内部审计与监督司司长的年度总结报告.doc

1、CWO/GA/39/5原文：英文日期：2010 年 7 月 20 日世界知识产权组织大会第三十九届会议(第20次特别会议)2010年9月20日至29日，日内瓦内部审计与监督司司长的年度总结报告秘书处编拟的文件1. 本文件呈报的是内部审计与监督司司长的年度总结报告。2. 请大会注意内部审计与监督司司长的年度总结报告。后接附件WO/GA/39/5附 件内部审计与监督司司长的年度总结报告2009 年 7 月 1 日至 2010 年 6 月 30 日一、背 景1. WIPO 内部审计与监督司(IAOD) 的宗旨是，确保 WIPO 的内部监督有效。其法定总使命是，对 WIPO 的控制和业务系统与程序进行

2、独立的审查与评价，并提出改进建议，从而就如何有效地和更好地履行职责，实现本组织的使命和目标等问题向管理层和其他利益攸关方提供公平的调查报告、良好的建议、保证和协助。2. IAOD 始建于 2000 年 5 月。其任务授权最初包括内部审计和评价两项职能。 IAOD 还非 正 式 地 作 为 调 查 和 检 查 工 作 的 联 络 中 心 。 在 大 会 于 2005 年 9 月 通 过 WIPO 内 部 审 计 章 程 1 (2007 年 9 月修订)后，调查和检查工作已明确列入 IAOD 的任务授权。有关评价职能的状况和活动已在 2007 年经总干事批准的评价政策中以及 2008 年评价与检查

3、科的创建时作出了进一步阐述。3. WIPO内部审计章程第 23 条指出，要求 IAOD 司长向总干事提交一份年度总结报告，并抄送外聘审计员和审计委员会，介绍其开展的活动，包括这些活动的导向和范围，以及各项建议的落实进度。现亦向大会提交本总结报告。IAOD 每季度还编写一份简短的信息类内部进展报告，以介绍情况并向总干事和审计委员会通报已开展的监督活动。IAOD 还向计划和预算委员会正式会议通报其活动( 内部审计章程第 22 条) 。本总结报告将帮助我们主要的利益攸关方和 WIPO 工作人员充分了解 IAOD 的各项活动，以及 IAOD 在履行其任务授权的过程中所面临的各项挑战。二、内部监督活动总

4、结4. 现将报告所涉期间主要的内部监督活动总结如下：(a) 内部审计(i) 在此期间就以下主题发布了审计报告： WIPO 的薪资系统 2； PCT 营收控制和创收流程； 马德里和海牙体统收控制和创收流程；1 WIPO 审计章程2007 年 9 月修订版，请查阅 WO/GA/34/15。2 经过有限的国际招标，毕马威会计师事务所被选中承担此次审计任务，接受 IAOD 的监督。WO/GA/39/5附件第 2 页 新建筑项目(NCP)(截至 2009 年 9 月) 3； 对 2008 年信息安全和业务以及 IT 访问控制审计的跟进工作； 内部控制差距评估。(ii) 审计实地调查工作已经完成，并编写了

5、下列各项审计报告草案，以征求审计对象的意见： 新建筑项目(截至 2010 年 6 月) ； 仲裁与调解中心营收控制和创收程序； 本地招聘的顾问。(iii) 内部审计规划资料(战略、风险评估、需求分析、2010/11 两年期工作计划) 已经制定完成，并经过进一步制定，同时包含总干事和审计委员会的有益评论意见。详细的 2010/11 两年期审计工作计划确定了高风险业务领域的审计需求以及 1200 个审计日工作的主题 4。目前，IAOD 在 2010/11 年仅能为这些任务提供大约 440 个审计日(而其中还有 120 天要计划外包给审计专家)。高风险业务领域和系统审计方面的短缺令人极为担忧。无法对

6、风险评估和审计需求分析中所确定的高风险领域开展足够的评估，意味着IAOD 无法保证关键的内部控制都能正常运作。因此，这也意味着管理层同意接受高风险。在有关内部审计规划的讨论中，这一点已经正式通报给管理层和审计委员会。(iv) 内部审计遵循内部审计员协会制定的职业标准和道德守则以及相关实务咨询和指南。有关制定内部审计手册、标准工作程序和审计模板的工作得以继续，并获得了质量保障自我评估的额外支助。这方面的进展已经报告给审计委员会。(v) 已经向内部审计委员会提出了修订建议，这些建议包括一项在章程(现在将被称为内部审计和监督章程 ) 中，将全部监督活动纳入 IAOD司长任务授权的条款。这与外部审计员

