谈判时必须提交营业执照/法人登记证副本复印件及谈判邀请中“报价人资格要求”相关资质资料复印件。四、请正确填写报价一览表 ，报价要求详见谈判文件报价一览表 。五、请仔细检查报价函 、 报价一览表 、 法定代表人证明书或法定代表人授权书等重要格式文件是否有按要求盖公章或签名。六、建议将谈判响应文件按顺序编制页码。七、分公司报价的，需提供具有法人资格的总公司的营业执照副本复印件及授权书。总公司可就本项目或此类
3、项目在一定范围或时间内出具唯一的授权书。八、谈判供应商请注意区分谈判保证金及招标代理服务费收款账号的区别，务必将保证金按谈判文件的要求存入指定的保证金专用账户，招标代理服务费存入成交通知书中指定的服务费账户。切勿将款项转错账户，以免影响保证金退还的时效。九、我司为采购代理机构，不对供应商购买谈判文件时提交的相关资料的真伪做出判断，如供应商发现相关资料被盗用或复制，建议遵循法律途径解决，追究侵权者责任。对一家供应商递交两份不同谈判响应方案的，谈判小组将按谈判文件中有关无效报价的规定处理（如有特殊要求的除外） 。（本提示内容非谈判文件的组成部分，仅为善意提醒。如有不一致，以谈判文件为准。 ）3目
4、录第一部分 谈判邀请函 .4第二部分 采购人需求书 .7第三部分 谈判须知 .15第四部分 合同书格式 .27第五部分 谈判响应文件格式 .32第六部分 谈判细则 .504第一部分 谈判邀请函广东宏茂建设管理有限公司（以下简称“采购代理机构” ）受广州市白云区人民政府办公室的委托，对“恳亲大会策划接待服务” （项目编号：HMZB2017040）进行竞争性谈判采购，欢迎符合资格条件的供应商参加。一、采购项目编号：HMZB2017040 二、采购项目名称：恳亲大会策划接待服务三、服务期限：服务时间为合同签订之日起到 2017年 11月 15日四、采购预算：97.69 万元（报价超出预算为无效投标）
5、五、项目内容及需求：（采购项目技术规格、参数及要求）本项目主要是承办“第六届白云旅外乡亲恳亲大会” ，对本次活动进行组织、宣传、策划等服务，具体详见用户需求书。六、投标人资格 1、供应商应具备政府采购法第二十二条规定的条件：（1）具有独立承担民事责任的能力；（2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；（3）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；（4）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；（5）参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录的书面声明；（6）法律、行政法规规定的其他条件。2、供应商的营业执照业务范围应包括下列内容之一：A、大型活动组织策划服务；B、会议及展览服务；C
6、、设计；展台设计服务。3、供应商必须是从 2014年至 2016年连续三年的营业额都在 700万元或以上。4、供应商须提供企业注册属地检察机关出具近三年的检察机关查询行贿犯罪档案结果告知函（查询期限以检察机关出具的为准） 。5、供应商未被列入“信用中国”网站()“记录失信被执行人或重大税收违法案件当事人名单或政府采购严重违法失信行为”记录名单；不处于中国政府采购网()“政府采购严重违法失信行为信息记录”中的禁止参加政府采购活动期间。（以采购代理机构于投标截止日当天在“信用中国”网站（）以及中国政府采购网()查询结果为准，如相关失信记录已失效，供应商需提供相关证明资料）。6、供应商出具的公平竞争
