1、 让商业管理省时省力宝源企业集团成员 - 深圳商龙宝源科技发展有限公司 企业内部文档 请勿随意丢弃 第 1 页 共 33 页 商龙软件的业务应用方案建议书总则：本建议书编写的原则是：指导客户怎样正确使用商龙巧裁缝服装版信息管理系统软件产品，来对服装零售企业各方面的经营信息科学的管理；同时，能对客户的实际业务流程和业务操作规范起到参考性作用；从而提高客户的应用水平，使软件中设计的大部分功能能够帮助企业解决实际经营中的问题。声明：本文中的观点仅代表本产品的倡导思路，仅供参考作用，不代表公司的商业承诺和服务义务；同时，仅代表文档资料编写时的理解观念，对于文档资料中的名词更新、技术升级带来的误差，我公
2、司保留对此文档资料解释权力；在此文档资料中的功能实现必须结合深圳商龙宝源科技发展有限公司（以下简称商龙宝源） ，开发的商龙巧裁缝服装版服装零售企业信息管理系统产品（以下简称商龙软件） ，及本建议书的方案来实现；未经我公司许可任何人不能对此文档资料进行复制或剪切。概述：商龙软件是定位于解决中大型服装零售超市大卖场业态的商场经营管理中的大量的各种信息管理的统计分析作业，为企业决策部门提供科学、准确、全面的数据报表，以便决策者通过数字化管理来掌控企业各方面的经营状况和各种人力、物资资源的利用情况，使决策者迅速对资源监控和再利用及时调整，从而实现企业各种资源的合理支配，达到企业利润最大化、管理信息化的
3、目标。为此商龙软件结合上百家服装零售店铺的管理精华、近十年的商业软件开发资源，精心设计的一款集供应、采购、销售、库存、结算、卖场、人力资源、财务核算、客户关系、统计分析、辅助决策等于一体，以数据信息为轴心的全面的信息数字化管理控制系统。 信息数字化主要是指企业所有运营作业信息用数字化分类进行处理的商业信息系统。是根据商业企业规范化管理特征与要求，充分利用国际互联网技术、现代通信技术、计算机网络应用技术、先进数学算法、数字智能分析技术、数据仓库技术、条形码应用技术等实现商业企业的科学管理，是现代化科技与现代流通企业管理密切结合的产物。它是一项综合的系统工程，包括了在企业内部组织规划、作业流程设置
4、、作业数据处理、作业绩效分析、作业事务信息报告。一个完整的信息数字化系统（下图所示）应解决以下几个层次的内容： 业业业 务务务 数数数 据据据 基基基 础础础 数数数 据据据 业业业 务务务 单单单 据据据 作作作 业业业 流流流 程程程 控控控 制制制 作作作 业业业层层层 单单单 据据据 分分分 类类类 登登登 录录录 数数数 据据据 档档档 案案案 存存存 储储储 作作作 业业业 报报报 告告告 汇汇汇 总总总 分分分 析析析 决决决 策策策 管管管 理理理 实 际 作 业 层 数 据 采 集 层 数 据 运 算 层 业 务 处 理 层 决 策 层 让商业管理省时省力宝源企业集团成员 -
5、 深圳商龙宝源科技发展有限公司 企业内部文档 请勿随意丢弃 第 2 页 共 33 页 大纲目录1.1 技术应用环境建议1.1.1 网络环境建议1.1.2 数据通信环境建议1.1.3 条形码技术应用建议1.1.4 商龙软件应用环境建议1.2 企业组织规划建议1.2.1 必要的部门设置及具体职责1.2.2 各部门的操作权限建议1.2.3 部门的绩效考核建议1.3 作业流程规划建议1.3.1 数据管理建议1.3.2 数据权限的设置建议1.3.3 基础信息的建档建议1.3.4 商品的尺码、色码管理建议1.3.5 商品的采购管理建议1.3.6 商品的库存控制建议1.3.7 商品损耗控制及核算建议1.3.