7、的建议一致。另外，调查问题的参考文件也得到加强和进一步的明确。3 根据为此目的制定的审计战略和审计委员会的请求，IAOD 每两年对 NCP 的风险登记表进行一次审计(现在还包括新会议厅在内)。这一方法是对外部审计员就 NCP 所开展的审计工作以及审计委员会就此开展的定期审查的补充。4 按联合国联合检查组(JIU) 为一个规模与复杂程度与 WIPO 相当的机构设定的标准，可以合理地需要 4 到 8名审计员(参见 JIU/REP/2006/2 附件一)。因此，有必要注意到，由于当前缺少审计工作人员，不会对所有确定的高风险审计领域进行审计，目前也未对中低风险进行审计。为了对风险评估所确定的所有高风险

8、和审计领域进行全面审计，目前需要新增 3 个人/年。WO/GA/39/5附件第 3 页(vi) 各成员国现在都已经能够获得内部审计报告，亦可以在 IAOD 司长办公室阅览。IAOD 网站上现在已经发布了这些报告的内容提要。(b)调 查(i) 2008 年到 2009 年之间，由于此前各阶段案件的积压和调查需求的增长，调查科的案件量出现了大幅增长。若干大型复杂调查案件的出现（大多与报告的信息安全事件有关）亦大幅增加了工作量。为清理 2009 年的积压的调查案件，总干事为 IAOD 提 供 了 另 一 位 调 查 员 (从 UNOG 借 调 至 WIPO)以 及 其 他 专 业 调 查 顾 问 。

9、(ii) 报 告 所 涉 期 间 收 到 或 启 动 了 9 起 新 案件( 相 比 之 下 ， 上 一 个 报 告 所 涉 期 间 共收 到 29 起 案 件 )。 针 对 这 些 新 案 件 和 本 报 告 期 之 初 悬 而 未 决 的 20 起 案 件 开 展调 查 活 动 ， 需 要 投 入 大 量 人 力 和 财 务 资 源 。 在 此 期 间 ， 共 了 结 了 11 起 案 件 。调 查 科 目 前 正 在 处 理 的 案 件 共 有 26 起 。报 告 所 涉 期 间 的 调 查 活动 表2009 年 7 月 1 日尚未了结的案件报告所涉期间登记的新案件报告所涉期间已经完成的

10、调查活动截至 2010 年 6 月 30 日止仍在处理的案件28 9 11 26(iii) 还编写了一份详尽的调查科工作计划，已发送给总干事和审计委员会。在 2010 年 4 月举行的审计委员会第 16 届会议上，对该详细工作计划进行了审议。(iv) 在办理由联合咨询委员会审理的案件或处理经 IAOD 调查之后向 WIPO 申诉委员会或 ILO 行政管理仲裁庭提出的申诉方面，调查科对人力资源管理司(HRMD)与法律顾问办公厅(OLC)是至关重要的资源。在本次和上次报告所涉期间调查的 9 起案件中，通过编拟声明和对诉状草案发表评论意见，IAOD 为 HRMD 和 OLC 编写事实案件记录提供了意

11、见和建议。(v) 经过大量内部讨论，调查手册草案已经最终确定，并已呈交审计委员会，以便提供出版前的最终意见。手册包含了来自 OLC、HRMD、工作人员代表大会和选定工作人员的意见，并经过 IAOD 的修订。调查政策也已经定稿，并提供给总干事审阅。现在将把调查政策提交审计委员会，供其审核并提供评论意见，之后，将与委员会成员国进行磋商(参见内部审计章程第 13 条(b) 款)。调查政策包含了与调查的WO/GA/39/5附件第 4 页统一指导原则和调查手册相同的一些内容，但它是一份有关 WIPO调查原则的有益说明。(vi) 调查科首次拟定了一份年度活动报告，并于 2010 年 1 月发布，其中报告了

12、调查科在上一年度取得的主要成果和面临的主要挑战。报告的结论认为，在报告所涉期间开展的调查导致了一些令人满意的成果，同时也得到一些需要学习的一般教训。报告指出，尽管一系列重大调查上有待进行，但这些案件的结果很可能会对一系列似乎侵权泛滥的领域产生积极的影响。(vii) 在本报告所涉期间，IAOD 尤其重视总结过去的经验，并针对本组织的特别领域提出了建议。这些教训的总结可见附录一。更详尽的调查资料和统计数据可见附录二。(viii) 调查科内部网站现在包括了对内部审计章程、调查的统一指导原则(以英文、法文、阿拉伯文和西班牙文提供 )的链接，以及其他站点的有益链接，例如国际职员委员会(ICSC)行为标准

