1、1福 建 省 地 方 标 准 文 书 档 案 目 录 数 据 交 换 格 式 与 著 录 细 则-发布 -实施 福建省质量技术监督局 发布2前 言本标准是建设我省档案信息资源库的基础之一。为了规范我省文书档案目录数据库特制定本标准。本标准对文书档案目录数据库分为案卷和文件两个层次，但案卷级有所省略，并要求案卷级和文件级一体化著录，这既考虑到传统档案，又兼顾到今后立卷改革的方向。本标准是根据 GB/T3792.1-1983文献著录总则 、DA/T181999档案著录规则的原则，结合我省建国后文书档案的特点制定的。本标准基本上遵循了 DA/T18-1999 规定的档案著录项目和著录格式。本标准具有
2、以下特点：规定了文书档案案卷级和文件级目录数据库的基本结构、著录项目与交换格式；对著录规则和著录格式进行必要的细化；规定了档案著录与计算机档案目录数据库之间的联系；规定了文书档案案卷级目录数据库与文件级目录数据库之间的联系。本标准在编写格式上采用 GB/T1-2000标准化工作导则 第一部分：标准的结构和编写规则 。本标准从 2002 年 3 月 1 日开始实施。本标准由福建省档案局提出。本标准由福建省质量技术监督局批准。本标准由福建省档案局负责起草。本标准主要起草人：刘 虹 黄建峰。3文 书 档 案 目 录 数 据 交 换 格 式 与 著 录 细 则1 范围本标准规定了文书档案目录数据交换格
3、式与著录细则的定义、数据交换格式、数据交换要求、著录细则等内容。本标准适用于建国后文书档案案卷级和文件级目录数据库的建库和传递，亦可作为编制相关档案管理软件、档案的全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。 2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T 1988-1989 信息处理 信息交换用位编码字符集GB 2312-1980
4、 信息交换用汉字编码字符集 基本集 GB/T 3469-1983 文献类型与文献载体代码GB/T 7156-1987 文献保密等级代码GB/T 7408-1994 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法GB/T 15418-1994 档案分类标引规则DA/T 1-1992 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则档案出版社 中国档案分类法（1997 年）档案出版社 中国档案主题词表国家档案局 工业企业档案分类试行规则（国档发199120 号）国家档案局 编制全国档案馆名称代码实施细则（国档发
5、19874 号） 43 定义本标准采用 DA/T1 和下列定义。3.1 档案著录 建立档案目录数据库中，对档案的内容和形式特征进行分析、选择、记录并录入计算机的过程。3.2 文件级著录著录对象为一件或多件文件的档案著录。3.3 案卷级著录著录对象为记述同一事物或同一问题或同一工作的多份文件的档案著录。3.4 件和多件3.4.1 件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；书刊、大事记、会议记录本、文件汇集、报表、名册、画册、图册等装订成册（本）的为一件；来文与复文可各为一件，重要文件（如法律法规等）须保留历次修
6、改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。3.4.2 多件未装订成册而题名又可概括的多份文件，如活页式会议记录、会议记要、工作简报、呈阅件、非讼诉案件等可作为多件文件。 3.5 著录项目和数据字段3.5.1 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。如正题名、责任者、文件编号、文件时间、保管期限等等。3.5.2 数据字段.DBF 数据库文件中与著录项目相对应的描述档案某一内容或形式特征的数据集合。3.6 著录条目和数据记录3.6.1 著录条目档案著录的结果，由反映一个著录对象的内容和形式特征的若干著录项目组成。3.6.2 数据记录.DBF 数据库文件中与著录条目相对应的描述一份文件或几份文件
