1、 1 北京交通大学会议费管理办法（试行）第一章 总 则第一条 根据中央和国家机关会议费管理办法（财行2016214 号）、 中共中央 办公厅、国务 院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见（中办发201650 号），结合学校实际和国际惯例，制定本办法。第二条 本办法适用于学校举办（含主办、承办）的各类会议、论坛，包括国内业务会议、在华举办国际会议、国内管理会议。（一）国内业务会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。（二）在华举办国际会议是指由我校举办或受委托承办、在我国境内举办的，有国（境）外人员参加的会议，
2、包括论坛、研讨会、报告会、双（多）边会议、例会、年会以及国际合作项目中的工作会议等。举办国际会议需按要求经各级归口管理部门审批。邀请国（境）外人员在 30 人以下的国际会议，报学校科技处和国际处备案；邀请国（境）外人员在 30 人以上的，经国际处报教育部审批。（三）国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议。 2 第三条 校内各单位要严格按照关于进一步精简规范会议活动，提高机关工作质量和效率的意见（校党发2011 15 号）、关于印发（校党发 20134 号）等有关规定，严格控制会议数量、会期和规模，减少会议开支，提高会议实效。第四条 学校举办的校级工作会议按照关于进一步精简规范会议活动
3、，提高机关工作质量和效率的意见（校党发2011 15号）进行管理。牵头筹办单位应于每年 3 月份申报本年度校级工作会议计划( 包括会议名称、主要内容、时间会期、地点、参加人员及规模、工作人员数、所需经费及列支渠道、拟邀请校领导等)，经党委常委会审批后执行。第五条 举办（含主办、承办）的各类会议、论坛都应实行预算管理，在预算额度和标准内开支。第六条 会议费使用和管理职责如下：第二条第（一）（二）类会议，会议举办者是直接责任人，经费负责人是审批责任人，项目所在二级单位负责人是监管责任人，各自对所办会议经费的收支和原始凭证的真实性、合规性、合理性和相关性承担相应责任。第二条第（三）类会议，经费负责人
4、和所在二级单位负责人是直接责任人，各自对所办会议经费的收支和原始凭证的真实 3 性、合规性、合理性和相关性承担相应责任。各单位应加强本单位会议费管理制度建设，加强政策宣传，严格控制会议数量、会期、规模，注重会议质量，提高会议效率。财务处在会议费管理中，依据有关财经法律法规和本办法实施管理并提供服务。第二章 会议审批和注意事项第七条 举办会议应预先编制会议费预算表，需列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等。第八条 第二条第（一）（二）类会议，举办者根据由经费负责人审批的会议费预算表，在预算额度和标准内确定会议人数和天数，严格限定工作人员数量。第
5、二条第（三）类会议，会议经费属于部门预算资金的，会议费预算表应由经费所在二级单位审核后，凡列入年度校级工作会议计划的，不再报学校办公室审批；未列入年度校级工作会议计划的，报学校办公室，由分管或联系校领导审批。第九条 举办国际会议的应提交科技处、社科处和国际处有关资料履行备案或审批手续。第十条 各类会议应当改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。第十一条 学校或校内各单位举办的各类会议，原则上在校 4 内召开。当校内不具备召开条件，确需在校外举办会议时，须按照关于压缩 2010 年事业经费会议费支出的通知（校办发20101 号）中的相关要求填写事业
6、经费 外出开会审批单报二级单位主管校领导审批。因工作需要必须在校外召开的，国内会议原则上应安排在四星级（含）以下宾馆。第十二条 不得到国家明令禁止的风景名胜区召开会议。第三章 会议费开支范围、标准和报销管理第十三条 其他专项经费管理办法中对会议费标准或报销管理有明确要求的，按照与本办法相比“ 孰严” 的原则报销。第十四条 会议开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具等；国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金及文化参访费用等。前款所称交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。第十五条 会议费开支实行综合定额控制，各项费
7、用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下：单位:元/人.天会议类别 住宿费 伙食费 其他费用 合 计国内业务会议 400 150 100 650国内管理会议 340 130 80 550在华举办国际会 700 200 300 1200 5 议（一）综合定额里的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具等。（二）各类会议应按照定额控制标准执行，超支部分不予报销。（三）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。（四）会议费综合定额标准根据物价等因素进行动态调整。第十六条 下
8、列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制定额，从相应的支出科目中据实列支：（一）会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费，原则上回单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，可对照学校相应管理办法在差旅费中报销。（二）同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。（三）参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要，可向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、劳务费。第十七条 会议举办单位可办理会议费预借手续。预借会议费应提供：（一）会议通知（含会议议程）；（二）会议费预算表； 6 （三）内部借款单；（四）举办国际会议的，需提供由归口管理部门批准办会的文件。第十八条
9、 各单位在会议结束后应当及时汇总各项资料和票据，填写会议费报销单，统一办理报销手续。会议费报销时应提供：（一）会议通知（含会议议程）；（二）会议纪要；（三）会议费预算表；（四）会议费报销单；（五）实际参会人员签到表；（六）会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、委托协议（合同）、营业执照、税务登记证、组织机构代码证等资质证明的复印件等相关资料；（七）举办国际会议的，需提供归口管理部门批准办会的文件。第四章 监督问责第十九条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁预存、套取会议费设立“小金库” ；严 禁在会议费中列支公务接待费。 7 各单位办会不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、
10、数量和份量，安排自助餐，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。第二十条 各二级单位应当加强对本单位会议举办活动和经费报销的内控管理，对违反会议费管理制度的人员进行严肃处理，自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。第二十一条 各单位应当将非涉密国内管理会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部进行公示。第二十二条 学校财务、审计等部门对会议举办单位的会议费管理
11、和使用情况进行监督检查。主要内容包括：（一）单位会议审批制度是否健全，会议活动是否按规定履行审批手续；（二）会议费开支范围和标准是否符合规定；（三）会议费报销手续是否符合规定；（四）会议费管理和使用的其他情况。对发现问题的单位，由学校财务、审计等部门责令改正，违规资金应予追回，并视情况予以通报。第二十三条 会议举办单位和人员违反本办法规定，有下列 8 行为之一的，由纪检监察部门或人事部门给予党纪政纪处理。涉嫌违法的，移送司法机关处理。（一）预存、套取会议费设立“小金库” 的；（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；（四）违规报销与会
12、议无关费用的；（五）其他违反本办法规定的。第五章 附 则第二十四条 本办法由学校办公室、财务处、科技处、社科处和国际处会同有关部门解释。第二十五条 本办法自印发之日起执行，原北京交通大学会议费管理办法（校发2014 46 号）同 时废止。 9 北京交通大学会议费预算表会议名称会议类别是否列入学校年度校级工作会议计划是 否会议主要内容会议时间、地点参会代表人数 会议工作人员数住宿费伙食费会议费预算明细(单位：元)其他费用1.会议室租金：2.交通费：3.文件印刷费：4.办公文具：合计金额经费账号注：1.本会议费预算表作为财务处报销凭证，凭证不全或不符合规定的,不予报销；2.经费属于部门预算资金的国内管理会议，需二级单位审核后，报分管或联系校领导审批；3.请用 B5 纸纵向打印。会议举办人（签字）： 联系电话：经费负责人（签字）：二级单位审核（签字、盖章）： 10 分管或联系校领导（签字、盖章）：
