1、1综合事务管理制度（修订）第一章 总 则第一条 为加强集团公司党委、董事会、行政等日常事 务管理，理 顺内部关系，使日常工作管理标准化、制度化，提高 办事效率，特制定本制度。第二条 本制度所指日常事务包括工作总结计划管理、会务管理、办公用品管理、公文管理、印信管理、计算机管理、车辆管理、报刊及邮发管理等。第三条 集团公司办公室负责本制度的贯彻执行。三三三 工作总结计划管理第四条 为了加强工作计划性，有序开展各项工作，集团公司实行工作定期总结计划，其中：一、月度总结计划：各职能部门进行本月工作小结和下月工作计划，每月底上传至集团公司 OA 办公系统“计划日程” 模块， 办公室做好监督检查工作；二
2、、半年总结计划：在每年六七月份各职能部门和全资控股子公司等根据集团公司要求进行上半年工作总结，并对下半年工作进行计划；办公室在部门和子公司总结计划的基础上进行集团公司半年工作总结和计划；三、年度总结计划：每年底各职能部门和全资控股子公司等根据集团公司要求进行全年工作总结，并对 下一年工作进行计划；办公室根据市委、市政府有关要求，在部门和子公司总结计 划的基础上进行集团公司年度工作总结和计划。三三三 会务管理第五条 集团公司各类会议由举办部门组织，具体会务由办公室承办。2第六条 会 议举办部门填写会议申请单,逐项填写会议名称、时间、会期、餐饮、住宿、会 场等需求，由 办公室统一安排；要求在其他
3、宾馆等会场举行的会议，举办部门逐一填写需安排内容，由集团公司领导签字后交办公室统一安排。第七条 在会 议安排中，如需要其他安排活动的，应经总经理或董事长同意，由办公室经办。第八条 会务费报销按集团公司费用开支报销管理办法执行。第九条 外单 位来联系工作，需介绍情况的，由各职能部室负责介绍情况及活动安排，需安排膳宿的，由职能部室负责向集团公司 领导请示，并通知 办公室安排。三三三 办 公用品、设备（物资）采购供应管理第十条办公用品为日常办公用品（指印刷品及纸、笔等低值易耗品）和办公设备（指计算机及耗材、复印机、空调、汽车等设备）以及各类物资，办公室为主管部室。第十一条 日常办公用品领用、申购、
4、审批和采购按嘉实集团物品服务采购管理办法（试行）等执行。 第十二条 办公用品、设备的管理。 1、办公用品、设备入库。到货后，由采购人员与办公用品管理人员一起清点数目和检验质量，将实物与 采购清单核对。 验收过 程中发现残损、短缺等情况，办公用品管理人员应不予验收入库，同时由采购人员尽快安排退货或补货。2、办公设备如属于固定资产的，填写 固定资产验收表，由 办公室统一编制设备编号，送交财务部。3、办公用品管理人员要建立办公用品、 设备台帐，负责办公用品、设备的入3帐、管理、领用等工作。4、办公室根据各类设备的特性和使用情况，制定年度设备维护和保养计划。第十三条 办公设备转移、报废（报损）。1、对
5、于闲置设备，由办公室提出申请，经总经理同意、董事长审批，通过拍卖等方式进行处理，并受相关部门监督。2、对于拟报废的设备，由设备使用部门提出申请（库存报废设备由办公室提出申请），由办公室、财务部审核，总经理同意，董事长审批，通过拍卖等方式处置，并受相关部门监督。三三三 公文管理第十四条 公文是传达贯彻上级指示精神，请示或答复问题，指导或商洽工作的重要载体。集团公司认真贯彻党政机关公文处理工作条例（中办发 201214 号），按照嘉兴市行政机关公文格式及式样进行公文办理。第十五条 以集团公司名义制作的文件，实行办公室统一管理。在相关业务部门及时拟稿的基础上，通 过管理流程由办公进行文种、文字审核和
6、登记编号，有关领导审核和签发等。努力提高办文质量和办 文效率，做到 规范、准确、及时、安全。 第十六条 集团公司公文种类主要有：（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、 奖惩有关单位和人员、 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关 单位和人员。4（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）
7、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批 转、 转发 公文。（九）通报。适用于表彰先进、批 评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上 级机关的询问。在报告中不得夹带“ 请示 ”事项，否 则会延误需请示事项。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。在附注 处注明联系人姓名和联系电话。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、 询问和答复问题、 请求批准和答复审批事项。