13、和联合国内部监督事务厅(OIOS)网站的链接。检查科的互联网站点提供有关审计、评估和调查的定义，并提供对以前的 IAOD 年度总结报告和审计委员会建议书的链接。(c) 检 查(i) 继 IAOD 在前一个报告所涉期间进行的有关 WIPO 道德操守系统的审查之后，创立了 WIPO 道德办公室。这一举措得到 IAOD 的大力支持，朝着建立众望所归的组织价值观和文化迈出了一大步。在建立落实举报政策和程序的工作计划过程中，检查科已经与首席道德官开展了协调(参阅内部审计章程第 8 条) ，并将设立一个机密的报告流程，包括一条举报“热线”。总干事将通过道德办公室为辅助性的报复防范措施提供保证(参阅内部审计

14、章程第 9 条) 。(d) 评 价(i) WIPO 内部的评价职能旨在增强增值评价信息的产生与使用，以便(i)在有关改善现有和未来活动方面加强决策过程；(ii) 提高各成员国制定和评估政策的能力；以及(iii) 加强总干事对管理层的监督。评价职能重视学习与问责，这适用于本组织内部所开展的全部自我评价和他人评价。在本报告所涉期间，评价科主要取得了以下成果： 编拟了 2010/11 年详细评价计划和评估战略。两份计划均已提交给总干事和审计委员会，以便征求意见；WO/GA/39/5附件第 5 页 有关 2010 年 WIPO 评价工作优先重点的评估报告； 为评价科制定了WIPO 自我评价指导原则草案

15、； 完成了 2009-2009 年计划效绩报告的审定报告； 就 2009 年评价科所开展的活动编写了年度报告；并已经按照评价政策的要求提交给总干事，同时抄送给审计委员会； 修订了评价政策 5并提交给总干事和审计委员会征求意见。 (ii) 各成员国现在已经可以获得评价报告，同时也将这些报告发布在 WIPO的外部网和内部网上。(iii) 除了上文介绍的成果，在资源允许的范围内，评价科还为各个计划提供了评价建议和非正式的支助服务，以便改善目前的监测和评价做法。该科还特别向发展议程协调司、传统知识司和新成立的计划与效绩管理科提供了意见、支助和指导。同时，评价科继续参与联合国评价小组(UNEG)并帮助在

16、常驻日内瓦的各个国际组织之间建立一个非正式的评价员网络。三、 其他监督工作审计和控制咨询意见5. IAOD 就风险管理、注重成果的管理和战略规划、内部控制程序和成本效益以及本组织有关条例与细则的遵守情况向管理层提供咨询意见。尽管资源稀缺，但是在允许的情况下，IAOD 还将对 WIPO 系统内部的重要情况继续执行审计 /咨询工作，例如： 进一步开发风险管理程序，特别是在企业一级； 采用效率更高、作用更强和更加现代的各种内部控制与问责安排； 采用国际公共部门会计准则(IPSAS)，并建立一套综合的企业资源规划(ERP)系统：IAOD 是项目组的一个观察员，以便确保基于 Peoplesoft 的新制

17、度能够在流程中嵌入足够和有效的内部控制；审计委员会6. 2005 年 9 月 WIPO 大会批准成立 WIPO 审计委员会 6。本报告所涉期间举行了本报告所涉期间举行了审计委员会第十四、第十五和第十六届会议。审计委员会经常邀请 IAOD 参加其季度会议，回答有关该司工作和运行情况的详细问题。5 评价政策于 2007 年获总干事批准。6 文件 A/41/10“建立 WIPO 审计委员会的提案”。该文件在 2007 年经大会修订。WO/GA/39/5附件第 6 页外聘审计员7. 与外聘审计员在职业与工作层面建立起的良好合作与协调得以继续保持。2009 年，外聘审计员对内部审计科的运作进行了一次全面

