1、企业集团财务管理信息系统的构建基于中国邮政的案例研究摘 要通过对中国邮政财务管理信息系统的案例分析，对集团企业财务信息化的建设动因、信息化总体规划、实施过程等内容进行初步探讨和研究。 企业集团局部的生产环节实现信息化后，必然要求实现综合的更高层次的管理信息化。 财务信息化的实现不可能一蹴而就，需要对关键点进行优化排序。 在财务信息化实施过程中要重视标准化和规范化问题，在实施信息化的同时进行业务改革与流程再造。 本文的分析结果为集团企业财务信息化建设提供了经验和启示。关键词企业集团；财务管理；信息系统作为企业的核心模块之一，财务信息化在企业信息化的过程中一直占据着重要的地位。 企业的财务管理信息
2、系统的构建是实现有效财务控制的一个关键环节，由于企业集团具有成员企业众多，企业层级多，业务多元化等特点，财务系统对企业集团而言更是至关重要。 但是企业集团财务信息化的实施是一个复杂的过程，存在固有的特点和难点。 从管理层面看，要适应企业集团涉及的不同行业领域和业务板块，不同的管控模式，满足不同时期集团战略和外部市场环境的变化，对系统的灵活性、扩展性提出了更高的要求。 从执行层面看，企业集团是否能够通过信息化理顺管理体系和流程，提高管理效率，将财务信息、业务信息进行有效融合，决定了信息化实施的成败。 从操作层面看，企业集团大多部门条块分割严重，对信息化的认识不一致，地区差异大，人员素质参差不齐，
3、这些因素都有可能导致财务信息化不能按照规划的设想顺利实施。中国邮政作为一家典型的国有大型企业集团，正在进行集团财务管理信息系统的整体规划和实施。 笔者拟通过中国邮政财务管理信息系统的建设实践，对集团企业财务信息化的建设动因、信息化总体规划、实施过程等内容进行初步探讨和研究，希望能为集团企业财务信息化建设提供一些经验和启示。一、中国邮政财务信息化建设动因分析集团企业实施信息化的原因是什么，这是本文研究的首要问题。 根据一项包含 50 家案例企业的研究显示，企业实施管理信息系统的动机具有多样性：约 70的企业选择为了提高企业的经济效益， 20的企业是为了规范企业管理行为和提高企业管理思维， 5的企
4、业为提高企业员工士气，还有 5的企业仅仅为提高企业形象。而从中国邮政信息化建设的过程分析，中国邮政实施财务信息化的直接原因是企业整体信息化的驱动。中国邮政将信息化作为改造传统产业，提升服务能力的一个重要手段，始终将信息化的建设放在重要地位。经过10年的建设，邮政的信息化建设几乎涵盖了邮政所有业务及生产作业范围，并开始步入平台应用集成及管理信息化阶段。但截止到2006年，邮政财务管理却仍处于信息化起步阶段，采用单机版软件实现了会计电算化。财务管理信息化水平的滞后也严重影响财务管理水平的提升和功能的发挥，主要表现在以下几个方面：一是“信息孤岛”问题突出，现有的核算软件是以每一个独立核算单位作为管理
5、对象，是一种分散的管理模式，不能实现财务数据集中和共享，也无法进行上级单位对下级单位的远程实时查询和深入财务分析。 集团总部和各子公司的财务系统之间，各子公司的财务系统和业务系统之间，不能做到数据信息的有效传输和共享，总部难以实现规范化、标准化和统一化的财务管理。二是核算软件只是实现了以“电算化”为目的的基本核算功能， 缺乏财务和业务流程集成化管理、集团报表合并、数据资源及时准确的挖掘利用以及预算管理、管理会计应用等更高层次的功能，不能有效避免企业管理中信息失真、重复录入、信息滞后等问题，无法满足集团科学化、精细化管理的需要。在生产作业系统信息化的基础上实现企业管理信息化，是邮政财务管理信息化
6、建设的一个直接动因。 这也是许多大型企业集团面对的共同背景，局部的生产环节实现信息化后，必然要求实现综合的更高层次的管理信息化。二、中国邮政财务信息化建设的总体规划中国邮政财务管理信息系统建设的总体目标是建设基于先进财务管理理念，利用信息技术手段进行决策支持和实施有效控制的财务管理平台， 实现基础数据规范化、业务流程规范化、管理信息可视化与透明化。 财务管理信息系统需要集成的主要功能包括财务会计、收入确认和稽核、采购申请、授权和批准、费用支付控制、全面预算管理、资金资产管理、损益核算、经营分析等。 系统要实现财务信息与业务信息的全面融合，推进总部和省两级财务集中管理。信息化的实现不可能一蹴而就