6、8 商品物流配送管理建议1.3.9 商品促销建议1.3.10 营业员绩效管理建议1.3.11 商品前台销售建议1.3.12 商品补货管理建议1.3.13 商品返厂管理建议1.3.14 商品仓储管理建议1.3.15 商品的盘点建议1.3.16 卖场陈列资源管理建议1.3.17 客户服务管理建议1.3.18 会员管理建议1.3.19 供应商管理建议1.3.20 商品防损建议1.4 业务数据处理建议1.4.1 怎样使业务处理完善1.4.2 怎样确保数据准确1.4.3 怎样确保数据安全1.4.4 怎样建立快速数据反映机制1.5 数据报表的分析建议1.5.1 怎样辨别核对报表的水分1.5.2 怎样快速得
7、到报表的数据1.5.3 怎样通过报表分析漏洞1.5.4 怎样通过报表管理事务1.5.5 怎样通过报表修改工作计划1.6 其他的应用注意事项让商业管理省时省力宝源企业集团成员 - 深圳商鼎宝源科技发展有限公司 企业内部文档 请勿随意丢弃 第 3 页 共 33 页 1.1 技术应用环境建议：一套计算机软件应用系统作用发挥的好坏，与它的技术应用环境有着至关重要的关系，它决定着软件系统能否流畅的运行工作、用户需用它时是否能够准确的反映数据。因此，我们从以下几个方面建议商龙软件的技术应用环境。1.1.1 网络环境建议：一般情况下，我们建议商场的计算机系统能够拥有一个相对独立的网络环境，最好是一个基于以太
8、网结构的局域网；因为在网络内交换的数据都是企业的内部数据，建议一般最好控制不要与外部网络连接，而通过 INTERNET 网络路由器建立企业专用的网络通道，并通过硬件防火墙来割断外来用户的干挠，也可以租用专线建立企业内部的网络，这样一来可以避免病毒攻击和数据被泄露；网络的交换机最好是百兆以上，如果网段距离比较长，建议采用光纤连接，如果用双绞线连接一定要根据网段的距离和用户终端数目加装网络信号放大器和性能超群的交换机；同时，网线的安装一定要牢固，不能没有线槽保护和专用线缆管道，不能悬空，不能穿过强力磁场和电力线圈，不能与高压电源线交织在一起；网络的服务器必须是专用型高性能服务器，它对所有终端的数据
9、访问速度起着决定性作用，最好有双机备份系统，避免因服务器瘫痪而带来不必要的损失。对于网络外的任何数据切入一定要严格把关，要先查毒再使用，最好安装病毒防火墙和网络防火墙，以免遭受破坏性攻击；对于网络终端的成员的登录账号和口令一定要有专人管理，网络系统和数据库系统的超级用户口令最好由不同的人员管理；操作系统选择上建议选择技术比较普及的 WINDOWS 2000 SERVER，他技术相对普及，维护起来比较简单，技术人员也比较好找寻，维修也比较简单。1.1.2 数据通信环境建议：为了方便用户对数据的合理共享和安全，建议内部通信环境，一定要根据各个部门或岗位的工作需要对共享数据进行分配；大部分数据处理建
10、议在本地进行，只是受操作权限控制，以减少网络的数据传输量；但处理的最终结果一定要集中放置，以便其他用户查看；数据的交换传递过程中尽量和工作岗位职责联系在一起，避免数据不及时处理引起的其它业务无法进行。譬如：采购部门做了一张采购单，没有及时提交，而使验货部门的验收单无法进行；各操作用户终端要灵活应用系统的消息发送来交换请求信息。譬如，刚才的情况，验收部门可以利用系统的消息发送向采购部门的对应终端发送一个警告信息“请将 XXX 供应商的 XXX 号采购单提交” ；各个操作终端的操作，尽量避免长时间占用网络资源的情况，譬如：打开一个数据查询报表一直不关闭，却无人管理；1.1.3 条形码技术应用建议：