7、承诺书（格式见附件）。7、本项目不接受联合体。七、获取谈判文件方式：购买时供应商请带齐以下资料一式两份，加盖公章（提供原件核对）；1、营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一的营业执照）证明文件复印件；52、法定代表人/负责人证明书及身份证（如果法定代表人本人参加）；3、法定代表人/负责人授权委托证明书及身份证（如果法定代表人/负责人授权委托他人参加）；4、提供从 2014年至 2016年连续三年的营业额都在 700万元或以上的相关财务状况报告复印。5、参加政府采购活动前 3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明（原件） ；6、检察机关出具的检察机关查询行贿犯罪档案结果告知函复印件
8、；7、公平竞争承诺书（原件） ；8、供应商提供在信用中国网站 、中国政府采购网 查询结果截图并加盖公章（原件） ；备注：以上资料正式投标时须放入投标文件中。8、符合资格的供应商应当在 2017年 10月 30日至 2017年 11月 5日期间（办公时间上午 9:00-11:00，下午 14:30-16:30，法定节假日除外）到广东宏茂建设管理有限公司 （详细地址：广州市天河区燕岭路 123号建设大厦四楼）购买谈判文件，谈判文件每套售价 500元（人民币） ，售后不退。九、谈判响应文件递交截止时间：2017 年 11月 6日 15时 00分 (2017年 11月 6日 14时 30分开始受理谈判
9、文件)。十、谈判响应文件递交地点：广州市天河区燕岭路 123号建设大厦四楼十一、谈判时间：2017 年 11月 6日 15时 00分（北京时间）十二、谈判地点：广州市天河区燕岭路 123号建设大厦四楼十三、本公告期限（3 个工作日）自 2017年 10月 30 日至 2017年 11月 1日止。十四、联系事项（1）采购人联系方式采购人名称：广州市白云区人民政府办公室采购人地址：广州市白云区广园中路 238号 采购人联系人：谭工采购人联系电话 020-86389192（2）采购代理机构名称：广东宏茂建设管理有限公司采购代理机构地点：广州市天河区燕岭路 123号建设大厦四楼采购代理机构联系人：张工
10、、郑工采购代理机构联系电话：020-61078085、15820252886采购代理机构传真：020-61309989采购代理机构邮箱：gdhmgL采购单位：广州市白云区人民政府办公室采购代理机构：广东宏茂建设管理有限公司 日期：2017 年 10月 27 日6附件：公平竞争承诺书本单位郑重承诺：本单位保证所提交的相关资质文件和证明材料的真实性，有良好的历史诚信记录，并将依法参与（项目名称）（项目编号）的公平竞争，不以任何不正当行为谋取不当利益，否则承担相应的法律责任。（单位名称，加盖公章）年 月 日7第二部分 采购人需求书用户需求书中标注有“”号的条款必须实质性响应，不允许负偏离（不满足要求
11、） 。一、 供应商资格要求1、供应商应具备政府采购法第二十二条规定的条件：（1）具有独立承担民事责任的能力；（2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；（3）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；（4）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；（5）参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录的书面声明；（6）法律、行政法规规定的其他条件。2、供应商的营业执照业务范围应包括下列内容之一：A、大型活动组织策划服务；B、会议及展览服务；C、 设计；展台设计服务。3、供应商必须是从 2014年至 2016年连续三年的营业额都在 700万元或以上。4、供应商须提供企业注册属地检察机关出具近