7、著录信息的数据集合，由若干数据字段组成。53.7 .DBF 数据库文件按一定次序排列、相互关联的数据记录的集合。本标准规定扩展名为.DBF 的关系型数据库文件作为档案目录数据交换的文件格式。3.8 字段类型在.DBF 数据库文件中，字段类型规定数据字段的基本属性。本标准涉及两种：字符型（C）和数字型（N） 。 3.9 文字类别当数据字段类型为字符型时，文字类别分为“字符” 和“汉字”两类。字符是指GB/T1988 所规定的西文字母、数字及符号的图形字符，每个“字符”在内存中占一个字节。 “汉字”是指 GB2312 所规定的图形字符。每个“汉字”在内存中占二个字节。3.10 字段长度在.DBF
8、数据库文件中，字段长度规定字段所包容字符的最大个数。3.11 交换格式用于档案目录数据交换的数据库文件格式。3.12 数据交换指.DBF 数据库文件在网络上或以磁带、磁盘、光盘作为载体所进行的数据交换。4 数据交换格式4.1 文书档案目录数据进行交换的文件格式是.DBF 数据库文件，并分为文件级和案卷级两种。4.2 文件级.DBF 数据库结构见表 1。表 1 文件级.DBF 数据库结构序号 数据字段名 字段类型 文字类别 字段长度1 全宗号 C 字符 42 案卷目录号 C 字符 33 案卷号 C 字符 44 分卷号 C 字符 25 页号 C 字符 46 件号 C 字符 47 页数 C 字符 4
9、8 归档号 C 字符 206表 1(续)序号 数据字段名 字段类型 C 文字类别 字段长度9 缩微号 C 字符 1210 文件题名 C 汉字 16011 责任者 C 汉字 5012 文件编号 C 汉字和字符 3013 文件时间 C 字符 814 时间附注 C 汉字和字符 3015 保管期限 C 汉字 416 解密划控 C 汉字 417 分类号 C 字符 2418 检索词 C 汉字 8019 档案馆代码 C 字符 620 密级 C 汉字 421 载体类型 C 汉字 1222 载体数量 N 423 载体单位 C 汉字 224 载体规格 C 汉字 1225 电子文档号 C 字符 12注： 为可选项
10、按本标准 6.1.5.2.1 选择 档案馆为必选项74.3 案卷级.DBF 数据库结构见表 2。 表 2 案卷级.DBF 数据库结构5 数据交换要求5.1 经过加密处理的数据交换，移交的同时提供解密手段。5.2 经过压缩处理的数据交换，移交的同时提供解压缩手段。5.3 用于数据交换的.DBF 数据库文件以数据交换年度进行划分，当库文件长度超过存贮介质容量时，可分割为若干个子库文件存贮，并按顺序进行编号。子库文件从 0199编号，如无子库文件，不编号。5.4 .DBF 数据库文件名组成 5.4.1 文件名格式 子库文件编号数据库交换年度 全宗号档案馆代码数据级别序号 数据字段名 字段类型 文字类
11、别 字段长度1 全宗号 C 字符 42 案卷目录号 C 字符 33 案卷号 C 字符 44 分卷号 C 字符 25 归档号 C 字符 166 案卷题名 C 汉字 1607 起止时间 C 字符 178 档案馆代码 C 字符 69 保管期限 C 汉字 410 解密划控 C 汉字 411 分类号 C 字符 2412 检索词 C 汉字 80注： 为可选项 档案馆为必选项85.4.2 著录细则5.4.2.1 文件名格式中，除以下几种情况外所有项目都必须著录。a) 建库单位是档案馆，可以不著录全宗号；b) 建库单位的全宗号如还未确定，可以不著录全宗号，允许在文件名未尾加建库单位的简称；c) 不进馆的档案数