18、的专业性审查。这种外部的独立质量保证深受欢迎并且十分有益，作为落实内部审计战略( 参见内部审计章程 第 13 条(g) 款)提出的质量保证政策的一部分，这必将充实 IAOD 在自我评估方面的工作。审计报告连同 IAOD 的意见、以及与报告提出的建议有关的措施已提交给计划和预算委员会(文件 WO/PBC/15/12)。监察员8. 2009 年期间，IAOD 司长、 IAOD 与监察员继续按照 内部审计章程的要求定期召开会议，确保良好的联络，避免任何不必要的重复活动。双方交换意见并讨论问题十分有益，有利于确保内部审计员和监察员双方各自独立、互不隶属的任务授权得到有效执行。有关内部与外部监督工作的各

19、项建议的后续跟踪和落实9. WIPO 管理者对所有监督建议的落实情况需要定期接受管理者和 IAOD 后续的检查，以确保管理层能够有效地采取行动，或者确保高级管理层已经接受不采取行动的风险。IAOD通过三种方式进行此项工作： 每开始一项新的审计工作时，首先对以往相关建议的落实情况进行审查； 基于主管人员提供信息，定期评估和更新“监督建议落实情况”列表，并提交审计委员会以供审议； 作为一项年度活动，向总干事通报 WIPO 管理者在落实各项活动方面取得的进展。在这一方面，总干事已经请高级管理层加倍努力，尽快落实已经被接受的监督建议。10. 审计委员会每隔一届例会对清单进行审查。在本报告所涉期间，已经

20、请相关管理者在清单中加入有关落实活动的额外信息以及由他们负责的活动的时间表。列表中还增加了一个“交通信号灯”风险指示器。同时，清单中还更加具体地明确了落实监督建议并向总干事负责的 WIPO 管理者，从而让其承担责任。11. 在本报告期结束之际，记录显示依然有 213 项建议(包括审计委员会的建议)尚未得到完全落实。在报告所涉期间，新增了 87 项建议，完全落实了 133 项建议。与上一年相比，落实的建议数目有所增加，这主要得益于总干事的坚强决心，确保其管理人员采取适当和更加及时的补救措施。WO/GA/39/5附件第 7 页2009 年 7 月 1 日至 2010 年 6 月 30 日落实监督建

21、议的进展情况2009 年 7 月1 日2010 年 6 月30 日建议的出处:最初的数目本报告所涉期间新增的建议数目本报告所涉期间落实的建议数目尚未得到完全落实的建议数目外聘审计 31 20 22 29联合检查组报告 4 - - - - - - 4IAOD 报告 152 47 83 116安永会计师事务所 1 - - - - - - 1审计委员会 71 20 28 63总 计 259 87 133 21312. 在 本 报 告 所 涉 期 间 ， 外 聘 审 计 员 的 建 议 继 续 得 到 逐 步 落 实 ， 但 其 中 有 些 尚 未 落 实 完 毕 7。根据内部审计章程第 21 条的要

22、求，已经向总干事提交了一份关于外聘审计员建议落实情况的报告，并且已经抄送给外聘审计员和审计委员会。13. IAOD 已编拟了一份办公指令草案，向总干事提出了一项关于 WIPO 计划管理者和IAOD 在落实 WIPO 监督建议方面的政策、汇报程序、作用和职责的政策建议。在与各计划管理者磋商之后，总干事已经批准了该草案。同时，也正式向审计委员会通报了该办公指令的内容。联合国的网络联系14. 内部审计章程(第 13 条(f) 款) 对参与各种联合国正式监督职能网络的必要性作出了具体规定。在审查所涉期间，IAOD 积极开展与联合国其他组织和实体的协作与网络联系工作。具体而言，IAOD 开展了以下工作：

23、 参加了 2009 年 9 月联合国发展计划署在吉隆坡主办的联合国第 40 届内部审计事务处代表会议(RIAS)； 参加了 2010 年 6 月由联合国内部监督服务办公室(OIOS)在肯尼亚首都内罗毕主办的第十一届国际调查员大会； 在 2009 年担任了联合国审计委员会指导原则和良好做法的 RIAS 工作组主席。作为主席，与国际电联及其成员国参加了有关设立国际电联审计委员会的讨论并发表讲话； 继续作为联合国系统评价工作者机构间论坛联合国评价小组(UNEG)以及联合国评价工作者日内瓦小组的成员。7 在尚未落实完毕的 29 项建议中，有三项是 2007 年提出的并与 IT 问题有关。WO/GA/3