7、，需要对关键点进行优化排序。第一阶段：引入财务会计（总账、报表）搭建起财务管理信息化基础平台，实现财务核算信息化。引入会计核算管理模块及财务报表管理模块，适应执行企业会计制度的要求，规范财务会计核算流程和标准，实现集中核算、报表统一自动生成、财务数据共享、远程检查监控等基本功能。解决会计核算的合规性、真实性、准确性、及时性方面的问题，保证会计核算信息质量。同时加强收入管理，考虑与电子化支局、集邮、报刊等业务生产系统的自动对接，实现业务收入数据、往来及库存等数据的自动记账。第二阶段：在第一阶段实现会计核算数据集中的基础上，对财务管理流程中其他环节实现信息化，优先考虑企业资金和资产管理的信息化，包
8、括工程计划管理、合同管理、工程管理、固定资产管理、资金管理，实现固定资产的全生命周期管理，加强资金的集中管控和运作。 构建集团内部银行与集团资金结算管理体系和集团固定资产全生命周期管理体系。根据财务管理信息系统建设的需求，业务部门升级更新相关业务系统，以自动导入业务系统数据的方式采集进行管理会计核算所需业务数据。第三阶段：搭建起管理会计体系（成本中心会计、作业成本核算、订单和项目会计、产品成本核算、利润中心会计、获利能力分析），实现分专业、分主要产品、分主要生产环节、分区域的损益核算。 支持按照虚拟的组织结构、业务范围展示损益核算结果。最后实现全面预算管理、成本费用管理、业务财务一体化、内部控
9、制管理、决策支持的信息化。 与人力资源系统、中心局生产作业系统、邮运指挥调度系统及 OA 办公自动化等系统自动对接，从源头开始，整合企业信息系统，建立企业门户，构建起中国邮政的 ERP 系统，实现实物流、资金流、信息流的集成化应用，构造“数字邮政”管理模式。三、中国邮政财务管理信息系统一期建设的特点根据邮政财务信息化总体目标，中国邮政确定了邮政财务管理信息系统建设的总体思路：“总体规划、分步实施、突出重点、先易后难”。并于 2006 年 8 月全面启动了中国邮政的财务信息化工作，第一阶段首先完成了总账和报表两大模块功能，初步建立起全国联网、统一管理、分层应用，功能扩展灵活，维护方便，运行高效、
10、稳定、安全，数据准确的财务管理信息平台。 主要实现的功能特点有：一是会计核算数据实现了全国大集中。 系统采用基于B S 结构的全国大集中方式， 所有的数据和业务处理功能都集中在财务系统的全国中心,全国中心、各省公司和地市局的业务处理和查询通过综合网连接到财务系统全国中心进行操作。这种架构有利于系统的统一管理和控制，保证数据的准确性和完整性，也有利于与其他业务系统的对接。数据集中后，还能够实现报表到账簿、账簿到凭证的穿透查询。二是提高了自动化程度，减少了人工干预。 对于已有业务信息系统的专业收入尽量从系统中自动采集，自动入账，实现业务财务信息的一体化。 通过现金流量表项目与会计科目绑定的方式，自
11、动生成现金流量表，减少基层财务人员的人为判断。 能够实现省级邮政企业汇总报表的统一自动生成，保证了基层企业报表的准确性和及时性。三是进行了财务管理的标准化和规范化工作，并固化到信息系统中，提升财务管理水平。 在信息化建设过程中，同步修订和制定了一系列邮政会计管理规范，修订了会计核算办法，制定了协同业务处理规则、合并报表管理流程、财务信息系统管理规范等。 新系统规范了核算单位设置，实现财务集中核算；统一了会计岗位设置，规范了岗位权限；统一和完善了会计科目体系，规范了会计核算；统一了辅助核算的内容和范围，满足了多维度会计信息的提供；制定了财务协同规则，规范了内部往来对账。四、案例分析总结中国邮政财
12、务信息化的规划和建设过程，我们发现两个突出的特点：一是标准化和规范化是信息化的前提和基础。从某种意义上说，信息化就是标准化和规范化的构成和载体。集团公司的标准化和规范化工作尤为重要。只有通过财务管理标准化和规范化，建立科学合理的财务核算流程及集团财务集中管理与监控的模式，完善企业的内部控制制度，才能实现全集团财务规范统一、核算口径统一、信息采集来源统一，保障基础财务信息的真实、准确、完整。中国邮政财务信息化工作首先必须关注并致力于标准内容和标准平台的建设，财务部门配合邮政标准化管理部门把邮政财务信息化管理纳入规范化轨道，对核算主体、岗位、会计科目、责任中心、资产分类编码、业务种类分类代码、产品
13、分类代码等的编码进行统一和规范，并研究制定了具体的贯彻实施办法，保证标准规范得到有效执行，为实现财务业务管理一体化奠定了基础。集团企业财务信息化系统不同于传统的核算型软件，还要求集团建立健全各项财务管理制度，主要包括建立健全会计核算制度、财务报表制度、内控制度、预算管理办法、内部结算管理办法、资金管理办法、资产管理办法、内部往来协同管理办法、欠费管理办法、大客户管理办法等。还要做好信息化建设相关管理制度与岗位职责的制定，明确数据备份方案、应急处理预案、系统管理分工、系统管理员操作规范及流程等。二是紧紧把握业务改革与流程再造这个重点和难点，实现邮政财务管理流程远景规划。 随着企业所面临的竞争越来