11、系统在采集数据时避免人工录入错误，请在系统的应用过程中尽量减少人工录入信息的工作量，尽量利用条形码的录入方便、采集速度快、相对准确率高的优点，来减少人为录入的错误数据；商品在物理运转的过程中的条形码损伤要及时注意补换；商品的验收环节上，最好在验完货后，直接打印出条形码进行张贴，使用条形码阅读器来对货物做周转业务单据，以避免档案录入的条形码与实际商品上不一致，导致在销售过程中的其它问题发生；商品在出库和销售及调配周转的环节当中，就可以用条形码来完成业务单据及数据采集采集最好启用软件时限制手工输入条形码信息，来限制因人为的错误录入而造成的不必要的损失；对于商品包装没有国际条形码上粘贴的条形码标签最
12、好是防撕型的，避免人为更换标签带来的不必要的损失，同时，在粘贴此类条形码标签时一定要有详细的规范标准，以免粘贴的标签无法阅读；对于有条件能够实现批次码管理的建议对所有商品都能够粘贴批次条形码来跟踪管理商品是最好不过，其中也可以将商品的尺码、和色码也包含在商品条码当中；譬如：商品的条码一盘是十三位的，其中最末让商业管理省时省力宝源企业集团成员 - 深圳商鼎宝源科技发展有限公司 企业内部文档 请勿随意丢弃 第 4 页 共 33 页 一位是交验位，实际使用的只有十二位，如“6901,1001.0001,X ”中，我们可以用前四位“6901”来代表色码和尺码组合信息、用中间的“1001”来代表供应商编
13、号信息、用后面的“0001”代表商品流水号、最后一位“X” 则是前面数值得交验位，这样一来在商品的整个流转过程中就很轻松的能够跟踪到其批次、尺码、色码信息，并进行跟踪管理。1.1.4 商龙软件应用环境建议：对于装有商龙软件的计算机终端，最好能够相对独立一些，这样在系统故障诊断时比较容易，同时，也避免和其他的应用软件资源发生冲突；同时，装有商龙软件的计算机终端，最好不要直接访问 INTERNET，避免遭受病毒攻击；登录和操作商龙软件的人员，必须加强账号和口令管理，系统管理员的密码和数据库的超级用户口令必须严格管理，对于各操作者的权限和数据访问权限必须划分清楚，以避免没有权限而视为系统数据不准；对
14、于装有商龙软件的计算机最好少安装一些无用的应用程序和游戏软件，这对于提高软件的运行速度至关重要；所有操作商龙软件的人员必须经过系统管理员或我公司培训过的人员，避免错误操作带来的系统负担；商龙软件运行的操作系统建议最好是技术面普及较为广泛的 WINDOWS 2000 或 WINDOWS XP，同时，也可以运行在UNIX 操作系统下；数据库系统根据需要可以是 MICROSOFT SQL 2000 或 ORACLE 10G，企业根据自己的数据处理量来选择。1.2 企业组织规划建议：一个企业的核心竞争力在于他的组织规划，是否科学，对企业内外资源利用是否发挥的淋漓尽致；那么如何做到这些呢？商龙宝源公司结
15、合多年的服装零售企业的研究和上百家服装批零专业店铺的成功实施经验，建议企业对组织规划必须高度重视，就服装零售企业的运营机制和管理需求我们建议从以下几个方面进行：1.2.1 必要的部门设置及具体职责一个企业的组织结构，往往反映了企业的核心竞争力，同时决定企业的办事流程和作业效率，要想真正的发挥好系统的应用价值，改善企业的经营能力和管理水平，而不是什么软件先进,只要使用就能够马上改善和提高企业的效益.那么，怎样规划企业组织结构就显得尤为慎重，企业和企业之间都存在着质的区别，所以企业必须视自身情况量力而行。但我们可以参照修改，可以变种再生。总之，要找到适合自己的，运用顺畅自如的就可以了。下面我们结合
16、众多商业企业的综合因素列出一个适应于大型商业企业的组织结构及职能建议，具体如下：总经办：总经办是为卖场营业提供服务的单位，通过总经办的标准化、专业化、集中化管理使个部门作业单纯化、高效化，其基本职能主要有：行政政策制定、流程优化开发、商品管理分析、营业督导等。分管不同的职能部门分别负责，一般说来，企业会划分以下几个职能部门主要有：企划部、营业部、商品部、财务部、行政部、营销部等、防损督查部、仓储部、咨询中心、总经办。各部门职能如下：(1)、企划部的职能： 进行市场商圈、消费者调查 企业发展策略制定 制定企业重大项目计划 作业流程优化设置 各分店卖场形象设计、广告宣传策划 企业营销公关活动策划