12、三年的检察机关查询行贿犯罪档案结果告知函（查询期限以检察机关出具的为准） 。5、供应商未被列入“信用中国”网站()“记录失信被执行人或重大税收违法案件当事人名单或政府采购严重违法失信行为”记录名单；不处于中国政府采购网()“政府采购严重违法失信行为信息记录”中的禁止参加政府采购活动期间。（以采购代理机构于投标截止日当天在“信用中国”网站（）以及中国政府采购网()查询结果为准，如相关失信记录已失效，供应商需提供相关证明资料）。6、供应商出具的公平竞争承诺书（格式见附件）。7、本项目不接受联合体。二、 项目概括我区举办旅外乡亲恳亲大会始于 1994年，至今已成功举办五届。由于历史上行政区域变迁，历
13、史沿革有上番禺（现白云区）、下番禺（现番禺区）之分，我区籍的海外侨团大多以“番禺”冠名，在番禺区举办恳亲大会中邀请的海外侨团嘉宾相当部分是白云区籍乡亲。鉴此，我区曾与番禺区商定每 5年举办一届旅外乡亲恳亲大会（在两区先后进行）。2012 年，第五届白云旅外乡亲恳亲大会共有16个国家和地区 70个社团近 800人参加，市、区有关领导及部门领导出席了大会。恳亲大会的举办，8是广泛团结海内外侨胞集乡情、亲情、友情的盛会，在宣传“一带一路”战略思想，传播中华岭南文化，推介白云投资环境，提升白云的海外知名度和美誉度，增强海外乡亲向心力，促进海外侨团和谐发展，促进白云经济平稳较快增长等方面发挥了积极作用。
14、（一）活动时间安排（1） 活动名称：第六届白云旅外乡亲恳亲大会。（2） 活动时间：2017 年 11月 1315日，时间 3天。（3） 活动规模：约 1200人。（二）举办地点广州白云国际会议中心（三）项目预算项目预算：97.69 万人民币。 三、 采购项目服务要求（一）会议服务1、大会策划服务（1）会务管理统筹及相关服务根据采购人安排，完成“恳亲大会策划接待服务项目”会务管理的整体策划、人员调配场地布置、会议资料制作、会议 VI设计等的统筹工作；完成会议调度工作，协调做好大会各项后勤工作。编制会议场地布置、现场管理、宣传、会场安排等工作手册。做好第六届白云旅外乡亲恳亲大会活动方案，于会议开始
15、前 30天提出会议详细工作计划。（2）会议场地租用及布置根据采购人安排，做好会议场地租用、布置的方案及设计，并按要求完成酒店内部、酒店公共区域及会场内部的功能设施布置安装、会议氛围布置、会议背景板布置；并按照各个会场及欢迎晚宴的具体要求进行布置；做好会议资料、宣传品、桌卡、背景板的摆放以及督导酒店做好水牌等指引物品的摆放工作。（3）会议相关资料根据采购人要求，做好会议手册、会刊、资料袋、会议工作证件等的设计和制作工作；负责会议资料架的搭建；做好会议资料的统筹管理和发放。（4）会议现场管理根据采购人安排，做好会场设施的检查和技术服务，确保会议顺利进行；依据会议流程，协助完成对嘉宾的报到、入住、参
16、会、参观等方面的协调工作；协助检查会议期间嘉宾参会、参观引导是否到位，保证现场嘉宾参会、参观秩序；协助做好各个会议嘉宾签到、礼品发放的工作；协助做好贵宾参会及贵宾室服务管理；协助做好会场安保人员服务及安检门管理工作。（5）总体设计要求9会议资料、宣传资料、礼品、工作证件、会议背景板等设计需要采用体现白云风貌及大会主题元素效果，应具有整体协调性和创意性。设计稿应该按照要求提前交给采购人审核，同时需及时配合采购人对设计稿的修改要求。（6）会议现场资料整理保存对会议现场各项活动进行录影录音、拍摄、记录文字；并对各个声像资料、照片、文字资料进行及时整理以供新闻宣传用，同时完整存档以供采购人使用。2、会
17、议办公设备服务会议办公设备服务包括但不限于会议设备租赁，现场安装调试，设备维修维护等方面工作。服务时间为合同签订之日起到 2017年 11月 15日。供应商需提前准备好采购人要求的设备，接到采购人通知后，立刻提供相关设备。（1）设备要求：根据采购人安排，提前提供可用的各项设备，所有办公设备需提供合格证，标准需符合大型会议要求。并按时送到采购人指定场所，租赁设备安装、调试工作由供应商负责。（2）人员要求：自租赁设备开始，供应商应全天候派计算机、复印机、摄影等专人驻会议现场，负责设备的维修保养、处理故障、指导使用，协助各设备正常运行。如设备出现故障，应由供应商立刻派人于 1小时内解决问题或提供新设