12、据库可以不著录档案馆代码和全宗号，允许在文件名未尾加建库单位的简称。5.4.2.2 数据级别分为文件级和案卷级。文件级用汉语拼音字母“W”表示，案卷级用汉语拼音字母“A”表示。档案馆代码著录按 6.14.2 执行；全宗号著录按 6.1.1.2 执行；交换年度按数据库文件进行交换时的年度著录；子库文件编号按 5.3 执行。例 1：建库单位是福建省委，数据级别是文件级数据库，档案馆代码是 435001,福建省委全宗号是 0101，数据库交换年度是 1993 年，子库文件编号为 2 号。库文件名著录为：W4350010101199302.DBF。例 2： 建库单位是福清市档案馆，数据级别是案卷级数据
13、库，档案馆代码是435010，数据库交换年度是 1999 年，子库文件编号为 1 号。库文件名著录为：A435010199901.DBF。例 3： 建库单位是福建省国土资源厅，数据级别是文件级数据库，档案馆代码是435001，全宗号还未确定，数据库交换年度是 2001 年，子库文件编号为 1 号。库文件名著录为：W435001200101 福建省国土资源厅.DBF。例 4：建库单位是福州大学，数据级别是案卷级数据库，数据库交换年度是 2000 年，子库文件编号为 1 号。库文件名著录为：A200001 福州大学.DBF。6 著录细则6.1 档号档号按 DA/T 13 执行，档号结构如下：全宗号
14、案卷目录号案卷号件、页（张）号。6.1.1 全宗号6.1.1.1字段描述档案馆给定每个全宗的代码。 6.1.1.2 著录细则9全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母或阿拉伯数字标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。一个档案馆内的全宗号不得重号。 著录档案所在全宗的全宗号。全宗号的格式是： 全宗顺序号 全宗属类代码一般档案视为全宗属性单一，用阿拉伯数字“0”作为全宗属类代码。保留地方特性的档案可标注全宗属类代码。除了汉语拼音字母“M”已用于标识明朝档案，汉语拼音字母“Q”已用于标识清朝档案，以及本标准赋于汉语拼音字母“G”标识民国档案、赋于汉语拼音字母“L”标识革命历
15、史档案不能用之外，其余均可采用。全宗属类代码由各档案馆统一编制，报送福建省档案局批准及备案。6.1.2 案卷目录号6.1.2.1 字段描述全宗内案卷所属目录的代码。6.1.2.2 著录细则案卷目录号可按不同年度，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置。一个全宗内的案卷目录号不得重号。著录档案所在案卷目录的案卷目录号。案卷目录号的格式是： 案卷目录号6.1.3 案卷号6.1.3.1 字段描述案卷排列的顺序号。6.1.3.2 著录细则一个案卷目录内的案卷号按排列次序流水编号，不得重号。著录档案所在案卷的案卷号。案卷号的格式是： 案卷号106.1.4 分卷号6.1.4.1 字段描述可
16、选字段。归档插卷造成案卷号重号时，赋予重号部分案卷的排列顺序号。6.1.4.2 著录细则6.1.4.2.1 同一案卷号下除第一卷不编分卷号之外，其余的从数字 2 开始,按排列次序流水编分卷号，分卷号不得重号。著录档案所在案卷的分卷号。分卷号的格式是： 分卷号6.1.4.2.2 在同一案卷号下，除了第一卷著录案卷号之外，其余依照分卷号次序进行著录：在 6.1 规定的档号结构中，案卷号的格式是： 分卷号 小数点字符“ ”案卷号 6.1.5 页号、件号和页数6.1.5.1字段描述6.1.5.1.1 页号是案卷内文件每页的顺序号。文件中有图文的页面为一页。6.1.5.1.2 件号是文件排列的顺序号。6.1.5.1.3 页数是每一件文件的页数。文件中有图文的页面为一页。6.1.5.2 著录细则6.1.5.2.1 有装订的案卷，著录页号。不装订的案卷以及按 DAT/22 整理的档案，著录件号和页数。6.1.5.2.2 页号著录档案所在案卷内每一文件的首页页号。件号著录每件文件的件号；页数著录该件文件的页数。6.1.5.2.3 页号和件号不应有空号、重号、分页（件）号。6.2 归档号6.2.1 字段描述档案室赋予归档文件或案卷的排列顺序号。6.2.2 著录细则