8、（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第十七条 以集团公司名 义向上一级单位发文为 上行文，一般运用“ 请示”、“报告”；向下一级单位发文的 为下行文，一般运用“ 通知” 、“批复” ；向同级单位发送的为平行文，一般用“函”。集 团公司部门应了解公文种类，并予正确运用。第十八条文件分为保密文件和一般文件。保密文件按嘉实集团保密管理制度办理。5第十九条集团公司发文的程序为：拟稿、登记、 审核、审签、签发、打印、校对、用印、分发等。第二十条 集团公司发文字号由发文机关代字、年份和序号三部分组成。发文机关代字根据公文内容确定，如：涉及综合性内容的公文，以集团公司名义对外发文一律用嘉实集 号
9、。如发展规划、年度计划、总结等等。涉及集团公司各部室职能相关的公文，其发文嘉实集加部室名称的第一个字进行对外发文，如人力资 源部发文：嘉实集人 号。上行文的发文字号居左空一字编排，与签发人姓名处在同一行。第二十一条 集团公司日常性工作范围内的文件（函件），由各职能部室拟文、审核，办 公室对文种和文字 进行把关审核，分管 领导签发；重大事项上报需由分管领导审签，总经理或董事 长签发，上 报市委、市政府的分别由党委书记、董事长签发。 第二十二条 文件签发后，通过 OA 公文管理流程提交办公室统一编排，校对无误方能打印、盖章。第二十三条 文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、
10、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告 报送结果。第二十四条 属于保密的文件，核稿人应该注明密级，并确定报送范围。保密文件按规定，由专人印制、报送。 第二十五条 集团公司所有 发文，应将文件原稿(经领导签发 件)正本分别进行电子稿、 纸质稿存档。有领导指示的， 还应附批示件。第二十六条 集团公司收文通过 OA 管理系统处理，其程序为：签收、登记、6审核、拟办、批办、承 办、催 办等。第二十七条 外来的文件由办公室负责签收，并分类登记。由办公室负责人提出处理意见后，及时按处 理意见进行传递，不得 积压迟误，属急件的， 应在接件后即时传递。 第二十八条 各级领导对送来的文件要及时阅批，急件当即批
11、复。如领导出差在外的，办公室负责告之 领导，在征得同意后先行办理，待 领导回单位后办理补签手续；一般文件一个工作日内批复。第二十九条 各级领导阅、批文件 应仔细认真， 阅完后要签名并注明日期。需要签署具体意见的，要明确、具体。 第三十条 办公室对领导有指示的文件，应及时组织传达和落实。第六章 印信使用管理第三十一条 集团公司印章，指集团公司党委（党支部）章、行政公章，工会章、公司法人代表章、财务印章、各部室印章等。公司介绍信指集团公司出具的行政介绍信。第三十二条 以“ 严格管理，规范使用” 为管理目标，维护印章、介 绍信的严肃性和权威性，保证正常的工作秩序。第三十三条 印章的保管和使用（一）集
12、团公司党委印章、行政公章由办公室指定专人保管用印；工会印章由工会指定专人保管用印；集团公司法定代表人印章、财务印章由财务部负责人和指定专人分别保管用印；各部室章由部室指定专人保管用印。印章保管人员名单报办公室备案。 （二）印章应存放于有一定安全措施的橱柜内，妥善保管，不得随意放置。印7章保管人员因故请假时，由部室负责人指定临时保管人，不得出现无人专管和监督、或任人使用的现象。印章保管人员离开岗位时，须办理印章交接手续，并报办公室备案。（三）集团公司各类印章一般不得外携使用，特殊情况需外携使用的，按用印规定办理批准手续。任何人不得擅自携带公章外出办事，随意用印。（四）各类公章的新增、变更，由办公
13、室按规定统一制发，其他部 门不得自行刻制。各类印章的印模、用材等由办公室登记立卷归 档， 长期保存。废止的各类公章一律交办公室封存，并 办理相关手续备案。（五）印章使用通过 OA 管理流程建立审批登记制度。1、集团公司领导签发的文件和函件，可直接用印；2、以集团公司名义发送的各类正式文电， 对外签订的各种合同、 协议及其他承担经济责任，具有法律效力的文本、材料，先由职能部室负责人审核签具意见并填写用章申请单，报集 团公司领导签字同意后用印；一般证明材料等由办公室负责人审核后用印。3、报送各类业务、财务报表由其部室负责人审核同意后用印。4、印章保管人员必须严格按规定办理，用印前 应检查是否符合用