17、大型庆典活动策划(2)、营业部(营运部)的职能：让商业管理省时省力宝源企业集团成员 - 深圳商鼎宝源科技发展有限公司 企业内部文档 请勿随意丢弃 第 5 页 共 33 页 各分店卖场各区域营业目标和总的营业目标的拟定及督促执行 定期对各分店卖场内的商品清理盘点，并录入管理相关单据 编制营业手册并监督、检查其执行情况 各分店营业人员调配及工作分派 各分店卖场经营情况及合理化建议的反馈与处理 各分店客服（赠品领发、退换货及单据处理） 、售后服务业务处理 各分店收银作业、安防事件处理 店面商品销售分析，根据库存量，登录缺货或补货单据 监督各分店卖场缺货商品补充，商品的销售准备工作(3)、商品部(采购
18、部)的职能： 商品结构组合策略的拟订及执行 商品货源的把握、新产品开发与滞销商品淘汰 供应商管理及合同执行监督 商品档案信息录入管理 商品缺货、补货单据受理，采购计划制订，采购订单录入管理 执行和跟踪采购计划、销售策略监督 商品促销策略的申请和执行 批发中心的经营与管理(4)、财务部的职能： 融资、用资、资金调度 现金管理、零超兑换计划安排 编制各种财务会计报表 审核凭证、账务处理及分析 每日营业汇总核算 发票事物管理 税金申报、缴纳，年度预决算 会计电算化及网络管理(5)、管理部(行政部)的职能： 企业组织制度的确定 人事制度的制定及执行 员工福利制度的制定与执行 人力资源规划，人员招聘、培
19、训 奖惩办法的拟定及执行 人力资源的绩效统计 企业合同管理及公司权益的维护 其他有关业务的组织与安排，也可与财务部合并(6)、营销部（可与采购合并）的职能： 各分店商品价格策略的拟订及执行 各分店商品结构配置、陈列设计及改进 各分店促销活动的详细规则制定与执行，相关促销业务单据的录入和管理 各分店商品销售价格管理，变价单据的录入和管理 各分店商品销售跟踪分析，畅、滞销商品跟踪管理 各分店会员营销管理、团购业务运作管理，及相关单据录入管理 新市场开拓方案及计划的拟订，可单设也可并入营运部让商业管理省时省力宝源企业集团成员 - 深圳商鼎宝源科技发展有限公司 企业内部文档 请勿随意丢弃 第 6 页
20、共 33 页 (7)、防损督查部职能： 对各分店卖场的营业情况，进行监督和指导 汇总各分店卖场所有区域和店面经营问题给管理部门 审查各分店卖场存在的各种隐患漏洞，并进行治理 检查各个部门的作业执行情况，执行奖惩制度 对各分店店面的营业情况进行监控 协调解决各部门的疑难问题事务 管理各分店商品的报损事务，及录入管理相关单据 各分店卖场营业设施养护、修理(8)、仓储配送部的职能： 完成由管理部门下发的各项实际配送物流指令 储存保管所有还未配送到卖场上架的商品 根据实际库存状况，响应卖场的物流要货请求 及时对所有商品流转情况进行分析，提示相应部门对相应商品做出处理 协调采购和供应商进行商品交接 对进
21、出仓库的货物做验收登记，并录入管理相关单据 对企业其他物资货品做出入库登记管理。(9)、咨询中心的职能： 计算机网络系统的管理维护 信息系统软件操作的培训 信息系统内数据的整理维护 企业内部 IT 技术的培训 企业内部所有 IT 设备的养护和维修 每天营业数据日结汇总处理 按照管理部门的流程设置对软件系统做调整。= 各个部门的业务相关操作咨询(10)、总经办的职能： 企业经营事务的全面管理 企业作业流程的管理 企业危机事务处理 企业发展战略规划 企业经营结果分析、事务决策。1.2.2 各部门的操作权限建议(1)、企划部的权限： 竞争对手档案管理 商品的销售数据分析 会员销费分析 系统流程设置