14、越激烈，企业必须通过更加高效的运作系统来不断提高自身的应变能力和适应能力，其中业务流程重组是最重要最有效的方式之一。 业务流程主要包括管理流程、操作流程和支持流程三类，操作流程直接与满足外部客户的需求相关；支持流程指为保证操作流程的顺利执行，在资金、人力、设备管理和信息系统支撑方面的活动；管理流程指企业整体目标和经营战略产生的流程，管理流程指导企业整体运作方向，确定了企业的价值取向，是最重要的流程。而财务管理信息化涉及的主要是管理流程的改进和重组。邮政财务管理信息系统一期建设中对内部往来的管理进行了业务流程再造。邮政集团的分支机构遍布全国所有市县，有大量的内部往来业务。全网应收款项规模较大，高
15、达上百亿元，且部分专业往来账款呈上升趋势。在财务管理信息系统的建设中，我们引入了财务协同的概念和功能，对内部往来的处理流程进行了重新设计。集团公司内部发生往来经济事项，经济业务往来的任何一方均可制作协同凭证，先制作协同凭证的一方为发起方，发起方制作完协同凭证的同时发送短消息通知被协同方，发起方凭证摘要中写明往来单位的省、地市、县名称，被协同方根据系统提示必须于月末前对协同凭证确认。 如果处理后发现协同凭证所述经济往来事项与实际不符、金额错误等，应由被协同方及时发起制作新的协同凭证予以更正，对有争议的协同凭证，必要时可向上级申请仲裁。 引入财务协同，企业可以进行实时对账，从而有效地解决了内部往来
16、列账不同步、对账不及时、债权债务清理缺乏依据等问题，有利于内部往来款项的及时清理和合并报表的正确编制。五、进一步的启示一是集团公司的财务信息化建设是领导工程和总部工程。 领导工程是指财务信息化往往与企业管理创新相结合，集团公司高层领导必须对财务信息化给予足够的重视并亲自参与，要对企业存在的问题有客观的认识，对管理的转变要有合理的预期，并对企业流程重组和重大业务流程的改变进行决策。总部工程是指在财务信息化工程实施中要充分发挥集团公司的组织领导和宏观管理作用。 总部要配备专门的业务、技术力量，周密计划、精心组织，制订详细的工作方案，分解各项工作，落实责任部门和人员，确保财务系统的顺利推广实施。 在
17、推进标准化和管理规范化工作过程中，总部的权威尤其重要。二是集团公司的财务信息化必须结合企业现状，符合企业特点。 财务信息化没有固定的内容和实施模式，必须根据本企业管理的特点、现状和发展的需要，做到适时、适度、适用，不要盲目贪大求全。 既要注重与国际经济、技术发展相衔接，更要从企业实际出发，考虑现有基础情况和现实承受能力，考虑企业的观念、人才、组织、基础管理等是否能够适应实施信息化工程的要求。 特别是管理类的系统，如果管理改革不到位，盲目上信息化，不但起不到提高企业经济效益和核心竞争力的目的，还会造成大量的资源浪费。三是集团公司的财务信息化建设是一个不断发展的动态过程，要统筹规划分步实施。 实施
18、财务信息化，应根据总体目标和阶段目标，循序渐进持续优化。由信息化促进管理的改进和流程的优化。 管理的不断优化反过来又不断对信息系统提出更高的要求。 因此在企业财务信息化规划建设时，一定要站在发展的角度去看问题，万万不能认为“一次投资、终身受益”，财务的信息化有始而无终，贵在坚持不懈。 在信息系统实施过程中，要针对企业财务管理的现状，充分考虑企业管理变革的承受能力，一定要注意重点突出、主次分明，适当取舍，循序渐进。 充分分析研究财务管理中存在的问题及解决方案，并制订出切实可行的分步实施计划，逐步实现集团财务管理总体目标，确保整体实施效果。四是在财务信息化建设过程中，要注重培养一支“自己的队伍”。 在中国邮政财务管理信息系统一期的建设实践过程中，集团公司派财务和技术人员全程参加，培养了一支自己的队伍。 在厂商实施顾问撤离现场后，这支队伍不但承当起日常的运维工作， 还独立承担了年度结转、年报等的实施工作，在锻炼了能力的同时，还节约了昂贵的实施费用。主要参考文献1柳纯录，刘明亮.信息系统项目管理师教程 2曲晓辉，傅元略企业集团财务与会计问题研究 M北京 ：中国财政经济出版社，2007.3陈书燕破解集团财务信息化难题。4赖静雯 ，朱南中国企业实施 ERP 的思考成都恩威集团实施ERP 的案例研究。5张喆 ，黄沛 ，张良中国企业 ERP 实施关键成功因素分析 ：多案例研究。