24、9/5附件第 8 页四、 监督所需资源与规划15. IAOD 继续在当前资源的条件下尽力执行其任务授权。由于目前的种种原因，当务之急依然是能否依据透彻的风险评估开展广泛的内部审计与评价以及对调查案件作出更加及时的响应。人员编制表与相关信息IAOD 管理部门目前的员额截至 2010 年6 月 30 日的人员编制/员工人数说 明司长和支助科 1 2 IAOD 司长 (D1)在岗，一名合同期为 6 个月、将于 2010 年 9 月到期的短期行政助理。内部审计科 2 1一名高级审计员(P4)在岗。2010 年 9 月内部审计科科长(P5)的职位正在招聘中。一名内部审计顾问将签署为期 12 月的合同，合

25、同期自 2010 年 8 月 1 日开始。调查科 1 3一 名 高 级 调 查 员 (P4)在 岗 。 一 名 顾 问 调 查 员 的合 同 将 于 2010 年 底 到 期 。 一 名 短 期 行 政 助 理正 在 履 行 为 期 4 个 月 的 合 同 ， 该 合 同 于 2010 年10 月 到 期 。评价科 2 1目 前 正 在 招 聘 调 查 科 科 长 (P5)。 高 级 调 查 员 (P4)目 前 正 在 休 产 假 和 特 别 假 ， 假 期 在 2010 年 底 结束 。16. 在相当长的一段时期内，人员编制问题一直影响着在 WIPO 适当有效地采用内部监督的做法，在此期间总

26、干事采取了一些今人欢迎的积极步骤，以提供更多的监督工作人员。IAOD 目前拥有 6 个员额( 其中已填补了 4 个) ，并将马上有 4 名短期工作人员，从而在 2010年 8 月工作人员总数将达到 8 名。目前，对于 IAOD 来说，人员编制问题的优先重点应该放在争取更多内部审计和调查员额以及一些行政和支撑工作人员。这将使 IAOD 与联合国公认的内部监督工作准则接轨。完成有关内部审计科科长和评价科科长这些重要岗位的漫长征聘过程仍然是一个急迫的问题。17. 在本报告所涉期间发生的工作人员调动情况如下：- 高级评价员(P4)于 2009 年 10 月从临时借调的计划管理与效绩科回到 IAOD，目

27、前正在休产假和无薪特别假，时间从 2010 年 4 月至 12 月。- 在本报告所涉的分时间内，从 UNOG 借调了一名调查员到 WIPO。 - 一名短期调查与监督助理于 2010 年 4 月加入了 IAOD。WO/GA/39/5附件第 9 页18. 内部审计章程(第 23 条)明确要求内部审计员对本组织内部分配给内部监督的资源是否充分发表评论意见。IAOD 目前依然没有足够的工作人员，来确保任何内部监督职能能够有效运作，并使得 IAOD 能够圆满完成其任务授权中的目标。 2010-2011 年 IAOD 预算 8截至 6 月 30 日的支出和承付款项 为 2010/11 年批准的预算 余 额

28、911 3,705 2,7942008-2009 年 IAOD 预算 9批准的预算 支出 支出和承付款项 余 额人事资源非人事资源 总计人事资源非人事资源 总计人事资源非人事资源 总计2,709 1,748 4,457 2,250 1,670 3,920 45910 78 53719. 在此期间，为开展各种各样的监督活动，以合同制形式聘用了一些专家。对于信息技术审计以及与信息技术有关的调查来说，这一点尤其重要。 11计划在今后几年继续聘用合同制专家，以使 IAOD 能够弥补人员编制上的不足，通过在风险管理与控制和治理方面增加价值，有效执行其任务授权。五、 展 望20. 下文列出了下一个报告所涉

29、期间的主要目标和挑战。内部审计21. 内部审计最紧迫的需求是，继续针对高风险领域开展更多审计项目，以便确保在更大的范围内向总干事和成员国提供关于 WIPO 内部控制体系充分性和有效性的合理保证。此外，根据本组织需求、战略目标和风险程度的变化，也会继续调整内部审计战略、风险和需求评估。内部审计将把进一步把重点放在风险管理和治理问题上，以促进总干事在 WIPO 建立有效的企业风险管理(ERM)的举措。为有效地实现这一目标，征聘内部审计科科长的工作仍然是十分重要的。8 截至 2010 年 6 月 30 日止。单位为千瑞郎。工作人员的承付款项按年度划拨。这是目前被总干事批准的预算。9 截至 2009 年 12 月 31 日止。单位为千瑞郎，包括经总干事特别批准由未划拨款项中批准调拨的资金。10 代表因空缺员额产生的节省。11 2009 年，总干事在现有的非支付预算外提供了 1,055,039 瑞郎，以满足对于因特殊专家产生的额外调查资源的急迫需求。