14、印要求， 对有疑问的材料，应查清情况，消除疑问，方可用印。凡不符合用印规定的，印章保管人员有权拒绝用印。第三十四条 介绍信的保管和使用通过 OA 管理流程建立审批登记制度。（一）行政介绍信由办公室指定专人负责保管使用。（二）介绍信应存放于有一定安全措施的橱柜内，妥善保管，不得随意放置。介绍信保管人因故请假时，由 办公室负责人保管使用介绍信，不得出现无人专管、8监督或任人使用的现象。介绍信管理人员离开本岗位，须办理交接手续。交接的介绍信包括未使用的空白介绍信和已使用的介绍信存根。交接 时作好记录并作备案。（三）介绍信使用范围限于集团公司员工用于公务活动，严禁外单位人员使用本公司介绍信。一般情况下
15、，不得开具空白介绍信，如遇特殊情况需开具空白介绍信的， 须申明理由，经办公室负责人同意，并在存根 联注明有关情况，使用人应在事后及时将介绍信使用情况反馈，并填入存根 联相应栏目；已开具但未用的空白介绍信限期归还，注明 “作废”字样，附入相 应存根 联备查。（四）介绍信实行随用随开随盖印，不得在空白介绍信上预先加盖印章后存放，以防遗失而影响公司利益。第三十五条 办公室负责对集团公司各种印章及介绍信的保管、使用情况进行监督检查。 对检查中发现 的问题及时与各部室沟通，督促各部室及时整改。第七章 改制企业公章管理第三十六条 为规范改制企业公章管理的使用行为，分清签章责任，由本制度作出明确规定。第三十
16、七条 改制企业及公章的定义：（一）改制企业是指：经改制企业主体消亡，并且人员分流安置完毕，资产处置基本结束（破产清算结案）的原企事业单位。（二）企业公章是指：原改制企业行政公章、企业破产偿债的清算组公章。第三十八条 改制企业在改制完成或清算结束后，公章如尚未上交工商部门或法院的，原则交由公司 办公室统一管理。第三十九条 改制企业公章使用管理，通过 OA 管理流程建立审批登记制9度。（一）改制企业剩余资产处理用章的，需由该企业改制操作负责人或清算组长签字确认后，方可盖章。（二）有关劳动人事方面用章的，需由集团公司人事部签字后，方可盖章。（三）涉及改制企业房地产出租事宜用章的，如改制企业房地产委托
17、集团公司物业部管理的，由公司物 业部签字后，方可盖章。（四）其他方面需加盖企业公章的，由集团公司分管领导批准。第八章 刊物、网站管理第四十条 办公室负责集团公司内刊嘉兴实业及集团公司网站内容的收集、更新、修改和发布等日常运行管理工作。第四十一条 刊物、网站中涉及到各部室的工作内容，由各部室按规定将有关数据、文字、图片等信息及时、定期提供 给办公室，由办公室负责及时更新内容。第四十二条 对外发布信息或集团公司网站上载信息，坚持“谁上网谁负责”的原则，通 过 OA 管理流程建立审批登记制度。三三三 办公区域安保管理第四十三条 为加强集团 公司本部办公区域安保管理，贯彻“预防为主，部门负责，突出重点
18、，保障安全”的方针，由本制度作出明确规定，具体由办公室负责实施。第四十四条 各部门及工作人员必须自觉遵守集团公司安全保卫的规定，做好所在部门安全、保卫事项 。上班时车辆必须停放于车库或按划定的停车区域有序停放，并做到安全停10车。自行车、 电动车、摩托车等有序停在公司车库或 车棚内。下班时要关闭办公场所的电源和门窗。办公室应不定期抽查，并建立 检查台账。第四十五条 办公室负责做好办公大楼电灯、管道、电梯等日常维修管理工，配有一套大楼各房间的钥匙，作突发事件处理之用。第四十六条 集团公司财务部门票据、帐册及付款凭证存放用房、综合档案室、人事档案室、配电间、网 络机房、食堂橱房等为重点要害部位，投
19、资发展部和办公室要组织有关部门进行定期检查，发现治安、消防隐患须及时排除。第四十七条 大楼通道除日常工作之用外，也为消防、应急，严禁通道内堆放物品。大楼严禁存放易燃、易爆用品， 严禁乱扔烟蒂。一旦发生火灾，及时报警，及时疏散大楼内人员，切断 电梯电源，并及 时组织人 员施救。第四十八条 办公室负责按照嘉实集团物品服务采购管理办法（试行）确定保安公司，由保安公司派出人员做好嘉实集团办公区域的安全保卫工作，办公室对保安人员负责监督管理，搞好门卫管理工作。 （一）保安人员要严格遵守执行嘉实集团有关保安工作的管理制度和保安服务协议书等要求，恪尽 职守， 仪表整洁，礼貌待人，文明执勤。（二）保安人员要做到二十四小时轮留值勤，每两小时巡视巡逻本部区域一次。如发 生治安事件和灾害事故，应采取积极有效的 应变措施，并及 时向公安机关报案。如 发现嘉实集团本部和二轻联社的员工违纪违规行为，要及时向主管部门汇报， 协助处理。（三）保安人员在嘉实集团本部和二轻联社白天工作时间应在门口站岗，尤其是上下班时，必须出门正装站岗值勤。（四）警卫室要保持干净和安静，物品放置应定位规范。无关人员不得在警