18、备供工作人员使用，以保证工作不中断。（3）设备的管理发放：设备管理和发放应该由供应商统一负责。会议期间应严格管理保管各项设备，保证工作正常进行。3、活动物料及设备要求恳亲大会策划接待服务物料及设备要求分区 内容 规格/材料 数量 单位东方厅正门主题形象板 高强度钢结构桁架，5m 不拼接黑色底高精度喷画，尺寸 17m*3.5m 1 项三号楼一楼大堂报到处背景板高强度钢结构桁架，5m 不拼接黑色底高精度喷画，尺寸 8m*3.5m 1 项东方厅入口门楼 异形结构，高强度钢结构桁架，表面封木板裱高精度喷画，尺寸 5m*3m 1 项3号楼门口左右两侧背景板高强度钢结构桁架，5m 不拼接黑色底高精度喷画，
19、尺寸 6m*3.5m 2 块3号楼门口横幅 高精度高级亚展板喷画，尺寸 45.3m*3m 1 项东方厅门口地毯 灰色地毯，加厚地毯 1000 方氛围布置讲台包装 东方厅讲台包装，KT 板制作，四周包边 1 项侨团团旗 手持团旗，KT 板制作，尺寸 60cm*30cm 100 支用电配套 全场音响、灯光 LED屏以及其它相应配套用电 1 项恳亲大会务用品及资料礼仪 专业礼仪，身高 170以上，年龄 25左右，有大型活动服务经验。 12 人10会刊成品尺寸：21cmX28.5cm(h)，封面用 300克超感纸（LOGO 过 UV） ，内页用 157克环保特钟纸，锁线胶装，约 60P1200 本活动
20、指南成品尺寸：21cmX28.5cm(h)，封面用 300克哑粉纸单面过哑膜（LOGO 过 UV） ，内页用 157克环保特钟纸，锁线胶装,约 32P1200 本证件 成品尺寸：9.5cmX14cm(h)，现场打印，证件挂绳丝印主题文字 1800 个停车证 成品尺寸：28.5cmX21cm(h)，用 250克哑粉纸双面印（速印） 600 个邀请函 250克珠光纸，回执用 128克珠光纸，信封用 200克哑粉纸（啤型） （速印） 700 份礼品袋 成品尺寸：28cmX38cm(h)，250 克单铜单面过哑膜 1200 份签到背景板 高强度钢结构桁架，5m 不拼接黑色底高精度喷画，尺寸 6m*3m
21、 1 块场外宣传展板 高强度钢结构桁架，5m 不拼接黑色底高精度喷画，尺寸 13m*2.4m 1 项主题背景板 高强度钢结构桁架，5m 不拼接黑色底高精度喷画，尺寸 16m*4m 1 项铝合金展架+KT 板，L0.8m*H1.8m 8 个指示系统KT板，L0.8m*H1.8m*2 1 个手举牌 KT板，裱双面背胶，含铝合金杆 L60cm*H40cm 10 个舞台搭建 力压架搭建，尺寸：16m*4m 1 项讲台包装 KT板，L1.56m*H1.1m，L0.83m*H1.1m*2 1 项台卡内页 特种纸，彩印 50 个文件资料 文件资料,彩色打印，约 40P 300 本会长聘书 定制款证书 45
22、本常务理事、理事证书 特种纸单页证书 210 本拍摄大合（含照相） 专业摄影,300 人合影，含合影架搭建，晒相等 1 项礼仪 专业礼仪，身高 170以上，年龄 25左右，有大型活动服务经验（8 女 2男） 。 10 人广州白云海外联谊会第八届理事大会会务布置及用品（清和厅）PPT制作 专业 PPT制作，动画效果，时长约 30分钟 1 项签到背景板 高强度钢结构桁架，5m 不拼接黑色底高精度喷画，尺寸 5m*3m 1 项主题横幅 主题横幅 12m*1m 1 项文件资料 文件资料,彩色打印，约 40P 300 本场外宣传布景板 高强度钢结构桁架，5m 不拼接黑色底高精度喷画，尺寸 10m*4m 6 块证书 特制绒面，烫金大会 LOGO、主题，尺寸 A3 300 份穗郊侨讯海外联谊座谈活动会务布置及用品 特刊成品尺寸：21cmX28.5cm(h)，封面用 300克哑粉纸单面过哑膜（，LOGO 过 UV） ，内页用 157克环 1200 本