22、系统促销管理(2)、营业部(营运部)的职能： 卖场管理（补货分析、缺货登记、货位调整等）系统数据 竞争对手市场调研数据录入管理 会员卡事务处理 卖场客服管理（退换货及赠品管理）让商业管理省时省力宝源企业集团成员 - 深圳商鼎宝源科技发展有限公司 企业内部文档 请勿随意丢弃 第 7 页 共 33 页 商品销售记录和汇总数据 营业人员的档案管理 商品销售按货类、货区、人员汇总统计分析， 畅滞销分析、销售时段分析 客流、客层、会员消费数据分析 根据不同区域的商品人员限制数据访问范围(3)、商品部(采购部)的职能： 商品基础数据档案录入管理 商品合同档案录入管理 商品新产品开发与滞销商品淘汰管理（商品
23、状态管理） 供应商往来账务管理 商品的采购管理分析 商品缺货、补货单据受理，采购计划制订，采购订单录入管理 订单的执行和跟踪管理 商品进、销、存单据及数据查询分析 商品促销的查询和分析 批发中心的客户管理(4)、财务部的职能： 资金计划管理 现金管理、零超兑换计划安排 应付款计划管理 供应商结算管理 客户应收款管理 收银数据校对和交款管理 商品进、销、存账目管理 销售报表汇总 会计电算化及网络管理(5)、管理部(行政部)的职能： 人力资源管理 人事档案管理 人力资源的绩效统计 工资结构定义与计算 综合事务日志查询分析(6)、营销部（可与采购合并）的职能： 商品的促销管理，相关促销业务单据的录入
24、和管理 商品销售价格管理，变价单据的录入和管理 商品销售跟踪分析，畅、滞销商品跟踪管理 会员营销管理、团购业务运作管理，及相关单据录入管理 商品的畅滞销管理分析 商品销售的各种分析 商品库存管理分析(7)、防损督查部职能： 卖场的营业数据监控 卖场营业数据汇总分析让商业管理省时省力宝源企业集团成员 - 深圳商鼎宝源科技发展有限公司 企业内部文档 请勿随意丢弃 第 8 页 共 33 页 数据日志和操作日志查询分析 商品库存控制管理 商品的报损管理，及录入管理相关单据(8)、仓储部的职能： 仓库、存货位档案管理 商品的库存查询核对 商品的盘点管理 商品进、出库单据登记管理 商品进、出、存等账目管理
25、 对存货的批次管理 对企业其他物资货品做出入库登记管理。(9)、咨询中心的职能： 整个系统数据中心的数据库管理 系统软件的所有模块 商品的各种信息查询分析 各种日志查询分析 企业的各种资源管理查询 系统的流程权限规划 操作员的数据访问权限管理。 各个部门的业务相关操作咨询(10)、总经办的职能： 各部门的作业信息查询 各种作业日志查询分析 各种经营信息汇总分析 卖场的销售趋势分析 顾客消费趋势分析 商品的畅滞销分析 综合经营业绩汇总分析 辅助决策分析1.2.3 部门的绩效考核建议:一个企业的运营效率，除了要有个合理的组织机构设置和科学的流程外，还必须得有良好监督执行机制，也即完善的绩效机制，要
26、真正的体现多劳多得的分配原则，这样一来就刺激了员工的积极主动性，而不是被制度或领导的压力去执行。下面我们以一个大型商业企业的应用范例来介绍以下如何提高绩效管理？绩效考核的准则：企业的所有成员都是服务与卖场经营的，卖场的经营好坏看销售和服务管理；因此，我们以商品的销售服务为准则来对所有员工进行考核，具体考核的内容标准见下表：详细岗位 具体考核内容 绩效打分 绩效与工资 基本工资 备注营业店长 卖场的销售收入提成、失职事件扣分 100扣分 提成*得分率 定额*绩效增浮现场部长 负责区域的销售收入提成、失职事件扣分 100扣分 提成*得分率 定额*绩效增浮营业人员营业员 负责区域的销售收入提成、失职
27、事件扣分 100扣分 提成*得分率 定额*绩效增浮注：有岗位存在多个人员则以整个部门的总提成*个人让商业管理省时省力宝源企业集团成员 - 深圳商鼎宝源科技发展有限公司 企业内部文档 请勿随意丢弃 第 9 页 共 33 页 收银员 所收款项总和提成、客户投诉及失职扣分 100扣分 提成*得分率 定额*绩效增浮客服人员 定额绩效工资、客户投诉及失职扣分 100扣分 定额*得分率 定额*绩效增浮稽查人员 降损总额和罚款提成、投诉及失职扣分 100扣分 提成*得分率 定额*绩效增浮企划人员 企业整体销售增浮比率提成、失职扣分 100扣分 提成*得分率 定额*绩效增浮营销人员 会员消费、整体销售提成、失
28、职扣分 100扣分 提成*得分率 定额*绩效增浮采购人员 所负责商品毛利创收提成、失职扣分 100扣分 提成*得分率 定额*绩效增浮管理人员 咨询人员 整体利润提成、内部投诉及失职扣分 100扣分 提成*得分率 定额*绩效增浮卖场经理 整体利润提成、内部投诉及失职扣分 100扣分 提成*得分率 定额*绩效增浮财务人员 费用节俭和利润增浮提成、失职扣分 100扣分 提成*得分率 定额*绩效增浮其他仓储验收 定额绩效工资、投诉及失职扣分 100扣分 定额*得分率 定额*绩效增浮得分比率计算个人绩效，如：财务、咨询；有符合奖励的也奖积分通过上表我们不难看出，每个人的工资都与绩效打分有关联，而且绩效又
29、与卖场的销售收入挂钩。这样一来，卖场的销售和利润增长了，大家的收入就高了，如果卖场效益或业绩下滑，所有人的工资影响都很大；而且，各部门之间互相牵制，互相监督，就不会存在，互相包庇，形成漏洞；此方案要切实落实，我们必须对企业的岗位职责定义清楚，而且必须从最高决策者来落实，有些可能会对人情管理或家族管理的企业带来一些障碍，企业必须考虑施行前处理好这些顾虑；绩效提成的具体比率，企业要根据企业自身的情况量情而定；同时，还有要保证一个前提：企业的账目核算比较清楚，作业层操作规范，采集数据较为详细准确；软件功能必须支持企业的全面信息化管理，企业的人力资源管理（档案、岗位、考勤、负责商品、工资结构标准定义、
30、工资计算）必须通过计算机来管理，这很重要；否则，无法实现。1.3 作业流程规划建议：一个好的作业流程，不但可以节约人力物力开支，而且还杜绝很多人为漏洞，提高工作效率。那么在流程规划的前期就显得尤为重要，如何把握这些方向性问题呢？我们建议在企业的前期筹建之初，高层领导就应该制定规划出企业的发展方向，并根据这些原则来判断和决策企业的所有事物；那么就要对企业经营结果做预估，企业需要一个什么样的组织结构、部门机构怎样分布、各部门权限怎样划分、企业的经营业务流程怎样流转、对于结果怎样考核等等问题。 。 。 。 。首先，我们需要分析：企业有哪些经营事务需要处理，有哪些数据需要处理，企业需要什么样的人员来做
31、事；然后，研究怎样处理企业的经营事务效率最高，企业需要的这些数据从那里采集和取得，这些人员进入企业之后如何分工和考核及其怎样保证发展；最后根据经营事务处理需要，招聘员工，分配职责，采集作业数据，对结果考核分析，不断的完善。企业往往花高薪聘请高级管理员工来改善效率，那么别忘了，高级管理员工需要高级的流程和环境才能发挥其价值，而不是一个或几个高级员工就能够将流程理顺、效率提高，他需要一个整体的机制和环境，这就是说我们高薪请来了是否能够施展其才华，如果你根本就没有一个完善的机制，就是请来了也不一定就万事大吉。一个在沃尔玛很优秀的员工在你的企业不一定发挥得很优秀，因为他需要一种体制，譬如：沃尔玛的学习
32、和晋升机制、待遇等，你有多少？如果没有他还有动力发挥吗？所以我们还是从企业整体机制着手，来改善企业的运作流程；从人员入手，建立完善的员工职业生涯规划体制和学习环境，来留住人才和有丰富经验的员工，而千万别天天都在忙着招聘培训新员工；通过数据来考核员工的实际绩效，并兑现其劳动价值，查找人为的漏洞，进行预防和补救。所以，作业流程的关键在于是否能控制好人的因素，因为很多问题都是人为制造的；那我们在流程的规划时，千万别只定到某个人身上，而要全局考虑，先从小集体：部门或工作组内的员工如手，理顺头绪后再整理部门与部门的协调；同时，部门的职责和权限决定了员工的职责权限；因此，让商业管理省时省力宝源企业集团成员
33、 - 深圳商鼎宝源科技发展有限公司 企业内部文档 请勿随意丢弃 第 10 页 共 33 页 先规划部门流程权限，再规划员工的流程权限。鉴于此，我们从商业企业的实际解决问题的角度和商龙软件的应用角度，建议能够参照下面的作业标准建议来管理你的企业：1.3.1 数据管理建议：首先考虑我们在经营管理中必须要哪些参考数据？哪些数据可要可不要？哪些数据没有必要要？哪些数据对我们没用反而成负担？然后，将上面的数据项目进行列举和过滤，并进行分类、分级别标识；我们再看哪些是跟人力资源有关？哪些跟商品有关？哪些跟卖场资源有关？哪些跟顾客相关？哪些跟供应商相关？哪些跟物流相关？最后，我们依据数据产生的来源、相关的对
34、象、数据的分类等级、数据处理过程的方法、数据最终的访问权来有效对数据进行合理的组织安排，最终达到：任何事务处理的结果，都有相应的数据来描述，而且便于统计。举例说明：有一个顾客，在商店需要订购“美的微波炉” 。就这样一个事件，如果在数据管理严格的商场和不严格的商场就会有不同的效果。如果数据管理严格的商场会这样做：首先，有客服中心或自助电脑终端来对顾客的信息用一张商品订购单来登记，表格上会有具体的订购商品明细、规格、用途、价位、需求时间、需求量、特别说明等，还会有顾客的联系电话、提货方式、地址、电子邮件、联系人等信息，同时会通过电脑系统中的产品信息让客户确认订购的确切品种；其次，处理订购的设施或人
35、员会立即对订购的需求信息进行审查，根据历史的进货周期和商品上的订货周期对顾客的需求交货时间进行判断，并给予回复确切的交货时间和地点，同时发送采购需求给采购员；最后，商场会按照事先和客户约定的时间准时交货，从而使顾客增加信任和满意度，顾客忠诚度增长。如果数据管理不严格的商场大多数会出现这样的情况：首先，没有明确的顾客订购负责人员或机构，热心的员工会直接找到采购员来与顾客直接交涉，如果没有采购员来处理，则会告诉顾客留下电话和需求信息在一张没有任何数据格式要求的白纸上，回头给电话答复，不热心的员工可能会告诉客户等几天过来看一下是否有货再买了；然后，随后就是因规格、数量、交货时间、价格、其他需求等，不
36、断电话打搅客户，也不乏要求客户先看样品再重新确定，直到客户感觉无可耐何为止，也不排除细心的员工会登记的清楚，减少点麻烦；但是，很容易因为数据格式错误，或客户与采购理解的标准不一样而导致劳而无功；最终，造成员工的效率因此而下降，客户对商场的满意度和信誉度失望，顾客群慢慢的流失。通过上面的例子，我们可以看出结果的反差很大，而且就是一个方面的例子，因为数据信息管理不重视的例子举不胜举。关键就在于是否重视，是否事先做了准备，是否建立了一个完善的体制来运转。所以说，我们在定义作业流程前，不是光考虑如何方便就怎样来，抓大放小的原则，往往重大的失误都是因为犯了许多细小的错误；我们必须对数据的管理需求先做好定
37、位后，再根据数据管理需求的重要性来对作业流程设置，尽量保证数据的全面性和可利用性。1.3.2 数据权限的设置建议：数据权限是指，登陆的操作者查看和操作数据范围和途径。数据权限决定了能做哪些工作，和不能做哪些工作。设置数据权限的目的在于数据管理的安全考虑和数据审查的需要，而对不同操作级别的操作员和工作组设定的数据访问界限。数据权限限制太多会影响业务的运转，因没有某项数据访问权限而造成不能进行实际的业务；如果不限制数据权限或限制的太粗犷，数据的安全性没保障，对各个操作者的数据过滤不方便，而且对数据的运算速度也有影响。譬如：采购部有很多人需要操作商品的数据和查询销售，如果不限制每个人的数据范围，那可
